Основні вимоги до складання та оформлення управлінських документів

Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика. Основні види ОРД. Змістова складова організаційно-розпорядчих документів (ОРД). Державний класифікатор управлінської документації ДК 010–98: структура, зміст практичне значення. Відображення на сфері документування докорінного реформування виробничих відносин.

 

Контроль за виконанням документів

Завдання і порядок контролю за виконанням документів Строки виконання документів. Постановка документів (доручень) на контроль. Формування картотеки контрольованих документів. Перевірка своєчасного доведення документів до виконавців. Попередні перевірки і регулювання ходу виконання. Облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень). Інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень). Повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів. Зняття документів з контролю. Формування картотеки виконаних документів.

 

Історичні передумови формування сучасного діловодства

Документ у сфері управління. Вплив державного устрою у різні історичні періоди на систему державного діловодства. Уніфікація та стандартизація у діловодстві. Створення і діяльність галузевого інституту. Тенденції розвитку діловодства в 70–80-ті рр. ХХ століття.

Організація сучасного діловодства

Автоматизація діловодних процесів. Комп’ютерізація документообігу. Вимоги ДСТУ 4163–2003 до документів, виготовлених за допомогою комп’ютерної техніки. Законодавство, що регламентує роботу з електронними документами. Визначення електронного документа, електронного документообігу.

 

Принципи організації діловодства та регулювання інформаційних відносин в Україні

Закон України „Про інформацію”. Загальні (демократичного централізму, економічності, законності) та спеціальні (уніфікації, оперативності, централізації) принципи організації діловодства в Україні. Основними принципами інформаційних відносин є: гарантованість права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свобода її обміну; об’єктивність, вірогідність інформації; повнота і точність інформації; законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації. Суб’єкти інформаційних відносин. Об’єкти інформаційних відносин. Інформаційна діяльність. Основні види інформаційної діяльності. Основні галузі інформації. Основні види інформації. Режим доступу до інформації. Вільний доступ громадян до інформації, яка стосується їх особисто, крім випадків, передбачених законами України.

Організація роботи офіс-менеджера

Із історії професії. Посадова інструкція офіс-менеджера. Вимоги до менеджера у забезпеченні ефективної роботи офісу. Організація робочого місця. Планування робочого часу. Контроль за виконанням доручень і завдань керівництва. Координація роботи офісу.

 

Сутність та види офісів

Офіс. Офіс-менджмент. Офісний простір. Фронт-офіс. Бек-офіс. Кабінетно-коридорна система організації офісу. Класифікація офісів.

 

Спілкування по телефону

Підготовка розмови по телефону, зміст розмови, вхідні та вихідні телефонні дзвінки. Психологічні аспекти телефонного спілкування. “Проблемні” абоненти та спілкування з ними. Фіксування отриманої інформації.

 

Управління бізнес-комунікаціями в офісі

Природа і бар’єри комунікаційного процесу. Особисті та психологічні якості гарного комунікатора. Ділові розмови по телефону. Підготовка та проведення презентацій.

 

Електронний офіс

Работа в Windows. Текстовий редактор Word. Электронні таблиці Excel. Інтернет та електронна пошта. Віртуальний офіс.

 

Професійна етика і поведінка співробітників офісу

Етика ділових взаємин у трудовому колективі. Стилі поведінки у конфліктних ситуаціях. Етикет проведення офіційних прийомів.

 

Організація роботи сучасного офісу

Організація роботи приймальної (канцелярії, підрозділу). Загальні положення роботи з документами. Сутність оформлення документів. Види бланків документів. Основні вимоги до складання та оформлення документів. Схеми документообігу різних категорій документів.

 

ДЖЕРЕЛА ТА ЛІТЕРАТУРА

 

1. Про внесення змін до Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”: Закон України від 13 грудня 2001 р. // Відомості ВР України. – 2002. – № 11. – Ст. 81.

2. Про електронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003 р. № 852–IV // Відом. Верхов. Ради України. – 2003. – № 36. – Ст. 276.

3. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 р. № 851–IV // Відом. Верхов. Ради України. – 2003. – № 36. – Ст. 275.

4. Про інформацію: Закон України від 2 жовтня 1992 р. № 2657-ХІІ // Голос України. – 1992. – 13 листоп.

5. Про музеї та музейну справу: Закон України від 29 червня 1995 р. // Відомості ВР України. – 1995. – № 25. – Ст. 191.

6. Про науково-технічну інформацію: Закон України від 25 червня 1993 р. № 3322-XII // Голос України. – 1993. – 23 лип.

7. Про Національний архівний фонд і архівні установи: Закон України // Відомості ВР України. – 2002. – № 11. – Ст. 81.

8. Про стандартизацію: Закон України від 17 травня 2001 р. № 2408-III // Відом. Верховної Ради України. – 2001. – № 31. – Ст. 145.

9. Про створення в м. Києві Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства: постанова Кабінету Міністрів України від 16 травня 1994 р. № 311 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: URL: http://zakon1.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi. – Назва з екрану.

10. Положення про ведення Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД): нормативний документ / Держкомстат України. – К., 1997. – 10 с.

11. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843–99. – Чин. від 2000–07–01. – К.: Держстандарт, 2000. – 8 с.

12. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844–99. – Чин. від 2000–07–01. – К.: Держстандарт, 2000. – 10 с.

13. Державна уніфікована система документації; Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163–2003 / розробники: С. Кулешов (кер. розробки), Л. Кузнєцова, Н. Гончарова [та ін.]. – Чин. від 01.09.2003. – Офіц. вид. – К.: Держспоживстандарт України, 2003. – ІІІ, 22 с. – (Національний стандарт України).

14. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010–98 / С.М. Бугай (розроб.). – Вид. офіц. – К.: Держстандарт України, 1999. – 53 с. – (Державний класифікатор України).

15. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с. – (Національний стандарт України).

16. Загальний міжнародний стандарт архівного описування: ISAD(G). – К., 2001. – 47 с.

17. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 2: Настанови (ISO / TR 15489–2:2001, MOD): ДСТУ 4423–2:2005. – К.: Держспоживстандарт України, 2007. – 44 с. – (Національний стандарт України).

18. Правила описування архівних документів: ДСТУ 4331:2004. – К., 2005. – 16 с.

19. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій / Держкомархів України. – К., 2001. – 87 с.

20. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів / Держкомархів України, УНДІАСД; уклад.: С. Г. Кулешов, Л. В. Кузнєцова, О. М. Загорецька [та ін.]. – К., 2004. – 62 с.

21. Основні положення організації науково-дослідної та методичної роботи в державних архівних установах України. – К., 2001. – 51 с.

22. Основні правила роботи державних архівів України (Схвалено колегією Держкомархіву України 03.02.2004, протокол № 2). – К., 2004. – 227 с., додатки.

23. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В.Н. Автократов. – М.: РГГУ, 2001. – 396 с.

24. Арістова І.В. Державна інформаційна політика: організаційно-правові асспекти / І.В. Арістова. – Х.: УВС, 2000. – 368 с.

25. Архівні установи України: довідник. – К., 2000. – 260 с.

26. Архівознавство: підруч. для студ. вузів України / редкол. Я.С. Калакура (гол. ред.) та ін. – К., 2002. – 344 с.

27. Асеев Г.Г. Электронный документооборот / Г.Г. Асеев. – Х.: ХГАК, 2001. – 556 с.

28. Бездрабко В.В. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток / В.В. Бездрабко. – К.: Четверта хвиля, 2009. – 720 с.

29. Бездрабко В.В. Історія науки про документ, або Відкриття відомого / Валентина Бездрабко. – К.: Четверта хвиля, 2011. – 295 с.

30. Бездрабко В.В. Управлінське документознавство: навч. посіб. / В.В. Бездрабко. – Вид. 2-е зі змінами і допов. – К.: Четверта хвиля, 2006. – 208 с.

31. Беспянська Г.В. Діловодство: навч. посіб. / Г.В. Безпянська. – К.: вид-во „Ун-т „Україна”, 2005. – 418 с.

32. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: навч. посіб. для дистанційного навчання / за наук. ред. В.В. Бездрабко. – К.: Ун-т „Україна”, 2006. – 244 с.

33. Буканов Ф.Ф. Документоведение. Конфиденциальное делопроизводство / Ф.Ф. Буконов. – Самара: СГТУ, 2003. – 256 c.

34. Генеральна схема класифікації документної інформації. – К., 2006.

35. Державний архів Херсонської області. – К., 2003. – 737 с.

36. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посіб. для учнів проф.-техн. закладів освіти / А.Н Діденко. – 8-те вид. – К.: Либідь, 2010. – 482 с.

37. Документоведение: учеб.-метод. пособие / Е.А. Плешкевич. – Саратов: ПАГС, 2004. – 72 с.

38. Зиновьева Н.Б. Документоведение / Н.Б. Зиновьева. – М., 2001. – 344 с.

39. Ковальченко И.Д. Методы исторического исследования / И.Д. Ковальченко. – М.: Наука, 1987. – 440 с.

40. Кулешов С.Г. Загальне документознавство: навч. посіб.// С.Г. Кулешов. – К.: Знання, 2012. – 124 с.

41. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / С.Г. Кулешов. – К., 2000. – 162 с.

42. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство / С.Г. Кулешов. – К., 2003. – 57 с.

43. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління / С.П. Кулицький. – К.: МАУП, 2002. – 224 с.

44. Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. – К.: Знання, 2003. – 468 с.

45. Назаров Н.И. Документоведение / Н.И. Назаров. – Самара: СГТУ, 2002. – 80 с.

46. Нариси з історії архівної справи в Україні / за заг. ред. К. Климової, І. Матяш. – К.: Вид. Дім КМА, 2002. – 612 с.

47. Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів. Довідник. – К., 2002. – 167 с.

48. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа / Е.А. Плешкевич. – Саратов: Изд-во „Науч. книга”, 2005. – 242 с.

49. Сельченкова С. Експертиза цінності управлінських документів: історія, теорія, методика: методичний посібн. / С. Сельченкова, К. Селіверстова. – Київ, Рівне, 2011.

50. Швецова-Водка Г.М. Документознавство/ Г.М. Швецова-Водка. – К.: Знання, 2007. – 368 с.