Тема 2.3 Информационно- справочная работа. Контроль исполнения документов. Организация отправки исходящих документов.

При обработке исходящих документов выполняются следующие работы:

1. Проверяются правильность оформления и комплектность исходящих документов.

2. Проводится сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам.

3. Осуществляется адресование конвертов.

4. Проводится фальцевание документов, т.е. складывание документа и вложения его в конверт.

5. Осуществляется заклеивание конверта.

6. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов для определения стоимости почтового отправления.

7. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обратный адрес организации.

8. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи.

Понятие и задачи информационно-справочной работы.

Организация работы с помощью справочных картотек и средств ЭВМ.

Функции и права подразделений СДОУ, осуществляющих информационно- справочную работу.

Ручной и автоматизированный контроль, их достоинства и недостатки; применяемая техника. Технология ведения контроля.

 

Тема 2.4 Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел.

I).Систематизация документов

Подавляющее Большинство документов, как приходящих извне, так и создаваемые в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются исполнителям и, как правило, хранятся у исполнителя.

Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся на исполнении- дело его руководителя. С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного их перераспределения в случае необходимости к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки их хранения.

Но уже система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому не нужными документов- дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или устанавливается единообразной в инструкции по ДОУ.

II). Номенклатура дел.

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов(дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения- номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно- поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

Цели создания номенклатуры дел:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

- систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учётным документом в текущей работе с документами;

- является единственным средством учёта переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

- учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Тема 2.5 Экспертиза ценности документов.

I). Значение и ценность документов.

Назначение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от различных корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течении ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, сохраняют своё значение значительно дольше и должны сохраняться на всём протяжении жизни человека, но и они, в конечном счёте, утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума.. Интересные сами по себе, в силу массовости, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности.

Третья группа документов создаётся специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться всё время, пока существует организация.

Четвёртые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может что-то позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания.

Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу систему управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале- бессрочно, или по архивной терминологии- постоянно. Для постоянного хранения делается выборка из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры.

В силы типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценностей большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки.

 

Начиная от написания содержания, согласования проекта, определение формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установление системы регистрации, выбора места и способа хранения.

II).Экспертные комиссии организаций.

Экспертная комиссия- это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несёт ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего, являются:

- пересоставляемая номенклатура дел;

- описи для постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

- акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

- комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

- предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

- предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечными и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и др. организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.