Процесс управленческого аудита

Процесс управленческого аудита можно представить в виде зам­кнутой последовательности операций. Как и финансовый, управ­ленческий аудит проводится в четыре этапа.

Этап постановки проблемы (проблем): изучение информации о компании — финансовых данных, сведений об эффективности

 

контроля и пр. Возможно проведение предварительной диагно­стики. На основе установочных интервью с руководителями пред­приятия уточняются границы бизнеса (продуктов); лица и подраз­деления, ответственные за бизнес-процессы и ключевые функции, текущие и стратегические цели; определяются направления аудитор­ского обследования (стратегия организации, технические аспекты управления, линейное управление), круг проблем и стоящих задач, значимые точки проверки. Проблема формируется как позитивное утверждение, которое должно быть доказано или отвергнуто в ходе выполнения последующих этапов аудита. Проводится подготовка общей программы процедур управленческого аудита; составляется план-график проведения мероприятий, конкретизируемый и уточ­няемый в ходе последующих этапов аудита. Выбираются оптималь­ные подходы к исследованию, например, использование метода сравнения (в том числе, по вопросам соответствия политики в об­ласти управления персоналом и законодательства), внешние автори­тетные суждения, статистики и т.п.

Этап сбора данных: планирование и реализация процедур сбо­ра данных. Этот этап «технический». Анализируются документы, проходят установочные и экспертные интервью с руководителями подразделений и специалистами. В ходе накопления информации аудиторы формируют основу для принятия решения (оценки). Уточ­няются содержание процедур, последовательность их реализации, точки контроля (промежуточные и конечные результаты процедур), стандарты выполнения, критерии оценки качества, функциональ­ные и информационные взаимодействия. Результатом являются модели бизнес-процессов и ключевых функций, а также информа­ционная модель компании, выполненные в стандарте IDEF-0 или IDEF-IX⁵³.

Этап оценки и анализа информации: определяют, достаточно ли сведений для принятия обоснованного решения, касающегося рас­сматриваемой проблемы (проблем). Производится анализ и про­верка моделей на соответствие общепринятым стандартам управ­ления. В результате выявляются недостатки в процедурах ключевых функций управления и бизнес-процессов. Недостатки выявляются на двух уровнях:

⁵³ IDEF-0 (Integrated computer aided manufacturing DEFinition) — вариант методологии описания больших систем (SADT), применяемый для функцио­нального моделирования и позволяющий описать бизнес-процессы и функ­ции управления в виде взаимосвязанных процедур. IDEF-1X — вариант SADT, применяемый для моделирования информационной структуры организации.

 

• проверяется наличие всех процедур, необходимых для эффек­тивного управления (например, анализа рынка в функциях управления или анализа товарных свойств продукта в бизнес-процессе);

• анализируется состав каждой процедуры для выявления ее адекватности задачам и оптимальности шагов.

Результат анализа моделей — перечень требований к изменению системы управления.

Этап формирования выводов и рекомендаций. Аудиторское за­ключение включает описание (характеристику) состояния эффек­тивности системы управления в разрезе ее элементов, направлений деятельности по управлению в организации; возможные пути со­вершенствования управления. Руководство организации оценивает результаты аудита. На этой основе формируются направления даль­нейшего аудита.

Потребности в изменении системы управления могут носить принципиальный и непринципиальный характер. Принципиальные изменения рекомендуются, когда в системе управления полностью отсутствуют отдельные процедуры или характер их выполнения явно недостаточен для эффективного управления. Непринципиальные изменения заключаются в оптимизации отдельных процедур и по­зволяют ограничиться локальным аудитом.

Если необходимы принципиальные изменения в системе управле­ния, например, создать отдел анализа рынка, реорганизовать службу сбыта и т.п., проводится дополнительная и более детальная оценка кадрового потенциала сотрудников реорганизуемых подразделений, направленная на максимальную эффективность использования в хо­де реорганизации имеющегося кадрового потенциала и снижение со­противления изменениям со стороны сотрудников предприятия.

Рассмотрим этапы управленческого аудита подробнее.

СБОР ИНФОРМАЦИИ

Управленческий аудит основан на получении и изучении необхо­димой информации, определяющей картину исследуемой ситуации (проблемы), и позволяющей сформировать рекомендации, подкре­пленные фактическими данными. Сбор фактов самая трудоемкая фаза аудиторского исследования. Характер собираемой информации зависит от области деятельности клиента, характеристики проблем и целей аудита. На основе полученных данных должны быть выявлены все основные процессы, отношения, причины и взаимосвязи. Осо­бое внимание уделяется потенциальным возможностям решения

 

проблемы и путям их реализации. Каждый этап сбора должен обе­спечивать данными последующую работу аудитора.

Основные источники информации в управленческом аудите:

1. Опубликованная информация: финансовая отчетность, биз­нес-планы, отчеты правительственным и кредитным учреждениям, экономические обзоры, рекламные материалы организации; иная собираемая организацией информация о внешней ситуации. Опуб­ликованная информация может освещать условия и тенденции в отрасли экономики, в которой работает клиент, включая техноло­гические разработки и рыночные условия; правила обязательного соблюдения для клиента; управленческая практика; трудовые отно­шения, отношения между администрацией и профсоюзами.

2. Записи и отчеты внутри организации-клиента содержат ин­формацию о внутренних ситуационных условиях — ресурсы, цели, планы, эффективность работы, в том числе сведения о технологии и оборудовании, производственные и сбытовые отчеты руководству, информация о движении материальных ценностей, данные оценки персонала. Использовать внутреннюю информацию организации-клиента удобнее, чем собирать свою. Однако многие записи нена­дежны и субъективны, следовательно, дают искаженную картину действительности. Использование записей предполагает их провер­ку, достоверность и соответствие современным условиям, т.к. содер­жание зависит от применяемых критериев оценки событий и цен­ностей лица, их составляющего.

3. Информация внутреннего консультативного подразделения или внутреннего аудита.

4. Информационная база аудитора (аудиторской фирмы), содер­жащая данные о постоянных клиентах или об аналогичных, по си­туационным характеристикам, организациях.

Наблюдения, специальные записи и отчеты, информация по во­просникам и устная информация, полученные аудитором, в том чис­ле, внутри организации в результате бесед с ключевым персоналом, имеет большое значение в аудите, поскольку является достоверной и доказательной.

Для обеспечения объективности суждения аудитору может по­требоваться получение внешней информации. Информация, по­лученная вне организации-клиента от таких организаций, как профсоюзы, ассоциации потребителей, отраслевые научно-иссле­довательские и учебные учреждения, управленческие ассоциации, наиболее достоверная и доказательная. Внешняя информация по­зволяет аудиторам выносить суждения по поводу выявленных от­ношений, состояния вопросов и их динамике. Основной источник

такой информации — данные государственной статистической от­четности, информация профильных ассоциаций. Аудитор не обя­зан согласовывать с клиентом возможность внешних контактов. В этом существенное отличие аудита от консалтинговой практики. Обязательное следование аудиторским стандартам имеет для ауди­тора большее значение, чем отношение к его работе должностных лиц организации-клиента. Подобная независимость в долгосрочном плане позволяет аудиту достичь своего главного конкурентного пре­имущества — гарантированной объективности.

Собираемая в ходе управленческого аудита информация имеет следующие характеристики:

• содержание (понятие) информации, включает значение каче­ственной информации (в разных организациях используются разные значения под одним понятием, например, в случае категории «производственный персонал») и значение коли­чественной информации (используемые единицы измерения, точность измерения, методы округления);

• степень детализации информации;

• отношение информации к периоду времени. Исследуемый период времени должен быть достаточно большим, чтобы определить точный характер деятельности, темпы роста или спада и выявить колебания хозяйственной активности из-за сезонных вариаций или экономических циклов; исследуемые промежутки времени, как правило, сопоставимы (месяцы или недели включают одинаковое количество рабочих дней); пе­риоды нормальной работы рассматриваются отдельно от не­обычных событий, времени освоения новой продукции или прекращения выпуска старой, появления аудиторской актив­ности;

• охват. В ходе аудита персонала собирается или вся информа­ция (по всем продуктам, сотрудникам, подразделениям и про­цессам) или отдельные ее элементы.

Проблема, выступающая предметом аудиторского задания в об­ласти управления, может быть определена посредством следующих основных аспектов.

1. Сущность или содержание. Проблема — это расхождение (раз­личие) между тем, что происходит (или будет происходить) в действи­тельности, и тем, что должно (или может) происходить (например, низкая эффективность, растущие издержки, нехватка квалифици­рованной рабочей силы). Таким образом, диагностика предполагает определение действительной (текущей) ситуации, идеальной (нор­мативной) ситуации и расхождения между ними.

 

2. Организационное и физическое местонахождение характери­зует, в каких организационных подразделениях выявлена проблема, какие подразделения она затронула и насколько широко распро­странилась в организации.

3. Владение проблемой, т.е. те, кто затронут проблемой, более всего заинтересован в ее решении, обладает информацией, касаю­щейся проблемы. Следует определить «настоящих клиентов» и обес­печить тесное взаимодействие с ними.

4. Абсолютная и относительная величина проблемы характери­зует важность для организации решения проблемы в абсолютном и относительном значениях.

Фактическая информация может быть получена форме:

• записи — это данные в форме, пригодной для считывания или преобразования: документы, файлы, отчеты, публикации, компьютерные файлы, фильмы, микрофильмы, магнитные ленты, рисунки, фотографии, графики и т.д.;

• событий и условий — это поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства;

• памяти — это вся информация, хранящаяся в памяти людей, работающих в организации-клиенте, связанных с ней или просто могущих дать информацию, полезную для консультан­та. Эта информация охватывает бесспорные доказанные фак­ты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, предубеждения и догадки.