Службові телеграма, телефонограма, факс

Телеграма — документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань.

За терміновістю телеграми бувають:

— прості,

— термінові,

— “блискавки”,

— урядові.

Характерна риса телеграм — особлива стислість. Написання телеграми має відповідати таким вимогам:

— Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів (перенесення слів не допускається).

— Слід вживати короткі слова, а службові пропускати, числа позначати літерами.

— З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розпочинається дієсловом у множині чи однині.

— Заперечення “не” не вилучають.

— Розділові знаки вживаються тоді, якщо вони впливають на зміну змісту. Вони пишуться скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “–“, “+”, 0 (нуль), % (відсоток) пишуться словами.

— Друкується телеграма у двох примірниках: перший примірник залишається у відділенні зв’язку, другий — до справи (копія).

— Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп'ютерах великими літерами із двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом. Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами. Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

— Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу.

— Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

— Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту.

— Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.

 

Телефонограма – це документ, що є оперативним (терміновим) повідомленням, переданим телефоном; це один із видів усної ділової кореспонденції, яка має писемне підтвердження. Складання телефонограми має відповідати таким вимогам:

— текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким (без важких для вимови слів і складних зворотів), стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним;

— слова записуються повністю без скорочень;

— текст диктується і записується, правильність запису тексту перевіряють повторним читанням;

— телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках;

— вхідна телефонограма записується працівником організації —одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах;

— складена та оформлена вихідна телефонограма підписується (підписати має керівник або інший відповідальний працівник установи, організації), реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном.

— Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис. Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи-передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону.

Факс — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв’язку (телефакса) та принтера надходять до організації, установи, підприємства.

Факс — це ксерокопія документа, що передається до організації.

Реквізити факсу:

— назва документа (факс);

— дата;

— назва адресата — установи, яка передає факс;

— прізвище, посада особи, що підписала документ;

— назва адресанта, організації та службової особи-одержувача факсу (посада, прізвище, ініціали) — ліворуч кутовим способом;

— тема;

— текст — складається без скорочень;

— кількість сторінок;

— підпис.

Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат отримав інформацію.

Ревізити підтвердження такі:

— назва (код) фірми-одержувача;

— номер телефаксу;

— дата;

— кількість одержаних сторінок (р.);

— результат (RESULTS) — у разі одержання факсу повністю й без помилок проставляються «Ok»; якщо були помилки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої.

Оголошення та прес-релізи

Оголошення — це документ, у якому міститься необхідна інформація про будь-який масовий захід.

За змістом оголошення поділяються на два види:

— Організаційні — оголошення про подію чи захід. Адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення. Наприклад, «Касир зовов’язаний[5] видати покупцеві чек».

— Рекламні — оголошення про навчання, роботу, послуги, пропозиції тощо. Зміст рекламних оголошень розраховано на широкий загал. Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

За походженням розрізняють оголошення:

— службові — підприємств, навчальних закладів, державних установ, організацій, фірм, агентств тощо;

— особисті — приватної особи чи групи осіб.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають:

— писані,

— мальовані,

— комбіновані,

— відтворені механічним способом та ін.

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конкретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Так, оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропозиції щодо подорожей і відпочинку включають умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

В оголошеннях, крім чіткох мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення: відтворення тексту (шрифт) і розміщення його на площині (симетрія, асиметрія), добір кольорів та їх поєднання; а по радіо й телебаченню суттєвим є час повідомлення, музичне чи звукове оформлення, чіткість та зрозумілість вимови, оригінальність тексту, композиції чи відеоряду.

З метою увиразнення пропонованих послуг, графічно виділяють дієслово в неозначеній формі на -ти (-ть) (запрошує, пропонує, реалізує) або прислівник (швидко, якісно, зручно, надійно) або ж назву пропонованої послуги (столярні, фурнітура зарубіжного виробництва, шпалери).

У приватних оголошеннях часто замість назви документа («Оголошення») для стислості та економії місця розміщують ключове слово чи словосполучешш, наприклад, «Продам», «Придбаю», «Обміняю», «Пропоную», «Здаю», «Робота за кордоном» тощо. Обсяг тексту таких оголошень лаконічний і визначається рекламодавцем. За стилем викладу змісту ці документи наближаються до реклами.

Поряд із нейтральною лексикою та інфінітивною формою дієслова з'являються оцінна, емоційно насичена лексика, риторичні запитання та звертання, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення та ін.

Реквізити оголошення:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить:

— дату;

— час;

— адресу місця проведення;

— організатора (відповідального);

— порядок денний (зміст) заходу;

— коло осіб, яких запрошено;

— умови входу (вільний чи платний);

— способи проїзду (для зовнішніх).

3. Назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада і прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

 

Прес-реліз — коротке повідомлення для преси про певну важливу подію. Головною підставою для написання прес-релізів є усвідомлення необхідності ознайомити якомога ширшу аудиторію з подією (подіями), що пов’язані з діяльністю установи, фірми, компанії тощо.

Подія може вважатися об’єктом новин, якщо:

— є цікавою, важливою для широкого кола людей;

— походить із джерела, що заслуговує на довіру;

— стосується подій, що відбулися нещодавно чи відбудуться незабаром;

— пов’язана з певним відкриттям, із захистом інтересів громадян.

Прес-резіл має такі реквізити:

— назва документа;

— адресат (може зазначатися або ні);

— формулювання мети — початкова фраза, що є коротким викладом усього прес-релізу, містить найважливішу інформацію в кількох вступних рядках, відповідає запитанням: Хто? Що? Де? Коли? Чому?;

— текст — має бути коротким, достовірним і по суті;

— дата розсилання;

— підпис (и);

— адреса і контактний телефон відправника (у разі потреби журналісти можуть зателефонувати для з’ясування більш детальної інформації).

Текст прес-релізу друкують через півтора інтервали. Якщо прес-реліз за обсягом перевищує 2 сторінки, бажано робити підзаголовки до головних питань (пунктів) або залишити достатньо вільного місця для того, щоб редактор зміг використати його для написання власних підзаголовків. Тобто не рекомендують перетворювати текст на один суцільний блок інформації, що може дуже швидко відвернути увагу.

Після того як прес-реліз було надіслано до редакції, варто зателефонувати згодом (скажімо, наступного дня) для того, щоб дізнатися, чи було його прочитано і який журналіст є «відповідальним» за його подальшу долю. Це значно полегшить спілкування з конкретним виданням і сприятиме встановленню особистих контаків із працівниками редації.

Висновки, відгуки, рецензії

Висновок — документ, який містить остаточну думку, висновки організації, експертної комісії чи фахівця з будь-якого документа або питання.

Висновок укладається на проекти положень, постанов, інструкції, на проекти стандартів, наукові роботи (звіти, статті, дисертації, дипломні проекти) та ін. із зазначенням таких відомостей:

1. Назва документа.

2. Заголовок (із зазначенням питання, на яке він готувався «про...»).

3. Текст, що складається з двох частин:

— у першій подаються стислий виклад суті питання, аналіз основних положень або пропозицій і загальна оцінка документа (питання);

— у другій викладають конкретні зауваження по суті питання чи документа, які розглядаються, обґрунтовують висновки і вносять пропозиції. Ця частина

— тексту може складатися із окремих пунктів. Якщо зауваження та пропозиції відсутні, у висновку зазначають: «Із проектом... згодні» або «До проекту... зауважень немає».

4. Додатки (якщо є).

5. Посада уповноважених осіб, фахівців (якщо укладачів декілька та є керівник, голова, то спочатку зазначається посада керівника, а далі за абеткою), їхні підписи та розшифрування.

6. Дата.

7. Печатка (якщо потрібно).

Висновок подається до вищих органів для розгляду та затвердження.

 

Відгук (відзив, рецензія) — документ, який містить думку, критичний аналіз і висновки організації чи фахівця щодо певної розглянутої праці, обсягу робіт, творів, дій тощо.

В цьому документі висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що повинна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Порядок укладання й оформлення відгуку відповідає вимогам укладання висновку.

Рецензія — критичний відгук на художній, науковий або інший твір, що містить зауваження, пропозиції тощо. Мета рецензії — рекомендація твору до друку, захисту.

Реквізити відгуку та рецензії:

1. Назва виду документа (відгук або рецензія)

2. Заголовок, який містить:

— назву роботи, твору тощо, тему, посаду, статус, місце роботи або навчання автора, його прізвище, ім'я та ім'я по батькові;

— повну назву установи й структурного підрозділу (для відгуку на колективну роботу).

3. Текст, який містить:

— загальну характеристику теми, проблеми, роботи, яка є предметом аналізу, та її актуальність;

— коло проблем та місце розглядуваної роботи, теми в певній науковій системі;

— стислий виклад основних положень або окремих питань роботи;

— висновки, критичні зауваження, оцінку з аналітичним обґрунтуванням кожного спірного чи сумнівного моменту.

4. Посада, підпис та розшифрування підпису особи, яка укладала документ.

5. Дата укладання.

6. Посада, підпис та розшифрування підпису офіційної особи, яка завірила підпис укладача.

7. Дата завіряння.

8. Печатка (якщо треба).