Виконання непроцесуальних документів і доручень

3.3.1. Строки виконання внутрішніх документів суду обчислюються в календарних днях, починаючи з дати їх підписання (затвердження), а вхідних документів - з дати надходження (реєстрації). Строки виконання документів можуть бути вказані в документі, резолюції або встановлені нормативно-правовими актами.

Якщо закінчення строку виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення строку вважається перший наступний за ним робочий день.

Резолюції (доручення) з позначкою "Терміново" виконуються протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлено керівництвом суду.

3.3.2. Якщо виконання документа або доручення керівництва суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання є підрозділ (особа), вказаний першим.

Співвиконавці повинні подати всі необхідні матеріали відповідальному виконавцю у встановлений ним термін.

3.3.3. Якщо відповідальним за виконання непроцесуального документа або доручення є керівник підрозділу апарату суду, то він виконує самостійно або визначає підлеглого йому працівника апарату суду безпосереднім виконавцем.

Безпосередній виконавець (виконавці) визначаються шляхом накладення керівником підрозділу апарату суду резолюції і передання документа в порядку, встановленому пунктом 3.2 цього Розділу.

3.3.4. Документ для виконання з підрозділу в підрозділ може бути передано лише на підставі резолюції керівництва суду із внесенням відповідної інформації до реєстраційної картки документа.

3.3.5. Виконавець вивчає подані матеріали та з урахуванням визначеного у резолюції (дорученні) строку виконання подає підготовлені пропозиції.

3.3.6. Після підготовки пропозицій відповідальна за виконання особа надсилає їх за допомогою автоматизованої системи керівнику, який наклав резолюцію (видав доручення), та на вимогу керівника доповідає про них особисто.

3.3.7. До передавання документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити внутрішнє погодження. Документ подається на підпис разом із додатками до документа та матеріалами, на підставі яких він виконувався.

3.3.8. У разі необхідності оцінки доцільності документа, його обґрунтованості, відповідності законодавству проект цього документа потребує візування (погодження).

Перелік посадових осіб, які повинні візувати документ, визначає відповідальна особа, яка створює документ, виходячи з його змісту.

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза вноситься до реєстраційної картки і включає назву посади, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, дати візування (генерується автоматично).

Допускається накладення візи на проект документа, що викладений у письмовій формі. Така віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються окремим документом, про що при візуванні робиться відмітка: "Заперечення (доповнення) додаються". Заперечення (доповнення) обов'язково доводяться до відома особи, яка підписує документ.

Контроль щодо візування виконаного документа всіма виконавцями здійснює служба діловодства, а також керівництво суду.

3.3.9. Відповідь на виконаний документ (або її перший примірник), виготовлений у письмовій формі, підписує керівник, який наклав резолюцію, або особа, яка виконує його обов'язки. Відповідь у формі електронного документа скріплюється їхнім електронним цифровим підписом.

Реєстрація і надсилання вихідних непроцесуальних документів

3.4.1. Вихідними непроцесуальними документами суду є документи, що створюються у суді, не пов'язані з розглядом конкретних судових справ та адресуються державним органам, юридичним і фізичним особам.

3.4.2. Вихідні непроцесуальні документи оформлюються на бланках суду, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

3.4.3. Реєстрацію вихідної кореспонденції здійснює служба діловодства відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

3.4.4. Вихідний документ у необхідній кількості примірників передається до служби діловодства для внесення відповідних даних до автоматизованої системи, присвоєння вихідного реєстраційного номера та відправлення адресатам.

Вихідний номер документа формується автоматизованою системою документообігу суду.

3.4.5. Якщо документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у відповідному наряді;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

3.4.6. Підготовку документів до відправлення здійснюють працівники служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та керівником служби діловодства. На реєстрах проставляється печатка служби діловодства суду.

3.4.7. Вихідний документ відправляється у той спосіб, за допомогою якого було отримано відповідний вхідний документ, - електронною поштою, факсом, поштою, особисто під підпис, якщо інше не визначено керівництвом суду.

3.4.8. Письмовий документ перед відправленням може скануватися і додаватися до реєстраційної картки.

Виконаний документ разом із копією відповіді (завізований усіма співвиконавцями та відповідальним виконавцем) підшивається до відповідного наряду та залишається у службі діловодства або відповідному структурному підрозділі. Якщо відповідь надавалась лише електронною поштою або факсом, до наряду підшивається перший примірник документа з підписом.

3.4.9. При надсиланні кореспонденції поштою, крім найменування органу чи юридичної особи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, місто, район, область, поштовий індекс).

3.4.10. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

3.4.11. Вихідні документи відправляються централізовано службою діловодства поштою та можуть вручатися під розписку у розносній книзі (додаток 15) або на копії супровідного листа, який залишається у наряді суду.

3.4.12. Служба діловодства відправляє лише кореспонденцію, пов'язану з діяльністю суду. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.

3.4.13. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, між Вищим господарським судом України, апеляційними і місцевими господарськими судами, Державною судовою адміністрацією України, територіальними управліннями Державної судової адміністрації, підприємствами, установами та організаціями, що створені Державною судовою адміністрацією, може здійснюватися за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими електронним цифровим підписом.