Пути оптимизации приема, хранения и использования личных документов

Практические соображения хранения документов по личному составу диктуют необходимость организации в архивах справочно-информационных баз данных. Но не только. Частыми могут быть обращения и к другим видам документов, например к протоколам заседаний различных партийных и советских органов. Так, база данных по протоколам Моссовета 1930—1993 гг., которая функционирует в Информационном центре Мосгорархива, была создана в связи с возросшим числом обращений по поводу изменения форм собственности муниципальных объектов, перераспределением земельных участков, реконструкцией старой Москвы³⁹⁷. При планировании трассы БАМа был затребован из архивов проект, составленный еще в XIX в. инженером Гариным-Михайловским. Аналогичный прецедент имел место при реконструкции Храма Христа Спасителя. Таких примеров можно привести очень много.

Стратегия оптимизации рутинной работы архивов объективно сводится к автоматизации этого процесса с помощью современных информационных технологий. Создание баз данных по наиболее используемым тематическим комплексам, без сомнения, требует значительного времени на выявление документов и ввод информации в память компьютера, однако, как отмечают архивные работники, эти затраты оправдываются в последующем при использовании документов³⁹⁸. Таким образом, именно практическая целесообразность, связанная с высвобождением архивистов от рутинных операций, выдвигает базу данных в качестве основной формы использования архивных документов при ответах на запросы физических и юридических лиц.

Но как, например, разобраться в нагромождении различных личных учетных форм? Выход видится в упорядочении (компьютерном или бумажном) справочно-информационной службы, аналогичной пенсионным архивам в ряде стран Европы. Схема их организации приблизительно следующая: при принятии на работу фирма сообщает в Пенсионное бюро личные сведения нового сотрудника. Там же она может навести справки о его прошлой трудовой деятельности. При увольнении из фирмы также поступает соответствующая информация. Нет необходимости несколько раз дублировать одни и те же сведения и при выходе на пенсию. нет необходимости искать в архивах справки о трудовом стаже. Просто и надежно.

Конечно, организация подобных бюро — дело будущего. Пока же наши архивные работники вынуждены перекладывать бесконечные папки со сведениями персонального характера, поскольку базы данных с информацией личного свойства существуют далеко не везде. Наиболее продвинутым в этом отношении является негосударственный сектор. В архивных же учреждениях они существуют в порядке исключения. Основное назначение таких баз данных — облегчить поиск соответствующего дела. В основном — это поисковый фондовый каталог. Например, существует фонд завода ЗИЛ. Для оптимизации ответов на запросы граждан по поводу трудовой деятельности имеет смысл сделать базу данных в стандартном пакете, которая содержала бы следующие сведения:

Фамилия

имя

отчество

год рождения

№ дела/описи.

Простая в исполнении такая база данных на практике существенно облегчает каждодневную рутинную работу.

Работа историка в архиве также начинается с решения поисковых и справочно-информационных задач, например при издании источников. Если существуют автоматизированные системы поиска, то они способны значительно облегчить подобную работу. В том же Мосгорархиве, куда входят городские архивы разного направления: муниципальный, партийный, кинофотодокументов, литературы и искусства г. Москвы и ряд других, практически в каждом сегодня существуют автоматизированные каталоги. Так, при публикации мемуаров Н.С. Хрущева требовалось выявить документы, которые бы в той или иной мере касались его жизни и деятельности. Реально, на практике, это было реализовано так: оператор входил в первую базу данных и набирал цепь символов для поиска «Хрущев Н.С.», входил во вторую базу данных — снова набирал ту же цепь символов и так по всем 20 базам данных. Таким образом, на выявление фондов, где могут встречаться документы, связанные с деятельностью Н.С. Хрущева в Москве, потребовалось около часа. Это большой прогресс по сравнению с ручным поиском по описям. Но существует ли и здесь предел совершенства? Конечно же, нет. Перспектива работы с такого рода базами данных — в реализации механизма связывания сведений различных архивов, в техническом обеспечении поиска по слабо структурированным запросам, а также в комплексном решении вопросов оптимизации хранения всей информации о прошлом. Но прежде чем приступать к созданию баз и банков данных на основе личных документов советского периода для решения научно-исследовательских задач, необходимо обсудить вопрос об особенностях содержащихся в них сведений. Первая и самая важная проблема — насколько достоверны массовые источники советской эпохи, и существуют ли общие правила работы с ними?