Зразки оформлення документів

ЗРАЗКИ ОФОРМЛЕННЯ документів

1.	Наказ.
2.	Доручення.
3.	Рапорт.
4.	Довідка.
5.	Доповідна записка.
6.	Пояснювальна записка.
7.	Службовий лист.
8.	Службова телеграма.
9.	Протокол.
10.	План.
11.	Звіт (інформація).
12.	Акт.
13.	Подання.
14.	Атестаційний лист.
15.	Припис.

 

 

Наказ

Наказ – основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, установи, організації на основі єдинона­чальності і який містить індивідуальні приписи або правові нор­ми з питань внутрішньоорганізаційної діяльності, адресовані підпорядкованим органам і працівникам.

Наказ має такі реквізити: зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим; назва Міністерства, організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа (Наказ); дата документа; місце складання або видання документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; текст документа; візи документа; підпис.

Як правило, текст наказу складається з двох частин: констатуючої і резолютивної.

У констатуючій частині викладають причини й обставини, що зумовили видання даного наказу, зазначають його мету і завдання, дають оцінку існуючого стану справ. Зазначена частина може починатися із слів „На виконання”, „З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Цю частину наказу викладають стисло, торкаючись лише тих питань, щодо яких будуть приписи в резолютивній частині. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Специфікою кадрових наказів є відсутність слова “НАКАЗУЮ”. Вони укладаються без констатуючої частини і починаються зі слів: “Призначити”, “Звільнити”, “Відрядити”.

­Основною в наказі є резолютивна частина, в якій викладають суть документа. Вона починається словом “НАКАЗУЮ” і ­містить конкретні приписи щодо виконання завдань: визначено заходи для виконання поставлених у наказі завдань, виконавців цих заходів, їх права і обов’язки, строки виконання, форми та методи роботи тощо.

Структура­ резолютивної частини залежить від обсягу і змісту наказу.­ У ній можуть міститися один-два приписи, але частіше ви­даються складні накази, які передбачають вирішення бага­тьох взаємопов'язаних питань. У таких випадках кожен припис оформлюють окремим пунктом. Якщо одній особі в наказі адресовано кілька приписів, їх об'єднують в один­ пункт, який може бути поділений на підпункти. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові особи), конкретні завдання і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено.

Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

До наказів не може включатися пункт „Наказ довести до відома… ”. Посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються в покажчику розсилки, який укладач готує разом з проектом наказу і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

На зворотному боці аркуша наказу оформляються внутрішні візи, де зазначаються назви посад і звання осіб, які візують цей наказ.

Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4. Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщується на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Першим реєстраційним індексом повинен бути індекс установи, яка є ініціатором підготовки наказу. Розпорядча частина починається із слова „НАКАЗУЄМО”. Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

Порядок підготовки наказів нормативно-правового змісту, які підлягають державній реєстрації в Мін’юсті, визначається законодавством.

Зазначені накази підписує Міністр внутрішніх справ або особа, яка тимчасово виконує його обов’язки. Зміни до таких наказів оформляються наказом такого самого виду, що й основний документ.

 

 

 

Зразок

 

МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ

 

НАКАЗ

 

 

21.03.2012 м. Київ № 224

Про проведення комплексних оперативно-профілактичних заходів під умовною назвою,,Батискаф”

З метою вжиття заходів щодо протидії наркотизації населення‚ установлення і перекриття каналів витоку підконтрольних речовин у незаконний обіг та виконання п. 1.4 додатка 9 Плану основних заходів МВС України на 2012 рік від 30.12.2011 № 35429

 

НАКАЗУЮ:

1. Начальникам головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим‚ областях, містах Києві та Севастополі, на залізницях:

1.1. Провести у два етапи оперативно-профілактичні заходи щодо документування осіб, які організували канали витоку підконтрольних речовин з підприємств, які виробляють або у своєму виробництві використовують наркотичні засоби, психотропні речовини і прекурсори, об’єктів аптечної мережі, лікувальних закладів, комерційних структур та місць ймовірної,,вуличної” торгівлі сильнодіючими або отруйними лікарськими засобами та прекурсорами під умовною назвою,,Батискаф”:

підготовчий - з 22 по 25 березня 2012 року;

практичний - з 26 березня по 13 квітня 2012 року.

1.2. Узагальнену інформацію про результати проведених заходів надати 19.04.2011 до 16.00 ДІАЗ МВС згідно з установленою формою звітності (додається) на електронну адресу: [e-mail].

2. ДІАЗ (Аршинов І.А.) забезпечити узагальнення отриманих даних та 23.04.2012 до 15.00 надати УБНОН МВС України інформацію про результати проведення операції в розрізі регіонів.

3. УБНОН (Демиденко О.М.) узагальнені результати до 30.04.2012 доповісти керівництву Міністерства.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

 

Перший заступник Міністра

Внутрішні візи

 

Начальник Головного штабу

генерал-майор міліції М.М. Петренко

 

Начальник ДКЗ

генерал-майор міліції В.О. Лазаренко

 

Начальник Управління

юридичного забезпечення В.Г. Сливенко

 

 

Літредактор

 

 

 

Доручення – організаційно-розпорядчийдокумент, що видається в межах компетенції Міністром, першим заступником чи заступниками Міністра, керівниками структурних підрозділів апарату Міністерства, органів та підрозділів внутрішніх справ на проведення разових заходів, оперативних завдань.

Доручення втрачає чинність з моменту виконання завдань та термінів, визначених у ньому.

Доручення має такі реквізити: зображення емблеми організації, якщо зареєстровано у встановленому порядку; назва міністерства, організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа (ДОРУЧЕННЯ); дата документа; місце укладення або видання документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; текст документа; візи документа; підпис.

Зразок

ДОРУЧЕННЯ

.06.2011 Київ№ _________

Про забезпечення охорони громадського

порядку під час заходів, пов’язаних з

проведенням футбольного матчу в

м. Полтава 5 липня 2011 року

 

 

5 липня 2011 року в м. Полтава на стадіоні „Ворскла” (площа Незалежності, 16) відбудеться матч на Суперкубок України з футболу між командами „Шахтар” (Донецьк) – „Динамо” (Київ).

З метою забезпечення громадського порядку та безпеки, недопущення вчинення вболівальниками правопорушень під час заходів, пов’язаних з проведенням зазначеного матчу,

 

ДОРУЧАЮ:

1. ДКР (Божко О.І.), ДОС (Сорокін М.І.), ГУБОЗ (Федоренко Е.В.), ДГБ (Клипа В.І.), начальникам ГУМВС, УМВС України в місті Києві, Донецькій та Полтавській областях:

1.1. У взаємодії з СБУ, іншими правоохоронними органами із залученням оперативних та інших можливостей забезпечити моніторинг стану оперативної обстановки в державі, насамперед у м. Києві, Донецькій та Полтавській областях, ужиття заходів реагування згідно із законодавством України. Налагодити та підтримувати обмін необхідною інформацією з цих питань з усіма підрозділами міліції.

1.2. Орієнтувати наявні джерела оперативної інформації на виявлення в підлітковому середовищі, серед проблемних уболівальників радикально налаштованих осіб і правопорушників, які виношують наміри вчинити групові порушення громадського порядку до, під час та після проведення футбольних матчів.

2. Термін дії доручення – на період підготовки та проведення заходу.

Контроль за виконанням доручення залишаю за собою.

 

 

Перший заступник Міністра

Рапорт

Рапорт (від фр. rapport – повідомляти) – письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру і висловленням у зв’язку з цим відповідного прохання.

Рапорт має такі реквізити: адресат; назва виду документа (Рапорт); текст документа; відмітка про наявність додатків, (якщо вони є); підпис, дата документа.

 

 

Зразок

Першому заступникові Міністра внутрішніх справ України генерал-лейтенанту міліції

Сергійчуку О.А.

 

 

Рапорт

 

 

На ім‘я керівника Служби Міністра внутрішніх справ України 16 травня 2011 року з Печерського районного суду м. Києва надійшли лист та копія скарги жительки м. Краматорська Донецької області Подсєкайло С.І., у якій вона стверджує про начебто допущені порушення законодавства працівниками міліції Краматорського міськвідділу.

У грудні 2011 року прокуратурою Донецької області на підставі заяв Подсєкайла О.В. і Подсєкайло С.І. було порушено кримінальну справу стосовно працівників міліції Краматорського міськвідділу Гриневича С.А. і Опішнянського С.В. за ознаками складу злочину, передбаченого п. 2 ст. 166 КК України (Перевищення влади або посадових повноважень).

У ході проведеного прокуратурою м. Слов¢янська слідства встановлено, що працівники міліції Гриневич С.А. і Опішнянський С.В., виконуючи постанову міського суду про адміністративний арешт Подсєкайла О.В., намагалися затримати його. Але сам Подсєкайло О.В. і його дружина Подсєкайло С.І. законним вимогам працівників міліції не підкорились та вчинили опір.

За результатами слідства прокуратура м. Слов¢янська дійшла висновку, що працівники міліції Гриневич С.А. і Опішнянський С.В. діяли в рамках Закону України “Про міліцію”, тому в лютому 2012 року справа стосовно них закрита за відсутністю в їх діях складу злочину.

Про ці обставини подружжя Подсєкайло повідомлялось міськпрокуратурою, Донецькою облпрокуратурою та Генеральною прокуратурою України.

Ураховуючи ці обставини, вважаю за необхідне:

- Головному слідчому управлінню разом з Управлінням юридичного забезпечення МВС підготувати відповідні інформацію та матеріали для Печерського районного суду м. Києва;

- доручити Управлінню юридичного забезпечення визначитися стосовно працівника, який буде захищати інтереси МВС у суді.

 

Начальник ГСУ МВС України

Довідка

Довідка – це:

1) безадресний документ, що містить опис (стислий чи розгорнутий) і підтвердження тих чи інших фактів і подій, у якому відсутні висновки. Довідка має такі реквізити: назва виду документа; заголовок до тексту документа; текст документа; підписи;дата документа.

2) документ, який одна організація, установа передає іншій і який підтверджує факти біографічного чи службового характеру. Для укладання таких довідок, як правило, використовують надруковані трафаретні бланки.

 

Зразок

ДОВІДКА

 

Про результати розгляду заяви гр. Покровського С.П.

 

Громадянин Покровський Степан Петрович, 1954 р.н., який проживає за адресою: вул. Віденська, буд. 14, кв. 55, м. Прилуки Чернігівської області, 24.11.2011 звернувся до Здолбунівського МРВ УМВС України в Рівненській області із заявою про викрадення особистих документів (технічного паспорта автомобіля, посвідчення водія і талона попереджень до нього).

Заяву зареєстровано в книзі обліку заяв і повідомлень про злочини і пригоди Здолбунівського МРВ УМВС України в Рівненській області за № 11654.

Старшим дізнавачем Здолбунівського МРВ УМВС України в Рівненській області капітаном міліції Сакалєм І.Р. за даним фактом у порушені кримінальної справи відмовлено на підставі п. 2 ст. 6 КПК України (постанова від 26.11.2011 № 38/1066).

 

 

Доповідна записка

Доповідна записка – це документ, адресований керівникові установи, яким останній інформується про невідомий йому факт, подію тощо, з обов’язковим внесенням пропозицій.

Доповідна записка має такі реквізити: адресат; назва виду документа; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис;дата документа;прізвище виконавця і номер його телефону.

Залежно від цільового призначення доповідна записка може бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру, внутрішньою (якщо вона адресована керівникові органу внутрішніх справ, у якому працює особа, що її готує, або керівникові підрозділу того ж органу внутрішніх справ) і зовнішньою (якщо її адресовано керівникові вищого органу).

Доповідну записку, укладену для направлення до вищого органу, підписує керівник, а внутрішню - її автор.

Текст доповідної записки має дві частини: у першій частині викладаються факти, які були причиною ­написання доповідної записки, а в другій – висновки, повідомлення про вжиті заходи і конкретні пропозиції.

 

 

Зразок

Заступникові Міністра

внутрішніх справ України

генерал-лейтенанту міліції

Єлагіну В.В.

Доповідна записка

 

 

Про результати вивчення стану боєздатності, матеріально - технічного забезпечення підрозділу міліції швидкого реагування "Беркут" ГУМВС України у Львівській області

На виконання рішення наради керівництва МВС України від 26.11.2011 працівниками ДГБ МВС вивчено стан бойової підготовки та матеріально-технічного забезпечення підрозділу МШР “Беркут” ГУМВС України у Львівській області.

Оперативно-службова діяльність підрозділу характеризується постійним залученням особового складу до охорони громадського порядку під час проведення масових заходів.

Перевіркою виявлено ряд недоліків у питаннях підготовки міліціонерів до служби та контролю за несенням ними служби. При проведенні інструктажів нарядів не в повній мірі відпрацьовуються завдання щодо вміння використовувати в типових екстремальних ситуаціях вогнепальну зброю, заходи фізичного впливу та спеціальні засоби.

Незадовільним залишається стан матеріально-технічного забезпечення, що безпосередньо впливає на стан боєздатності спецпідрозділу.

Ураховуючи вищевикладене, з метою покращання боєздатності та матеріально-технічного забезпечення спецпідрозділу, а також для своєчасного реагування на можливе ускладнення оперативної обстановки в західному регіоні держави пропонується:

1. ДГБ (Грищенко В.П.) підготувати наказ про створення робочої групи для вивчення питання щодо доцільності функціонування на базі батальйону швидкого реагування “Беркут” ГУМВС України у Львівській області міжрегіонального підрозділу.

2. Начальникові ГУМВС України у Львівській області Волкову М.Ф. опрацювати питання щодо збільшення штатної чисельності спецпідрозділу та покращання його матеріально-технічного забезпечення.

Начальник ДГБ МВС

генерал-майор міліції (підпис) В.П. Грищенко

12.12.2003

 

Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – це:

1) документ особистого характеру, у якому автор пояснює свої певні дії, факти, вчинки (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи чи доручення тощо);

2) документ, який пояснює зміст окремих положень основного документа (наприклад, плану, звіту тощо).

Пояснювальна записка має такі реквізити: адресат; назва виду документа; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис;дата документа;прізвище виконавця і номер його телефону.

 

Зразок

Заступникові начальника

Святошинського РУ

ГУМВС України в місті Києві

майору міліції

Шкобі В.І.

 

 

Пояснювальна записка

 

 

Про невихід на роботу

Відповідно до Вашого наказу від 25.06.2003 № 358 я знаходився у відпустці, яку проводив у м. Бережанах. Через аварію на залізничній станції Тернопіль не зміг вчасно повернутися з відпустки, унаслідок чого 20.08.2011 не з’явився на роботу.

 

 

Додаток: довідка.

 

 

Старший оперуповноважений

капітан міліції (підпис) П.А. Гижко

 

21.08.2011

 

Службовий лист

Лист – це узагальнена назва різних за змістом службових документів, що є засобом спілкування між установами, організаціями, приватними особами, повідомлення й оповіщення про що-небудь.

Службовий лист має такі реквізити: зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим або зображення емблеми організації, якщо вона зареєстрована у встановленому порядку; назва Міністерства, організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; дата документа; місце укладання або видання документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; текст документа; підпис, відбиток печатки органу, якщо це необхідно; прізвище виконавця і номер його телефону.

Текст листа має дві логічно пов'язані між собою частини: у першій подано опис фактів або подій, які були підставою для написання листа, а в другій викладено висновки, пропозиції, прохання, рішення, що випливають з його змісту. Навіть якщо зміст листа складається з однієї фрази, її побудова також повинна відповідати цьому принципу.

Службове листування для підкреслення громадського характеру листа ведеться від імені органу внутріш­ніх справ, а не від імені посадової особи, яка його підписала (наприклад: “Просимо надіслати нам”, “Надсилаємо Вам” тощо).

 

Зразок

Начальникові Департаменту

громадської безпеки

МВС

генерал-майору міліції

Тимченку І.П.

 

 

Шановний Іване Петровичу!

 

 

Згідно з Положенням про Департамент громадської безпеки, затвердженим наказом МВС від ______________ 2010 року № ______, Департамент має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, печатку для господарських документів і відповідні штампи.

Ураховуючи те, що в системі МВС відсутні підприємства, які б якісно виготовляли печатки, просимо Вас видати дозвіл на виготовлення печаток та штампів згідно з ескізом.

Виготовляються вперше.

 

 

Додаток: ескіз печаток та штампів ДГБ МВС України на 1 арк. в 1 прим.

 

 

З повагою

Начальник УДЗР МВС

полковник міліції (підпис) О.О. Клепаков

 

 

Тютюнник 256 30 15

Службова телеграма

Телеграма – це узагальнена назва різних за складом службових документів, переданих телеграфом. Службову телеграму як коротке повідомлення використовують замість службового листа у стосунках з адресатами в разі появи питань, які вимагають термінового розв’язання.

Службова телеграма має такі реквізити: назва виду документа; текст документа; підпис,дата документа; реєстраційний індекс документа, прізвище виконавця і номер його телефону.

Текст телеграми пишуть суцільним текстом, великими літерами, без абзаців і переносів, а цифрові дані - словами. У верхньому лівому кутку проставляють категорію телеграми (“Ракета”, “Термінова”, “Проста”) і спосіб передачі (передати по “СТ”, електронною поштою, як криптограму). Наприкінці телеграми вказують її номер.

Службову телеграму пишуть на чистих аркушах паперу в одному примірнику. Її підписує керівник органу або посадова особа, що його заміщає, після чого направляє для передачі засобами телеграфного зв'язку.

 

 

Зразок

СЛУЖБОВА ТЕЛЕГРАМА

 

ТЕРМІНОВА ПЕРЕДАТИ СТ

НАЧАЛЬНИКАМ ГУМВС УМВС УКРАЇНИ АВТОНОМНІЙ РЕСПУБЛІЦІ КРИМ ОБЛАСТЯХ МІСТАХ КИЄВІ СЕВАСТОПОЛІ ТРАНСПОРТІ

 

прошу прибути мвс адресою богомольця десять дев’ятій годині шостого листопада ЦЬОГО року участі розширеніЙ НАРАДІ СТРОКОМ ДВІ ДОБИ форма одягу повсякденна бути готовими звіту СТАН ВИКОНАННЯ УКАЗУ ПРЕЗИДЕНТА УКРАЇНИ НОМЕР СІМСОТ ДВІ ТИСЯЧІ ОДИНАДЦЯТОГО РОКУ

ШЕВЧУК

№ 11235/См

 

Заступник Міністра

Внутрішніх справ України

генерал-майор міліції (підпис) О.П. Шевчук

 

04.11.2003

 

ПЕТРЕНКО 290 12 32

Протокол

Протокол (гр. protokollon, від protos – перший і kollao – приклеюю) – це:

1) документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, судовому процесі, конференціях колегіальних органів;

2) документ, який засвідчує певний факт, подію і т. ін.;

3) писемна угода між державами; одна з назв міжнародного договору.

Протокол має такі реквізити: за потреби; назва виду документа(Протокол); дата документа; місце складання або видання документа; реєстраційний індекс документа; гриф затвердження документа, заголовок до тексту документа; текст документа; підписи; візи; додатки.

Протокол має бути складений так, щоб з нього було чітко видно: хто, де і коли його склав, хто і в ролі кого при цьому був присутній, що і яким чином установлено. У протоколах відбиваються тільки ті факти, які­ встановлені з безперечною достовірністю.

Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова „Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника „Про”.

Текстова частина протоколу відбиває хід обговорення питань і прийняті рішення. Кожне питання повинно мати розділи: “Слухали”, “Виступили”, “Ухвалили”. Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка. У розділі “СЛУХАЛИ” в називному відмінку формулюється питання і зазначається форма його викладу (наприклад: “Виконання плану роботи за IIІ квартал 2011 року. Доповідь начальника РВВС Петрова Г.І.”), після слова “ВИСТУПИЛИ” дається стислий виклад виступів учасників наради і заключного слова доповідача; після слова “Ухвалили”зазначають прийняті рішення і терміни їх виконання. У разі фіксування результатів голосування зазначається кількість осіб, що голосували “за” і “проти” за списком.

Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються в разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Зразок

ПРОТОКОЛ № 32

План

План – це документ, у якому викладено точний перелік робіт або заходів, призначених до виконання, їх послідовність, обсяг і терміни проведення; тимчасові координати керівників і конкретних виконавців. Плани можуть бути перспективні, розраховані на декілька років, річні, квартальні, місячні, тижневі тощо.

План має такі реквізити: гриф затвердження документа; за потреби – гриф погодження документа; назва виду документа (План); заголовок до тексту документа; текст документа; підпис; візи документа (за необхідності).

Як правило, текст плану має вигляд таблиці з вертикальними та горизонтальними рубриками: порядковим номером, назвою заходу, зазначенням прізвища, ініціалів й посади виконавця, терміну виконання; прізвища, ініціалів і посади того, хто контролює виконання; відміткою про виконання; приміткою. Складні плани можуть мати розділи з назвами: організаційні заходи, робота з кадрами, основні заходи і т. ін.

Плани підписує укладач і затверджує керівник.

 

 

Зразок ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник Міністра внутрішніх справ України генерал-лейтенант міліції (підпис) М.Ф.Єлагін 22.03.2012

ПЛАН

На 2011 – 2012 роки

 

№ з/п	Назва заходу	Викона-вець	Термін виконан-ня	Виконавець контролю	Відмітка про виконання	Примітка
Організаційні заходи
1.	Вивчити ефективність функціонування Інтернет-прийма­ле­нь у центральних органах виконавчої влади та підготувати пропозиції	Ключка В.Л. АрхиповМ.М.	І квартал	Костяк М.М.
2.	Розробити рекомендації щодо введення до навчальних програм підготовки працівників ОВС занять з діловодства	Ключка В.Л. Гусєва М.М.	Січень-лютий	Кравцов А.А.

 

 

Начальник управління

документального забезпечення

полковник міліції (підпис) В.Г. Жмака

 

ПОГОДЖЕНО Начальник УДЗ МВС (підпис) О.М.Орда   18.03.2012

Звіт

Звіт – це документ, що містить відомості про виконану роботу (план, завдання з питань підготовки і проведення будь-яких заходів, доручень тощо).

Звіт має такі реквізити: гриф затвердження документа; назва документа; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків (за потреби); підпис; дата документа.

Текст звіту має такі складові:

- вступну частину (завдання, мета виконуваної роботи);

- відомості про виконану роботу (що і як зроблено, підтверджуючі факти тощо);

- що не виконано і причини невиконання;

- заключна частина (узагальнення, пропозиції і рекомендації щодо вдосконалення перспективи тощо).

Таку ж загальну структуру мають і складні звіти, у яких текст поділяють на розділи, частини, параграфи і т. ін.

Звіти про результати виконання одноразових завдань, доручень відрізняються від періодичних звітів тим, що не затверджуються; їх адресують керівникам, від яких було одержано завдання.

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник Міністра внутрішніх справ України генерал-лейтенант міліції (підпис) В.В.Єлагін 25.06.2011

Зразок

 

ЗВІТ

 

Про відрядження Орди О.М. до м. Таррагона (Іспанія) для участі в навчальних курсах Інтерполу з питань комп¢ютерної злочинності

14-18 червня 2011 року в м. Таррагона (Іспанія) на базі Департаменту комп’ютерної інженерії та математики Равіро-Віргильського політехнічного університету проведено практичний навчальний курс із питань збору доказів у сфері комп’ютерної злочинності.

З метою забезпечення правоохоронців адекватними силами та засобами щодо протидії злочинним посяганням у локальних і зовнішніх комп’ютерних мережах спеціально створені поліцейські підрозділи отримують методичні матеріали та можливість практичного відпрацювання методів попереднього розслідування і збирання доказів.

Старший оперуповноважений

капітан міліції (підпис) А.Г. Шевцов

Старший оперуповноважений

капітан міліції (підпис) М.Г. Хоменко

 

Акт

Акт (лат. actus – дія) – це:

1) документ, який видає, у межах своєї компетенції, державний орган, орган місцевого самоврядування, посадова особа або громадська організація: закон, указ, постанова, наказ і т. ін.;

2) протоколи й інші документи, що засвідчують юридичні факти.

Акт має такі реквізити: назва Міністерства, організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; гриф затвердження документа; назва виду документа; дата документа; місце укладення або видання документа; реєстраційний індекс документа; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків; підписи.

Текст акта, як правило, складається з двох частин: вступної (починається зі слова “ПІДСТАВА”, де вказується розпорядчий документ або доручення посадової особи, окремо названо комісію, її голову та учасників) і констатуючої (у ній викладено мету і завдання акта, суть і характер проведеної роботи, установлені факти, висновки).

Для актів з постійно повторюваною інформацією слід використовувати бланки з трафаретним текстом.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його укладенні, без зазначення посад і спеціальних звань, в алфавітному порядку.

У разі наявності особливих думок укладачів акта або присутніх при його укладанні осіб ці думки слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

 

Зразок

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник Міністра

внутрішніх справ України

генерал-лейтенант міліції

( підпис ) М.Ф.Єлагін

16.06.2011

АКТ 15.06.2011м. Київ № _________ Про перевірку наявності документів суворої звітності ПІДСТАВА: наказ начальника Конотопського МВ УМВС України в Сумській області від 12.06.2011 № 1563 Уклала комісія у складі:

голови:	заступника начальника Конотопського РВ УМВС України в Сумській області підполковника міліції Свиридова А.С.;
членів комісії:	завідувача канцелярії Конотопського РВ УМВС України в Сумській області прапорщика міліції Петрової О.В.; прапорщика міліції Конотопського РВ УМВС України в Сумській області Іваненка П.І.
у присутності:	бухгалтера Конотопського МВ УМВС України в Сумській області Попової О.В.

Комісія відповідно до наказу від 12.06.2011 № 1563 перевірила наявність бланків суворої звітності (довіреності), що знаходяться на відповідальному зберіганні в бухгалтера міськвідділу Попової О.В. Установлено, що для зберігання бланків суворої звітності, виданих Поповій О.В., відведено металеве сховище № 16, що знаходиться у приміщенні бухгалтерії (каб.12). На момент перевірки в наявності було 100 (сто) бланків суворої звітності (серії ААА №№ 0001-0100). У книзі отримання бланків суворої звітності № 58 зроблена відмітка про їх отримання. Кількість бланків відповідає записам у згаданій книзі.

Акт складено у двох примірниках: 1-й примірник – до справи канцелярії міськвідділу УМВС; 2-й примірник – для бухгалтерії міськвідділу УМВС.
Голова комісії Члени комісії:	(підпис) А.С. Свиридов (підпис) О.В. Петрова (підпис) П.І. Іваненко

 

Подання

Подання – документ, що містить пропозиції про призначення, переміщення або заохочення особового складу, а також рекомендації щодо визначених дій і заходів з питань діяльності установ.

Внутрішнє подання має такі реквізити: адресат; назва виду документа (Подання); заголовок до тексту документа; текст документа; підпис; дата документа. У зовнішньому поданні до вищезазначених реквізитів додаються бланкові реквізити і печатка.

Зміст тексту подання відображає стислі біографічні дані, ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, стосунки з колегами, урядові нагороди, заохочення тощо і пропозиції старшого начальника.

 

Зразок

Заступникові Міністра

внутрішніх справ України

генерал-майору міліції Білоусову М.П.

ПОДАННЯ

 

про призначення підполковника міліції Захватова Юрія Вікторовича на посаду головного спеціаліста відділу комп’ютерного забезпечення Департаменту кадрового забезпечення МВС

 

1965 року народження,

українець, освіта вища,

у займаній посаді -

з листопада 2002 року

 

Підполковник міліції Захватов Ю.В. у 1991 році закінчив Київський інститут інженерів цивільної авіації.