Структура тексту службового листа

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, основна частина, висновки (закінчення).

— Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа, а також посилання на нормативні документи, інструкції тощо.

— Основна частина — викладається зміст листа, в залежності від його тематичної ознаки (прохання, пропозиція, повідомлення тощо). Містить докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, які повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його.

— Висновок (закінчення) — основний і неодмінний структурний елемент змісту листа. У висновку листа викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

 

При оформленні тексту необхідно враховувати такі моменти:

— текст листа повинен складатися з абзаців, кожний з яких містить закінчену думку. В американських листах абзаци друкують без відступу, в англійських починають з червоного рядка (як у вітчизняних);

— короткі листи потрібно друкувати через два інтервали;

— для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні аркуші, або бланки, зазначаючи на них номер сторінки. Якщо лист складається з декількох аркушів, то на бланку виконується лише перша сторінка, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — не менш як 30 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє—16 — 19 мм.

— У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

— не можна допускати в тексті ніяких орфографічних помилок. Написаний непрофесійною мовою лист створює враження про низький професіоналізм виконавця (установи, фірми);

— підпис – справа на аркуші, нижче від заключної форми ввічливості і включає в себе повне ім’я автора листа із зазначенням його посади.

 

Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але оскільки лист все ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції й навіть розмовного стилю, проте ще лишається досить умовностей, додержувати яких потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення. Добирати потрібні слова і тон необхідно залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова — дотримання міри, доречності й такту.

Деякі вчені (наприклад, М.Зубков, С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовітта) формулюють поради-правила, що є запоруками складання вдалого службового листа:

— Лаконічність: інформація має викладатись чітко й по суті, тобто коротко і просто, не зловживаючи чужим часом і увагою. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

— Логічність та послідовність викладу. Основна увага — найсуттєвішому. Текст бажано розбити на смислові абзаци, що полегшить його сприймання адресатом.

— Уникнення багатозначності та переобтяження листа іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

— Важливо вдало сформулювати першу фразу (подяку, підтвердження отримання листа, посилання на попередній лист, факт, подію, зустріч чи телефонну розмову, повідомлення, прохання).

— Необхідно уникати категоричності та заперечних форм. Доцільно використовувати вставні слова, які дозволять трохи пом’якшити негативну відповідь не лише в листах, а й в інших ситуаціях офіційного спілкування (на жаль, на превеликий жаль, незважаючи на наше бажання вам допомогти...; засмучені необхідністю відмовити...; нам дуже шкода, але…; дуже прикро, проте…; щиро жалкуємо, але…) та пасивних конструкцій, які акцентують увагу на дії, а не на виконавцеві: «Наказ Вами не виконується» замість «Ви не виконуєте наказ».

— Наявність вступного та завершального компліментів у формі формул ввічливого звертання та прощальних фраз. Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та коректності. Відсутність звертання трактується як зневага до адресата. Користуватися компліментарними фразами слід з урахуванням особи адресата. Вживання прощальних фраз має бути доречним (висловлення сподівання, надії тощо).

— Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

— Уже написаний лист не варто відправляти одразу, його необхідно відкласти, щоб потім ще раз перечитати. Це допоможе уникнути друкарських, стилістичних та змістовних помилок.

Ввічливе звертання необхідне для встановлення контакту із адресатом, привернути його увагу. Звертання традиційно використовується в усному мовленні, в напівофіційних листах, листах-запрошеннях, адресованих конкретним особам. Звертання — обов’язковий елемент у комерційному листуванні. Останнім часом нерідко використовується і в діловій кореспонденції, якщо необхідно звернутися безпосередньо до посадової особи. При звертанні до адресата враховується його вік, службове положення, сфера діяльності, тип взаємин із співрозмовником тощо. Слід пам’ятати, що займенник Ви в усіх відмінкових формах пишеться з великої літери. Але звертаючись до декількох осіб, займенники ви, вам, вас слід писати з малої букви.

Формулами ввічливого звертання є:

— Шановний ( ім’я та по батькові)!

— Поважний (-а, -і) …!

— Глибокошановний (-а, -і)...!

— Вельмишановний (-а, -і) [2] …!

— Високошановний (- а, -і)[3]…!

— Добродію (-йко, -ї)!

— Пане (і, -но, -ове)... тощо.

Нормативною формою звертання в українській мові є кличний відмінок (Шановний Юрію Володимировичу, Петре Івановичу,шановна Зоє Петрівно, Маріє Йосипівно). Причому у кличному відмінку ставиться і загальне слово, і власна назва (пані Світлано, пане інспекторе). Хоча можливі і такі форми звертання: пане офіцер, пане президент, які вважаються більш офіційними. При звертанні до посадових осіб вищих і центральних органів державної влади й управління, президентів товариств, компаній фірм, інших осіб можливе звертання із зазначенням посади без прізвища:

— Шановний Пане Президент! або Ваша Високодостойносте Пане Президенте! або Пане Президенте!

— Шановний пане міністр! або Високоповажаний міністре!

— Вельмишановний (високоповажний) професоре!
Шановний директоре!

— Шановний лікарю!

— Високоповажний пане прокуроре!

— Шановний суддя!

Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:

Всечесніший Отче Павле! Всесвітліший Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митрополите!

Високопреосвященний Владико Митрополите!

Ваша Святосте ( до Патріарха)!

За правилами етикету, якщо документ починається формулою особистого звертання до адресата, то повинен закінчуватися формулою ввічливості. Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

— Завжди щиро Ваш...

— Із найліпшими побажаннями...

— Щиро відданий Вам...

— Бажаємо успіхів...

— З повагою...

— Залишаємося з повагою...

— Із вдячністю й повагою... і т. ін.

 

Існують певні правила реагування на листи за термінами:

— відповідь слід дати не пізніше, ніж через 7-10 днів.

— якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць (30 днів).

— Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

— Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

 

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації (державний герб для державних підприємств; штамп установи; логотип або емблема організації; зображення державних нагород; код організації, код документа за ОКУД (якщо є); найменування організації, її поштова та телеграфна адреса, номер телефону, номер факсу та телетайпа тощо).

Реквізити службового листа:

— Назва міністерства (для державних структур).

— Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

— Номер і дата листа. Дату записують здебільшого словесно-цифровим способом.

— Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч). Адресат – складається з найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному. Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому. В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

— Заголовок листа («про...»)[4].

— Текст (зміст).

— Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

— Посада, звання, ранґ, статус адресанта (ліворуч).

— Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

— Печатка (якщо необхідно).

— Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Адреса — це точна вказівка місця проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою. Правила, встановлені Міністерством зв’язку, забезпечують якнайшвидше пересилання, зберігання і доставляння поштових відправлень. Основні з цих правил повинен знати кожний громадянин.

На всіх адресах пишеться:

— прізвище, ім’я та по батькові адресата або назва організації (у давальному відмінку). У циркулярних листах припускається написання узагальненного значення. Наприклад, «Інспекторам у справах неповнолітніх».

— назва вулиці, номер будинку і квартири;

— назва населеного пункту, міста;

— назва району;

— назва області;

— поштовий індекс, присвоєний кожному відділенню зв’язку. Цей індекс призначений для машинного сортування кореспонденції.

Зворотня адреса також пишеться повністю. Прізвище відправника кореспонденції пишеться в називному відмінку. Від правильного написання адреси залежить оперативність працівників підприємств зв’язку.

Поштову адресу не зазначають у листі, якщо він адресований до урядових установ, органів державної влади.