Основні правила оформлення документів

1. Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.
2. Назва (вид) документа – обов’язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах
3. Індекс підприємства зв’язку і т.ін. оформлюється відповідно до поштових правил.
4. Дата – це обов’язковий реквізит усіх документів.
5. Місце складання або видання.
6. Адресат.
7. Підпис засвідчує законність документа. Підписує документ, як правило, керівник установи чи його заступник. Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи – голова та секретар колегіального органу. Підписується, як правило, перший примірник документа.
8. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердження.
9. Віза – це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.
10. Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами.

Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організації,

й розмножені примірники.

1. Резолюція – це напис службової особи на документі, що являє собою коротке

рішення з приводу викладених у цьому документі питань.

1. Заголовок до тексту.
2. Відмітка про наявність додатка.
3. Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов’язковий лише у вихідних документах і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).
4. Відмітка про виконання документа та скерування його до справи.
5. Відмітка про надходження.

Документи виконують офіційну. Ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей додаткового характеру.

Оформляють документи на папері, фотоплівці, дискеті.

Хоч кожна організація прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД).

Документи виготовляють на папері форматом А4 та А5. Для зручності з обох боків сторін залишають вільні поля.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Розрізняють два види формулярів – з поздовжнім та кутовим розміщенням реквізитів.

Для документів з високим рівнем стандартизації виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр – це модель побудови однотипних документів.

 

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи класифікують за такими ознаками:

- спосіб фіксації інформації;

- зміст;

- назва;

- вид;

- складність;

- місце складання;

- термін виконання;

- походження;

- гласність;

- юридична сила;

- стадія виготовлення;

- термін зберігання.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

1) письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

2) графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

3) фото- і кінодокументи – такі, що створені способом фотографування й кінематографії. Це кіноплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

4) фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи записування й відтворюють звукову інформацію (записи під час засідань, зборів).

За змістом документи поділяють на:

1) організаційно-розпорядчі;

2) фінансово-розрахункові;

3) постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Їх можна поділити на такі групи:

- організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, відгуки, плани роботи, телеграми, звіти, доповіді, службові листи);

- з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики);

- особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення).

За назвою розрізняють: накази, положення, інструкції, правила, звіти, плани, службові листи, заяви, ордери, акти, протоколи тощо.

За видами документи поділяють на:

- типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов’язковий характер;

- трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту друкується, а для змінної інформації залишають вільні місця. Такі документи найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

- індивідуальні, які створюються кожного разу заново. Це доповідні, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

- прості, що містять інформацію з одного питання;

- складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

За місцем складання розрізняють такі документи6

- внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства і не виходять за його межі;

- зовнішні, тобто вхідна й вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

- термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, керівником, відповідним правовим актом, а також документи з позначкою “Терміново”;

- нетермінові, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства.

За походженням документи поділяють на:

- службові, що стосуються діяльності підприємства;

- офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб (скарги, заяви).

За гласністю документи бувають:

- звичайні;

- для службового користування;

- таємні;

- конфіденційні.

За юридичною силою документи поділяють на:

- справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Справжні документи бувають чинні або нечинні;

- фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють:

- оригінали – перші або єдині примірники офіційних документів;

- копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: 1) відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); 2) витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); 3) дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

- документи постійного зберігання;

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи тимчасового зберігання (до 10 років).

Текст складається з таких елементів:

1) вступ (зазначається привід, що призвів до написання документа);

2) доказ (викладається суть питання, що супроводжується цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти, інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається тільки з закінчення називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним.

Залежно від змісту застосовується прямий і зворотний порядок розташування елементів.

 

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила…

Коледж прохає…

Ректорат клопочеться…

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні та пояснювальні записки, накази.

Назва діючої особи може вживатися в Д.в.

Офісу потрібні менеджери…

“Промінвестбанку” потрібні юристконсультанти…

3. Не вживати образних висловів та емоційно забарвлених слів, синонімів.

4. Уживати стійкі словосполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, потрібний для.

5. Вживати синонімічні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що…

Нагадуємо Вам, що…

Підтверджуємо з вдячністю…

У порядку надання матеріальної допомоги…

У порядку обміну досвідом…

У зв’язку з вказівкою…

Відповідно до попередньої домовленості …

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи…

Беручи до уваги…

Розглянувши…

Вважаючи…

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови, зрозумілі для широкого кола читачів.

8. Уживати прямий порядок слів у реченні.

9. Щоб уникнути гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції.

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує …

10. Уживати інфінітивні конструкції:

Створено комісію…

Відкликати працівника…

11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції, форми наказового способу:

Наказую…

Пропоную…

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова, абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., напр., канд.філ.наук

13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний, високоповажний, вельмишановний, високоповажний…

14. Якщо важливим є дотримання певної наступності чи черговості подій чи явищ, це досягається за допомогою слів спочатку, водночас, потім.

15. Якщо необхідно підкреслити мету, це досягається за допомогою слів тому, тому що, для цього, з цією метою…

16. Для позначення результативності вживаються слова типу таким чином, у результаті, отже, тощо..

Тема 5.2.: Укладання документів щодо особового складу

ЗНАТИ особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів.

 

План

1.Документи щодо особового складу.

2. Основні документи щодо особового складу.

До документів щодо особового складу відносяться:

- автобіографія;

- резюме;

- заява;

- пропозиція;

- скарга;

- характеристика;

- трудова книжка;

- особливий листок з обліку кадрів.

 

1. Автобіографія

Це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому визначається:

- прізвище, ім’я, по батькові;

- дата народження;

- місце народження;

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

- відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад)

- короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)

3. Дата написання.

4. Підпис.

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

Автобіографія

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1970 року в м. Києві.

У1977 році пішов у перший клас середньої школи № 185 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.

У 1987 році вступив на фізико-математичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.

У 1992 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Математика та інформатика». Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію вчителя математики та інформатики. З вересня 1992 року працюю вчителем у середній школі № 199 м. Києва.

Склад сім’ї:

дружина — Шевченко Ольга Іванівна, вчителька української мови та літератури середньої школи № 106 м. Києва;

дочка — Шевченко Олеся Василівна, 1989 року народження.

18 листопада 1995 р. Підпис

 

2. Резюме

Це документ, у якому коротко викладаються особисті, осітні та професійні відомості про особу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить таку інформацію:

- домашня адреса, телефон (факс);

- прізвище, ім’я, по батькові;

- мета, з якою написано документ;

- особисті дані (дата народження; сімейний стан; національність (якщо потрібно));

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі));

- відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

- відомості про публікації (якщо потрібно);

- інша інформація на вимогу роботодавця.

3. Дата (при потребі).

4. Підпис (при потребі).

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти зарошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

адреса

Телефон, факс, електронна адреса

Сергій Алексєєв

Мета	Заміщення посади директора збутового відділу
Досвід роботи	1990-1994 ТзОВ «Черевичок» Москва Керівник планового відділу § Введено нову систему планування. § Збільшено обсяги продажів на 13%. § Зменшено витрати виробництва на 23%.
	1985-1990 ТзОВ «Черевичок» Москва Заступник керівника планового відділу § Збільшено обсяги продажів на 7%. § Організовано єдину комп'ютерну мережу. § Введені в дію 4 філії підприємства.
	1980-1984 Трикотажна фабрика № 3 Москва Старший економіст § Уведено нову систему розрахунків з торгівлею. § Поліпшено зв'язок з постачальниками. § Стажування на головному підприємстві.
	1975-1980 Трикотажна фабрика № 3 Москва Економіст § Зростання продажів на 40%. § Три роки підряд визнавався кращим співробітником підприємства. § На відмінно закінчив курси підвищення кваліфікації.
Освіта	1971-1975 Інститут легкої промисловості Москва § Факультет: Економіка легкої промисловості. § Спеціальність: Економіст.
Захоплення	Комп'ютери, автомобілі, теніс, читання.

 

 

3. Заява

Це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Заява власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

 

З р а з о к:

Ректорові Національного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова академіку АПН проф. Шкілю М.І.

Котловської Ірини Михайлівни

 

Заява

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на українське відділення філологічного факультету.

У 1995 році закінчила 11 класів зош № 25 м.Києва.

Додаток:

1. Атестат про загальну освіту.

2. Автобіографія.

3. Медична довідка.

4. Довідка з місця роботи.

5. Довідка з місця проживання.

6. Дві фотокартки.

 

10 липня 1996 р. Підпис

 

4. Характеристика

Це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо треба – місце проживання).

3. Текст, який місить такі відомоті:

- трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

- ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

- висновки;

- призначення характеристики (при потребі).

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).

6. Печатка.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

 

 

Характеристика

Ткаченко Антоніми Андріївни, студентки музично-педагогічного факультету, 1974 року народження, освіта вища незакінчена.

Ткаченко А. А. вчиться на V курсі музично-педагогічного факультету Національного педагогічного університету імені М.Драгоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання в університеті Ткаченко підготувала й провела відкриті уроки, організувала концерти для інвалідів-«афгащів». З першого курсу працює над темою дипломної роботи, виступала на звітній науковій конференції студентів.

Ткаченко А. А. виконує громадські доручення, успішно працює старостою 57 ої групи. Вимоглива до себе, вона користується повагою серед товаришів і викладачів факультету.

Характеристика видана для...

Декан музично-педагогічного факультету (підпис) С.А. Коваленко

 

Заява – це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.

Заяви бувають прості й умотивовані.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства.

У заяві мають бути такі реквізити:

- адресат;

- відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові, вказані повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

- назва виду документа (заява);

- текст;

- перелік додатків (копій документів);

- дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-цифровим способом);

- підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша, кожна частина пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках.

У заяві не прийнято вживати прийменник “від”, а також архаїзми та канцеляризми (“вельми переконливо”, “прошу не відмовити” й т.п.).

Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керівникові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище й ініціали керівника в секретаря, їм доцільно мати зразок заяви з цими відомостями.

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють від руки на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище, ініціали, а домашню адресу не вказує.

У тексті заяви про надання чергової відпустки обов’язково зазначають дату початку відпустки.

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію.

Заява про звільнення за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду.

У заявах про надання навчальної відпустки має бути посилання на довідку-виклик із місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити не можливо.

Автобіографія – це опис власного життя.

Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи й реквізити в ній мають бути обов’язково. Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи навчання. Всі відомості про себе викладають в розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності.

Є такі види автобіографій: автобіографія-розповідь, котру складають в описовій формі; автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводяться такі відомості:

- назва виду документа (автобіографія);

- прізвище, ім’я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни);

- число, місяць, рік народження;

- місце народження;

- соціальне походження;

- відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові теперішні та колишні; дати народження (смерті), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють);

- освіта й спеціальність за дипломом;

- трудова діяльність;

- останнє місце роботи (місце навчання), посада;

- нагороди й заохочення;

- участь у громадському житті;

- родинний стан і склад сім’ї;

- паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання (ліворуч) і підписуються (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

Характеристика – це документ, в якому дається оцінка моральних та ділових якостей особи – працівника.

Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. Її видає адміністрація підприємства своєму працівникові. Характеристики подаються при вступі до закладу освіти (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди.

ЕЛЕМЕНТИ ХАРАКТЕРИСТИКИ:

- назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

- текст (можна поділити на чотири частини. В п е р ш і й частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи в родовому відмінку, далі – посаду, вчений ступінь, звання, рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру. В д р у г і й наводять відомості про трудову діяльність особи; спеціальність; посаду, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності. Для учнів зазначають, з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В т р е т і й дають оцінку ділових і моральних якостей особи – її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь в громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Наводять відомості про урядові нагороди, заохочення. В ч е т в е р т і й роблять висновки, а також зазначають, куди подається характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, котрий звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі);

- підпис (як правило, підписуються керівник підприємства, керівник структурного підрозділу);

- відбиток печатки.

Нижче підпису проставляють дату підписання. Завірену характеристику видають працівникові на руки або відсилають до установи, що її запитувала.

 

Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів.

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі потреби – інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він утрачає юридичну силу, і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: його мають керівники, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень та компетенції.

Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або не закінчиться термін дії, визначений у самому тексті. Скасувати наказ може тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними та індивідуальними. Наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним. Бо стосується всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

За призначенням накази поділяють на два види: накази з питань основної діяльності, накази по особовому складу.

Накази з питань основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства чи підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи. Які надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з питань основної діяльності оформляють на загальних бланках. Перевагу віддають поздовжньому розташуванню реквізитів.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ПИТАНЬ ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:

10 – назва виду документа (НАКАЗ)

11 – дата підписання

12 – індекс (проставляють у день підписання)

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

20 – позначка про контроль

21 – текст

23 – підпис

24 – гриф погодження (оформляють у разі потреби)

25 – візи (оформляють у разі потреби)

26 – відбиток печатки (у разі потреби)

28 – позначка про виконавця

Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої.

У констатувальній частині висвітлюються цілі й завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими буквами. Після цього слова ставлять двокрапку. Далі наводять заходи, дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх реалізацію, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділяти на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може розпочинатися зазначенням конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення виконавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації, прізвище й посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку про особу. Яка відповідає за виконання наказу в цілому, наприклад: “Контроль за виконанням наказу доручити головному інженерові Петренку С. М.”.

1. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, стягнення та інше.

Заголовки до тексту можуть бути такі: Про прийняття на роботу, Про переведення на іншу посаду, Про порушення, Про накладання дисциплінарного стягнення.

У текстах наказів по особовому складу констатувальної частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: “Призначити”, “Перевести”, “Надати”, “Оголосити подяку”. Ці слова друкують великими літерами. Після них ставлять двокрапку.

У наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім’я й по батькові – звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказі такого виду в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:

10 – назва виду документа

11 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

20 – позначка про контроль

21 – текст

- підстава (оформляють як реквізит 22)

23 – підпис

24 – гриф погодження (у разі потреби)

25 - візи (у разі потреби)

28 - позначка про виконавця (у разі потреби)

Завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу може служити направленням на переговори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачислення: на звороті проекту наказу він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, з яким окладом, тривалість випробного терміну.

Згода працівника з умовами праці, медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки фіксуються на звороті.

Підписаний наказ доводить до відома працівника під розпис.

Один примірник залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії.

Завдання

1. Продовжіть речення:

Наказ – це…

Накази щодо особового складу регламентують…

Кожен пункт наказу починається з …

Реквізити наказу такі:…

Наказ набуває чинності з моменту…

2. Прочитайте документ, відредагуйте, допишіть відсутні відомості.

Київська середня

школа №5

Наказ

Щодо особового складу

Прийняти на роботу вчителя історії Шутейко В.В. з 1 вересня 1997 року з тижневим навантаженням 16 годин, встановити заробітну плату 130 гривень.

 

Директор середньої школи №5 м.Києва К.Г. Білозуб

3. Перекладіть текст українською мовою.

Киевская фирма «Мрия»

Приказ

00.00.00 №10-л г.Киев

Принять на должность экономиста фирмы Артемьева Ефрема Афанасьевича с 15 января 1996г. с трехмесячным испытательным сроком, установив должностной оклад в размере 170 гривен.

Основание: заявление Артемьева Е.А. и согласие начальника планового отдела Шумова А.А.

 

Директор фирмы А.М.Бузукин