Документ (поняття, види, вимоги до тексту)

Документ (з лат. documentum – взірець, посвідчення, доказ) – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Функції документів:

􀀹 інформаційна,

􀀹 комунікативна,

􀀹 культурна,

􀀹 управлінська,

􀀹 правова,

􀀹 історична.

За найменуванням Заява, лист, наказ, протокол та ін.

За змістом (призначенням) Документи щодо особового складу(резюме, заява, автобіографія, характеристика);Довідково-інформаційні (довідка, доповідна і пояснювальна записка, запрошення, оголошення, план, протокол, лист, телеграма);Обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список,таблиця, накладна);Господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт);Організаційно-розпорядчі (статут, правила, інструкція, вказівка, наказ, постанова, розпорядження)

За походженням Службові (офіційні) – створюються організаціями та службовими особами;Особисті – створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності

За місцем складання Внутрішні – мають чинність всередині установи, де їх складено, і не виходять за її межі;Зовнішні – це вхідна й вихідна документація, результат контактування установи з іншими організаціями

За напрямком Вхідні, вихідні

За формою Стандартні (типові) – розроблені вищими органами для підвідомчих організацій; мають обов’язків характер і заповнюються в суворій послідовності (типові листи, інструкції тощо);Індивідуальні (нестандартні) – створюються в кожному окремому випадку по-іншому (службові листи, автобіографії, накази, заяви тощо)

За строками виконання Звичайні безстрокові – виконуються в порядку загальної черги;Термінові – зі встановленими строками виконання (телеграма, телефонограма);Дуже термінові – потребують негайного виконання.

За ступенем гласності СекретніНесекретні (для службового користування)

За стадіями виготовлення Оригінали – перші примірники офіційних документів;Копії – точне відтворення оригіналуВиписки – відтворені частини документа

За складністю Прості – містять інформацію з одного питання;Складні – містять інформацію з двох або більше питань

За строками зберігання Тимчасового зберігання (до 10років);Тривалого зберігання (понад 10років);Постійного зберігання

За технікою відтворення РукописніВідтворені механічним способом

За носієм інформації На папері На диску На фотоплівці На магнітній стрічціНа перфострічці

За юридичною силою Справжні – ті, що мають або втратили юридичну силу; Підробні – зміст і реквізити не відповідають істині

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

- Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

- Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).

- Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції...

- Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами:р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний.

3. Формуляр зразок – єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах

При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника).

7. Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

з обов'язковим додержанням таких правил:

— встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

— реквізити заголовка розмішуються центрованим або паперовим способом;

— бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, доні док, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

 

***