Раздел «Руководящая документация»

В этом разделе указывается руководящая документация - документация, на основании которой осуществляется выполнение процесса.

В общем случае всю документацию разделяют на два класса: документация внешнего происхождения и документация внутреннего происхождения.

Документация внешнего происхождения - те документы, которые создаются вне предприятия и поступают в организацию из внешних источников (например, законы Украины, постановления правительства, государственные и международные стандарты, нормативные документы, справочники и тому подобное).

Регламентирующая (руководящая) документация внутреннего происхождения - это документы, которые создаются внутри организации для ее функционирования (например: СТП, инструкции, положения, регламенты, планы, программы, приказы и тому подобное). В данном разделе приводятся ссылки на все внутренние и внешние нормативные документы, которые относятся или используются при реализации данного процесса.

Раздел «Лист регистрации изменений». Раздел содержит информацию о сделанных в документе изменениях с указанием их номеров, дат внесения и предписывающих документов, разделов или листов процессов, к которым относятся изменения

Раздел «Дополнения». В разделе «Дополнения» наводятся примеры форм (бланков) записей.

Таким образом, лишь точно построив процессы (и, конечно, устранив выявленные в результате этого мероприятия «нестыковки») мы, во многом, можем достичь одной из главных целей логистики - создания некоего конвейера упорядочивающего всю работу компании и добиться существенного улучшения по важнейшим логистическим показателям, характеризующим ее деятельность.

Контрольные вопросы для самоподготовки:

1 В чем заключается процессное моделирование деятельности предприятия, в том числе при осуществлении закупок? Что такое рабочий процесс закупочной деятельности?

2 В чем заключается регламентация процессов в виде Карт процессов?

3 В чем заключается уровень детализации рабочих процессов.

3 Приведите формы документирования процессов. Приведите структуру (содержание) карт процессов.

4 Охарактеризуйте каждый из разделов карты процесса.

Лекция № 9 Планирование закупок предприятия в рыночных условиях

Основные разделы: Общие требования к планированию закупок. Порядок планирования закупок. Формирование планов закупок.Обобщенное и краткосрочное планирование закупок. Виды (разновидности) потребностей в материальных ресурсах. Методы и методики определения потребностей в материальных ресурсах.

Для эффективного функционирования закупочной логистики предприятию необходимо иметь информацию о том, какие именно материальные ресурсы необходимы для производства продукции.

Такая информацию содержится в плане закупок, главной целью которого является обеспечение согласованности действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц предприятия по решению задач закупок, как определение потребности и расчет количества заказываемых материальных ресурсов; определение метода закупок и заключение договоров на поставку материальных ресурсов; организация контроля за количеством, качеством, сроками поставок и организация размещения материальных ресурсов на складе и далее, в соответствии с жизненым циклом закупок.

Сущность планирования закупок предприятия проявляется в определении плановой потребности в материальных ресурсах для выполнения производственной программы, работ и услуг, а также определение норм расхода сырья, материалов, топлива, комплектующих изделий, полуфабрикатов.

9.1 Общие требования к планированию закупок. Порядок планирования закупок.

Предприятие должно осуществлять планирование закупок, в рамках которого заблаговременно определять:

- предмет закупки, включая требования к закупаемой продукции и существенным условиям договора;

- предполагаемую стоимость закупаемой продукции и предполагаемый уровень конкуренции при проведении закупки;

- способ закупки исходя из предполагаемой стоимости закупаемой продукции, ее особенностей и особенностей рынков такой продукции, предполагаемого уровня конкуренции при проведении закупки, необходимых сроков обеспечения данной продукцией и нормативно установленных сроков проведения процедур закупок;

- возможность проведения закупки на Электронной торговой площадке исходя из положений организационно-распорядительных документов по закупочной деятельности;

- сроки начала подготовки закупочной процедуры, приглашения к участию в закупочной процедуре, подведения итогов закупочной процедуры, заключения по итогам закупочной процедуры договора, плановые сроки начала и окончания поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг.

В процессе планирования должны быть проведены необходимые исследования рынков закупаемой продукции в целях определения предполагаемой стоимости закупаемой продукции и предполагаемого уровня конкуренции при проведении закупки.

План закупок должен включать все закупки по всем видам деятельности предприятия.

План закупок должен быть взаимосвязан с бюджетом предприятия на соответствующий период, а также с иными документами, действующими на предприятии (инвестиционные программы, планы текущего и капитального ремонтов, программы привлечения финансовых ресурсов, программы обеспечения страховой защиты и тому подобное).

Форма плана, порядок сбора заявок и составления проекта плана закупок определяется организационно-распорядительными документами предприятия.

План закупок разрабатывается плановым подразделением, входящим в отдел закупок на основе заявок функциональных заказчиков материальных средств, согласовывается с контролирующим закупочным органом (дирекция по закупкам) и утверждается исполнительным органом.

Внесение изменений в план закупок осуществляется планирующим исполнительным органом на основе заявок инициаторов закупок. В случае, если такие изменения, по мнению планирующего закупочного органа, связаны с некачественным планированием, он сообщает о таких случаях контролирующему закупочному органу.

В случае, если изменения связаны с применением иного способа закупки, для которого согласно организационно-распорядительным документам по закупочной деятельности требуется разрешение контролирующего закупочного органа, либо когда изменения связаны с применением процедур закупок за рамками установленных организационно-распорядительными документами по закупочной деятельности общих правил применения процедур закупок, такие изменения вносятся только после разрешения контролирующего закупочного органа.

Закупочная процедура объявляется и проводится в строгом соответствии с утвержденным и актуальным на дату принятия решения о проведении закупки планом закупок.

Отдельные разделы актуального плана закупок (т.е. с учетом его изменений) подлежат опубликованию на сайте в разделе «Закупки» и на Электронной торговой площадке. Перечень публикуемых разделов плана закупок определяет методический закупочный орган.

9.2 Формирование планов закупок.

Планы закупок строятся на основе планов производства. Укрупненный план закупок не может быть получен непосредственно на основе укрупненного плана производства. Сначала на основе уточненного плана производства должен быть сформирован уточненный план закупок, и лишь на его основе может быть сформирован укрупненный план закупок..

Описанная последовательность шагов формирования укрупненных планов производства и закупок иллюстрируется схемой (рисунок 9.1).

Рисунок 9.1 Схема последовательности шагов формирования укрупненных планов закупок.

Формирование уточненных планов продаж и производства - это промежуточные, но не лишние шаги в процедуре планирования. Конечной целью процедуры является получение укрупненных планов производства и закупок. Использование указанных промежуточных шагов обеспечивает повышенную точность планирования, поскольку в уточненных планах материальные потоки просчитываются с детализацией до минимальных объектов материального учета - номенклатурных позиций.

Обобщенное планирование закупок относится к категории тактических решений, в ходе которых прогнозный спрос и наличная мощность преобразуются в графики по видам деятельности. На этом уровне планирования закупок разрабатываются обобщенные планы и основные графики. В обобщенных планах ведется анализ по группам видов деятельности, по каждому сооружению, как правило, на каждый месяц, при этом деталей работы планирование закупок не касается. Так, например, в обобщенном плане может быть указано количество груза, которое будет перемещаться через логистический центр, но разбивка общего груза по типам упаковок или содержимому не будет производиться, так это не входит в планирование закупок. После составления обобщенных планов разрабатываются основные графики, разбивающие обобщенный план на составляющие и показывающие виды деятельности, как правило, на каждую неделю.

На рисунке 9.2 представлена логическая структура процесса планирования материальных ресурсов предприятия.

Рисунок 9.2 Логическая структура процесса планирования материальных ресурсов предприятия

Планирование закупок не заканчивается на этапе составления основного графика, т.к. необходимо разработать подробные расписания для всех видов работ, оборудования, сотрудников, материалов, сооружений и других ресурсов, требуемых для выполнения задач, установленных в основном графике после планирования закупок.

Для этого используется составление краткосрочных графиков. Краткосрочные графики планирования закупок определяют последовательность выполнения видов деятельности, ресурсы и время, когда они должны быть выполнены.

Поскольку основной график задает сроки окончания работ, краткосрочные графики должны учитывать эти даты. Существуют два способа решения такой задачи:

- обратное составление графика: составители знают, когда каждая работа должна быть завершена. Они идут от этой даты назад, выстраивая все виды деятельности, чтобы определить, когда каждая работа должна начаться, чтобы в итоге задача была решена к требуемому сроку;

- прямое составление графика: составители знают, когда каждая работа может начаться. Они анализируют все виды работ и определяют, к какому сроку задача будет выполнена.

Другим способом краткосрочного планирования закупок является использование правил очередности выполнения работ, например, первым пришел - первым обслужился, в первую очередь выполняются срочные работы, в первую очередь выполняются самые короткие работы и др.