Порядок составления и бухгалтерская обработка документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат пер­вичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйствен­ной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Своевременность оформления документов. Первич­ные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают свое­временное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержа­щихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержания опера­ции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характери­зующий операцию, должен быть конкретным, с тем, чтобы после заполне­ния не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка доку­мента должно производиться на машинке, чернилами или химическим ка­рандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не ого­воренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Доку­менты, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; доку­менты, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их со­вершении, привлекают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяй­ственных операциях на основе первичных учетных документов могут со­ставляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные до­кументы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку подвергаются бухгалтерской проверке, которая проводится в три этапа. Во-первых, документы прове­ряются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность ука­занной в документе операции; определяется, имела ли место данная опе­рация вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом ис­пользуют метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих из­делий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на при­ем этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установ­ленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли пре­дусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении опе­рации и оформлении документов. В-третьих,- арифметической проверке.(проверка арифметических подсчетов,правильность отражения количественных и стоимостных показателей). Проверенные и принятые до­кументы подвергаются бухгалтерской обработке т.е. группировке, таксировке и контировке.

Группировка — это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подво­дить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность произво­дить записи одной бухгалтерской проводкой.

Таксировка документов — выражение натуральных показателей в денеж­ном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают составление бухгалтерских проводок.

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штам­па «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует прово­дить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использова­ния уже проведенных документов.

 

Вопрос 5.

Документооборот — путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот раз­рабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организа­ции. В нем необходимо предусматривать:

наименование отчетов или первичных документов;

время составления;

лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контро­лирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в те­кущем архиве.

Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и ко всяким злоупотреб­лениям.

 

 

 

Вопрос 6.

Хранение документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспе­чивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в лапки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесяч­но. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бух­галтера. Изъятие документов может производиться только органами дозна­ния, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инс­пекциями и на основании их постановлений в соответствии с законодате­льством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также поря­док их передачи в государственные архивы утверждены Федеральной ар­хивной службой России (Росархив) 6 октября 2000 г. (в ред. от 27.10.2003), при этом были увеличены минимальные сроки хранения неко­торых документов до пяти лет.