Реквізити листа та їх оформлення

 

Етикет ділового листування

Починати листа слід із звертання, необхідно зазначати звання адресата чи вказувати його професію: Шановний/а пане/пані...; Вельмишановний (високоповажний) професоре!

До президента держави слід звертатися: Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте!

До служителів церкви: Всечесніший Отче Павле! Всесвітліший Отче! Високопреподобний Отче! Ваше Блаженство! Ваша Святосте! (до Патріарха).

Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата, це є порушенням етикету ділового листування.

Ретельно обмірковуйте початкову фразу, вона має перекопати адресата у правомірності написання листа. У листі-відповіді на запрошення, запиті, подяці вже в першому реченні вислов­люють вдячність: Висловлюємо свою найщирішу вдячність за Прийміть нашу щиру вдячність за Дякуємо за надану змогу (пропозицію)... Поширеними вступними фразами в ділових лис­тах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову: У відповідь на Ваш лист від... До категорії складних належать листи-відмови: Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

Вибір завершальних речень залежить від змісту листа: Доз­вольте ще раз подякувати Вам Щиро вдячні за... Доречним і корисним є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тек­сті: Будемо раді співпрацювати з Вами. Наприкінці листа можна висловити сподівання: Сподіваємося, що наша пропозиція заціка­вить Вас. Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Не слід забувати про прощальні фрази: 3 повагою З вдяч­ністю і правдивою пошаною...

Постскриптум (приписка) можлива лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку неодмінно маєте повідо­мити адресатові. Після P.S. знову потрібно поставити дату.

Листи слід друкувати на гарно виготовлених бланках — вони «візитна картка» установи. Конверт необхідно дібрати такого роз­міру, щоб не виникало потреби складати аркуш більш як удвічі.

Листи не повинні бути довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті.

 

Адреса

Адреса — це точна вказівка місця проживання чи перебу­вання кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою.

Правила встановлені Міністерством зв'язку, вони забезпечу­ють якнайшвидше пересилання, зберігання і доставку поштових відправлень. Пишуть:

v прізвище, ім'я, по батькові адресата або назву організації (у давальному відмінку);

v назву вулиці, номер будинку, квартири;

v назву населеного пункту, міста;

v назву району;

v назву області;

v п'ятизначний індекс, присвоєний кожному відділенню зв'язку (призначений для машинного сортування кореспонденції).

Над адресою зазначають вид і спосіб пересилки: рекомендована

бандероль, з повідомленням про вручення з доставкою додому, цінний на... грн, вручити особисто, до запитання.

Зворотну адресу пишуть повністю, прізвище, ім'я, по батькові відправника вживають у називному відмінку.

По Україні у міста

Адреса відправника, індекс Загорієнко Федір Дмитрович вул. Хрещатик, 5, кв. 20, м. Київ Адреса одержувача, індекс Степаненку Вікторові Васильовичу вул. Б. Хмельницького, 20, кв. 11, м. Львів 79015

У сільську місцевість

Адреса відправника, індекс Кушнір Савелій Кузьмович вул. Січових стрільців, 20, кв. 47, м. Івано-Франківськ Адреса одержувача, індекс Передрієнко Василині Степанівні с. Зелений Гай, Дубнінський р-н, Рівненська обл.

 

За кордон до країн СНД

Адреса відправника, індекс Осипчук Зінаїда Василівна вул. Хрещатик, 8, кв. 40, м. Київ Україна, Адреса одержувача, індекс Сидорову Николаю Степановичу ул. Ленинградская, 3, кв. 305, г. Саратов, Россия

 

До країн далекого зарубіжжя

Адреса відправника, індекс Крашанко Анатолій Павлович вул. Грінченка, 7, кв. 12, м. Київ, 01001, Україна UKRAINE Адреса одержувача, індекс Peter I. BURSENOS 12603 Denmark drive ART 556 HERNDON VA 22071-9945 United States of America Герндон США

 

Телеграма

Телеграма – вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось, або телеграма – це узагальнена назва документів, які передаються телеграфом.

Реквізитами телеграми є:

1) назва виду документа (номер, категорія, вид);

2) адресат;

3) текст;

4) адресант;

5) дата відправлення;

6) підпис (за бажанням адресанта).

 

Зразок

Телеграма

Термінова

 

 

Київ видавництво Либідь директорові Дем’яненку

Просимо прийняти замовлення підручники економічної теорії виконання

сповістіть ректорат інституту

Івано-Франківський економічний інститут поштою

76000 Івано-Франківськ

вул. Шевченка 286

 

17.03.12

Ректор (підпис) П.Ю.Яковенко

 

Телефонограма

Телефонограма – це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) й містить розпорядження, інформацію вищих органів.
Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома. На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Номер.
3. Дата.
4. Адресант.
5. Адресат.
6. Текст.
7. Підпис.
Радіограма — це повідомлення, передане по радіо.
Факс - це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера.
Реквізити:
1. Місце відправлення.
2. Адресат.
3. Телефон місця відправлення.
4. Дата й час відправлення.
5. Кількість сторінок (при потребі).
Вони подаються англійською мовою або українською зліва і записуються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень.
Факс — це поширений, але менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й теж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.

 

Зразок

Телефонограма № 348

 

від 6 листопада 2012 року

 

Від кого: Український державний університет харчових технологій

Телефон [phone] Передав Собко О.В.

Кому Віннику В. А. Прийняв Зюбрецький В.М.

год. 12 хв. 45

Просимо професора Вінника В. А. взяти участь у конференції 14—18 листопада.

Запрошення висилаємо поштою.

 

Оргкомітет

 

Проректор В.С. Бойко

 

 

Службові записки

Доповідна записка — це документ на ім'я керівника посадовця зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідну записку укладають за вказівкою керівника або ж з ініціа­тиви її автора, й вона може також містити повідомлення про факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спону­кати керівника до прийняття конкретних ухвал.

Доповідні записки поділяють:

1. За походженням на внутрішні, що адресують керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресують керівництву, якому підпорядковано дану організацію.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляють на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладають пропозиції як і доповідні записки, але зазвичай після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Реквізити:

1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладають за­писку, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадовця, якому по­дають записку, у Д. відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), зван­ня, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, що подає записку, у Р. від­мінку.

4. Назва документа, нумер (для внутрішніх).

5. Наголовок («про...»).

6. Текст — може мати такі частини:

а) загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову — конкретні пропозиції щодо оптимальних способів пов'язання, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо її не зазначено в п. 3) — лівобіч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) — правобіч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо її не зазначено в п. 1) — цифрами.

Пояснювальну записку укладають на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й вона має реквізити, аналогічні доповідним запискам:

Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складницею чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й ін.).

У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функційне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи неґативних наслідків.

2. Документом особистого штибу, у якому арґументовано й довідно пояснюються певні вчинки укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

 

Взірці:

Директору

комунального закладу

«Бериславський медичний коледж»

Херсонської обласної ради

Кучеру В.П.

викладача

Клікушиної Яни Анатоліївни

 

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

про участь в олімпіаді

 

Згідно з наказом № 7-6 від 19.11.12 я, викладач української мови Клікушина Я.А., очолювала студентську делегацію у складі 3 осіб до м.Київ, де 20-21.11.12 відбувався Міжнародний конкурс знавців української мови імені Петра Яцика.

Студенти 125 групи Мельник Н.В., Височанська М.В. і студентка 123 групи Сукач В.В. стали переможцями олімпіади й посіли відповідно I, II та III місця.

Прошу розглянути питання про заохочування зазначених раніше студентів. Уважаю, що вони гідно репрезентували рідний коледж, місто та область на олімпіаді такого високого рівня.

 

22.11.12р. (підпис)

 

 

Директору

комунального закладу

«Бериславський медичний коледж»

Херсонської обласної ради

Кучеру В.П.

студента 134 групи

Кременя Дмитра Павловича

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

 

Від 05.11 до 28.11.12 я не відвідував заняття, оскільки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем мешкання батьків (м. Тересва Закарпатської обл.).

 

30.11.09 (підпис)

 

 

Деканові філологічного факультету

доц. Олексенко В. П.

Професора кафедри мовознавства

Пентилюк М. І.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

 

Доводжу до Вашого відома, що протягом І семестру студентка II курсу Бурдюг О.С. пропустила 30 академічних годин, не атестована з двох модулів. Прошу вжити дисциплінарних заходів до студентки Бурдюг О. С.

24.11.12 (підпис) М.І. Пентилюк

 

 

Запрошення (повідомлення)

Запрошення — це документ, що містить коротку інформацію про подію або захід і адресовано конкретній особі, особам чи організації. Запрошую­чи взяти активну або пасивну участь в оголошеному заході, цей документ завжди має бути змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, мету зібрання й умови, що висувають до його учасників.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку):

• статус (посада);

• прізвище;

• ім'я;

• ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

v дату й час заходу;

v місце проведення;

v назву заходу;

v порядок денний, тематику подій;

v прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу;

v маршрут проїзду (якщо треба);

v номер контактного телефону для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує.

5. Відбиток печатки (якщо треба).

Текст запрошення (повідомлення) залежить від виду заходу, статусу й місця, яке відведено в ньому адресатові.

Документ може бути й без назви і починатися з шанобливого звертання у Кл. відмінку:

Ø Шановний (а, -і)...

Ø Глибокошановний (-а, і)...

Ø Вельмишановний (а, і)...

Ø Добродію (-йко, -ї)...

Ø Пане (і, -но, ове)... тощо.

Формуляром і змістом цей документ подібний до службового листа-запрошення чи оголошення.

Взірці:

ЗАПРОШЕННЯ

Вельмишановні пані Ольго та пане Гордію.!

Запрошуємо вас на ювілейні урочистості, присвячені 70-річчю від дня народження та 50-річчю творчої діяльності народного артиста України Борейка Леоніда Семеновича, що відбудуться 4 квітня 2012р. в Будинку актора (вул. Красіна, 3) о 17.00.

 

Голова Харківського

театрального товариства (підпис) В. М. Шестопалов

 

Звертаючись до декількох осіб, займенники ви, вам, вас... слід писати з малої літери.

 

ЗАПРОШЕННЯ

Шановний п. Стефанів Олеже Віталійовичу!

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі науково-практичної конференції «Вивчення української мови у вищій школі», яка відбудеться 20 травня 2009 р. в Харківському державному педагогічному універси­теті ім.Г.Сковороди (вул. Артема, 29).

Засідання перше — початок о 10.00 (авд. № 401). Вступне слово ректора ХДПУ ім. Г. Сковороди акад. АПН України Пономаренка Ф. І.

Доповіді та повідомлення:

Кабанець В. Я. (ХДПУ ім. Г. Сковороди).

Актуальні проблеми вивчення української мови у ВНЗ.

Шабатура А. В. (ХНУ ім. В. Каразіна).

Значення українознавчих дисциплін для розвитку особистості в контексті національного виховання.

Колесова 3. Б. (ХДТУСГ).

Явища інтерференції, спричинені впливом російської мови.

ЛюбченкоА. П. (ХУВС).

Проблеми усного ділового мовлення.

Засідання друге — початок о 15.00 (конференц-зала). Чорна К. С. (ХДАК).

Про деякі аспекти вивчення ділової української мови. Бабич Г. П. (ХДПУ ім. Г. Сковороди).

Викладання курсу «Культура мовлення вчителя» на нефілологічних факультетах педагогічного закладу.

Ігнатенко С. П. (ХДТУБА).

Українська мова — мова ділових паперів.

 

Їхати: трамваями № 5, 7, 11 до зупинки «вул. Артема», cm. метро «Пушкінська».

Тел. для довідок: 7-472-094, 7-472-420.

Голова оргкомітету (підпис) В. В. Калач

 

Глибокошановна Маріє Степанівно!

14 квітня 2009р. Вашій школі виповнюється 100років. Уклінно запрошуємо Вас, дорога наша Вчителько, на святкування, яке розпочнеться о 16.00 у малій залі Харківського театру опери та балету ім. М.Лисенка.

Ваш ряд З, місце 17.

Із повагою адміністрація,

педколектив й учні гімназії № 6