Тема 1.1. Понятие о документах, их свойствах, способах документирования и о носителях информации.

Студент должен знать:

- определение основных терминов: информация, документ, официальный документ, документ личного происхождения, электронный документ; документирование;

- основные функции документа, их характеристику;

- понятие и основные способы документирования;

- материальные носители документированной информации, их совершенствование с развитием научно-технического прогресса.

 

Понятие «информация» и «документ». Роль информации в социально- экономических процессах. Полифункциональность документа. Информационная, коммуникативная, социальная, культурная и другие функции документов.

Понятие о документировании. Законодательные акты, регламентирующие организацию работы с документированной информацией (ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Трудовой кодекс РФ и др.).

Материальные носители информации. Основные способы документирования.

 

Контрольные вопросы:

1. Дайте определения «документ», «официальный документ», «документирование».

2. Преимущества и недостатки электронного документ.

3. Охарактеризуйте основные функции документа.

4. Расскажите о различных видах материальных носителей.

Тема 1.2. Признаки, классификация документов.

Студент должен знать:

-определения основных терминов; подлинник документа, копия, дубликат, юридическая сила документа, фальсифицированный (подложный) документ;

- основные признаки и свойства деловой документации;

-виды деловой документации;

-виды фальсификации документов.

 

Студент должен уметь:

- заверять различные виды копий официальных документов, выдаваемых в организациях.

Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность.

Понятие «оригинал», его признаки. Умноженные оригиналы.

Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Фальсификация документов.

Понятие «копия». Виды копий. Юридическая сила копий.

Основные положения ФЗ «Об обязательном экземпляре документа».

 

Контрольные вопросы:

1. Перечислите основные свойства документа. Дайте их характеристику.

2. Классифицируйте деловую информацию.

3. Какие виды фальсификации существуют?

4. Дайте определение понятия «копия». Виды копий.

 

Тема 1.3. Унификация и стандартизация в области документации. УСОРД.

Студент должен знать:

- определения понятий унификация и стандартизация;

- основные термины, применяемые в унифицированных системах документации: организационно-распорядительные документы (ОРД), унифицированная форма документа (УФД), реквизит документа;

- состав и область применения Унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД).

Унификация и стандартизация. Понятие «система документации».

Понятие «Унифицированные формы документов».

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Содержание ГОСТа Р 6.30-2003.

 

Контрольные вопросы:

1. Перечислите основные цели унификации и стандартизации.

2. Дайте определение системы документации, перечислите виды.

3. Что представляет собой УСОРД.

 

Тема 1.4. Правила оформления основных видов организационно- распорядительных документов.

Студент должен знать:

- основные группы организационно-распорядительных документов;

- виды документов, входящих в группы ОРД, правила их оформления;

- основные виды ОРД, входящие в Унифицированную систему первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты (УСПУД) в части документов по учёту труда.

Студент должен уметь:

- оформлять основные виды и разновидности организационно- распорядительных документов в соответствии с требованиями УСОРД, УСПУД;

Основные группы ОРД. Характеристика и состав организационных документов, входящих в УСОРД(устава, положения, инструкции и др.), требования к их оформлению.

Характеристика и состав распорядительных документов, входящих в УСОРД (постановления, решения, распоряжения, указания и др.), требования к их оформлению.

Характеристика и состав информационно-справочных документов, входящих в УСОРД (служебных писем, справок, заявлений, протокола и др.), требования к их оформлению.

Характеристика и состав организационно- распорядительных документов, входящих в УСПУД (приказов по личному составу, штатного расписания, графика отпусков, личных карточек и др.), требования к их оформлению.

 

Контрольные вопросы:

1. Назовите основные группы организационно- распорядительных документов.

2. Характеристика и состав распорядительных документов, входящих в УСОРД.

3. Приведите примеры информационно-справочных документов, входящих в УСОРД. Дайте краткую характеристику.

4. Состав организационно- распорядительных документов, входящих в УСПУД.

 

Тема 1.5. Правила оформления и выдачи копий документов.

Студент должен знать:

- нормативные документы, регламентирующие порядок оформления и выдачи копий в организациях;

- правила оформления основных видов копий документов, выдаваемых в организациях;

- правила выдачи копий документов в организациях.

Студент должен уметь:

- заверять различные виды копий официальных документов, выдаваемых в организациях.

Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Копии, различаемые по способу их удостоверения.

Требования к оформлению различных видов копий документов, выдаваемых в организациях (копии- отпуска, выписки из официального документа)

Особенности заверения копий нотариальными конторами и должностными лицами организаций.

Нормативно- методические документы, регламентирующие порядок выдачи и требования к оформлению копий в организациях, которые являются авторами документов.

 

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение понятия «копия», перечислите их виды.

2. Назовите особенности заверения копий нотариальными конторами и должностными лицами организаций.

3. Перечислите нормативно - методические документы, регламентирующие порядок выдачи и требования к оформлению копий в организациях.

 

РАЗДЕЛ II ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Тема 2.1. Понятие делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления (СДОУ), её структура, функции, должностной состав.

Студент должен знать:

- понятие и организационные формы делопроизводства;

- историю делопроизводства в России;

- нормативно-правовую регламентацию работы делопроизводственной службы;

- организационную структуру службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

 

Понятие делопроизводства. Организационные формы делопроизводства.

Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Законодательные акты. Подзаконные акты. Положение о службе ДОУ. Инструкция по делопроизводству. Должностные инструкции сотрудников службы ДОУ.

Служба ДОУ: основные задачи, функции, типовые структуры.

 

Контрольные вопросы:

1. Что такое делопроизводство, в каких формах оно может быть организовано?

2. Перечислите основные законы и подзаконные акты, регламентирующие порядок работы с документами.

3. Дайте краткую характеристику службы ДОУ.

4. Перечислите разновидности службы ДОУ.

 

Тема 2.2. Типовая технология организации документооборота. Организация приёма, рассмотрения, регистрации и исполнения документов.

Студент должен знать:

- типовую технологию организации документооборота;

- порядок выполнения работ при приёме, рассмотрении и регистрации документов;

- этапы исполнения документов.

уметь:

-принять и зарегистрировать документ.

Документооборот: понятие, структура и общие принципы организации. Типовая технология организации документооборота.

Пути поступления документов в организацию.

Регистрация документов, её формы.

Доставка документов исполнителям. Работа исполнителя с документами.

Функции и права подразделений документационной службы.

Контрольные вопросы:

1. Что такое документооборот, какие основные этапы он имеет?

2. Кто осуществляет в организации приём и первоначальную обработку поступающих документов?

3. Перечислите этапы движения документа в организации.

4. Какие операции осуществляются при предварительном рассмотрении документов?