Аналіз управлінського документування у навчальному закладі

 

Ведення діловодства і організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасного закладу освіти, яка залежить не лише від якості викладання та підготовки студентів, а і від документаційного фактору. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Управлінське документування навчального закладу охоплює всі процеси з підготовки, складання, походження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу організації навчально-виховного процесу.

Досить важливим для управлінського документування навчального закладу є юридичне значення документів тому, що вони є формою вираження права. Кожний керівник навчального закладу постійно працює з різними документами і складає їх. Робота з документами входить до функціональних обов’язків як керівника навчального закладу, так і підлеглих працівників.

 

 

Поняття та основні положення управлінського документування навчального закладу

 

 

Управлінське документування – це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення і виконання документів. Воно створюється за типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства. Діловодство, що містить таємну інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими активами.

Підставою для створення документів керівником навчального закладу є потреба засвідчення наявності зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи мають такі особливості:

 

- створюються і використовуються керівником навчального закладу відповідно до встановленої компетенції і поставлених завдань;

- є засобом закріплення функцій керівника навчального закладу;

- містить, як правило, інформацію правового і довідкового характеру, що відображає природу виконавчої та розпорядчої діяльності;

- процес їх створення, форми та зміст регулюються правовими нормами, що надає їм загального значення та обов’язкового виконання.

Управлінське документування навчального закладу охоплює усі процеси, інформації та змісту управлінських дій, передавання, які фіксується на різних носіях і оформлені за встановленими правилами, необхідними для здійснення управлінських дій.

Склад управлінських документів навчального закладу визначається характером надання освітніх послуг, компетенцію і функціями суб’єктів, які вирішують управлінські питання, характером та широтою взаємозв’язків з іншими навчальними закладами і організаціями. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням державної системи документаційного забезпечення, управління та уніфікованих систем документації.

Уніфіковані системи документації – це комплекс взаємопов’язаних документів, які створені за єдиними правилами та вимогами і містять інформацію необхідну для управління в закладах освіти.

Управлінські документи за найменуваннями, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованій системі документації.

Відповідно до чинного законодавства та компетенції керівник навчального закладу створює такі розпорядчі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції тощо.

Рішення, постанови, накази керівник навчального закладу видає у випадку, якщо необхідно прийняти нормований чи індивідуальний акт щодо основних питань компетенції навчального закладу та організації навчально-виховного процесу. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень, наказів.

Доведення до відома керівника навчального закладу документів вищих органів влади, чи документів інших навчальних закладів і організацій здійснюються за формою, встановленого автором документу. Якщо спосіб не вказано, керівник вирішує самостійно. Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитись до відома виконавців у формі, встановленій положенням про ці органи. Розпорядчий документ може бути відмінено чи змінено розпорядчим документом самого керівника навчального закладу або вищої організації. Дія розпорядчого документа може бути призупинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, що зачіпають інтереси інших навчальних закладів чи організацій, повинні попередньо погоджуватися з цими організаціями. У разі непогодження до проекту додаються зауваження чи формулюється його сутність.

Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях колегіальних органів, зборах, нарадах заноситься до протоколів, які ведуться на основі записів ходу засідань, стенограм, звукозапису. Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, опечатується, засвідчується і зберігається разом з протоколом.

У межах своєї компетенції керівник навчального закладу може направляти листи для здійснення оперативних зв’язків з вищими галузевими та функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями й окремими громадянами. Листи повинні складатись у тому випадку, коли немає можливості чи є складним обмін інформацією без документа. При необхідності термінової передачі складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв’язок факсом чи телефоном.

Навчальний заклад на основі положень про них та інших актів, які визначають їх компетенцію, видає й інші документи (плани, звіти, статути, положення, правила тощо), проекти яких мають бути погодженими з виконавцями, керівниками зацікавлених структурних підрозділів чи організацій.

Внутрішнє погодження проекту має проводитись у такій послідовності:

- з працівниками, які відповідають за дозвіл функціональних питань;

- з фінансовим підрозділом чи головним бухгалтером;

- з юридичною службою;

- зі службою документаційного забезпечення;

- з колегіальними органами.

Управлінський документ підписується чи затверджується керівником навчального закладу або його заступником відповідно до компетенції встановленої правовими актами. Два чи більше підписів ставиться в тому разі, якщо за зміст документа відповідають кілька посадових осіб.

Документи грошового, матеріального чи кредитного характеру, що є основою для отримання чи видачі грошей, товарно-матеріальних цінностей, підписують керівник навчального закладу і головний бухгалтер. Спільні документи декількох навчальних закладів чи організацій підписують керівники всіх організацій.

Право підпису розпорядник документу у формі вказівок чи розпорядження може надаватись крім керівника навчального закладу – заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів.

Затверджені документи (інструкції, положення, статути тощо) підписує посадова особа, яка відповідає за їх підготовку. Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу і секретар.

Доповідні записки, доповіді, довідки та інші документи інформаційного, довідкового чи аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо їх питання не виходить за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Основним видом ділового тексту є документ.

Документ (слово латинського походження, що означає “доказ”) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумову діяльність людини.

Розрізняють види документів за ознаками класифікації і групами:

За найменуванням:

1. Рапорт.

2. Заява.

3. Протокол.

4. Довідка.

5. Характеристика.

6. Супровідний лист.

7. Пояснювальна записка.

8. Запрошення.

9. Телеграма.

10. Звіт.

11. Акт, тощо.

За способом фіксації:

1. Письмові (усі рукописні, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки.

2. Графічні (в яких зображення об’єктів передано за допомогою лінії, штрихів. Це графіки, малюнки, схеми, плани.

3. Фото-, кінодокументи.

4. Фотодокументи.

За спеціалізацією:

1. Загальні (з адміністративних питань)

2. Спеціалізовані (з фінансових, комерційних, трудових правовідносин).

За призначенням:

1. Нормативно-правові.

2. Організаційні.

3. Розпорядчі.

4. Довідково-інформаційні.

5. Документи колегіальних органів.

6. Документи з особового складу.

За місцем укладання:

1. Внутрішні, що не виходять за межі установи.

2. Зовнішні.

За походженням:

1. Службові, що виконуються в установленому порядку, та офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності.

За напрямом:

1. Вхідні та вихідні.

За джерелами виникнення:

1. Первинні та вторинні

За формою:

1. Індивідуальні (створюють у кожному окремому випадку для розв’язання конкретної управлінської ситуації).

2. Типові (за зразками)

3. Трафаретні (виготовляють друкарським способом)

За технікою відтворення:

1. Рукописні та відтворені механічним способом.

За доступом до інформації:

1. Ті, що містять відкриту інформацію.

2. Документи з обмеженим доступом.

За ступенем гласності:

1. Конфіденційні.

2. Секретні (ставиться гриф обмеженості доступу. За розголошення інформації документів з грифом секретності, а також за їх зникнення винуваті притягуються до відповідальності згідно із законом України «Про державну таємницю».

За терміном виконання:

1. Звичайні.

2. Безстрокові.

3. Термінові.

4. Дуже термінові.

За складністю:

1. Прості.

2. Складні.

За терміном зберігання:

1. Постійні, тривалі (понад 10 років)

2. Тимчасового зберігання (до 10 років)

За юридичною силою:

1. Справжні.

2. Підроблені

За призначенням створення:

2. Оригінали (взірці, дублікати, витяги)

3. Копії (точне відображення оригіналу)

4. Дублікат (повторний примірник офіційного документу, який має юридичну силу оригіналу).

 

Побудова служб діловодства

1. Управління справами (в міністерствах, відомствах, корпораціях)

2. Загальний відділ (у виконкомах та органах управління громадськими організаціями)

3. Канцелярія (в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах)

 

Ведення особових справ

Особова справа – сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості.

 

Практичне заняття № 1-2