Инструменты сбора информации

Методами управленческого аудита являются стандартные проце­дуры экспертного консультирования:

• установочные и экспертные интервью;

• анализ документов;

• сбор данных;

• формализованное описание процедур;

• построение схем и моделирование бизнес-процессов и ключе­вых функций.

Данные методы базируются на технологии структурного анали­за и проектирования (Structured Analysis and Design Techniques — SADT)⁵⁴.

SADT — методология описания больших систем; позволяет эффективно анализировать и проектировать деятельность коммерческих и производствен­ных организаций. — Прим. авт.

В ходе управленческого аудита используются следующие инстру­менты сбора информации.

1. Наблюдения. Посещение служебных помещений, наблюде­ние людей в работе и изучение их взглядов, проблем и предложений дают наиболее важную для управленческого аудита информацию, как организация работает на практике, как она живет, каково ее раз­витие и каковы в ней человеческие взаимоотношения. Наблюдают за процедурами, операциями, процессами и характером социализа­ции (коллективного общения). Например, наблюдение за собрани­ями работников позволяет выявлять групповые процессы и формы поведения. К методам активного (прямого) наблюдения относятся: фотография рабочего дня, хронометраж, метод моментных наблюде­ний, самофотография и др.

2. Специальные записи — ведутся по просьбе аудитора в течение определенного времени в соответствии с его требованиями.

 

3. Специальные отчеты делаются по просьбе аудитора отдель­ными отобранными им специалистами по определенным аспектам проблемы, включая их видение ее решения.

4. Беседа (интервью). При управленческом аудите беседа наиболее применяемый инструмент сбора информации. Интервьюирование применяется для получения информации, необходимой при анализе рабочего процесса, выяснении суждений работников по определен­ным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополня­ет, исправляет или опровергает предыдущие, раскрывает побочные явления и неожиданные взаимосвязи, влияния или ограничения. Беседой можно управлять. При этом гибкость, присущая живой бе­седе, при достаточной квалификации интервьюера, определяет по­лезность интервью, как вида аудиторского обследования. Однако высокая стоимость использования из-за больших затрат времени, определяющая узкий охват исследуемой совокупности, и кажущаяся субъективность интервьюирования, а также неточность информации при наличии заинтересованности в исследуемом вопросе у опраши­ваемого, ограничивают масштабы применения интервьюирования и требуют при планировании сбора информации определить, какие факты следует получить в ходе бесед, от кого, когда, где и как.

5. Вопросники (использование анкет) — позволяют получить
ограниченное количество фактов от большого числа лиц или от лю­
дей, находящихся на большом расстоянии друг от друга. Анкетиро­
вание требует четкого определения исследуемой темы и формули­
ровки простых, точных, недвусмысленных вопросов. Желательно
получать ответы «да» или «нет» или числовое значение. Примене­
ние вопросников и обзоров — разновидность интервьюирования.

Их использование объясняется относительной дешевизной по срав­нению с личной беседой (интервью), а также более широким охва­том опрашиваемых. Вопросник может служить подготовительной стадией к личному интервью. Если мероприятия по использованию определенного вида опроса осуществляются периодически и в со­поставимом виде, существует возможность исследования динамики состояния организации.

6. Встречи для сбора данных предполагают организацию аудито­ром специальных обсуждений, цель которых получение информа­ции по рассматриваемой проблеме.

7. Обзоры отношений служащих. При выполнении некоторых заданий, например, при необходимости изменений условий работы и занятости, могут использоваться исследования отношений служа­щих, дающих информацию, как люди относятся к существующему положению дел и как могут отреагировать на возможные изменения.

8. Оценки служащих. Аудитор может использовать оценки клиен­та относительно:

 

• фактов, знакомых клиенту;

• аспектов текущей ситуации, изучение которых не требует большой точности;

• аспектов текущей ситуации, изучение которых посредством наблюдения и измерения дорогостоящи, а вероятность недо­стоверной оценки незначительна.

Использование оценок служащих требует их проверки и внима­ния к возможной погрешности. Суждения персонала будут достовер­нее, если они не имеют прямого отношения к изучаемому вопросу. В целом оценки проверяют на достоверность на основе опыта (из­вестные величины объема, количества или стоимости за недавний период времени) и путем сопоставления с информацией об идентич­ных событиях.

9. Аудиторский эксперимент применяется для получения инфор­
мации о последствиях того или иного управленческого воздействия,
приводящего к изменениям состояния системы ситуационных
условий. При проведении аудиторского эксперимента существует
проблема обеспечения его «чистоты», что особенно тяжело сделать
в сфере управления персоналом. Так, чистота эксперимента может
быть нарушена изменением рабочего окружения персонала и даже
разговорами между участвующими в эксперименте и не участвую­
щими (примером может быть Хоторнский эксперимент). Возмож­
ность осуществления аудиторского эксперимента — идеальная си­
туация, позволяющая произвести сравнение экспериментальной
и контрольной совокупностей при формировании рекомендаций ау-

дитора о требующихся изменениях. Реализация возможностей ауди­торского эксперимента может повлечь побочные эффекты. Так, осу­ществление эксперимента может привести к неудовлетворенности персонала, не ставшего его участником. В то же время у участников эксперимента может сложиться чувство, что ими манипулируют.

Анализ и синтез информации

Для реализации задач управленческого аудита по формированию выводов о причинах проблемной ситуации и рекомендаций о путях совершенствования системы управления, собранную информацию подвергают аналитической обработке. В аудиторском исследовании присутствуют и сочетаются методы анализа (изучение собранного фактического материала) и синтеза (выведение общих закономерно­стей на основе собранного материала). Построение целого из частей (синтез), принятие решений на основании анализа фактов и вы­работка предложений по осуществлению действий начинается уже во время анализа.

Если аудитор определяет, что исследуемая проблема подчиняется действию известного ему общего правила, применяется метод дедук­ции. Отсутствие возможности отнести исследуемую ситуацию к «из­вестному» общему знанию предполагает применение метода индук­ции, т.е. сбор и анализ необходимого объема фактического материала с целью выведения правила, действующего в данном случае.

Для эффективного пользования анализом как методом аудита аудитор должен развивать в себе логическое мышление, аналитичность, способность отделять главное от второстепенного.

В аналитической деятельности аудитора важным является его умение правильно определить значимость обнаруженных в ходе ау­дита несоответствий.

Каждое выявленное несоответствие может быть классифициро­вано по таким его признакам, как содержание, степень значимости, форма проявления, частота встречаемости, иерархический уро­вень принятия решения об его устранении, степень сложности его устранения, область распространения и объект аудита качества (см. рис. 21). Классификация помогает определить специфику каждого несоответствия и разработать адекватно этой специфике корректи­рующие и предупреждающие действия.

Значительным несоответствием в системе качества следует счи­тать невыполнение требования, установленного документом систе­мы качества, которое отрицательно влиянет на обеспечение качества продукции и должно быть устранено в кратчайший срок. Примеры

 

Рис. 21. Классификация несоответствий

таких несоответствий: любое несоответствие, которое может приве­сти к ухудшению качества продукции; использование средства из­мерения с истекшим сроком калибровки (поверки); фактически бо­лее низкая квалификация работника, выполняющего ответственную операцию, чем это требуется по технологическому процессу; приме­нение несанкционированного документа по качеству; зарегистри­рованные данные не дают представления о фактическом состоянии объекта аудита. Наличие значительного несоответствия исключает возможность принятия положительного решения по проводимому аудиту и требует разработки и реализации корректирующего дей­ствия. Факт обнаружения значительного несоответствия фиксирует­ся в протоколе.

Незначительное несоответствие — невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое может от­рицательно повлиять на обеспечение качества продукции или при­вести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено. Примеры незначительных несоответствий:

• документально оформленная политика предприятия в обла­сти качества носит рекламный, неконкретный характер;

• в должностных инструкциях руководителей и специалистов не указаны их обязанности в области качества;

• единичные случаи невыполнения требований одного из доку­ментов системы качества;

• превышение установленных сроков аттестации некоторых со­трудников службы качества;

• отдельные нечеткие записи при регистрации результатов кон­троля или испытаний.

Незначительное несоответствие должно быть устранено в ходе аудита.

Подготовленные и систематизированные фактические данные анализируются для выявления взаимосвязей, соотношений и тен­денций. В зависимости от характера проблемы и цели проводимого аудита персонала используются:

• математические и статистические методы экономического анализа;

• методы анализа системы управления и состояния ее элемен­тов;

• причинно-следственный анализ;

• методы анализа будущего;

• метод сравнения (сопоставления).

 

1. Математические и статистические методы экономического ана­лиза позволяют изучить характеристики функционирования, состо­яния и эффективности исследуемого объекта. К этим методам отно­сятся расчет показателей в динамике, средних величин, дисперсии, плотности распределения, корреляционный и регрессионный ана­лизы и др. Сопоставления между показателями позволяют вскрыть качественные характеристики исследуемого явления. В управленче­ском аудите математические и статистические методы используют­ся, когда на основании результатов их применения можно выявить качественные связи.

2. Методы анализа системы управления и состояния ее элементов, к которым относятся:

• моделирование — позволяет представить сложную ситуацию
в форме некой модели (графической, математической и др.);

 

• функционально-стоимостной анализ — позволяет выбрать вариант построения системы управления или выполнения той или иной функции управления, требующий наименьших затрат или являющийся наиболее эффективным с позиции конечных резуль­татов;

• системный анализ — методическое средство системного под­хода, позволяющее изучить систему управления и состояние состав­ляющих ее элементов (целей, функций, организационной структуры, персонала, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих реше­ний), а также многообразных типов связей этих элементов системы управления организации между собой и с внешней средой;

• метод балансового анализа в рамках системного анализа — по­зволяет осуществить балансовые сопоставления и увязки элементов замкнутой системы;

• параметрический анализ — установление функциональных зависимостей между параметрами элементов системы организации в целом, систем организационных функций (например, производ­ственной системы) и системы управления, позволяющее определить степень их соответствия;

• метод последовательной подстановки — позволяет изучить влияние на эффективность системы управления каждого фактора ее формирования и функционирования, исключая действия других факторов;

• метод структуризации целей — предусматривает количествен­ное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления посредством их развертывания в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления. Структуризация целей позволяет обеспечить взаимо­увязку, полноту, сопоставимость целей разных уровней управления организацией и персоналом и исключить дублирование в целях, ко­торые может быть причиной неэффективности организации;

• метод динамического анализа позволяет расположив в виде динамического ряду количественные данные, характеризующие си­стему, изучить устойчивые тенденции, и исключить случайные от­клонения;

• анализ силового поля — позволяет: определить зависимости и факторы, влияющие на системную ситуацию; представить суще­ствующую ситуацию в качестве определенного равновесного состо­яния двух групп сил, действующих в противоположных направлени­ях: положительные (побуждающие) силы способствуют движению

I сторону решения проблемы, а отрицательные (ограничивающие) силы мешают этому движению. В ходе анализа составляющие этих двух видов сил выявляются и делается оценка их относительной ве­личины. Изменения происходят при нарушении состояния (равно­весия), например, при добавлении одной или нескольких новых сил, или путем усиления или ослабления уже существующих сил. При достижении нового состояния дел (ситуации) формируется новое равновесие, что является постоянным продолжением непрерывного процесса изменений.

3. Причинно-следственный анализ — позволяет определить при­чинные связи между условиями и событиями, что позволяет решать проблемную ситуацию. В ходе причинно-следственного анализа определяется «основная» причина, работа с которой приведет к ре­шению проблемы. В качестве «основной» определяется причина, от­носящаяся к внутренним ситуационным условиям. От правильности определения «основной» причины зависит эффективность управ­ленческого аудита. Причинно-следственный анализ — это работа по формированию гипотезы о наличии причинно-следственной связи и изучение фактического материала о ситуации с целью определения правильности этой гипотезы.

4. Методы анализа будущего — предполагают определение ха­рактеристик будущей ситуации на основе анализа прошлого и на­стоящего, динамики изменений и методов предвидения. Наиболее распространенный подход к анализу будущих тенденций — это экс­траполяция, т.е. будущее видится как продолжение прошлых тенден­ций. Однако в современных условиях быстрых технологических, со­циальных и прочих изменений данный метод неэффективен. Более применим подход, предусматривающий возможность неожиданных изменений, основанный на более глубоком изучении ситуационных характеристик и вероятности их сохранения или изменения в буду­щем, свойственный методам управления на основе предвидения бу­дущего и гибких экстренных решений.

5. Метод сравнения (сопоставления) — важнейший метод анали­тической работы в ходе осуществления любой формы аудита. Его применение предполагает наличие некоторых опорных точек при изучении количественных и качественных характеристик деятель­ности организации. Метод сравнения основной в системе методов управленческого аудита. По сути, метод сравнения лежит в основе аудита, диагностики и консультирования в целом.

В ходе любой консультативной деятельности сопоставляется существующая ситуация с желаемой и намечаются пути движения в эту сторону. Метод сравнения тесно связан с другими методами

 

аналитической работы и их результатами. Так, практически все ре­зультаты применения других аналитических методов (например, ма­тематических) — это объект последующих аналитических процедур сопоставления, что позволяет их отнести в разряд обслуживающих потребности метода сравнения.

Сравнение позволяет сопоставить существующую систему управ­ления в целом и ее элементы с передовыми образцами или норма­тивным состоянием. Сравнение качественных показателей пред­полагает сопоставление существующей практики осуществления определенной деятельности в организации с существующими у ау­дитора образцами, что позволяет выявить возможные недостатки. Метод сопоставления позволяет вскрыть существующие отклонения от заданных стандартов.

Количественные показатели позволяют сопоставить уровень рентабельности, текущей ликвидности данной организации по от­ношению к среднему их уровню по отрасли или по региону. В управ­лении персоналом сравнительный подход часто используется для сопоставления уровней текучести, прогулов, нарушений трудовой дисциплины, заработной платы, а также при внедрении новой для организации программы управления персоналом.

При аудиторском исследовании сферы управления используют следующие параметры сопоставления:

• прошлое состояние, уровень значения показателей, прошлые достижения;

• планы и нормативы организации-клиента (прошлые, настоя­щие и перспективные). При отсутствии формально установ­ленных планов и нормативов состояния, на основе существую­щих записей, информации, содержащейся в информационной системе, в ходе управленческого аудита формируются стан­дарты, с которыми сравнивается фактическая деятельность и программы. Например, сравнивается фактическая работа в области управления персоналом с целями, политикой и про­цедурами организации в этой области. При применении управ­ления по целям (МВО) достигнутые результаты сравниваются с установленными целями;

• характеристики других организаций с сопоставимыми ситуа­ционными условиями;

• ограничения, накладываемые внешними ситуационными факторами (например, законодательные ограничения);

• нормативные и регламентирующие материалы, имеющиеся у аудиторов;

• мнение внешнего консультанта и/или научного исследования в области управления используются в ходе аудита в качестве стандарта для сопоставления осуществляемой в организации деятельности. Внешние суждения могут быть полезными для вскрытия причин отмеченных проблем. Метод сравнения широко используется в качестве основы для выработки перспективных стандартов, разработанных по рекомен­дации аудитора. Такой подход предполагает использование для срав­нения уместных примеров, моделей и стандартов из отечественной и мировой практики. Большинство аудиторов использует метод сравнения (сопоставления) как основу для управленческих иссле­дований и оценки деятельности организаций при подготовке руко­водств и опросников.

В соответствии с методом нормативного анализа в ходе сопостав­ления при управленческом аудите применяют систему нормативов, определяющих состав и содержание функций по управлению, чис­ленность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, число звеньев, размеры подраз­делений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов, зна­чение которых сопоставляют с фактическим состоянием. Это по­зволяет исследовать состояние и наметить пути совершенствования системы управления.

К методам сравнения относится опытный метод, предполагающий сопоставление исследуемой (опытной) ситуации с предшествующим периодом данной системы или другой, аналогичной системы.

Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые.

Метод анализа главных компонентов дает возможность при срав­нении использовать не множество показателей, а те немногие, от­ражающие свойства большинства других.

Опыт аудиторской работы дает большую информационную базу, позволяющую быстро ориентироваться в создавшейся ситуации путем классификации ситуации организации-клиента к тому или иному изученному типу организаций по своим характерным осо­бенностям. Компетентное (при достаточном внимании к полноте характеристик ситуации) использование метода сравнения позволя­ет снизить трудоемкость аудиторских исследований. Для аналитиче­ской обработки количественная информация представляется в виде

 

таблиц и диаграмм; для изображения процессов и процедур, систем и их элементов используются схемы и рисунки.

С использованием ЭВМ технические возможности обработки количественной информации повышаются. Однако это требует со­ответствующей подготовки аудиторов, возможностей компьютера и наличия аналитических программ. Следует также учесть, что ко­личественная информация в управленческом аудите в большинстве случаев вспомогательная.

2.6. Аудиторское заключение

Конечный результат комплекса услуг по управленческому ауди­ту— оптимизация системы управления на основе положений ау­диторского заключения. Практическая работа в этом направлении может проводиться с участием или без участия аудитора. Аудитор­ские процедуры позволяют сформировать определенную картину деятельности организации в области управления, мнение аудитора о ее текущей эффективности и путях ее повышения. Управленческий аудит (этап аудита) прекращается после обнаружения совокупно­сти проблем, без практического решения которых не имеет смыс­ла осуществлять дальнейшую диагностическую работу. Результаты управленческого аудита оформляются в форме заключения (отчета), содержащего описание выполненных аудиторских процедур, их ре­зультаты, недостатки, обнаруженные в ходе проверки, рекомендации по совершенствованию политики и практики управления в органи­зации. Написание отчета — общий метод консультационной и ауди­торской деятельности и основной аудиторский метод совершенство­вания текущей ситуации эффективности управления персоналом.

Аудиторское заключение — это обширное описание деятельности в области управления, включающее в себя рекомендации по более эффективному ее ведению. Наличие в заключении баланса инфор­мации, касающейся недостатков и примеров эффективной работы организации, упрощает принятие клиентом формулировок ауди­тора.

В управленческом аудите целесообразно использовать жесткую форму написания аудиторского заключения в финансовой сфере. Аудиторское заключение может содержать несколько частей: для ру­ководителей стратегического уровня управления организацией (за­интересованных и обладающих полномочиями для получении этой информации) и руководителей (специалистов) функциональных подразделений и специфических функций. Вместо решения про­блем, приоритет которых определялся в прошлом наугад, сотрудни-

ки, занимающиеся вопросами управленческих технологий, могут, пользуясь аудиторским отчетом, сконцентрироваться на проблемах, имеющих наибольший потенциал увеличения эффективности орга­низации.

Динамика изменения состояния показателей может отражать по­тенциальные сложности. Мнение аудиторов, выражаемое в заклю­чении, может выполнять роль внешнего авторитетного суждения, инициирующего изменения. Наиболее важное свойство аудиторско­го заключения — это возможность его использования для определе­ния направлений усилий в будущем. Знание о настоящем состоянии позволяет планировать, устанавливать цели, которые в дальнейшем можно использовать в качестве стандартов оценки.

Если клиент стремится скрыть в ходе проверки информацию, сузить ее рамки, исказить в выгодном для работодателя мнении, то аудитору целесообразно отказаться от выражения своего мнения. В таком случае в заключении в соответствии с конкретными событи­ями изменяется часть, затрагивающая описание объема аудиторской проверки, а в отдельном объяснительном абзаце аргументируются все существенные причины, которые привели в отказу, с приложе­нием возможных расчетов-аргументов.

Аудитор может выразить отрицательное мнение, если разногла­сия носят с профессиональных позиций существенный характер, имеются невысокая степень доверия к администрации по существу рассматриваемых вопросов. Все существенные причины должны быть рассмотрены и аргументированы в отдельном объяснительном абзаце.

Аудитор (аудиторская организация) не несет ответственности за события, возникшие после даты подписания аудиторского заклю­чения. Ответственность за информацию аудитора о таких событиях возлагается на клиента (руководство экономического субъекта).

Если клиент не исправляет указанные в заключении недостатки и не вносит поправки, носящие существенный характер, и которые требовал аудитор после даты написания аудиторского соглашения, аудитор должен в письменной форме указать клиенту на его ответ­ственность за последствия неисполнительности требований ауди­тора.

Формирование результатов аудиторских процедур и предоставле­ние их клиенту в форме аудиторского заключения позволяет:

• определить потенциальные места повышения эффективности организации посредством усиления практики управления;

• обеспечить высший уровень руководства схемой для анализа и оценки эффективности системы управления организацией;

 

• обеспечить руководство функциональных подразделений ана­литической основой для анализа сильных и слабых сторон ра­боты соответствующей службы, информацией, необходимой для оптимизации управления по его направлениям;

• включить функциональное руководство в решение проблем эффективности управления организацией;

• обеспечить руководство подразделений информацией, демон­стрирующей другим частям организации пользу эффективных процедур управления;

• защитить области управления от некомпетентных нападок и домыслов.

Управленческий аудит может проводиться в форме разовой про­верки или носить регулярный характер. Организациям не следует ждать «тревожного сигнала» (проявления причин проблем, лежащих в области управления, например, в финансовом состоянии органи­зации), показывающего, что «что-то неправильно» и уже необходим аудит для определения требующихся корректирующих воздействий. В практике управления общепризнанно, что профилактическое диа­гностирование организации — это характеристика хорошего управ­ления. Наличие регулярного аудита управления не исключает, од­нако, возможность приглашения аудиторов или профессиональных консультантов для помощи в решении дополнительных или внезап­но возникающих проблем.