Національний стандарт україни. Склад реквізитів документів

Націона́льні станда́рти — державні стандарти України, прийняті центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації та доступні для широкого кола користувачів. Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 - Державний герб;

2 - емблема організації;

3 - зображення нагород;

4 - код організації;

5 - код документа;

6 - назва міністерства чи відомства;

7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 - назва структурного підрозділу;,

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс (вихідний номер документа);

13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 - місце складання чи видання;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатка;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - відбиток печатки;

27 - позначка про завірення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 - позначка про надходження.

Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до бланків документів

1. Код підприємства, установи, організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), ведення якого здійснює Державний комітет статистики України - у верхньому правому кутку

після реквізиту “довідкові відомості про організацію”

2. Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010-99 Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД) - Вище реквізиту “назва виду документа”

3. Найменування організації вищого рівня зазначають скорочено, а за відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю - У верхньому лівому кутку або посередині рядка

4. Довідкові відомості про установу - Містять: індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти.

Розміщують нижче найменування установи або структурного підрозділу у верхньому лівому кутку

5. Дата документа - це дата його підписання; для документа, що затверджує колегіальний орган, - дата його затвердження; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Датою видання наказу, розпорядження, прийняття рішення і набуття ними чинності вважають дату їх підписання першою посадовою особою установи або дату прийняття документа колегіально, якщо в документі не вказано інший термін набуття ним чинності.

Обов’язково датуються і підписуються всі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи) - Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні бути оформлені цифровим способом. Елементи дати записують арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Цифровий – 25.01.2007. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться “0”.

6. Індексування документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання - У верхній частині сторінки ліворуч. Містить три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Посилання на індекс і дату вхідного документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

7. Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту “довідкові відомості про установу” - Розташовують на рівні або нижче реквізитів “дата документа” та “індекс документа” посередині рядка.У верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

8. Гриф затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб - У верхній правій частині документа.

Елементи грифу затвердження: слово

ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ; дата затвердження;

слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено.

Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері А4 та А5. Можна використовувати папір формату А3 – для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 – для резолюцій. Документи повинні мати такі поля:

30 мм ліве;

10 мм праве;

20 мм верхнє та нижнє.

При цьому міжрядковий інтервал – 1,5 см.

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють – міжрядковими інтервалами. Назву документа друкують великими літерами. На бланку друкується лише перша частина документа. Всі інші – на чистих аркушах паперу. Нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, починається з другої сторінки. Рубрикація тексту – поділ тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї від іншої. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Вимоги до тексту документа. Документація ведеться лише українською мовою. Текст – головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживань слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Якщо текст має кілька рішень, різні смислові аспекти, його треба ділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.

35. Документація з кадрово-контрактних питань

Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

Автобіографія — це документ, в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності.

Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

В автобіографії обов'язково вказуються:

Прізвище, ім'я та по батькові (Я, Петренко Сергій Миколайович).

Дата народження (народився 9 серпня 1977 р.).

Місце народження (місто, село, район, станція, селище, область).

Короткі відомості про сім'ю, в якій народився (батько, мати, рік народження, їх місце проживання, місце роботи).

Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися і протягом якого часу).

Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад).

Відомості про громадську роботу (усі її види).

Короткі відомості про сім'ю (чоловік, дружина, діти, місце роботи, посада, місце навчання, вік).

Дата і підпис автора.

Заява — документ, який містить прохання або пропозицію однієї, кількох осіб чи організації, адресовану установі або посадовій особі. Розрізняють офіційні заяви, заяви з кадрово-контрактових питань, заяви-зобов'язання та позовні заяви.

Заяви мають такі реквізити:

— Адреса (назва організації або службової особи).

— Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса, у деяких випадках займана посада).

— Назва виду документа.

— Текст (у заяві про прийняття на роботу подається лише сам висновок).

— Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

— Підпис автора і дата укладання заяви.

Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. У кожній характеристиці повинні бути чотири частини, що логічно пов'язані між собою. Перша — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду (вчений ступінь і звання), рік народження, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик. Друга — дані про трудову діяльність (факс, тривалість роботи, рівень професійної майстерності та інше). Третя — власне характеристика, ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, відносини у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення. Четверта — висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.

Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України «Про підприємство», «Про власність», які свідчать: «Громадянинові належить виняткове право розпоряджатися своїми здібностями до виробничої і творчої праці, він здійснює це право незалежно або на основі договору». Розрізняють контракти на управління підприємством, контракти на організацію ведення бухгалтерського обліку у товаристві та контракти на виконання обов'язків (трудові договори).

Контракти повинні мати такі реквізити:

— Загальні положення.

— Функції та обов'язки.

— Компенсація та права.

— Формування й умови діяльності.

— Оплата праці й соціально-побутове забезпечення.

— Відповідальність сторін, розв'язання суперечок.

— Умови праці та відпочинку.

— Зміна та розірвання контракту.

— Термін дії та інші умови контракту.

— Адреси сторін та інші відомості.

Трудові угоди — це документи, що укладаються між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.

Трудова угода повинна мати такі реквізити:

— Назва документа (трудова угода).

— Дата і місце складання.

— Перелік сторін, що уклали угоду.

— Зміст угоди із зазначенням обовў язків виконавця і замовника.

— Юридичні адреси сторін.

— Печатка підприємства або організації.