Учёт движения наличных денежных средств и безналичных расчётов.

 

Система денежных отношений в аптечном учреждении складывается из наличных расчётов с населением, с работниками по заработной плате, а также из безналичных расчётов с поставщиками, покупателями, государственным бюджетом, банками и другими организациями по оплате товаров и различного рода услуг.

Для приёма, хранения и расходования наличных денег аптечное учреждение имеет свою кассу. Ведение кассовых операций в аптеке поручается кассиру.

В аптеке №78 должность кассира не предусмотрена по штату. Приём, выдачу и хранение наличных денег производят работники, на которых по письменному приказу заведующей аптеки возложено ведение кассовых операций. Этими работниками являются провизоры-технологи-рецептары рецептурного отдела и провизоры с фармацевтами ОБРО, они несут материальную ответственность за сохранность всех принятых ими ценностей и всякий ущерб, причинённый учреждению как в результате умышленных действий, так и небрежного, недобросовестного отношения к своим обязанностям, в соответствии с “Положением о материальной ответственности...”.

После издания приказа о возложении ведения кассовых операций на перечисленных работников руководитель аптеки знакомит их с “Правилами ведения кассовых операций”, которые регламентируются инструкцией банка России, после чего с ними заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир выполняет следующие должностные обязанности, которые регламентируются квалификационной характеристикой:

· осуществляет кассовые операции;

· ведёт расчёт с покупателями за товары и оказанные услуги;

· получает разменную монету;

· знакомится с ассортиментом имеющихся товаров и ценами на них;

· проверяет исправность кассового аппарата, заправляет его контрольной и чековой лентами;

· записывает показания счётчиков;

· переводит номераторы на нули;

· устанавливает дататор;

· подсчитывает стоимость покупок, получает за них деньги;

· печатает чек, выдаёт сдачу;

· подсчитывает деньги и сдаёт выручку в установленном порядке.

Кассир должен обладать знаниями по: ведению первичного учёта денежных средств; правилам расчёта с покупателем; порядку получения, хранения и выдачи денежных средств; правилам работы на ККА, устройству ККА; признакам платёжности государственных денежных знаков; ассортименту и розничным ценам на товары; правилам техники безопасности.

В аптеке №78 по штату предусмотрена должность бухгалтера-кассира, рабочее место которого организовано в бухгалтерии. В его обязанности входит ведение кассовой книги и составление кассового отчёта. Все остальные обязанности кассира, перечисленные выше, выполняют провизоры-технологи РПО и провизоры ОБРО.

Все кассовые операции по учёту движения наличных денег делятся на приходные и расходные.

К приходным кассовым операциям относятся:

1. выручка аптеки за реализованные населению товары и другие ценности;

2. оплата за изготовление ЛФ;

3. поступление денежных средств из банка на выплату заработной платы;

4. возврат неиспользованных подотчетных сумм и других долгов в пользу аптеки.

Первая операция является основным источником поступления денег в кассу. В соответствии с законом РФ о применении ККА при осуществлении денежных расчётов с населением приём денежных средств предприятиями и учреждениями всех форм собственности, осуществляющими торговую деятельность и оказывающими платные услуги населению, производится с обязательным применением ККА с контрольными лентами. В аптеке №78 находятся 2 ККА: по одному в каждом отделе.

Все ККА зарегистрированы в налоговых органах. Карточки регистрации ККА хранятся в аптеке с момента ввода аппаратов в эксплуатацию.

Ежедневно перед началом рабочего дня и по его окончании фармацевтический работник, выполняющий обязанности кассира, в присутствии бухгалтера-кассира снимает показания контрольного и суммирующего счётчиков. Данные показания счётчика кассир-бухгалтер заносит к себе в тетрадь, в которой в произвольной форе отражает ежедневные показания контрольного и суммирующего счётчиков ККА в отделах. “Журнал кассира-операциониста” работники кассы не ведут. В конце рабочего дня они подсчитывают выручку за день и сдают выручку в установленном порядке кассиру-бухгалтеру. Кроме того, сумма денежной выручки за день определяется как разность показаний суммирующих счётчиков на конец и начало дня. Эти две суммы сверяются, и о результатах сверки выручки по результатам кассы с выручкой, подсчитанной кассирами, составляется специальная справка о сумме реализации товаров отделами аптеки, входящая в состав кассового отчёта, которую подписывает кассир-бухгалтер и заведующий аптеки. При сдаче денежной выручки кассиру-бухгалтеру на неё оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), квитанция от которого за подписью кассира-бухгалтера и главного бухгалтера, скрепленная печатью аптеки, выдаётся сдатчику денег как оправдательный документ.

Деньги, поступившие из банка на выплату заработной платы, приходуются путём заполнения Приходного Кассового Ордера.

Возврат подотчётных сумм и других долгов в пользу аптеки оформляется также ПКО, квитанция от которого выдаётся лицу, возвратившему деньги.

К расходным кассовым операциям относятся:

1. сдача выручки в банк;

2. выплата заработной платы;

3. выдача денег под отчёт;

4. оплата счетов поставщиков;

5. возвращение залоговых сумм;

6. оплата транспортных и других услуг.

Ежедневно выручка от продажи товаров сдаётся в банк. Размер суммы наличных денег, оставшихся в кассе, ограничен лимитом, который установлен банком аптеки. Наличные деньги из аптеки №78 сдаются кассиром-бухгалтером в дневные кассы банка по объявлению, в котором указана сумма выручки для зачисления её на счёт аптеки. Объявление остаётся в банке. Сдача выручки в дневные кассы банка оформляются квитанцией, которая служит расходным документом для кассира-бухгалтера аптеки и прикладывается к его отчёту. Кроме того, сдача наличных денег и зачисление их на счёт оформляется ордером, который служит приложением к выписке из лицевого счёта. Банковская выписка или выписка из лицевого счёта оформляется каждый день и отражает ежедневные обороты денежных средств на счёте аптеки. К ней прилагается ордер на взнос торговой выручки в банк, платёжные поручения (если аптека - плательщик, то - копия платёжного поручения, если аптека - получатель, то оригинал), денежный чек. На сданную в банк выручку выписывается Расходный Кассовый Ордер.

Выплата заработной платы осуществляется кассиром-бухгалтером на основании платёжной ведомости. На титульном листе платёжной ведомости ставится распорядительная подпись по выдаче денег за подписями заведующего и главного бухгалтера аптеки с указанием срока выдачи денег и общей суммы прописью. Каждый работник аптеки, получая заработную плату, расписывается в этой ведомости. Выдача денег оформляется РКО, а на платёжной ведомости делается надпись “РКО №”. В ведомости также указывается фактически выданная сумма и задепонированная сумма и ставятся подписи кассира-бухгалтера, главного бухгалтера и заведующего аптекой.

Выдача денег под отчёт производится из кассы аптеки и оформляется РКО. Наличные деньги под отчёт выдаются на командировочные и другие нужды аптеки, а также хозяйственные расходы. Лица, получившие деньги под отчёт, на РКО проставляют сумму полученных денег прописью и свою подпись. Не позднее трёх дней по истечении срока, на который даны деньги, они обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих использование данных сумм по назначению. На основе этих оправдательных документов в бухгалтерии производится окончательный расчёт по этим суммам, и подотчётные лица или возвращают неиспользованные суммы, или получают перерасход.

Оплата счетов поставщиков также оформляется РКО, или расчёт происходит через кассу за наличные денежные средства. Представитель фирмы-поставщика на основании доверенности получает из кассы необходимые суммы. В РКО указывается, что деньги выданы по доверенности, указывается сумма прописью и подпись получившего деньги, а кассир-бухгалтер своей подписью подтверждает выдачу этих денег. Кроме того, представитель фирмы должен иметь документ, удостоверяющий его личность. Доверенность остаётся в бухгалтерии.

Все РКО и ПКО в хронологической последовательности регистрируются в “Журнале регистрации приходных и расходных ордеров”, который ведёт кассир-бухгалтер непрерывно в течение года.

Кассир-бухгалтер все поступления и все выдачи наличных денег учитывает в кассовой книге. Кассовая книга пронумерована по страницам, прошнурована, скреплена печатью аптеки, количество листов в книге заверено подписями заведующего аптеки и главного бухгалтера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах под копирку. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые - являются отрывными и служат отчётом кассира. Первый и второй экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Записи в книге производятся сразу же после получения выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому, заменяющему его документу. В конце рабочего дня кассир-бухгалтер, подсчитав итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. После этого второй отрывной листок со всеми приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге отдаётся главному бухгалтеру на проверку, который проверяет расчёты и количество приложенных документов и расписывается.

По итогам месяца на основании ежедневных отчётов кассира-бухгалтера составляется “ Реестр движения денежных средств”, являющийся первым разделом месячного отчёта аптеки. В этом реестре отражается движение наличных денег по приходу и расходу в кассе аптеки. После подведения итогов по приходу и расходу определяется остаток денежных средств в кассе на конец месяца, который соответствует остатку по отчёту кассира на последнюю дату месяца.

Не реже одного раза в месяц в аптеке производится внезапная ревизия с полным пересчётом всех денег в кассе. Остаток денег сверяется с данными учёта по кассовой книге. Для проведения ревизии приказом заведующей аптеки назначается комиссия, которая по результатам проверки составляет акт по форме № инв-15. Акт составляется в двух экземплярах: первый - в бухгалтерию, второй - кассиру-бухгалтеру. Обнаруженная недостача денег возмещается кассиром по ПКО, излишки оприходуются в доход аптеки.

В аптеке №78 ведётся журнально-ордерная форма балансового учёта. Все кассовые операции отражаются в “Журнале-ордере №5” на основании ежедневных кассовых отчётов кассира-бухгалтера.

Кассовый отчёт в аптеке составляется ежедневно или может составляться за несколько дней. Отчёт кассира-бухгалтера включает:

· отрывной лист из кассовой книги;

· все приходные и расходные кассовые ордера;

· все конечные чеки ККА с суммированными итогами выручки за день;

· квитанцию о сдаче выручки в банк;

· все доверенности на лица, получившие деньги из кассы;

· справку о сумме реализации товаров отделами аптеки;

· авансовые отчёты подотчётных лиц;

· оправдательные документа подотчётных лиц;

· платёжную ведомость (если производилась выплата заработной платы).

Кроме денежных расчётов через кассу аптеки существуют безналичные расчёты: с поставщиками за ТМЦ, отпущенные аптекой; с различными организациями и учреждениями за оказанные аптеке услуги; с государственным бюджетом по налогам и с различными фондами по отчислениям в эти фонды. Безналичные расчёты осуществляются через банк.

Аптека №78 г. Томска является юридическим лицом и имеет свой расчётный счёт.

Безналичные расчёты ведутся путём перечисления денежных средств со счёта плательщика на счёт получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. Выдача денег, а также безналичные перечисления со счёта осуществляются банком на основании приказов предприятия - владельца счёта или его согласия (акцептная форма расчётов). Без согласия владельца счёта осуществляются безналичные перечисления по требованиям за коммунальные услуги, телефонную связь и др. (безакцептные платежи).

Основным документом, на основании которого осуществляются взаиморасчёты по безналичному расчёту между плательщиком и получателем, является платёжное поручение. В нём поручается банку плательщика списать с его расчётного счёта указанную сумму и перечислить её на расчётный счёт указанного получателя. Предприятие - плательщик сдаёт этот документ в свой банк для оплаты, банк после списания средств пересылает платёжное поручение в банк получателя для зачисления платежа, а банк получателя передаёт его предприятию - получателю. Платёжное поручение составляется в двух экземплярах: первый - отправляется получателю, второй остаётся у плательщика и прилагается к банковской выписке (выписке из лицевого счёта), которая оформляется каждый день и отражает ежедневные обороты денежных средств на расчётном счёте аптеки.

Банковская выписка отпечатывается на компьютере. К ней прилагаются:

· платёжные поручения;

· ордер на взнос торговой выручки в банк;

· денежный чек.

Учёт операций по безналичному расчёту ведётся в Журнале-ордере №2-сн” на основании банковских выписок, платёжных поручений, ордеров.