По вопросам регулирования трудовых соглашений.

Аптечное управление мэрии города Томска, осуществляет организационно-методическое руководство аптечного учреждения (по Уставу), заключило контракт с руководителем МУ Аптеки №78 Марченко Н.И.

Вопросы регулирования трудовых отношений регламентированы КзоТ (Кодекс законов о Труде), на основании которого в данном аптечном учреждении утверждается коллективный договор, призванный решать конкретные проблемы трудовых соглашений. Коллективный договор заключен между заведующей аптекой и коллективом. В нем оговариваются: права и обязанности обеих сторон, оплата труда, порядок приема на работу и увольнение, повышение квалификации и возмещение ущерба, социальное развитие трудового коллектива, удовлетворение интересов и нужд сотрудников, разрешение коллективных трудовых споров. Договор скрепляется подписями обеих сторон и печатью аптеки.

Кроме того, с работниками заключен договор о коллективной материальной ответственности, а с кассиром о полной индивидуальной материальной ответственности.

Прием на работу осуществляется на основании заявления, написанного по установленной форме на имя руководителя аптечного учреждения, который должен дать согласие на прием сотрудника или мотивировать отказ. Прием оформляется приказом в “Книге приказов по аптеке №78”. К заявлению прилагаются следующие документы:

· Диплом о специальном образовании;

· Документ о повышении квалификации;

· Сертификат специалиста;

· Трудовая книжка.

При приеме на работу между работником и администрацией аптеки заключается трудовое соглашение – договор, в котором указываются условия работы, должностные функции, порядок оплаты труда, место, срок и время работы и дополнительные условия. Затем заведующая аптеки делает в трудовой книжке соответствующие записи о приеме на работу на основании приказа и оставляет эту книжку у себя. Одновременно на работника оформляется личная карточка, в которой указывается ФИО, семейное положение работника, количество детей, дата поступления, должность, сведения о предоставленном отпуске.

При перемещении работника на другую должность или увольнении делаются соответствующие записи в трудовой книжке и карточке с указанием причины. При этом обязательно оформляется приказ заведующей аптекой в “Книге приказов”. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор – уволится, предупредив об этом администрацию письменно за две недели. Администрация аптеки также может сама, по своей инициативе, уволить работника, но только на основаниях, предусмотренных законодательством. В день увольнения работнику выдается трудовая книжка.

Администрация аптеки на основании КЗоТ устанавливает время работы и отдыха работников аптеки:

· Для административно – хозяйственного персонала продолжительность рабочего времени 40 часов в неделю, т.е. 8 часов при пятидневной рабочей недели;

· Для производственного персонала – 36 часов в неделю, т.е. 7 часов при пятидневной рабочей недели;

· Время отдыха для приема пищи 20 минут;

· Время отдыха по 5-10 минут, если в нем есть необходимость.

В аптеке установлен помесячный учет рабочего времени в “Табеле учета рабочего времени”.

При непрерывной работе на данном предприятии в течении 11 месяцев работнику может быть предоставлен основной отпуск продолжительностью 24 дня.

Администрация составляет график отпусков, который согласуется с трудовым коллективом.

Отпуск предоставляется по заявлению работника и оформлению приказа.

Кроме основного отпуска работнику могут предоставляться дополнительные отпуска:

· Кратковременный отпуск с сохранением зарплаты (в случае бракосочетания или смерти лиц, состоящих с сотрудником в родственных отношениях), предоставляется на основании заявления и оформляется приказом заведующей аптеки.

· Краткосрочный отпуск без сохранения зарплаты, предоставляется при наличии уважительной причины с обязательным указание его срока.

Все документы по обеспечению безопасности приемов труда и технике безопасности сосредоточены в деле 2-35 “Материалы по ТБ”. Это дело содержит акты профилактического обследования, технические отчеты, протоколы контрольных испытаний, методические рекомендации и тд. Кроме того в эту папку входят все инструкции по технике безопасности. В аптеке также есть приказ №126 от 1997 г. “Об охране труда в учреждениях…”, в котором перечислены все основные обязанности по охране труда как руководителей, так и работников учреждений.

Ведутся два основных журнала по технике безопасности. Журнал №1 “Журнал проведения инструктажа по рабочему месту”, в котором отражается ФИО работника, наименование участка работы, должность, дата поступления на работу, дата инструктажа, ФИО должность проводившего инструктаж. Журнал №2 “Журнал регистрации повторного инструктажа по ТБ”. Повторный инструктаж проводится два раза в год. Оба этих журнала пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью и печатью заведующей аптеки.

 

Организация поставок.

В настоящее время аптека №78 сотрудничает практически со всеми оптовыми фирмами г. Томска, а также с некоторыми иногородними, но в основном пользуется услугами нескольких фирм: СИА, Протек, Сити-Фарм, Томь-Лимитед. Первые три фирмы имеют федеральную лицензию.

С каждой фирмой заключен договор, копии которого и лицензий фирмы хранятся в аптеке.

Прайс-листы аптека получает через модем, также и отправляет заказ, который получает в этот же или на следующий день.

 

6. Практика на рабочих местах по реализации учётной политики аптечного учреждения.

 

Учёт движения ТМЦ, ОС, МБП, хозяйственных средств, вспомогательных материалов и тары.

 

Учётная политика аптечного учреждения разрабатывается заведующей аптекой и оформляется в виде приказа.

Процесс движения товара от закупа до реализации (списания, возврата) отражается в учётных формах.

Учёт движения ТМЦ.

Учёт движения ТМЦ складывается из:

· учёта поступления товара;

· учёта расхода товара.

Учёт поступления товара.

Основная масса товаров в аптеку поступает от различных оптовых фирм - поставщиков, которые работают на фармацевтическом рынке г. Томска или других городов, с которыми аптека заключает договоры на разовые или многократные поставки. Определённый перечень ЛС поступает из областного аптечного склада (ЛС, стоящие на ПКУ, ЛС для льготного отпуска). Товар закупается небольшими партиями и доставляется в аптеку транспортом поставщика. Представитель фирмы передаёт доставленные товары и сопроводительные документы в отдел запасов. Основным сопроводительным документом в настоящее время является счёт-фактура, в которой перечислены наименование товаров, их количество, цена, общая сумма, ставка НДС, сумма НДС, общая стоимость с НДС (последние три показателя имеют отношение только к товарам, облагаемым НДС). Счёт-фактура является одновременно документом, регистрирующим поступивший товар, и играющим роль счёта, выписанного аптеке поставщиком для оплаты. На ней ставятся подписи руководителя фирмы-поставщика, главного бухгалтера этой фирмы, представителя поставщика, выдавшего товар, представителя аптеки, получившего товар, а также отметка о факте приёмки товара. Независимо от способа поставки товара в аптеку в отделе запасов проверяют его количество и качество, цену, общую стоимость и сверяют это с данными, указанными в счёт – фактуре. Приём товара в аптеке производится в соответствии с ГОСТами, ТУ, инструкциями о порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству. После проверки и оприходования товара счёт-фактура передаётся в бухгалтерию и прилагается к месячному отчёту аптеки. Второй экземпляр (копия) фактуры остаётся у представителя поставщика.

Основным документом, удостоверяющим качество товара, является сертификат, который содержит сведения о нормативных показателях данного товара (внешний вид, подлинность, качественное содержание и др.) и результаты анализа. Сертификат (аналитический листок) заверяется печатью территориальной КАЛ.

Все поступившие и оприходованные товары отражаются в соответствующей учётной документации аптеки.

Основным документом, в котором регистрируется поступление товаров по каждой счёт – фактуре, является “Книга покупок” по МУ Аптеке №78. Эта книга пронумерована, прошнурована и скреплена печатью аптеки и подписью заведующей аптеки. В данной книге отражаются покупки аптеки, сделанные за определённый период, в покупных ценах.

Поступившие в аптеку ЛС, стоящие на ПКУ, отражаются дополнительно в “журнале учёта ядовитых, наркотических ЛС, стоящих на ПКУ” по номенклатуре и количеству. Этот журнал ведёт главный специалист, в нём он отмечает номер счёт – фактуры, дату поступления и количество поступившего ЛС.

По данным “Книги покупок” бухгалтер в хронологической последовательности отражает поступление всех ТМЦ за месяц в приходной части товарного отчёта, указываются наименования фирм-поставщиков, номера счётов-фактур, даты поступления и стоимости товаров по розничной и покупной ценам. Поступление товаров с Областного аптечного склада отражается отдельно.

Помимо учёта поступивших товаров, в приходную часть отчёта записываются те суммы, которые в результате различных операций увеличивают стоимость товарных запасов аптеки, что обязательно сопровождается оформлением соответствующего оправдательного документа. В аптеке №78 имеют место следующие операции, увеличивающие стоимость товарных запасов:

· дооценка по лабораторно-фасовочным работам, в которую входят дооценка, возникающая в результате округления цен и дооценка по работе.

Эта операция оформляется “Справкой о дооценке по лабораторно-фасовочным работам, реализации работ и услуг”.

· работа по приготовлению экстемпоральных ЛФ:

- по амбулаторной рецептуре;

- по стационарной рецептуре.

Суммы, отражаемые в приходной части товарного отчёта по этой операции, выписываются из рецептурного журнала и из «реестра выписанных покупателям счетов», который составляется в конце месяца по данным всех требований, требований-рецептов, фактур, поступивших из ЛПУ и от других покупателей.

 

Учёт расхода товара.

Основной вид расхода товаров в аптеке - реализация за наличный расчёт населению (розничный товарооборот) и по безналичному расчёту ЛПУ и другим покупателям (оптовый товарооборот). Небольшую долю занимают расходы товаров на различные нужды аптеки; естественная убыль товаров; изъятие ЛС для анализа в КАЛ; бой, брак, порча ТМЦ и некоторые другие расходы.

Учёт ЛС по рецептам врачей оформляется в рецептурном журнале. Учёт амбулаторной рецептуры описан выше.

Реализация товаров населению по рецептам определяется денежной выручкой рецептурного отдела за смену, которая сверяется с данными ККА и сдаётся ежедневно бухгалтеру, что сопровождается оформлением приходно-кассового ордера формы № КО-1.

Реализация товаров населению без рецептов определяется также денежной выручкой ОБРО за смену, которая аналогично сверяется с данными ККА и сдаётся ежедневно бухгалтеру, что сопровождается оформлением ПКО.

Все виды розничной реализации товаров ежедневно регистрируются в таком документе, как “Регистрация розничных оборотов”, который является составной частью месячного товарного отчёта аптеки. Кроме того, вся сумма розничного оборота поставляется одной строкой в расходной части товарного отчёта.

Оптовая реализация товаров включает отпуск ЛС ЛПУ и другим покупателям по стационарной рецептуре и безрецептурный отпуск медицинских товаров в массе (“ангро”). Основанием для отпуска товаров является требование. Учёт стационарной рецептуры описан выше.

Вся сумма оптового оборота проставляется одной строкой в расходной части товарного отчёта аптеки.

Списание товаров на различные нужды аптеки, прочие потери и уценки также оформляются соответствующими документами.

Списание товаров на хозяйственные нужды аптеки в течение месяца отражается в “Заборной ведомости”. Записи в ней производит главный специалист в момент выдачи соответствующего товара. В конце месяца итоговые данные из этой ведомости переносятся в “Акт о списании средств на хозяйственные нужды”, который составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передаётся в бухгалтерию для занесения в товарный отчёт аптеки, а второй - остаётся у главного специалиста как оправдательный документ.

Изъятие ЛС для анализа в КАнЛ сопровождается составлением акта - “Акт изъятия ЛС для анализа из аптеки”. Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр - в КАнЛ, второй - в бухгалтерию для приложения к товарному отчёту.

Расход товара также происходит в результате:

· расчёта товаром с поставщиками в счёт погашения задолженностей;

· возврата товара поставщикам.

Расчёт товаром происходит по счёт – фактуре, выписанной представителем аптеки, по которой представитель поставщика получает товар после предъявления доверенности. В конце месяца составляется справка по всем фирмам-поставщикам, с которыми был произведён расчёт товаром; в ней выводится общая сумма отпущенного товара. Эта справка прилагается к товарному отчёту аптеки вместе со всеми счёт – фактурами.

Возврат товара поставщикам происходит по фактуре, выписанным представителем администрации аптеки. По этой фактуре представитель поставщика получает товар после предъявления доверенности. В конце месяца составляется справка по всем фирмам-поставщикам, которым был возвращён товар. В этой справке выводится общая сумма возвращённого товара по покупной и розничной ценам, а также рассчитывается торговое наложение на возвращённый поставщикам товар. Данная справка прилагается к товарному отчёту аптеки вместе со всеми соответствующими фактурами.

Все суммы по перечисленным расходам товаров проставляются в расходной части товарного отчёта аптеки.