Бланк і реквізити документів

Документ – це основний вид ділового мовлення. Слово «документ» походить від латинського documentum – взірець, доказ, посвідчення та характеризується суворою послідовністю викладу інформації. Документи відомі з часів формування державності, тобто Київської Русі. Перші різноманітні літописи, актові книги свідчать про те, що українське діловодство розвивалося ще з ХІV-XV століть. Сьогодні документ посів важливе місце не тільки як державний, громадський атрибут життя, а також як атрибут життя будь-якого пересічного громадянина.

Документ виконує правове й господарське значення. В енциклопедичному словнику він трактується так:

ü письмовий акт, здатний служити доказом певних юридичних відносин і фактів;

ü офіційне посвідчення особи (паспорт, свідоцтво про народження, одруження, трудова книга тощо);

ü достовірне історичне письмове джерело;

ü матеріальний об’єкт, що містить певну інформацію (кредитна картка).

Отже, документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини. Документ має бути достовірним, переконливим, відредагованим та оформленим, повинен містити конкретні пропозиції та вказівки. Складається з заголовку, має чітку структуру. Складання документів – це мовна діяльність, що регулює ділові відносини між членами суспільства.

Документи мають такі особливості:

ü кожен документ укладається певним повноважним органом або особою відповідно до її компетенції;

ü не повинен суперечити чинному законодавству;

ü має бути достовірним;

ü складається за певним зразком;

ü має бути написаний офіційно-діловою мовою.

Документи класифікуються за такими ознаками (за А.П.Загнітком «Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування». – Донецьк, 2004. – С.38-40):

ü за найменуванням: лист, наказ, розписка, договір, заява тощо;

ü за походженням: службові (офіційні) – ті, що створюються установами, закладами, організаціями; особисті – ті, що створюються окремими громадянами поза сферою їх службової діяльності;

ü за місцем виникнення: внутрішні – ті, що виникли і мають чинність у межах однієї організації; зовнішні – ті, що є результатом спілкування з іншими організаціями;

ü за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні;

ü за напрямом: вхідні – ті, що надійшли з інших організацій; вихідні – ті, що надсилають в інші організації;

ü за формою: стандартні (типові) – оформляються за певною формою, певними правилами; індивідуальні – мають відмінності при укладанні залежно від конкретних ситуацій (це протоколи, накази тощо);

ü за терміном виконання: звичайні (безстрокові) – ті, що виконуються в порядку загальної черги, невизначеної законом; термінові – ті, що потребують негайного виконання або виконання в певний термін (телеграма, телефонограма); дуже термінові (надтермінові);

ü за ступенем гласності: для загального користування, для службового, таємні;

ü за стадіями створення: чернетки, оригінали й копії;

ü за складністю: прості – ті, що відображають одне питання; складні – декілька питань;

ü за терміном зберігання: тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання;

ü за технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом;

ü за носієм інформації: на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті, жорсткому диску.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожне підприємство має два види бланків: для листів; для інших документів. Виготовляють бланки таких форматів: А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів. Серед них можна виділити такі традиційні та загальноприйняті:

ü державний герб;

ü емблема установи, підприємства тощо;

ü зображення урядових нагород;

ü коди;

ü назва міністерства, відомства;

ü назва структурного підрозділу;

ü адресат;

ü резолюція;

ü гриф затвердження;

ü індекс підприємства, адреси, номери телефонів, факсів, номер рахунку в банку;

ü назва виду документа;

ü дата;

ü індекс;

ü посилання на індекс і дату вхідного документа;

ü місце складання або видання;

ü відмітка про контроль;

ü заголовок до тексту;

ü текст;

ü відмітка про наявність додатків;

ü підпис;

ü відмітка про завірення копії;

ü візи;

ü відмітка про виконання документа й відсилання його до справи;

ü відмітка про надходження.

NB! Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку бланка через один інтервал після всіх інших постійних реквізитів;

Ø адресат – у правому верхньому кутку бланка;

Ø дата позначається таким чином: 20.06.10, або 20 червня 2010 року, вказується дата на бланку у лівому верхньому кутку, а на звичайному папері – нижче тексту поруч із підписом:

Директор (особистий підпис) О.О. Сільчук

Ø підпис ставиться лише на першому примірникові; якщо підписів кілька, то це робиться так:

Начальник ЖЕКу   (особистий підпис) А.В. Ільєнко

Начальник економічного відділу (особистий підпис) І.К. Лукашенко

Начальник відділу постачання   (особистий підпис) А.В. Сергієнко

Ø в особистих документах підпис (розбірливий) розміщується праворуч під текстом, дата – ліворуч.

22.12.2009 (особистий підпис) Ю.В. Тимощук

Вправа 27. Назвіть словники та іншу літературу, яка, на вашу думку, здатна допомогти при перекладі текстів офіційно-ділового стилю.

Тест № 7. Оберіть правильний варіант відповіді. Документ – це…

1. Друкована стандартна форма ділового паперу з реквізитами, що містять постійну інформацію.

2. Це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

3. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності.

4. Сукупність мовних засобів вираження, зумовлених змістом і метою висловлювання.

Тест № 8. За походженням виділяють такі види документів:

1) вхідні;

2) вихідні;

3) службові;

4) особисті;

5) стандартні;

6) індивідуальні.

Тест № 9. За місцем виникнення виділяють такі види документів:

1) вхідні;

2) вихідні;

3) організаційні;

4) розпорядчі;

5) стандартні;

6) індивідуальні;

7) внутрішні;

8) зовнішні.

Тест № 10. За формою виділяють такі види документів:

1) стандартні;

2) типові;

3) індивідуальні;

4) звичайні;

5) прості;

6) рукописні;

7) чернетки.

Тест № 11. Оберіть ті елементи документа, які можна віднести до реквізитів.

1) адресат;

2) резолюція;

3) гриф затвердження;

4) абзац;

4) текст документа;

5) підпис;

6) поля документа.

Тест № 12. Бланк – це:

1) формуляр-зразок;

2) зовнішнє узгодження документа;

3) штамп;

4) аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Тест № 13. Чи правильно оформлений підпис документа?

Директор Сільчук О.О. (особистий підпис)

10.01.02

Тест № 14. Оберіть правильні варіанти написання дати в документах.

1) 12.11.02;

2) 12.ХІ.02;

3) 12 листопада 2002 року;

4) 12.11 2002.

Особисті офіційні документи:

Заява

Заява – це документ, який містить прохання та адресований установі, посадовій особі; вона належить до документів щодо особового складу. Заява буває особистою (написана однією особою) та колективною (написана групою людей); простою та складною (містить додаток. Наприклад, до заяви додаю...)

Основні реквізити заяви: адресат, адресант, назва виду документа, текст, перелік додатків із указівкою на кількість сторінок, дата заяви, підпис автора.

Зразок

Ректорові Приазовського державного технічного університету Волошину В.С.

Іваненка Миколи Костянтиновича, студента групи ОМП-04, який мешкає за адресою: вулиця Артема, б.15, кв.14, м. Маріуполь

Заява

Прошу прийняти мене на роботу на посаду лаборанта кафедри промислового транспорту за сумісництвом у зв’язку з наявністю вакантного місця.

Додаток:

1. Диплом про освіту.

2. Медична довідка.

3. Дві фотокартки 3Х4.

15.10.2012 (підпис)

NB!

Ø Заява складається власноручно в одному примірнику.

Ø Посада та прізвище адресата – у давальному відмінку, використовуючи паралельні форми закінчень -у(-ю), -ові,

(-еві), а прізвище адресанта – у родовому відмінку: ректору (ректорові).

Ø Чоловічі прізвища на -о змінюються, жіночі – ні: Дмитренка(у) Івана(у), але Дмитренко Олени(і).

Вправа 28. Складіть зразок заяви про надання вам відпустки за сімейними обставинами.

Тест № 15. Оберіть правильну відповідь.

Точна вказівка місця проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь – це:

1) адрес;

2) адреса;

3) адресат.

Тест № 16. Заява – це…

1. Документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

2. Документ, в якому особа висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських установ тощо.

3. Документ, адресований установі чи повноважній особі, в якому викладається певне прохання з його коротким обґрунтуванням.

Тест № 17. Проаналізуйте зразок заяви і оберіть варіанти допущених помилок.

1) прийменник від не вживається;

2) назва документа – з великої літери й без крапки;

3) чоловічі прізвища на -о відміняються;

4) неправильно оформлена шапка;

5) текст починається з абзацу;

6) не потрібно вживати додатки.

Директорові автобази №2

м. Полтави Корзуну М.П.

від Стеценко Олега Миколайовича

заява.

Прошу звільнити мене на місяць (з 30.01.12 до 30.02.12) працювати на дальніх рейсах у зв’язку з лікуванням у стаціонарі.

До заяви додаю:

1) довідку про стан здоров’я.

 

05.10.2012 р. підпис

Тест № 18. У складній заяві зазначається:

1) перелік документів, які додаються до заяви з метою підтвердження правомірності висловленого в ній прохання;

2) гриф обмеженого доступу до документа;

3) відмітка про засвідчення копій.