Документы и документооборот в бухгалтерском учете

Основы бухгалтерского учета

Документы и документооборот в бухгалтерском учете

Изучив данную тему, Вы узнаете:

· об документации хозяйственных операций, их экономическом и юридическом значении;

· об классификации документов;

· об основных требованиях, предъявляемых к первичной учетной документации;

· о о документообороте в бухгалтерском учете и его основных этапах;

· о правилах хранения документов бухгалтерского учета;

Правила формирования документов и документооборота в бухгалтерском учете устанавливают следующие нормативные документы:

: Федеральный закон РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями)

Приказ МФ РФ от 29.07.98г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (пункты 12-18).

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. № 105

ПОВТОРИТЕ

Прежде чем приступать к изучению данного вопроса повторите тему «Предмет и метод бухгалтерского учета», вспомните об элементе бухгалтерского учета - документация.

Изучите ст. 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском учете»

Документация хозяйственных операций, их экономическое и юридическое значение.

В бухгалтерском учете первичная регистрация хозяйственных операций осуществляется как методом сплошного непрерывного учета, так и в специальных носителях информации — документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Этот способ ведения бухгалтерского учета получил название документации.

Документация — способ сплошного и непрерывного наблюде­ния за фактами хозяйственной деятельности организации и их регистрация в специальных носителях информации — документах. Бухгалтерский (первичный учетный) документ — это письмен­ное свидетельство (доказательство), что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Первичный учетный документ уста­навливает материальную ответственность работников предприятий за доверенные им ценности, а также удостоверяет состояние рас­четов предприятия с другими организациями и лицами.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Информация о хозяйственных операциях не может быть принята к бухгалтерскому учету, если она не отражена в первичном учетном документе.

Правило, гласящее, что без документа нет записи на счетах, нарушаться не должно.

Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерских документах придает бухгалтерской информации, в том числе бухгалтерской отчетности, юридическую силу, так как отражаемые в системе бухгал­терского учета хозяйственные отношения одновременно являют­ся и правоотношениями (начисление заработной платы и премий, оформление приема/передачи материальных и денежных средств, расчетов и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информа­цию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу.

Таким образом, придание информации юридической силы яв­ляется объективно необходимой закономерностью метода ведения бухгалтерского учета.

В условиях применения современ­ной вычислительной техники замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными не должна приводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

 

3. Классификация документов.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

· по времени составления: первичные, сводные;

· по объему информации: разовые, накопительные;

· по месту составления: внутренние, внешние;

· по структуре: табличные; анкетные; комбинированные;

· по содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные, расчетные.

По назначению Распорядительные документы — документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся: распоряжения руководителей организаций и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на командировку).

Распорядительные документы требуют составления оправдательных для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, документы о приемке от рабочих выработанной продукции и др.

Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, и затем принимаются к учету.

Комбинированные документы - документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки бухгалтерии, ведомости распределения, мемориальные ордера.

По времени составления

Первичные (единичные) документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

Сводные документы обобщают показатели, взятые с первичных документов, путем соответствующей их группировки и систематизации. Это реестры, сводки, авансовые отчеты и др.

По объему информации

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (за несколько приемов) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся, например, двухнедельные (месячные) наряды на работы, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.

По месту составления

Внешние документы поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования, платежные поручения, счета-фактуры поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др.

Внутренние документы создаются внутри организации.

По структуре документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены, как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд по табличной.

Задание № 1

Проставьте в таблице вид первичного документа: организационно-распределительный (ОР), оправдательный (О), комбинированный (К), документ бухгалтерского оформления (БО)

№ п/п	Наименование документа	Классификация документов
по назначению	по месту составления	по способу отражения операций
1.	Лимитно-заборная карта
2.	Расходный кассовый ордер
3.	Реестр депонированной зарплаты
4.	Платежная ведомость
5.	Товаротранспортная накладная
6.	Приходный ордер материальных ценностей
7.	Доверенность на получение материальных ценностей
8.	Приказ о приеме на работу
9.	Авансовый отчет подотчетного лица
10.	Приказ о назначении комиссии по проведению инвентаризации
11.	Ведомость начисления амортизации основных средств
12.	Платежное поручение
13.	Счет-фактура
14.	Книга продаж

 

Задание №.2

В накладной на отпуск материала была допущена ошибка: в наименовании: вместо «Ситец» написали «Драп», в количестве вместо 100 м. написали 100 кг. Каким образом исправить ошибочную запись? Изобразите, как нужно произвести исправления.

 

Задание №.3

Выберите правильный ответ:

На основе какого документа может быть произведено изъятие первичных документов у предприятия (выберите):

а) протокол комиссии предприятия по расследованию действий главного бухгалтера;

б) постановление органов дознания;

в) постановление директора предприятия;

г) решение общественных органов.

 

Задание № 4

Проставьте в таблице сроки хранения документов:

№ п/п	Наименование документов	Срок хранения (лет)
1.	Приходные и расходные кассовые ордера
2.	Выписки из расчетного счета
3.	Авансовые отчеты подотчетных лиц
4.	Лицевые счета работников
5.	Приходные ордера на материалы
6.	Платежные банковские документы
7.	Накладные на отпуск материалов на сторону

 

Задание №.5

По приведенным заполненным первичным учетным документам. произведите проверку документов, полученных бухгалтером: по форме, арифметически, по существу, напишите выводы:

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 01.08.2001 № 55

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО
наименование организации

 

				УТВЕРЖДАЮ
				Отчет в сумме	Пять тысяч сто десять
					руб.		коп.
	Номер	Дата		Руководитель	директор
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ						должность
		Валишин
				подпись		расшифровка подписи
				“ 21 ”	Декабря		06 г.

 

			Код
Структурное подразделение	Отдел снабжения
Подотчетное лицо	Сергеев С.В.	Табельный номер	05.002
	фамилия, инициалы

 

Профессия (должность)	менеджер		Назначение аванса	Командировочные расходы
Наименование показателя	Сумма, руб.коп.		Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс	остаток	-		дебет	кредит
перерасход	--		счет, субсчет	сумма, руб.коп.	счет, субсчет	сумма, руб.коп.
Получен аванс 1. из кассы	6000-00			6000-00		6000-00
1а. в валюте (справочно)		-			5110-48		5110-48
	2.	-			900-00		900-00
Итого получено	6000-00
Израсходовано	5110-48
	Остаток	900-00
	Перерасход

 

Приложение 3 документов на 3 листах

 

Отчет проверен. К утверждению в сумме	Пять тысяч сто десять
		сумма прописью
	руб		коп (		руб		коп)
Главный бухгалтер	Кулагина В.Н		Кулагина В.Н.
	Подпись		расшифровка подписи
Бухгалтер	Семенова И.В.		Семенова И.В.
	Подпись		расшифровка подписи

 

Остаток внесен	в сумме		руб		коп	по кассовому ордеру № 138 от “21” декабря 2006 г.
Перерасход выдан

 

Бухгалтер (кассир)	Семенова И.В.		Семенова И.В.	“21” декабря 20 06 г.
	подпись		расшифровка подписи

 

л и н и я о т р е з а

Оборотная сторона формы № АО-1

 

Номер по порядку	Документ, подтверждающий производственные расходы	Наименование документа (расхода)	Сумма расхода	Дебет счета, субсчета
по отчету	принятая к учету
	дата	номер		в руб. коп	в валюте	в руб. коп	в валюте
	15. 12..2006	10/5	ж/д билет Казань- Москва	2250-00	-	2250-00	-
	15. 12. 2006	33/2	ж/д билет Киров - Москва	1910-48	-	1910-48	-
	6. 12.2006		Счет на оплату услуг гостиницы	800-00	-		-
			Итого	5110-48	-	5110-48	-

 

 

Подотчетное лицо

подпись расшифровка подписи

Документ проверен:

• по форме;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• арифметически;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• по существу.

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Типовая межотраслевая форма № М-4

Утверждена постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 № 71а

 

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР №

123

 

	Коды
Форма по ОКУД
Организация	ООО «Алькор»	по ОКПО	40062011

Структурное подразделение

Центральный материальный склад

 

Дата составле-ния	Код вида операции	Склад	Поставщик	Страхо-вая компания	Корреспондирующий счет	Номер документа
Наимено-вание	код	счет, субсчет	код анали-тического учета	Сопрово-дитель-ного	Платеж-ного
14.01 2007	01	1	ОАО «Стройтресе»	27	-	10.1	16	15	114

 

Материальные ценности	Единица измерения	Количество	Цена, руб. коп.	Сумма без учета НДС, руб. коп.	Сумма НДС, руб. коп.	Всего с учетом НДС, руб. коп.	Номер паспорта	Порядковый номер по складской картотеке
наименование, сорт, размер, марка	номен- клатур- ный номер	код	наименование	по доку- менту	принято
Кирпич м-150	112345	796	Шт.		10000	18-93	189300	34074	226374	-	157
				Итого		Х	189300	34074	226374

 

 

Принял	Зав.складом		Борисов В.Т.		Борисов В.Т.	Сдал	экспедитор
	должность		подпись		Расшифровка подписи		должность		подпись		расшифровка подписи

 

Документ проверен:

• по форме;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• арифметически;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• по существу.

выводы: ____________________________________________________________________

 

По времени составления

Первичные (единичные) документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

Сводные документы обобщают показатели, взятые с первичных документов, путем соответствующей их группировки и систематизации. Это реестры, сводки, авансовые отчеты и др.

По объему информации

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (за несколько приемов) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся, например, двухнедельные (месячные) наряды на работы, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.

По месту составления

Внешние документы поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования, платежные поручения, счета-фактуры поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др.

Внутренние документы создаются внутри организации.

По структуре документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены, как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд по табличной.

Задание № 1

Проставьте в таблице вид первичного документа: организационно-распределительный (ОР), оправдательный (О), комбинированный (К), документ бухгалтерского оформления (БО)

№ п/п	Наименование документа	Классификация документов
по назначению	по месту составления	по способу отражения операций
15.	Лимитно-заборная карта
16.	Расходный кассовый ордер
17.	Реестр депонированной зарплаты
18.	Платежная ведомость
19.	Товаротранспортная накладная
20.	Приходный ордер материальных ценностей
21.	Доверенность на получение материальных ценностей
22.	Приказ о приеме на работу
23.	Авансовый отчет подотчетного лица
24.	Приказ о назначении комиссии по проведению инвентаризации
25.	Ведомость начисления амортизации основных средств
26.	Платежное поручение
27.	Счет-фактура
28.	Книга продаж

 

Задание №.2

В накладной на отпуск материала была допущена ошибка: в наименовании: вместо «Ситец» написали «Драп», в количестве вместо 100 м. написали 100 кг. Каким образом исправить ошибочную запись? Изобразите, как нужно произвести исправления.

 

Задание №.3

Выберите правильный ответ:

На основе какого документа может быть произведено изъятие первичных документов у предприятия (выберите):

а) протокол комиссии предприятия по расследованию действий главного бухгалтера;

б) постановление органов дознания;

в) постановление директора предприятия;

г) решение общественных органов.

 

Задание № 4

Проставьте в таблице сроки хранения документов:

№ п/п	Наименование документов	Срок хранения (лет)
8.	Приходные и расходные кассовые ордера
9.	Выписки из расчетного счета
10.	Авансовые отчеты подотчетных лиц
11.	Лицевые счета работников
12.	Приходные ордера на материалы
13.	Платежные банковские документы
14.	Накладные на отпуск материалов на сторону

 

Задание №.5

По приведенным заполненным первичным учетным документам. произведите проверку документов, полученных бухгалтером: по форме, арифметически, по существу, напишите выводы:

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 01.08.2001 № 55

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО
наименование организации

 

				УТВЕРЖДАЮ
				Отчет в сумме	Пять тысяч сто десять
					руб.		коп.
	Номер	Дата		Руководитель	директор
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ						должность
		Валишин
				подпись		расшифровка подписи
				“ 21 ”	Декабря		06 г.

 

			Код
Структурное подразделение	Отдел снабжения
Подотчетное лицо	Сергеев С.В.	Табельный номер	05.002
	фамилия, инициалы

 

Профессия (должность)	менеджер		Назначение аванса	Командировочные расходы
Наименование показателя	Сумма, руб.коп.		Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс	остаток	-		дебет	кредит
перерасход	--		счет, субсчет	сумма, руб.коп.	счет, субсчет	сумма, руб.коп.
Получен аванс 1. из кассы	6000-00			6000-00		6000-00
1а. в валюте (справочно)		-			5110-48		5110-48
	2.	-			900-00		900-00
Итого получено	6000-00
Израсходовано	5110-48
	Остаток	900-00
	Перерасход

 

Приложение 3 документов на 3 листах

 

Отчет проверен. К утверждению в сумме	Пять тысяч сто десять
		сумма прописью
	руб		коп (		руб		коп)
Главный бухгалтер	Кулагина В.Н		Кулагина В.Н.
	Подпись		расшифровка подписи
Бухгалтер	Семенова И.В.		Семенова И.В.
	Подпись		расшифровка подписи

 

Остаток внесен	в сумме		руб		коп	по кассовому ордеру № 138 от “21” декабря 2006 г.
Перерасход выдан

 

Бухгалтер (кассир)	Семенова И.В.		Семенова И.В.	“21” декабря 20 06 г.
	подпись		расшифровка подписи

 

л и н и я о т р е з а

Оборотная сторона формы № АО-1

 

Номер по порядку	Документ, подтверждающий производственные расходы	Наименование документа (расхода)	Сумма расхода	Дебет счета, субсчета
по отчету	принятая к учету
	дата	номер		в руб. коп	в валюте	в руб. коп	в валюте
	15. 12..2006	10/5	ж/д билет Казань- Москва	2250-00	-	2250-00	-
	15. 12. 2006	33/2	ж/д билет Киров - Москва	1910-48	-	1910-48	-
	6. 12.2006		Счет на оплату услуг гостиницы	800-00	-		-
			Итого	5110-48	-	5110-48	-

 

 

Подотчетное лицо

подпись расшифровка подписи

Документ проверен:

• по форме;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• арифметически;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• по существу.

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Типовая межотраслевая форма № М-4

Утверждена постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 № 71а

 

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР №

123

 

	Коды
Форма по ОКУД
Организация	ООО «Алькор»	по ОКПО	40062011

Структурное подразделение

Центральный материальный склад

 

Дата составле-ния	Код вида операции	Склад	Поставщик	Страхо-вая компания	Корреспондирующий счет	Номер документа
Наимено-вание	код	счет, субсчет	код анали-тического учета	Сопрово-дитель-ного	Платеж-ного
14.01 2007	01	1	ОАО «Стройтресе»	27	-	10.1	16	15	114

 

Материальные ценности	Единица измерения	Количество	Цена, руб. коп.	Сумма без учета НДС, руб. коп.	Сумма НДС, руб. коп.	Всего с учетом НДС, руб. коп.	Номер паспорта	Порядковый номер по складской картотеке
наименование, сорт, размер, марка	номен- клатур- ный номер	код	наименование	по доку- менту	принято
Кирпич м-150	112345	796	Шт.		10000	18-93	189300	34074	226374	-	157
				Итого		Х	189300	34074	226374

 

 

Принял	Зав.складом		Борисов В.Т.		Борисов В.Т.	Сдал	экспедитор
	должность		подпись		Расшифровка подписи		должность		подпись		расшифровка подписи

 

Документ проверен:

• по форме;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• арифметически;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• по существу.

выводы: ____________________________________________________________________

 

Основы бухгалтерского учета

Документы и документооборот в бухгалтерском учете

Изучив данную тему, Вы узнаете:

· об документации хозяйственных операций, их экономическом и юридическом значении;

· об классификации документов;

· об основных требованиях, предъявляемых к первичной учетной документации;

· о о документообороте в бухгалтерском учете и его основных этапах;

· о правилах хранения документов бухгалтерского учета;

Правила формирования документов и документооборота в бухгалтерском учете устанавливают следующие нормативные документы:

: Федеральный закон РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями)

Приказ МФ РФ от 29.07.98г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (пункты 12-18).

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. № 105

ПОВТОРИТЕ

Прежде чем приступать к изучению данного вопроса повторите тему «Предмет и метод бухгалтерского учета», вспомните об элементе бухгалтерского учета - документация.

Изучите ст. 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском учете»