Тема 5.3.: Текстове оформлення довідково-інформаційних документів

ЗНАТИ нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів.

1. До довідково-інформаційних документів належать: анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка, огляд, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, прес-реліз, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, адреса, телефонограма (радіограма), факс.

 

2. Довідка

Це документ, який засвідчує факти біографії або діяль­ності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої ус­танови.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необ­хідність

довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається
довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи службових осіб.

10. Печатка.

 

3. Доповідна записка

Це документ на ім'я керівника установи, в якому по­відомляється про певний факт, подію, подається звіт про ви­конання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада,.прізвище та ініціали особи, яка подає записку
(може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

 

Пояснювальна записка

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частиш іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, ак­туальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, неви­конання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках. — з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходять за межі устано­ви, оформляється на бланку або стандартному аркуші із за­значенням таких реквізитів:

1. Адресата:

2. Назви виду документа.

3. Коду.

4. Прізвища (адреси) адресанта.

5. Заголовка.

6. Тексту.

7. Дати складання.

8. Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформ­ляють на бланку і реєструють.

 

4. Запрошення

Це документ, який адресується конкретній особі і містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і фор­муляром запрошення подібне до службового листа та оголо­шення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

3. Текст, в якому вказуються:

— дата й час події;

— місце;

— порядок денний, тематика події;

— прізвища доповідачів з кожного питання;

— прізвище й телефон відповідальної особи;

— маршрут проїзду.

4. Підпис.

5. Печатка (при потребі).

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.

 

5. Звіт

Це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Ста­тистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготов­лених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

— вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед
установою за звітний період);

— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної
за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного під­розділу, печатка, штамп установи не ставляться.

 

6. Лист

Це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встанов­лення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють
на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чис­тому аркуші паперу.

Основні реквізити листа:

1. Штамп (повна назва установи — автора листа).

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи-адресата.

4. Текст, що складається з двох частин:

— опис фактів або подій, які послугували підставою для
написання листа;

— висновки та пропозиції.
Відмітка про наявність додатка.

5. Підпис керівника організації.

6. Печатка.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід за­своїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил.

 

7. Оголошення

Це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:

— оголошення про майбутню подію;

— оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, який містить:

— дату;

— місце;

— організатора;

— зміст (порядок денний) події:

— коло осіб, які запрошуються на подію;

— умови входу (платний чи вільний).

3. Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо треба.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст.

4. Адреса автора оголошення.

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа ("Оголошення") розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: "Найму", "Продам", "Потрібні", "Робота за кордоном" тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

Текст оголошень обох видів може бути різним за обся­гом: від максимально стислого до розгорнутого, який набли­жається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближа­ються до реклами за стилем викладу: в них використовують­ся риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення і т. ін.

8. Протокол

Це документ, в якому фіксуються хід і результати роботи нарад засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в ре­зультаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначені

особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени

комісій.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список скла­дається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що роз­глядаються. Основний текст протоколу поділяється розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

— слухали;

— виступили;

— ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу

вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (якщо потрібно).

6. Текст.

7. Підписи голови й секретаря.

 

Витяг з протоколу

Це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам чи підприєм­ствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Номер протоколу.

4. Дата протоколу.

5. Текст витягу.

6. Дата видачі витягу.

7. Підпис секретаря або голови засідання.

8. Печатка.

 

9. Телеграма

Це документ, який передається телеграфом, має граничне стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить словесну та цифрову інформацію. Телеграма пишеться без абзаців, переносів, розрізнення ве­ликих та малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді — без службових слів.

Телеграма оформляється на бланку і заповнюється двома особами:

— відправником (він складає текст, вказує адресу при­значення та відправлення телеграми, її категорію — звичай­на чи термінова, серію художнього бланка — за бажанням);

— працівником відділення зв'язку (фіксує дату і час при­йому, кількість слів, визначає вартість телеграми згідно з та­рифом).

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

Реквізити:

1. Герб.

2. Назва міністерства.

3. Назва виду документа,

4. Номер.

5. Адресат.

6. Текст.

7. Адресант.

 

Адреса

Адреса — це точна вказівка місця проживання чи пере­бування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою.

Правила, встановлені Міністерством зв'язку, забезпечу­ють якнайшвидше пересилання, зберігання і доставку пош­тових відправлень. Основні з цих правил повинен знати кожний громадянин.

На всіх відправленнях у межах України пишеться:

1. Прізвище, ім'я та по батькові адресата або назва організації (у давальному відмінку).

2. Назва вулиці, номер будинку і квартири.

3. Назва населеного пункту, міста.

4. Назва району.

5. Назва області.

6. П'ятизначний індекс, присвоєний кожному відділенню зв'язку.

Цей індекс призначений для машинного сортування кореспонденції.

Над адресою зазначається вид і спосіб пересилки:

1) рекомендована бандероль;

2) з повідомленням про вручення;

3) з доставкою додому;

4) цінний на... грн.;

5) вручити особисто;

6) до запитання.

Зворотна адреса теж пишеться повністю. Прізвище відправника кореспонденції пишеться в називному відмінку. Від правильного написання адреси залежить оперативність працівників підприємства зв'язку під час відправлення ко­респонденції адресату.

 

Тема 5.3.: Текстове оформлення довідково-інформаційних документів. Ділове листування. Етикет ділового листування

ЗНАТИ нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів.

 

Залежно від призначення листа й від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним.

Службові листи з нескладних питань можуть містити лише основну частину. Наприклад:

Просимо надати актову залу для проведення загальних зборів власників садово-городніх ділянок товариства “Троянда”.

Службові листи надсилають, щоб спонукати адресата до дії, роз’яснити щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладу й змістовності.

Для більшості листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати листи можна такими зверненнями:

“Шановний Іване Васильовичу!”

“Пане Сметанін!”

“Шановний пане Андрійчук!”

“Шановні панове!” (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами: “У зв’язку з..”, “Як відомо..”, “Прошу..”, “Ймовірно..” та ін.

Перевагу віддають кутовому розташуванню реквізитів.

 

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант рекламує свої вироби чи послуги. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони мають детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Адресують конкретним особам. Починати листи можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь..”, “Запрошуємо Вас..”, “Щиро запрошуємо Вас..”, “Ми раді запросити Вас”. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, терміни їх проведення. Наприклад:
Просимо Вас взяти участь у нараді директорів підприємств агропромислового комплексу Вінницької області з питання переведення підприємств Іллінецького району на госпрозрахунок.

Нарада відбудеться 27 вересня 2000 року в конференц залі обласної ради профспілок за адресою: вул. М.Трублаїні, 123, м.Вінниця, 09570.

Реєстрація учасників – з 9.30.

Початок роботи о 10.00.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг таких листів невеликий. Супровідні листи надсилають, коли необхідно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо..”, “Відправляємо..”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси й лати документів, що направляються. Наприклад:

Додаємо акт обстеження житлово-побутових умов громадянки Артеменко Світлани Василівни.

Додаток: на 3 арк. В 1 прим.

Листи-повідомлення - це листи, в яких стверджується якийсь факт.

Повідомляємо, що для будівництва нового корпусу історичного факультету Вам виділено 1 250 900 (один мільйон двісті п’ятдесят тисяч дев’ятсот) гривень, у тому числі на придбання необхідного обладнання – 200 000 (двісті тисяч) гривень.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання грошових переказів.

Підтверджуємо свою згоду на пайову участь у будівництві готельного комплексу “Свята Софія”, що здійснюватиметься в період з 01.07.2000 по 01.12.2001 в м.Києві на вул.Андріївській.

Листи-нагадування – це листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань і необхідність вжити відповідних заходів. Тексти можуть складатися з одного-двох речень.

Нагадуємо, що строк здачі першої черги будівництва закінчується 27.12.2000.

Просимо терміново повідомити про хід виконання робіт.

Гарантійні листи – це такі листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги, надання робочого місця. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Просимо відпустити за безготівковим розрахунком 26 (двадцять шість) телевізорів “Електрон 51 ТК-610”, 31 (тридцять один) відеомагнітофон “Panasonic NV-HS950EE”.

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №000126789 у Печерському відділенні банку “Берізка” м.Києва, МФО 322900.

Ініціативні листи спонукають адресата дати відповідь адресантові.

Під час проведення виробничої практики з автослюсарної справи виявилося, що працювати в майстернях інституту неможливо, оскільки температура у приміщенні становить +4. Опалювання припинено з розпорядження представника районної комунальної служби через несплату інститутом комунальних послуг.

Станом на 15.12.99 на розрахунковому рахунку інституту грошей немає.

Просимо сприяти подачі теплоенергії до майстерень, щоб можна було продовжити проведення виробничої практики.

Листи-відповіді можуть включати декілька питань.

Повідомляємо, що документи Дашківської МТС Іллінецького району Вінницької області за 1948-1950 рр. До архіву на зберігання не надходили, у зв’язку з чим підтвердити Ваш трудовий стаж за вказані роки не можемо.

Декілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

- Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою;

- Пишіть коротко і просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

- Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Основну увагу – найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

- Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

- Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти. Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

 

Ø Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення;

• листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя». Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.