Тема 2.3. Информационно- справочная работа. Контроль исполнения документов. Организация отправки исходящих документов.

Студент должен знать:

- цели и задачи организации информационно- справочной работы;

- порядок работы со справочными картотеками;

- цели, виды и технологию контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов и их виды;

- порядок снятия документов с контроля;

- функции и права подразделения службы ДОУ, осуществляющего контроль исполнения в организациях;

- этапы работы по организации отправки исходящих документов;

- порядок использования электронной подписи.

 

Понятие и задачи информационно- справочной работы.

Организация работы с помощью справочных карточек и средств ЭВМ.

Функции и права подразделений службы ДОУ, осуществляющих информационно- справочную работу.

Цели контроля исполнения документов, его виды. Принципы организации контроля. Понятия: «срок исполнения», «типовой срок». Нормативные документы, устанавливающие типовые сроки исполнения.

Ручной и автоматизированный контроль.

Процесс приёма и обработки исходящих документов, состав выполняемых работ при традиционном способе отправки: проверка правильности оформления, наличия приложения, адресата, сортировка по адресатам и видам отправлений.

Использование электронной подписи в соответствии с ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

 

Контрольные вопросы:

1. Что такое информационно- справочная работа?

2. Сколько справочных картотек может использоваться в организации?

3. Когда документ считается исполненным?

4. Что такое типовой срок?

5. Какие работы проводятся при обработке исходящих документов?

 

Тема 2.4. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел.

Студент должен знать:

- цели и задачи оперативного хранения документов;

- перечень нормативных документов, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов;

- правила работы с номенклатурой дел и порядок её составления;

- основные правила оформления дел;

 

Студент должен уметь:

- формировать дело в соответствии с номенклатурой дел.

 

Понятие «дело», «формирование дела», «номенклатура дел».

Основные требования к организации оперативного хранения исполненных документов в делопроизводстве.

Нормативные акты, регламентирующие данный этап документооборота.

Виды номенклатуры дел.

Порядок формирования дел в делопроизводстве. Ответственность за сохранность документов. Хранение документов в электронной форме.*

 

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается сущность организации оперативного хранения документов?

2. Что такое номенклатура дел?

3. Какие виды номенклатуры дел вам известны?

4. Опишите порядок формирования дел в делопроизводстве.

5. Раскройте содержание хранения документов в электронной форме.

 

Тема 2.5. Экспертиза ценности документов.

Требования к знаниям и умениям.

Студент должен знать:

- принципы и критерии определения научно- технической и практической ценности документов;

- систему экспертных органов;

- правила проведения экспертизы ценности документов и оформления её результатов в организации.

 

Студент должен уметь:

- составлять акт о выделении дел к уничтожению.

 

Понятие «экспертиза ценности документов». Принципы и критерии определения научной, исторической и практической ценности документов. Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения.

Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации. Порядок уничтожения документов и оформления результатов экспертизы. Требования к оформлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Система экспертных органов. Экспертные комиссии организации, их функции, права, организация работы.

 

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение экспертизы ценности, перечислите её основные задачи?

2. Назовите основные этапы экспертизы ценности документов?

3. Определите порядок уничтожения документов.

4. Дайте характеристику экспертных органов РФ.

 

Тема 2.6. Конфиденциальное делопроизводство

Студент должен знать:

- нормативную базу, регламентирующую работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа к ним;

- правила ведения делопроизводства по документам, содержащим конфиденциальную информацию.

Государственная тайна, её правовой режим.

НПА, регламентирующие порядок обращения с документами, имеющими грифы ограничения доступа. Виды грифов.

Конфиденциальная информация, её виды. Коммерческая тайна. Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне.

 

Контрольные вопросы:

1. Какие НПА регулируют порядок обращения с документами, имеющими грифы ограничения доступа.

2. Перечислите виды грифов, дайте краткую характеристику.

3. Какие сведения могут составлять коммерческую тайну?

 

Тема 2.7. Организация работы с обращениями граждан.

Студент должен знать:

- нормативно- методические документы, регламентирующие работу с обращениями граждан;

- разновидности обращений граждан и технологию работы с ними;

- сроки исполнения обращений граждан;

- права граждан и обязанности учреждений, организаций предприятий и должностных лиц по организации рассмотрения обращений граждан;

Обращения граждан и их разновидности- предложения, заявления, жалобы, ходатайства, коллективные обращения. Право граждан на обращения. Обязанности организаций по их рассмотрению и принятию решений. Нормативно- методические документы, регламентирующие документационное обеспечение работы с обращениями граждан.

Централизация и создание специализированных подразделений по работе с обращениями граждан. Устные и письменные обращения. Ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан.

 

Контрольные вопросы:

1.Перечислите разновидности обращений граждан, дайте их краткую характеристику.

2.Особенности регистрации обращений граждан.

3.Сроки исполнения обращений граждан.

 

Тема 2.8. Оформление дел для архивного хранения.

Студент должен знать:

- порядок проведения мероприятий при подготовке дел к передаче в архив;

- правила оформления дел постоянного и временного хранения, составления описи дел.

 

Студент должен уметь:

- оформлять сдаточную опись.

 

Понятия «архивный фонд», «документальный фонд», «государственный архивный фонд».

Виды архивов. Перечень мероприятий по подготовке дел к передаче в архив. Требования к оформлению дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу.

 

Контрольные вопросы:

1.Дайте понятие «архивного фонда», «документального фонда», «государственного архивного фонда».

2.Какие этапы имеет процесс оформления дел для хранения?

3.Что включает в себя заверительная надпись дела?

 

Тема 2.9. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.

Студент должен знать:

- основные технические средства, используемые в делопроизводстве;

- основные программы, используемые в подготовке документов;

- основные правила подготовки документов с помощью текстового редактора Microsoft Word;

- схему автоматизации работы с документами.

 

Контрольные вопросы:

1. Какие технические средства используются в современном делопроизводстве?

2. Какие элементы включает в себя схема автоматизации работы с документами?

 

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ

 

Наименование темы	Кол-во часов
Раздел I Документирование
Тема 1.1 Понятие о документах, их свойствах, способах документирования и о носителях информации.	-
Тема 1.2 Признаки, классификация документов.
Тема 1.3 Унификация и стандартизация в области документации. УСОРД.	-
Тема1.4 Правила оформления основных видов организационно- распорядительных документов.
Тема 1.5 Правила оформления и выдачи копий документов.
Раздел II Организация работы с документами
Тема 2.1 Понятие делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления, её структура, функции, должностной состав.	-
Тема 2.2 Типовая технология организации документооборота. Организация приёма, рассмотрения, регистрации и исполнения документов.
Тема 2.3 Информационно- справочная работа. Контроль исполнения документов. Организация отправки исходящих документов.	-
Тема 2.4 Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел.
Тема 2.5 Экспертиза ценности документов.
Тема 2.6. Конфиденциальное делопроизводство	-
Тема 2.7 Организация работы с обращениями граждан.
Тема 2.8 Оформление дел для архивного хранения
Тема 2.9 Автоматизация процессов документационного обеспечения управления.	-
Зачетная контрольная работа
Всего часов

 

ПЛАНЫ СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ