Визначення довідково-інформаційної документації

Довідково-інформаційна документація — документація, що містить інформацію про фактичний стан справ у закладах (підприємствах, організаціях), який є підставою для розпорядчих документів, прийняття і виконання управлінських рішень. Тож довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, але вони, на відміну від останніх, не обов'язкові для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Інформаційно-довідковою є переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них. Багато з таких документів одночасно можуть належать до інших груп документації. Наприклад, акти можуть бути не лише довідково-інформаційними, але й обліково-фінансовими, використовуватись у бухгалтерській звітності тощо.

До довідково-інформаційних документів належать:

· довідки,

· огляди,

· службові (доповідні та пояснювальні) записки,

· акти,

· протоколи та витяги з протоколу,

· плани робіт,

· звіти,

· доповіді,

· службові листи (офіційна кореспонденція),

· запрошення та повідомлення,

· телеграми,

· факси,

· телефонограми.

· оголошення,

· висновки,

· відгуки,

· резенції, тощо.

Довідки та огляди

Довідка — це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Наприклад, фактів біографії або діяльності особи чи установи.

Довідки поділяються на:

— особисті — підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи. Оформлюються, як правило, на трафаретних бланках;

— службові — містять інформацію про факти та події службового характеру. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і ґрунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів. Оформлюються на загальних бланках установи або аркушах паперу з реквізитами;

— архівні — засвідчують наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запису. Оформлюються на бланках установи.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

— Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою.

— Внутрішні — укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Реквізити довідки:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

3. Адресат — посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).

4. Дата видачі.

5. Місце укладання.

6. Назва документа та його номер (посередині).

7. Заголовок до тексту (для службових).

8. Текст:

— прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, якій видається довідка (у називному відмінку);

— статус; спеціальність; класність; розряд; посада; звання та ін.;

— місце проживання, площа помешкання, вигоди та ін. (якщо потрібно);

— розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (якщо потрібно);

— назва установи, закладу, до яких подається довідка.

Увага! У тексті слід уникати архаїчних зворотів типу: «Цим повідомляємо...», «Пред'явник цього...», «... дійсно проживає...», «... справді працює...», «... зараз навчається...» та ін.

9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх).

10. Посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про матеріальні кошти).

11. Печатка (якщо довідку укладено не на бланку).

Огляд — різновид довідки, складається для інформування підвідомчих та інших органів про хід робіт чи висновки про них. В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.

Реквізити огляду: назва виду документа (огляд); заголовок; текст; дата і місце видання, підпис посадової особи.

Огляд друкується на машинці, комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

Службові записки

Розрізняють доповідні, пояснювальні і службові записки, які належать до інформаційних документів.

Службові складаються на бланку, а особисті – на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора. Оформлюються аналогічно доповідній записці.

 

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Доповідна записка може містити:

— інформацію для керівника установи чи структурного підрозділу про ситуацію, що склалася, явища і факти, що сталися, про виконану роботу;

— повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо;

— звіт про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань;

— висновки та пропозиції укладача.

Записки укладаються як з ініціативи автора, так і на основі вказівки керівника. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

За походженням та з погляду адресності доповідні записки поділяються на:

— внутрішні — адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає;

— зовнішні — адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника та реєструються.

За призначенням та характером змісту доповідні записки розрізняють:

— звітні,

— інформаційні

— ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці або комп’ютері.

Реквізити доповідної записки:

1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися на такі частини:

загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції. Текст доповідної записки, як правило, починається зі слів: «Доводжу до Вашого відома», «Доповідаю, що…». Текст має бути точним і лаконічним, поділеним на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції.;

— описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

— висновкову — конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів. Оформляється у словах: «Прошу вжити відповідних заходів» або «Зважаючи на вищевказане, вважаю за доцільне (прошу, пропоную)»

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п. 3) — ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) — праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п. 1) — цифрами.

Різновидами доповідної записки є пропозиція та рапорт.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань. Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висиовкову (перелік пропозицій).

Рапорт (фр. rapport) — усне або письмове донесення, офіційна доповідь вищій інстанції, керівництву або повідомлення в громадському порядку про виконання доручення, узятих зобов'язань. Раніше це був військовий термін, тепер вживається стосовно будь-якого службового повідомлення, що має суспільне значення.

 

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причину певного факту, вчинку, події. Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам:

Пояснювальні записки може бути:

— Службові — вони є службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків. Оформлюється на бланку.

— Особисті — документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін. Оформлюються на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом авторм.

Подання, клопотання

Подання (клопотання) — документ, що готує завідувач певного структурного підрозділу організації, підприємства, установи до вищої інстанції із певним проханням, клопотанням затвердити конкретне рішення чи взяти участь у вирішенні певних питань. Цей документ укладає офіційна особа, що його й засвідчує (підписує).

Подання оформляють на звичайному (рідше — гербовому) папері. Воно може мати рукописну або друковану форму.

Підпис особи, що складає таке клопотання, не засвідчується, якщо документ має внутрішнє призначення. У разі подання клопотання поза межі підприємства (установи), воно готується на бланкові.

Реквізити: особа (інстанція), до якої звернений документ, назва виду документа (подання; клопотання); текст; підпис автора, дата.

Плани роботи, звіти та доповіді

План — це заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін їхнього здійснення. Слово «план» може означати й порядок розміщення частин якого-небудь викладу, його композицію.

План роботи — це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених робіт (заходів) для їхнього подальшого виконання. Вій має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, діаграми, таблиці, схеми тощо.

Розрізняють такі групи планів:

— перспективні (розраховані на кілька років)

— річні (календарний, фінансовий, навчальний);

— піврічні (семестрові);

— квартальні (четвертні);

— місячні;

— декадні;

— тижневі;

— добові (денні, щоденні).

Форми планів робіт: графіки, таблиці, тексти.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану:

— Гриф затвердження.

— Назва документа.

— Назва установи чи структурного підрозділу.

— Термін, на який укладено план.

— Порядковий номер.

— Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).

— Зміст роботи.

— Посада, прізвище та ініціали виконавця.

— Посада, прізвище та ініціали відповідального.

— Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні — ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.

За результатами роботи пишуть звіти, тому останні укладаються найчастіше за схемою, що встановлюється планом роботи.

Звіт — документ, який містить відомості про результати діяльності за певний (звітний) період часу і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Звіт допомагає: вивчити, перевірити, узагальнити виконану роботу (заходів, доручень, завдань); знайти позитивне і негативне; зробити висновки, намітити перспективи.

Залежно від тематики, звіти можуть бути:

— текстові — на звичайному папері за встановленою формою;

— статистичні (цифрові, табличні) — оформлюються на бланках.

Звіти можуть бути зовнішніми (для органів вищого рівня) і внутрішніми.

Оформлюються звіти на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу. Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

Звіт характеризується чіткістю побудови, логічною послідовністю, вичерпністю інформації, наявністю узагальнення та висновків. Якщо він дуже великий за обсягом, то частини його мають заголовки, які відповідають змістові і мають бути короткими.

Реквізити звіту:

і. Ґриф затвердження — праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) — для зовнішнього документа.

3. Назва документа (ЗВІТ).

4. Заголовок, який має такі дані, як:

— «про роботу атестаційног комісії»; «про роботу відділу...», «про педагогічну (виробничу) практику...» тощо;

— термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002\ за І квартал 2002 р. тощо);

— статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

— прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

— вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

— основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

— висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

— службова (доповідна, пояснювальна) записка;

— довідкові матеріали;

— квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

 

Звіти про результати виконання одноразових завдань не затверджуються, а адресуються керівникам: зазначається назва посади і прізвище керівника (праворуч угорі па першій сторінці звіту). Текст такого звіту розпочинається посиланням типу «Відповідно до Вашого доручення від...», «За Вашим завданням...». Такі звіти схожі на доповідні записки.

 

Доповідь — це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції. Вони готуються для публічного (усного) повідомлення (прочитання та обговорення) з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях.

Доповіді можуть бути:

— поточними (інформація про хід роботи),

— звітними (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час),

— науковими, політичними тощо.

У тексті доповіді обов’язково повинні бути такі логічні елементи, як:

— вступ — зазначаються підстави та причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді;

— основна частина (описова частина та обґрунтування) — аналізується правжній стан справ, наводяться аргументи та факти, даються посилання (наприклад, на висновки наукових установ, слідчих органів) тощо;

— висновки — повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки.

Підготовка доповіді — кропітка й відповідальна робота, яка вимагає глибокого вивчення стану справ у відповідній галузі (напрямі діяльності), ознайомлення із результатами наукових досліджень, передовим досвідом роботи (власним і зарубіжним). До підготовки доповіді повинні залучатися висококваліфіковані фахівці, науковці, практичні працівники. Організовує роботу щодо підготовки доповіді особа, яка повинна виступати з такою доповіддю на відповідному зібранні.

Акти

Акт — це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов'язані з учинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Акти поділяються на:

· законодавчі — містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів;

· адміністративні — містять підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

Адміністративні акти укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

2. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

3. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

4. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей — ревізія.

5. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

6. Зміна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу. Тому факти, констатовані актом, мають бути викладені об’єктивно.

Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально, тобто кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом. Така комісія може створюватись керівником підприємства.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості:

Вступна частина акта

1. Автор документа — підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, закладу, відомства (ліворуч, якщо є п. 2, в іншому разі — посередині).

2. Затвердження (гриф затвердження) — посада, підпис, розшифрування підпису, дата (праворуч). За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

3. Дата заактувания факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

4. Місце укладання (праворуч).

5. Назва документа (посередині з великої літери) та номер.

6. Заголовок («про...»).

Констатуюча частина акта

7. Підстава — наказ керівника організації (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);

8. Склад комісії та присутні. Якщо акт укладено комісією, то замість слова «Присутні» пишуть: «Голова комісії», потім — «Члени комісії» з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх);

9. Текст: виклад підстави для складання акту, його мети й завдань, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів, висновки та пропозиції.

10. Кількість примірників акта й місце їх зберігання (місцезнаходження). Як правило, перший примірник направляють до вищої організації, другий — керівникові організації, а третій додають до справи.

11. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок).

12. Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції. Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.