Реквізити листа та їх оформлювання

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чисто­му аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою органі­зації.

Емблема організації, установи чи підприємства. Від­творюється поряд із назвою організації.

Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкува­ти машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна ад­реси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташову­ють у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового
рахунка у відділенні банку. Наприклад: Розрахунковий рахунок № 3467059у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого сло­весно-цифровим способом (24 серпня 2002р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведено­му для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи під­приємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному. Напри­клад:

Видавництво «Освіта»

Коваленку С. М.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду пода­ють у давальному відмінку, а назву установи — у родовому. Наприклад:

Директору Київського професійно-технічного училища №17 Токарчуку К. П.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізви­ща та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:Директорові загальноосвітньої середньої школи № 4

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. На­приклад: Начальникові Департаменту розвитку дошкільної

загальної середньої та позашкільної освіти

проф. Романенку В. П.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову ад­ресу вказують після назви установи, структурного підрозді­лу й прізвища службової особи. Наприклад:

Київський міжрегіональний інститут

удосконалення вчителів імені Б. Грінченка

Відділ кадрів

Васильченку Ф. К.,

вул. П. Тичини, 17, Київ, 52, 01152

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній ча­стині сторінки. Кожний елемент — назву установи, під­розділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адре­су — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тек­сті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформля­ють так:

Додаток: на 2 арк. у 1 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожно­му з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк.
у 1 прим.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окре­мо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

12. Підписує службовий лист переважно керівник уста­нови (організації, підприємства), його заступник чи керів­ник структурного підрозділу. Якщо лист написано на блан­ку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізви­ще особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
Наприклад:

Директор школи (підпис) П. Г. Остапенко

Голова оргкомітету (підпис) Г. Р. Рижук

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну на­зву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад: Директор професійно-технічного училища № 9 (підпис) С. В. Фесенко

Оформлювання листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській ма­шинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий — ЗО мм; правий — не менше 10 мм; верхній та нижній — 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з дру­гої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін напи­сання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 1- —10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгля­ду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержа­но, й дати остаточну відповідь протягом ЗО днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сум­ної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмін­но заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

Різні типи листів

Лист-повідомлення — це такий службовий лист, у яко­му доводять до чийогось відома, повідомляють комусь пев­ну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба поінформувати про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній орга­нізації, установі, фірмі. Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажи­ти їх... (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, яко­му Ви віддаєте перевагу.

З повагою...

Лист-запит — це різновид комерційного листа, що міс­тить прохання надати докладну інформацію про певні това­ри, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформа­цію про певну установу, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, букле­тами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інфор­мацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов'язково вказуємо:

· підставу для запиту;

· назву товару (його марку, якість, модель тощо);

· умови й термін постачання;

· умови оплати.

Зразок листа-запиту:

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представ­лено нові підручники та словники для профтехосвіти. Деякі із запропонованих книг зацікавили нас як такі, що можуть ефек­тивно використовуватися в нашому навчальному процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні анотації всіх підручників і словників. Просимо також: наді­слати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання.

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою...

Лист-підтвердження — це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одер­жання листів, переказів, цінних паперів. Наприклад:

Вельмишановний пане...!

На підтвердження нашої попередньої домовленості над­силаємо Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться... (дата і місце). Вашу допо­відь на тему «Мистецтво ділового листування» внесено до програми конференції.

Оргкомітет конференції забезпечує проживання в готелі на період...

Реєстрація учасників конференції проводитиметься... (дата і час) у приміщенні... (назва, адреса). З повагою...

Лист-прохання — це службовий лист, в якому у ввічли­вій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпошире­ніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконли­во висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад:

Шановні...!

Нещодавно ми збудували деревообробний комбінат, та, на жаль, у нас бракує коштів на придбання обладнання для виготовлення меблевих виробів.

Ми були б щиро вдячні, якби Ви надали нам довготер­міновий кредит на суму 200 000 (двісті тисяч) гривень. До­даємо до листа необхідні документи:

договір на придбання обладнання;

техніко-економічне обґрунтування повернення кредиту.

Оскільки ця проблема потребує негайного розв 'язання, переконливо просимо Вас відповісти якомога швидше.

З повагою...

Лист-нагадування — це службовий лист, у якому йде­ться про наближення чи закінчення терміну виконання пев­них завдань, зобов'язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, нена­в'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, напри­клад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про вико­нання його зобов'язань, недотримання терміну оплати ра­хунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим. На­приклад:

Шановний пане...!

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішле­те переказ Вашої заборгованості на суму...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою...

Лист-претензія — це службовий лист, у якому вислов­люється невдоволення з приводу порушення умов укладе­ної угоди, наприклад порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упаку­вання тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити парт­нерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшко­дуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чітко му дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, кон­тракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдо­волення, а потім претензію. Наприклад:

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з поста­чанням замовленого паперу для виготовлення поліграфіч­ної продукції, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обоє 'язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) па­пір має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж: наступного тижня отримати папір.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід ви­явити категоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від... (дата) ми повідомили Вам остаточний тер­мін постачання замовленого садово-городнього інвентарю. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили його, пору­шивши умови угоди. У зв 'язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою...

Лист-відповідь на претензію — це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або перекон­ливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви пого­джуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході вико­нання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед ва­шим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів. Зробити це можна так:

Шановні добродії!

Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завда­ли. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодже­ними (замовлення №... від... (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана... (прізви­ще та ім 'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідоми­мо Вас про своє рішення.

Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів.

З щирою до Вас пошаною...

Протокол — це один з найпоширеніших документів ко­легіальних органів. У ньому фіксують хід і результати прове­дення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рі­шення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують го­лова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резо­люцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кіль­кість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слуха­ли» — назва питання, хто висловився;

повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол за­носять також запитання доповідачеві та конспективний за­пис виступів під час обговорення;

стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й від­повіді записуються дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазна­ченням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, роз­ширена нарада).

4. Назва установи, підприємства чи організації, де від­булися збори, конференція.

5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).

6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового ряд­ка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10—12 осіб, то вказують усіх присутніх.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конфе­ренції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­
кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (го­лови й секретаря).

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ міс­тить: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ».

Слово «СЛУХАЛИ» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному від­мінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст до­повіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ «ВИСТУПИЛИ».

У розділі «УХВАЛИЛИ» повністю записується прийня­те рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуван­ням, результати оформляються окремими протоколами лі­чильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в дру­гому — результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури запису­ються так:

1. За Василишина І. Г. — 50 голосів, проти — 0, утри­мався — 1.

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами, документи, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складе­ним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми вик­ладу, позиції учасників сторін.

Крім повного протоколу, є ще коротка форма — витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений ви­тяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджуються в життя нака­зами керівника установи.

Зразок протоколу: ПРОТОКОЛ № З

загальних зборів учнів профтехучилища № 17

12.11.2003

Голова зборів: Совенко В. А.

Секретар: Каніщенко Т. Б.

Присутні: директор училища Кучер Л. Д., викладачі:

Куценко А. А., Грицюта Ф. С., Севастюк Б. М., Кличко Л. С., учні.

Порядок денний:

1. Підготовка учнів до виробничої практики.

2. Робота з озеленення й опорядження навколишньої те­риторії.

1. СЛУХАЛИ:

Куценко А. А. Інформація керівника виробничої практики.

ВИСТУПИЛИ:

Севастюк Б. М. вніс пропозицію поділити студентів на підгрупи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

Грицюта Ф. С. відзначив, що до початку практики треба підготувати комп'ютерні програми.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім учням взяти участь у виробничій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити учнів на групи й визначити час роботи на ділянці.

2. СЛУХАЛИ...

Голова зборів (підпис) В. А. Совенко

 

Секретар (підпис) Т.Б. Каніщенко

 

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 5

засідання кафедри української мови

18.01.2002

Присутні: завкафедри проф. Луценко А. А., доц. Коломієць Ф. С., доц. Марченко Ю. Ю., доц. Токарева А. М., ст. викл. ТкаченкоЛ. В.,асист. ШумейкоЛ. Б.,асист. Лепеха І. І..аспірант Кри­кун С. В.

СЛУХАЛИ:

Крикун С. В. — затвердження теми кандидатської ди­сертації.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації аспірантки Крикун Світлани Василівни у такому формулюванні «Темпоративна синтаксема у структурі простого речення».

2. Призначити науковим керівником проф. Луценка Ана­толія Антоновича.

А. А. Луценко І. І. Лепеха

Оригінал підписали:

Завідувач кафедри ПІБ

Секретар ПІБ

Витяг уклав

Посада підпис розшифрування

Довідка — це документ, який містить опис та підтвер­дження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми – укладаються для подання в інші ус­танови; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки:

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Місце укладання документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

8. Печатка.

Приклад

Міністерство освіти і науки України

Донецький державний університет

ДОВІДКА № 67

28.12.2002 р. м. Донецьк

Семенов Сергій Ігоревич є студентом III курсу філологічного факультету відділення «Українська мова та літера­тура».

Довідка видана для подання в Київський РВК м. Донецька.

Декан філологічного

факультету (підпис) О.Л.Григор’єв

(печатка)

Секретар (підпис) К.В.Онопрієнко