Хранение кассовых документов

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

Все кассовые документы (включая ленты ККТ) необходимо хранить в течение пяти лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом оформления документа.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные документы подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию. Она составляет акт об уничтожении, оформляемый в произвольной форме.

ГЛАВНАЯ КАССА

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. По нашему мнению, целесообразно реквизитом печати, используемой на квитанции к ПКО, сделать надпись "Получено".

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами. Нумерация кассовых ордеров ведётся по порядку, начиная с 1 января по 31 декабря. Кассовые ордера подлежат регистрации в Журнале регистрации формы КО-3.

Прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам (ПКО), форма КО-1. Заполняется в 1 экземпляре. Вместе с ними выписывается и отрывная квитанция, которая выдается на руки лицу, предоставившему наличность в кассу.

Образец заполнения Приходного кассового ордера показан на странице 81 Пособия.

В графе Основание отражается содержание финансовой операции: выручка от реализации, вклад в уставный капитал, спонсорский взнос, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач и т.д.

В Приложении указываются первичные документы: авансовый отчёт, заявление, решение собрания и т.д.

Коды ОКУД и ОКПО берутся из справки Госкомстата.

"Принято от ________": в этой строке указываются фамилия, имя и отчество этого работника в родительном падеже; если деньги принимаются от работника сторонней организации, то пишем "наименование организации" через "Фамилия, имя, отчество".

В строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись "без налога (НДС)".

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу. Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию.

При несоответствии вносимой суммы, кассир предлагает вносителю внести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму.

Если вноситель отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму.

Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, на общую сумму принятых наличных денег.

КСО может оформляться не только бухгалтером, но и кассиром. В этом случае бухгалтер выдаёт кассиру подшивку бланков ПКО с проставленными номерами.

Задание 4.1. В кассу предприятия ООО «Крона» получен остаток подотчётной суммы 135р от Сидорова И. П. Главный бухгалтер Пименова И. Р., кассир Громова А. С. На основании указанных данных оформите приходный кассовый ордер № 580.

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам (РКО), форма КО-2. Образец представлен на странице 82. Заполняется в 1 экземпляре.

При получении расходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера и ее соответствие образцу, соответствие сумм, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. Проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере.

Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, либо по доверенности и документу, удостоверяющему личность.

Если выдача денег производится по доверенности, после ФИО получателя указываются ФИО доверенного лица. Доверенность остаётся как приложение к РКО.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями.

Получатель денег пересчитывает под наблюдением кассира наличные деньги и ставит свою подпись. Претензии не принимаются.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Задание 4.2. Из кассы предприятия ООО «Крона» выдано на командировочные расходы Сидорову И. П. 1700 р., основание – приказ № 18 от 16.01 текущего года. На основании указанных данных оформите расходный кассовый ордер № 47.

Выдача наличных денег для выплаты заработной платы и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. Составляются они в 1-м экземпляре.Образец представлен на странице 180. Отличие последних 2-х документов.

Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней и указывается на расчётно-платёжной или платёжной ведомости.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись "по доверенности". Доверенность прилагается к расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

В последний день выдачи наличных денег кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости):

§ проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег,

§ подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию,

§ сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости),

§ проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется расходный кассовый ордер.

Операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Записи в книгу учета подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Полученные в виде торговой выручки денежные средства должны быть зачислены на счёт предприятия. Для этого они могут быть сданы в кассу банка, инкассаторам, а также предприятиям связи.

Сдача денег непосредственно в банк оформляется Объявлением на взнос наличными. Образец показан на странице 83.

Данный документ заполняет работник предприятия, который сдает выручку, или представитель банк а. Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: непосредственно объявление, квитанция и ордер. Квитанция выдается работнику фирмы и прикрепляется к расходному кассовому ордеру для подтверждения операции.

Распространённой формой сдачи выручки является договорная форма с участием инкассаторов.

За каждым предприятием закрепляется 2-3 инкассаторских сумки с номерами.

Операция передачи выручки инкассаторам оформляется с помощью препроводительной ведомости, составленной в 3 экземплярах. 2-й экземпляр называется накладная. 3-й экземпляр называется копия. Оборотная сторона ведомости содержит покупюрную опись денег.

До приезда инкассатора кассир подбирает денежные средства по купюрам в пачки по 100 штук одного достоинства и перевязывает. Деньги складывает в сумку, туда же помещает 1-й экземпляр ведомости, пломбирует сумку.

Выручка передаётся инкассаторам в установленное банком время. Инкассатор предъявляет кассиру удостоверение личности и доверенность банка. Кассир передаёт инкассатору сумку вместе с накладной, получает взамен пустую. Инкассатор расписывается на 3-м экземпляре ведомости (копии), который остаётся у кассира.

Данные средства ещё не зачислены и их учитывают на счёте 57 Переводы в пути. После проверки деньги зачисляются на счёт предприятия.

Поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в Кассовой книге, форма КО-4. Записи ведутся в 1-м экземпляре. Листы книги нумеруются с 1 января по 31 декабря. Листы Книги прошнуровываются и скрепляются печатью. На последней странице количество листов в книге заверяется руководителем и главным бухгалтером.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному и расходному документу.

В конце рабочего дня кассир выводит сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроль над ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель).

Если индивидуальные предприниматели ведут учет доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения, либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга ими может не вестись.

Задание 4.3. На основании приведённых ниже данных заполните кассовую книгу за 10 марта текущего года, лист 69:

§ остаток денег в кассе на вечер 9 марта 71 000 р.;

§ приходный кассовый ордер № 16 на получение от Ивановой М. И. выручки за реализованную продукцию в размере 1 400 000 р.;

§ расходный кассовый ордер № 22 на выдачу в подотчёт Григорьеву И. И. на закуп товаров 100 000 р.;

§ препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой № 12 на сдачу выручки в банк – 1 220 000 р;

§ платёжная ведомость № 23 на сумму заработной платы за вторую половину февраля – 134 000 р;

§ расходный кассовый ордер № 24 на выдачу денег в подотчёт Семёновой А. А. на хозяйственные расходы – 2 000 р.

Номер документа	От кого получено или кому выдано	№ корреспондирующего счёта	Приход	Расход
	Остаток на начало дня	71 000
	От Ивановой М. И.		1 400 000
	Григорьеву И. И.			100 000
	В банк			1 220 000
	Заработная плата			134 000
	Семёновой А. А.			2 000
	Итого за день	1 400 000	1 456 000
	Остаток на конец дня	15 000
	В том числе на заработную плату

Синтетический учёт денежных средств в кассе ведётся на счёте 50 Касса. Поступление денег в кассу отражается по дебету, а выдача денег из кассы – по кредиту.

В конце месяца выводится сальдо на счёте 50, которое должно совпадать с остатком в Кассовой книге.

Задание 4.4. Выберите один правильный ответ:

1. Поступила выручка в кассу за реализованные товары: а) Д 50 К 90

2. Получено из банка для выдачи зарплаты: в) Д 50 К 51

3. Сдана выручка в банк по объявлению: б) 51 К 50

4. Сдана выручка в банк через инкассаторов: б) Д 57 К 50

5. Выдана из кассы зарплата: а) Д 70 К 50

6. Выплачено из кассы пособие: г) Д 69 К 50

7. Получен взнос от учредителя: а) Д 50 К 75

8. Возвращена неизрасходованная подотчётная сумма: в) Д 50 К 71