Статья 5. Документирование информации

1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Ноября 1996 года № 129-ФЗ

Принят

Государственной Думой

23 февраля 1996 года

 

Одобрен

Советом Федерации

20 марта 1996 года

Статья 9. Первичные учетные документы

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

 

Приложение 2

Развитие материалов для письма

Предметные письма

Возникновение письменности относится к глубокой древности. Система писем, которая существует в наше время, появилась далеко не сразу. В древности люди вместо писем посылали друг другу различные предметы. Греческий историк Герадот, живший в V в. до н.э. рассказывает о письме скифов персидскому царю Дарию. Скифский гонец отнёс Дарию в дар «птицу, мышь, легушку и пять стрел». Скифы не умели писать, поэтому так выглядело их послание. Дарий спросил, что означают эти дары. Гонец ответил, «что ему ничего другого не поручено, как отдать их и тотчас воротиться; персы сами, ежели они умны (так сказал он), уразумеют, что такое гласят сии дары»[10]. Дарий так понял послание: мышь живет в земле, лягушка живет в воде, птица подобна лошади, а стрелы – военная храбрость скифов. Таким образом, решил Дарий, скифы отдают ему свою воду и землю и покоряются персам, отдавая свою военную храбрость. Но военачальник персов Гобрий иначе растолковал «письмо»: «Если вы, о персы, не улетите в небо, сделавшись птицами, или не спрячетесь в землю, обратясь в мышей, или не броситесь в озёра, сделавшись лягушками, то не возвратитесь назад и будете побиты сими стрелами»[11]. История войны Дария со скифами показала, что правым оказался Гобрий.

Предметные письма-символы известны и сегодня. Например, встреча хлебом-солью, трубка мира, на Суматре женщины в знак ссоры посылают перец и т.д.

Законы на камне

Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть на материале, гарантирующем её сохранность. Древнейшие записи человечества сохранились на камне. На камнях встречаются записи астрономических наблюдений, летописи сражений и даже медицинские рецепты. Стены древнейших египетских пирамид внутри покрыты высеченными или нарисованными красной краской иероглифами с рассказами о деяниях фараонов.

В начале ХХ века во время раскопок древней столицы Персидского царства – Сузи, были найдены обломки каменного столба. Когда столб восстановили, получилась слегка усечённая колонна высотой 2,25 м. диаметром 1,9 м. внизу и 1,65 м. вверху, покрытая надписями. Расшифровка показала, что это вавилонские законы (законы царя Хаммурапи) 18 в. до н.э. Учёные предполагают, что такие столбы ставились в разных городах Вавилонии для доведения законов до всего населения страны.

Документы на глине и дереве

При раскопках древней столицы Ассирии Ниневии в одном из дворцов обнаружили более двадцати тысяч глиняных плиток, испещренных клинописными значками. Оказалось, что это листы документов и «глиняных книг» из библиотеки ассирийского царя Ашшурбанипала, собранной им в XII веке до нашей эры. Документы создавались так: металлической палочкой писец выдавливал на мягких глиняных плитках клинописные значки. Чаще всего их сушили на солнце, иногда для большей прочности и сохранности обжигали.

В Ниптурском храме археологи нашли огромный архив, в котором насчитывалось более ста тысяч глиняных документов. Это были главным образом записи о покупке и продаже животных, отчеты о постройке и ремонте домов, реестры расходов и доходов храма. Архив занимал 80 комнат.

Изобретателями клинописи и глиняных книг были древний народ – шумеры.

Глина была дешевым и доступным материалом для письма, однако глиняные документы были очень тяжелые. Для того, чтобы отправить такие письма и книги нужно было снаряжать караван верблюдов. Позволить себе это могли только цари и очень богатые люди.

В поисках более легкого материала для письма человечество обратилось к дереву и металлу. В городской крепости греческого города Афины в древности хранились большие деревянные плиты и цилиндры, на которых были вырезаны тексты законов и важнейших юридических актов. Величайший памятник мирового эпоса – поэма Гомера «Эллиада» была выгравирована на свинцовых пластинках. В Индии для записи законов и важнейших государственных документов пользовались нередко медными пластинками. Широкое распространение в Древней Греции, а позднее в Риме получили деревянные дощечки, покрытые слоем воска. Буквы на воске выдавливались заостренной медной палочкой, верхний конец которой имел форму лопатки. Палочка эта называлась стиль.

Чаще всего дощечками пользовались для написания писем и мелких заметок. Несколько дощечек скрепляли вместе шнурком или ремешком. Получался своеобразный вечный блокнот, так как написанное легко было стереть обратным концом стиля. В большом ходу навощенные дощечки для письма были еще и в средние века.

(Из книги: Розен Б.Я. Чудесный мир бумаги.- М., 1976)

Папирус

Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус. Папирус изготавливался из стеблей болотного растения того же названия, которое в изобилии росло в дельте реки Нил и достигало высоты 4 метров. Римской естествоиспытатель Плиний оставил подробное описание процесса изготовления из растения писчего материала. Ствол растения очищали от листьев и тонкой коры, рыхлую пористую сердцевину разрезали на длинные тонкие пластинки и вымачивали несколько дней их в воде. Затем пластинки укладывали слоями – один слой перпендикулярно другому. Полученные листы клали под пресс на несколько дней. Когда они высыхали, поверхность полировали пемзой или гладили раковинами. Края листов обрезали. Этот способ был известен египтянам уже в начале III тысячелетия до н.э. Сегодня древний способ изготовления папируса демонстрируется туристам в многочисленных лавках Каира, торгующих папирусами.

На подготовленном материале для письма писали камышовыми кисточками. Древнейшие из сохранившихся рукописей на папирусе относятся к годам правления фараона Исси (середина II тысячелетия до н.э.).

Так как папирус хрупок и на изгибе ломается, его сворачивали в свиток. Если для текста не хватало одного листа, листы склеивали и получали свиток нужной длины. Самый большой сохранившийся папирусный свиток «папирус Гарриса» имеет длину 40,5 метра и хранится в библиотеке Британского музея в Лондоне. Свиток, на котором была записана Илиада Гомера имел длину около 150 метров.

Папирус был основным писчим материалом в течение нескольких тысячелетий. На нем писали египтяне, греки, римляне и другие народы, пока на смену ему не пришел пергамент и бумага.

Пергамен – писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной кожи овец, телят, козлят. Название происходит от малоазиатского города Пергама. Об изобретении пергамена древнеримский писатель Плиний Старший (ок. 24-79 г.) рассказывает такую историю. Царь Евмен II, правивший в Пергаме во II в. до н.э., задумал создать большую библиотеку. Для переписки рукописей он приказал купить в Египте папирус. Но фараон Птолемей V, книголюб и гордец, наложил запрет на вывоз папируса. Он боялся, что новое собрание книг затмит славу знаменитой Александрийской библиотеки. Тогда-то Евмен и изобрел пергамен.

Рассказ этот не более чем легенда. Кожа применялась в качестве писчего материала и ранее – в Египте и Месопотамии. Древнейшие документы на пергамене были найдены в 1923 г. при раскопках на берегах Евфрата; они датируются 196–195 гг. до н.э. Примерно к IV в. н.э. пергамен вытесняет папирус из книжного дела.

Особенно широко применялся он в эпоху раннего Средневековья. Лишь в XIII–XIV вв. его начинает постепенно вытеснять изобретенная в Китае бумага.

Для изготовления пергамена на юге Европы шла преимущественно кожа овец и телят, а на севере – телят. Новорожденных телят для этой цели забивали и на Руси. Шкуру тщательно очищали от шерсти и несколько раз промывали в растворе золы. Высушивали шкуру, натягивая ее на специальные рамы. Затем поверхность разглаживали пемзой до тех пор, пока она не становилась ровной.

Пергамен в отличие от папируса хорошо сгибался. Это привело к исчезновению стародавней формы книги – свитка и к появлению новой – кодекса. Стоил пергамен очень дорого.

Бумага

Слово бумага происходит от итальянского bambagia – хлопок и означает многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетённых между собой и образующих тонкий лист.

В течение многих веков бумага остаётся самым удобным и надёжным материалом для письма. Первое упоминание о бумаге относится к 12 г. н.э., но во многих книгах изобретение бумаги приписывается китайскому сановнику Цай Лунь (Чай-Лун), который в 105 г. усовершенствовал уже имевшийся способ производства бумаги. В старинной китайской летописи говориться: «Всякий высоко ценит деятельность Цай Луна; он изобрёл производство бумаги и слава его живёт до сих пор».

Бумагу делали первоначально из измельчённых стеблей бамбука, заменив их затем лубом тутового дерева, пенькой, тряпьём и шелковичными коконами. Сначала из сырья, которое толкли в каменных ступах, варили кашицеобразную массу. Когда кашица была готова, её опускали в бассейн и промывали водой. Затем в бассейн добавляли немного горячей воды, клей и тщательно перемешивали. Как только бумажная масса приобретала белый цвет, начинались черпания – приготовление бумажного листа. Мастер погружал в бассейн деревянную раму, на которую была натянута сетка из шелковых нитей, позднее металлических. Зачерпнув бумажную массу, форму быстро вынимали. При встряхивании формы вода фильтровалась через отверстия сетки. Если формой зачерпывали мелко, то получался тонкий бумажный лист, если же глубже – то более толстый. Влажную бумагу вытряхивали из формы и клали под пресс между тяжёлыми досками для удаления остатков влаги. Затем бумажный лист помещали для просушки в нагретую каменную печь. Еще лучше и крепче была бумага из коры шелковицы. Её часто называли в Китае шелковой потому, что разорвать кусок такой бумаги также трудно, как и шелк. Китайские ремесленники вырабатывали такую прочную бумагу, что она сохранялась в течение многих столетий не теряя своего первоначального вида.

Из Китая бумага проникла в Японию, затем через Персию в Северную Африку, на Кипр, в Испанию, Италию, а затем в Х веке во все европейские государства, в т.ч. и в Россию. В 1716 г. Петром 1 была основана бумажная мануфактура в селе Красном Копорского уезда Петербургской губернии. До начала Х1Х в. бумага в России производилась ручным способом. В 1818 г. на Петергофской бумажной фабрике была установлена одна из первых в России бумагоделательных машин, изготовленная на русских заводах.

Бумага делится на классы: для печати, декоративная, для письма, машинописи, черчения и рисования, электротехническая, обёрточная, упаковочная и т.д., в которых насчитывается несколько сотен разновидностей. Общее число выпускаемых видов бумаг доходит до 600.

Перо – орудие письма

Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII в. нашей эры было гусиное перо. Пользовались и пером других птиц, например лебединым. Перо надо было подготовить: умело обрезать и отточить. Писать таким пером было непросто и в пособиях XVIII в. по обучению грамоте приводились разделы: «Положение тела при письме», «О расположении руки и держании пера».

Гусиным пером можно было писать лишь на хорошо проклеенной бумаге. Перо быстро списывалось и его чинили наново. При неумелом письме часто появлялись брызги. При письме гусиное перо издавало характерный скрип и не позволяло быстро писать. Как орудие письма гусиное перо просуществовало много веков. В настоящее время им пользуются только художники-графики.

На смену гусиному перу пришло металлическое. Его изобретение сыграло большую роль в истории мировой письменности, значительно ускорив и создав большие удобства для письма.

Появление первых металлических перьев относят к древнему Риму, где перья изготовлялись из бронзы, меди и серебра.

В конце XVIII – начале XIX вв. в Англии и Германии разные изобретатели предлагали варианты металлических перьев. Их дальнейший прогресс связан с развитием сталелитейного производства, т.к. для их изготовления нужна достаточно эластичная, но в то же время твёрдая стальная лента. По английской версии металлическое перо изобретено в 1780 г. Самюэлем Гаррисоном из Бирмингема и с 1803 г. эти перья продавались в Лондоне. В 1830 г. стальное перо было запатентовано как изобретение.

В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х гг. XIX в. и достаточно долго сосуществуют с гусиными. В руководствах по чистописанию середины XIX в. гусиное перо долго рекомендуется как единственное орудие для каллиграфии. Широкое распространение в России металлические перья получают в 1850-х годах, а с 1880-х гг. входят в учебную практику школ.

В начале стальные перья вставляли в гусиное перо или делали самодельные ручки. Затем появляются металлические ручки для вставки пера. Перо служило недолго, так как быстро ржавело. Антикоррозийные перья вошли в практику вместе с автоматическими «вечными» ручками, в которые чернила поступали всё время равномерно из специального резервуара и избавляли от необходимости постоянно обмакивать перо в чернильницу.

Изобретение шариковой ручки, первый опытный образец которой был создан в 1938 г., принадлежит венгерскому журналисту Ласло-Йожеф Биро[12]. Чернила Биро сделал более густыми, а чтобы они не забивали систему капилляров, заменил пишущий узел свободно вращающимся шариком. Вторая мировая война заставила Биро эмигрировать в Аргентину, где в 1943 г. на небольшой фабрике он стал выпускать ручки массовым тиражом.

Одними из первых покупателей были лётчики, убедившиеся, что в отличие от обычного «вечного пера», шариковая ручка не течет при подъёме на высоту, где уменьшено атмосферное давление. Сведения об авиационной авторучке дошли до министерства обороны США, и оно поручило лучшим фабрикантам авторучек ознакомится с новинкой и наладить её выпуск для американских военных лётчиков. В 1944 году Биро защитил своё изобретение патентом США и продал лицензии двум крупным американским фирмам. Но не успели те «раскачаться», как предприимчивый бизнесмен М.Рейнольдс, случайно купивший шариковую ручку где-то в Южной Америке без всякой лицензии начал выпускать такие ручки, внеся в конструкцию некоторые изменения. Чтобы избежать судебного преследования, он ссылался на забытый американский патент, взятый в 1888 году неким Дж. Лаудом на маркер для тюков и ящиков. Рейнольдс сумел убедить суд, что его ручки – уменьшенная копия изобретения Лауда, а система Биро тут не при чём.

Когда после массированной рекламной кампании 19 октября 1945 года первая партия ручек Рейнольдса поступила в крупный универмаг в Нью-Йорке, для поддержания порядка в очереди пришлось вызвать 50 полицейских. Десять тысяч ручек были распроданы за несколько часов.

* * *

Первый патент на пишущую машину был получен в начале XVIII в. англичанином Генри Милю. Первая промышленная модель пишущей машинки, получившей в 1867 г. распространение под названием «ремингтон» была сконструирована К.Шолсом (США). В России оригинальная пишущая машина, названная «скоропечатник» была изобретена М.И.Алисовым в 1870 г. В 1897 г. американская фирма «Ундервуд» купила патент у немецкого изобретателя Ф.К.Вагнера на пишущую машину с горизонтально лежащими литерными рычагами. Ундервуд и Ремингтон составляли значительную часть пишущих машин в конце XIX- начале XX века.

Способы документирования

Способ закрепления изображения – фотографию изобрел в 1839 г. французский художник-декоратор Луи Жак Манде Дагер. За это изобретение французское правительство назначило ему пожизненную пенсию. Но еще до Дагера научился закреплять изображение, полученное на экране камеры-обскуры Жозеф Нисефор Ньепс. В 1826 г. он сделал первый снимок, сохранившийся до наших дней. Качество полученных им снимков было невысоким. Познакомившись с Дагером в 1829 г., Ньепс заключил с ним договор, учреждавший товарищество для совместной работы. Однако Ньепс умер в 1833 г. и Дагер один завершил работу, создав способ фотографии, получивший название дагерротипия.

Фонограмма

Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился. Идея фонографа, машины, записывающей, неограниченное время сохраняющей и воспроизводящей человеческую речь и музыку была совершено новой. Патентное бюро, следуя обычной процедуре, пыталось разыскать прецедент, но не нашло ничего, даже отдаленно напоминающее изобретение Эдисона, несмотря на то, что отдельные узлы, входящие в конструкцию, не являлись новинкой.

В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась по винтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.

Публика впервые узнала о существовании фонографа в 1877 г., когда Эдисон показал его нескольким друзьям. Они увидели незамысловатую машину, которая, к их удивлению, говорила голосом, похожим на человеческий, и в то же время каким-то сверхъестественным: «Доброе утро! Как поживаете? Как вам нравиться фонограф?».

Эдисон был в восторге от своего изобретения. Он предложил следующие десять способов его применения:

1. Диктовка писем и документов без стенографистки;

2. Фонографические книги для слепых;

3. Обучение красноречию;

4. Воспроизведение музыки;

5. Запись на память семейных событий, голосов членов семьи;

6. Музыкальные шкатулки и игрушки;

7. Часы, которые могут вслух объявлять время;

8. Сохранение языков посредством точной регистрации правильного произношения;

9. В целях образования;

10. В сочетании с телефоном для записей переговоров.

Уже на стыке XIX и XX века фонограф завоевал широкое признание во всем мире и большинство предсказаний Эдисона начало осуществляться.

Телеграф

В древности люди передавали сообщения на большие расстояния барабанным боем, дымовыми сигналами и другими столь же примитивными средствами. Посылая сообщения, человек вынужден был полагаться на гонцов – пеших, конных или переправляющихся на судах. Связь эта была медленной и ненадежной. Так продолжалось до изобретения телеграфа.

В 1794 г. французский механик Клодт Шапп изобрел оптический семафорный телеграф. Это устройство состояло из ряда семафоров, приводимых в действие вручную и установленных на башнях или на вершинах холмов в пределах видимости. Этим телеграфом систематически пользовался Наполеон для связи с армией. В 1816 г. англичанин Фрэнсис Рональдс изобрел проволочный телеграф. В 1826 г. американец Харриссон Грэй Дайер и в 1831 г. другой американец физик Джозеф Генри усовершенствовали телеграф. Первый практически пригодный телеграфный аппарат создал в 1832 г. русский изобретатель П.Л.Шиллинг. Вскоре почти такой же аппарат был создан двумя английскими учеными У.Куком и Ч.Уитстоном. Этот аппарат был впервые опробован в 1837 г. между станциями на железнодорожной линии Лондон-Бирмингем. Дальнейший и решающий вклад в развитие телеграфа внес американский художник и изобретатель Сэмюэл Морзе. В 1837 г. он изобрел электромагнитный телеграфный аппарат, построил пригодную для эксплуатации модель, по которой в 1844 г. состоялась первая связь: Вашингтон-Балтимор. В этом аппарате каждая буква передавалась с помощью ключа, к контакту которого была подключена электрическая батарея или линия связи. Но главная заслуга Морзе в том, что он первый осознал практическую и экономическую выгоду создания стандартного телеграфного кода. Он разработал код, который после некоторой доработки был использован во всем мире и способствовал развитию электрического телеграфа. В этом коде каждая буква алфавита обозначается кодовой комбинацией из точек и тире, образующих всем известную азбуку Морзе. При передаче по радио черточку заменяет долгий звук, точку – короткий. Общеизвестен сигнал бедствия на море, передающийся азбукой Морзе (SOS): Ÿ Ÿ Ÿ –– – Ÿ Ÿ Ÿ

Код Морзе (русская кодировка)

А Ÿ –

Б – Ÿ Ÿ Ÿ

В Ÿ ––

Г –– Ÿ

Д – Ÿ Ÿ

Е Ÿ

Ж Ÿ Ÿ Ÿ –

З –– Ÿ Ÿ

И Ÿ Ÿ

К – Ÿ –

Л Ÿ – Ÿ Ÿ

М ––

Н – Ÿ

О –– –

П Ÿ –– Ÿ

Р Ÿ – Ÿ

С Ÿ Ÿ Ÿ

Т –

У Ÿ Ÿ –

Ф Ÿ Ÿ – Ÿ

Х Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ

Ц – Ÿ – Ÿ

Ч –– – Ÿ

Ш –– – –

Щ –– Ÿ –

Ы – Ÿ ––

Ь – Ÿ Ÿ –

Э Ÿ Ÿ – Ÿ Ÿ

Ю Ÿ Ÿ ––

Я Ÿ – Ÿ –

Й Ÿ –– –

1 Ÿ –– – –

2 Ÿ Ÿ –– –

3 Ÿ Ÿ Ÿ ––

4 Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ –

5 Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ

6 – Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ

7 – – Ÿ Ÿ Ÿ

8 – – – Ÿ Ÿ

9 – – – – Ÿ

0 – – – – –

 

Рекордная скорость приема-передачи по азбуке Морзе составляет 75,2 слова в минуту – свыше 17 знаков в секунду. Такой скорости достиг в соревнованиях, проведенных в г.Эшвил, штат Северная Каролина, США, 2 июля 1939 г. Тэд Р.Макелрой. Рекордная скорость передачи вручную ключем, равная 175 знакам в минуту, была достигнута Хэри А.Тернером из Американского корпуса связи в Кэмп Краудер, штат Миссури, 9 ноября 1942 г.

Аппарат Морзе прожил свыше ста лет. Телеграфный аппарат, сменивший его на автоматических телеграфных станциях, называется телетайп, т.е. «печатающий на расстоянии». В нем не ключ, а клавиатура типа пишущей машинки и аппарат печатает сразу буквами. Вместо азбуки Морзе используется другой – пятизначный код. Каждая буква изображается набором точек или пропусков между точками. Сумма точек или пропусков всегда равна пяти.

Дальнейшим развитием стал фототелеграфный аппарат, передающий на расстояние изображения рисунков, фотографий, текстов и т.д. Принцип его работы идентичен принципу телевизионной передачи. Сегодня факсимильные изображения любых документов повсеместно передаются по каналам телефонной связи.