Основні реквізити ділового листа, правила оформлення. Вимоги до тексту ділового листа.

Основні (реквізити) листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб (для державних підприємств). Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації;

2. Логотип або емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації;

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині;

4. Код організації, установи чи підприємства;

5. код документа за ОКУД (якщо є);

6. найменування організації. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом. (Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку);

7. поштова та телеграфна адреса; 8. номер телефону; 9. номер факсу, телетайпа;

8. номер рахунку в банку; Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил.

9. дата; Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

10. індекс документа;

11. посилання на індекс та дату вхідного документа;

12. адресат; Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи.

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

13. заголовок до тексту; Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною.

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Оксана Дмитрівна!», «Шановний директор!» є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.
14. текст; Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так: Додаток: на _ арк. у _ прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на __ арк.

15. підпис;

16. прізвище та телефон виконавця. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист.

***

Мовленнєвий етикет

Основою людських взаємин є спілкування.

Спілкування - це діяльність людини, під час якої відбувається цілеспрямований процес інформаційного обміну. Отже, під час спілкування найперше враховуються особливості мовного етикету.

Мовний етикет - це сукупність правил мовної поведінки, які репрезентуються в мікросистемі національно специфічних стійких формул і виразів у ситуаціях установлення контакту зі співбесідником, підтримки спілкування в доброзичливій тональності. Ці засоби ввічливості "орієнтовані на вираження поваги до співрозмовника та дотримання власної гідності. Вони є органічною частиною культури спілкувальних взаємин, соціальної культури загалом"^,3.

Дотримання мовного етикету людьми так званих лінгвоінтенсивних професій - чиновниками всіх рангів, лікарями, юристами, працівниками зв'язку, транспорту тощо - має ще й виховне значення, мимоволі сприяє підвищенню як мовної, так і загальної культури суспільства. Але найбільш важливим є те, що неухильне, ретельне додержання правил мовного етикету членами колективу навчального закладу, підприємства, офісу, інституції підтримує позитивний імідж, престиж усієї установи.

Які ж чинники визначають формування мовного етикету і його використання?

1. Мовний етикет визначається обставинами, за яких відбувається спілкування. Це може бути ювілей університету, нарада, конференція, прийом відвідувачів, ділові перемовини та ін.

2. Мовний етикет залежить від соціального статусу суб'єкта і адресата спілкування, їх фаху, віку, статі, характеру, віросповідання.

3. Мовний етикет має національну специфіку. Кожний нарід створив свою систему правил мовного етикету. На цю його особливість указує Радевич-Винницький: "За етикетом упізнають "своїх" етнічно (національно) і/або соціально (віком, родом занять, релігією тощо)"¹⁴.

Мовний етикет як соціально-лінгвістичне явище виконує такі функції:

^ контакто-підтримувальну - встановлення, збереження чи закріплення стосунків адресата й адресанта;

^ ввічливості (конотативну) - прояв чемного поводження членів колективу один з одним;

^ регулювальну (регулятивну) - регулює взаємини між людьми у різних спілкувальних ситуаціях;

^ впливу (імперативну, волюнтативну) - передбачає реакцію співбесідника - вербальну, невербальну чи діяльнісну;

^ звертальну (апелятивну) - привернення уваги, здійснення впливу на співбесідника;

/ емоційно-експресивну (емотивну), яка є факультативною.

Наявність цих функцій підтверджує думку, що мовний етикет-це своєрідний механізм, за допомоги якого може відбутися ефективне спілкування.

Усі названі функції мовного етикету грунтуються на комунікативній функції мови.

Мовленнєвий етикет - реалізація мовного етикету в конкретних актах спілкування, вибір мовних засобів вираження.

Мовленнєвий етикет -поняття ширше, ніж мовний етикет і має індивідуальний характер. Мовець вибирає із системи словесних формул найбільш потрібну, зважаючи на її цінність. Якщо ми під час розповіді надуживаємо професіоналізмами, термінами і нас не розуміють слухачі, то це порушення мовленнєвого етикету, а не мовного. Фахівці з проблем етикету визначають цю різницю так: "Між ідеальним мовним етикетом і реальним мовленнєвим етикетом конкретної людини не може бути повного паралелізму. Реалізація мовного етикету в мовленні, комунікативна поведінка назагал завше несе інформацію про мовця - з його знаннями, вміннями, уподобаннями, орієнтаціями тощо. Тому тут бувають усілякі - несвідомі і свідомі - відхилення, помилки, порушення, інокультурні впливи, іншомовні вкраплення іт. ін. Мовець -це не "говорильний апарат", який просто озвучує чи графічно фіксує закладені в його пам'ять формули мовного етикету. Він має "простір для маневру", має можливість вираження своєї індивідуальності навіть у межах цієї порівняно вузької мовної підсистеми. Суть афоризму "людина - це стиль", знаходить своє потвердження і тут"¹⁵.

У постійних системних відношеннях із словесними формулами ввічливості перебувають немовні (невербальні) засоби вираження. Сукупність мовних і немовних засобів спілкування, якими послуговуються у різних комунікативних ситуаціях, становить спілкувальний етикет.

Спілкувальний етикет - це гіперпарадигма, яку мовці відтворюють за правилами, узвичаєними в певній мовній спільноті. Йому властива національна своєрідність, ідіоетнічність. В українців, наприклад, здавна побутує пошанна форма звертання на Ви до старших за віком, посадою, незнайомих, до батьків: Ви, тату..., Ви, мамо.... Ця граматична форма висловлення ввічливості - давня риса української мови: "недарма бо так запопадливо виполювали манкрути цю націоналістичну рису, стверджуючи, що пошанна множина є яскравим відбитком патріархальних стосунків на селі, виявом повнокровного націоналізму в мові, а отже, приречена на зникнення"'⁶.

Суттєвою диференційною ознакою мовного етикету українців є вживання форми кличного відмінка у звертанні, наприклад: Петре, Надіє, товаришу генераче.

Національний мовний колорит в українській мові має усталений зворот Здоровенькі були! Дослідники стверджують, що частота жестикуляції також залежить від національної належності і - зрозуміло -від загальної культури людини. Отже, важливо пізнавати національні особливості "граматики" мови тіла, яка має гармоніювати з вербальним мовленням, доповнюючи й підсилюючи його.

В усіх спільнотах завжди приділялася належна увага засвоєнню правил етикету. Вченими вироблені рекомендації для адресанта, адресата та для присутнього під час розмови. (Див. Радевич - Винницький Я. Етикет і культура спілкування: Навч. пос. К.: Знання, 2006.-с. 136-152).

Крім цього, існує чимало типових спілкувальних ситуацій, для яких характерна впорядкована парадигма мовних знаків (формул), вибір яких є дуже важливим в етикетн

***

Візитна картка

Візитна картка - це картка для вручення під час знайомства чи візиту.

Візитна картка друкується не на дуже цупкому картоні розміром 5x9 см, при цьому жінки (як дружини, а не як офіційні особи) повинні мати візитки розміром 4x8 см. Вищі посадові особи інколи мають візитні картки розміром 5x10 см.

Візитна картка здебільшого містить такі реквізити:

1. Назву установи, організації.

2. Ім'я та прізвище (у нашій практиці - прізвище, ім'я, по батькові) власника картки.

3. Посаду.

4. Адресу установи, організації.

5. Номери телефонів, факсу.

На візитній картці офіційної особи, дипломатичного працівника друкуються лише ім'я, прізвище та посада її власника.

Види візиток
Особиста візитка — як правило особисті візитки містять ім'я і прізвище власника. Телефонні номери, посади, адреси в ній не обов'язкові. Характеризуються досить вільним стилем виконання.

Ділова візитка — у діловій візитці обов'язково вказуються ім'я, прізвище, посада, назва і реквізити компанії, використовується фірмовий стиль компанії, логотип і т.п., строгий дизайн візитки.

Корпоративна візитка — корпоративні візитки, як правило не містять імен і прізвищ. У них вказується сфера діяльності фірми, перелік послуг, контактні телефони, карта проїзду, адреса веб сторінки, використовується фірмова символіка. Такі візитки несуть рекламний характер, в основному використовуються на виставках. Часто їх роблять двосторонніми, або книжечкою.

Світова практика має досвід використання візитних карток, які різняться за функційним призначенням. Найбільш поширені такі:

1. Стандартна картка містить назву установи, прізвище, ім'я, по батькові (друкують великими літерами), посаду, службову адресу, телефон (іноді стільниковий), використовується під час знайомства, що передбачає подальші стосунки.

2. Картка, що використовується зі спеціальною представницькою метою, містить прізвище, ім'я, по батькові, посаду, назву організації, але адреси й номерів телефонів не зазначено. Таку візитну картку вручають, коли хочуть уникнути подальших ___контактів.

3. Картка неофіційних намірів - прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання

4. Сімейна візитна картка - прізвище, ім'я, по батькові кожного з членів подружжя, номер телефону.

Ділова візитна картка зазвичай друкується державною мовою тієї країни, яку представляє її власник. Для ділових стосунків з іноземними партнерами можна з іншого боку візитки продублювати текст іноземною мовою, що полегшить знайомство та встановлення ділових стосунків, проте краще мати для цього односторонні візитки, виготовлені мовою іноземних партнерів.

Візитні картки ніколи не підписуються, і на них не ставиться дата.

Якщо візитна картка надсилається поштою або з кур'єром, то її вкладають у конверт, на якому друкують або пишуть ім'я, прізвище та посаду адресата.

Правий верхній кут візитної картки, яку завозять адресату особисто, загинають, що засвідчує особливу повагу до особи. Таку картку у жодному разі не можна передавати кур'єром або надсилати поштою - це грубе порушення етикету.

Упродовж 24 годин треба відповісти на отримані чи завезені візитні картки. Після знайомства першим залишає свою візитну картку той, чия посада нижча, за рівних умов - за віком молодший.

***