Тема 2.6 Конфиденциальное делопроизводство.

I). К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера, в частности, коммерческую тайну организации.

Под служебной (коммерческой) тайной согласно ГК РФ (ст.139) следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

С 29 июля 2004 года в стране действует ФЗ «О коммерческой тайне» №98, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, указывает меры обеспечения её защиты от несанкционированного доступа.

На документе, содержащем коммерческую тайну, проставляют гриф ограничения в правом верхнем углу первого листа документа с указанием номера экземпляра по образцу:

Коммерческая тайна

Экз. №2

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных- руководителем канцелярии (офис-менеджером).

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:

- Работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении;

- Выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок выше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

- Передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов- в особых помещениях в запираемых и опечатанных в несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях- под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончанию рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной(коммерческой) тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

 

Тема 2.7 Организация работы с обращениями граждан.

I). Работа с обращениями (жалобами, предложениями) граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она организуется и проводится в соответствии с ФЗ от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» №59.

Граждане реализуют своё право на обращение свободно и добровольно. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно и подлежит обязательному рассмотрению. ФЗ оговаривает права гражданина при обращении (ст.5) и гарантии его безопасности в связи с обращением (ст.6).

Что касается требований к оформлению обращения, то гражданин в своём письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование госоргана или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо ФИО соответствующего должностного лица, а также ФИО, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращение, поступившее в госорган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, также подлежит рассмотрению в порядке, установленном ФЗ.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течении трех дней с момента поступления его в госорган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных органов или должностного лица, направляется в течении семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов. Запрещается направлять жалобу на рассмотрении в госорган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Наиболее успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса. Существуют типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения и справочной работы с обращениями граждан.

 

Тема 2.8 Оформление дел для архивного хранения.

I). Основные положения архивного хранения дел.

Действующим нормативным правовым актом, устанавливающим правовые аспекты хранения документов в РФ и прав собственности на них, является ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, не только входящих в состав Архивного фонда РФ, но и других архивных документов, независимо от их форм собственности. Данный Закон устанавливает ведение единых правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов независимо от того, где они образовались.

Это положение обязывает все юридические лица, независимо от форм их собственности и собственности документов, находящихся на хранении в их архивах, исполнять разработанные специально уполномоченными федеральным органом РФ в области архивного дела нормативные правовые акты по этим вопросам.

Законом в то же время охраняется право собственности на архивные документы. К частной собственности юридических лиц относится архивные документы организаций, не являющихся государственными и муниципальными, в том числе общественных объединений, образовавшихся со дня их регистрации. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, воспрещается.

Вместе с тем, в Законе указано, что в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности документы, в том числе по личному составу, остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Федерации или муниципальной собственности (ст. 14).

Таким образом, документы, образовавшиеся в деятельности коммерческой организации после утверждения устава, являются ее собственностью, но документы, которые образовались до этого момента, остаются в собственности государства, и государственный или муниципальный архив обладает всеми правами контроля за обеспечением их сохранности, проведения прочих действий с ними в тех организациях, которые хранят эти документы.

Законом установлены контрольные сроки хранения организациями документов, остающихся в государственной собственности до их передачи в государственные архивы (ст.22):

- для проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

- технологической и конструкторской документации – 20 лет;

- научной документации – 15 лет;

- кино- и фотодокументов -5 лет;

- видео- и фонодокументов -3 года.

Для документов по личному составу в целях защиты конституционных прав граждан установлен 75-летний срок хранения, независимо гот места их образования.

Любое юридическое лицо или граждане, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставить заявителю архивные справки или копии архивных документов, подтверждающих их место работы, стаж, заработную плату и иные сведения, связанные с социальной защитой граждан, без взимания какой-либо оплаты за предоставленную информацию (ч. 3 ст. 26).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых ещё не истекли (архивные), передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора, заключенного между ними.

Хранение документов по личному составу государственные и муниципальные архивы осуществляют бесплатно. Плата взимается только за документы временного хранения, не входящие в состав Архивного фонда РФ, срок хранения которых ещё не истёк, и поэтому они могут поступить на временное хранение в архив в соответствии с условиями заключенного между архивом и юридическим лицом договора о порядке хранения и использования этих документов.