Организация кассовых операций

Предприятие ОП для приёма, хранения и выдачи денежных средств должно иметь кассу. Порядок организации кассовых операций регламентирован Указанием ЦБ РФ 3210-У от 11.03.2014 «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого бизнеса».

Что такое кассовые операции? Кассовые операции – это приём, пересчёт и выдача наличных денег.

Для ведения кассовых операций юридическое лицо распорядительным документом устанавливает лимит остатка наличных денег - максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе.

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Формула расчета представлена так: L = V / P × Nc, где

L – лимит в рублях; V – объем выручки в наличных денежных средствах; Р – расчетный период, а именно количество рабочих дней, за который происходит учет объема поступлений наличных. Период не может быть больше, чем 92 рабочих дня. Nc – период времени между сдачей в банк выручки: 1-7 рабочих дней, если же в месте, где расположена компания, нет банка, то до 14 дней.

Пример. Для расчета лимита компания выбрала период с 27 января по 14 апреля 2014 года (55 рабочих дней). За этот период наличная выручка составила 287 500 руб. Компания сдает выручку в банк каждые три дня.

Размер лимита, исходя из наличной выручки, равен: 287 500 руб.: 55 дн. x 3 дн. = 15 682 руб.

Указание N 3210-У не содержит срока, на который должен быть установлен лимит остатка наличных денежных средств в кассе, а также случаи его изменения. Лимит остатка наличных денежных средств может быть пересмотрен по мере необходимости, например, в случае изменения поступлений наличных денежных средств за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или в случае изменения объема выдачи наличных денег.

Если компания не установит лимит, он считается нулевым, а любая сумма наличных в кассе — сверхлимитной. Максимальный штраф за это — 50 000 руб.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выплат заработной платы и других выплат, а также в выходные и праздничные дни.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

Денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег, являются свободными денежными средствами и хранятся на банковских счетах.

Расчёты между предприятиями осуществляются в безналичном порядке через банки, а также наличными через кассу предприятия. Следует помнить, что ЦБ установил, что расчёты наличными деньгами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс.р.

Статья 15.1. КоАП Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов (в ред. Федерального закона от 27.06.2011 N 162-ФЗ)

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, не оприходованию (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Контроль над соблюдением кассовой дисциплины осуществляют налоговые органы и обслуживающие банки.

Кассовые операции ведутся в кассе кассиром или иным работником, определенным руководителем из числа своих работников, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей.

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

После издания приказа о назначении кассира на работу, руководитель обязан под расписку ознакомить его указанием ЦБ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ … и заключить Договор о полной материальной ответственности.

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. То есть на предприятии могут функционировать главная касса и операционные кассы.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

Периодически проводится инвентаризация денежных средств, находящихся в кассах. Порядок проведения практически тот же, как и при инвентаризации товаров и тары.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром.

Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых ордеров, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

Однако покупать электронную подпись для каждого подотчетника, чтобы те могли заверять электронные документы, для многих компаний не представляется возможным. Например, по причине большого числа сотрудников или так называемой кадровой текучки. То же самое с зарплатными ведомостями: оформлять электронную подпись каждому работнику слишком затратно и хлопотно. Поэтому пока безопаснее и удобнее оформлять кассовые документы на бумаге.

Индивидуальными предпринимателями, ведущими учет доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.