Документы строгой отчетности

Обособленную группу документов в бухгалтерском учете составляют документы строгой отчетности: денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Документы строгой отчетности в случаях, определенных Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, могут заменять чеки при оказании услуг населению без применения контрольно-кассовых машин.

К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению (далее - бланки).

Законодательством установлен особый порядок приобретения, хранения, использования, реализации, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду документов и бланков строгой отчетности.

Денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 "Касса", субсчет "Денежные документы" и хранению в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).

Лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.

Бланки строгой отчетности - это формы документов, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты. Применение бланков способствует ускорению и упрощению процессов составления документов, их унификации и стандартизации.

Несоблюдение способа изготовления бланка, например печать его на принтере в заполненном или незаполненном виде, не делает документ недействительным, однако изготовленным на бланке строгой отчетности он не признается.

К бланкам строгой отчетности относятся также квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке до момента выдачи под отчет.

Утвержденные формы бланков могут использоваться всеми организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, для которых эти формы были утверждены.

Бланки должны заполняться четко и разборчиво с использованием копировальной или самокопировальной бумаги либо без нее, если копии не предусмотрены. Подчистки, поправки и исправления на бланке не допускаются. Испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.

Учет бланков по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге по учету бланков. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом).

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель заключает договор в соответствии с законодательством Российской Федерации с работником, которому поручается получение, хранение и выдача бланков, а также прием от населения наличных денежных средств согласно оформленным бланкам.

Этому работнику руководителем организации или индивидуальным предпринимателем создаются условия, обеспечивающие сохранность бланков.

Бланки принимаются работником в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Приемка производится в день поступления бланков. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков. Акт, утверждаемый руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, является основанием для принятия бланков на учет указанным работником.

Бланки хранятся в металлических шкафах и (или) сейфах. В организации или у индивидуального предпринимателя, получающих бланки в большом количестве, допускается хранение их в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются.

Инвентаризация бланков осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.

При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков проверяется наличие на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных квитанционных книжек (других сброшюрованных бланков) печати организации или индивидуального предпринимателя и подписи главного бухгалтера (бухгалтера), сохранность копий бланков (корешков), отсутствие подчисток и исправлений, а также соответствие сумм, указанных в копиях (корешках), суммам, отраженным в ведомостях и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию, или в кассовых отчетах.

Возложение обязанностей по контролю за использованием бланков на лиц, осуществляющих выдачу бланков, не допускается (за исключением организаций или индивидуальных предпринимателей, где обязанности ответственного лица совмещены в одном лице с главным бухгалтером или руководителем организации либо индивидуальным предпринимателем).

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных (и с использованием платежных карт) денежных средств, хранятся в организации или у индивидуального предпринимателя в систематизированном виде не менее пяти лет. По окончании установленного срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета, копии использованных бланков (корешков) уничтожаются на основании акта об их списании, составленного комиссией, образованной руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки.

Организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие населению услуги, в отношении которых не были утверждены соответствующие формы бланков, при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт используют контрольно-кассовую технику.

 

Электронные документы

Повсеместное внедрение компьютерной техники и технологий коснулось и сферы создания документов бухгалтерского учета и налоговой отчетности. Специфика документа, созданного на машинном носителе (на жестком диске, дискете, CD, в сети Интернет), состоит в некоторой сложности обоснования подлинности документа по одному или нескольким основным реквизитам. В этой связи требуется дополнительное законодательное регулирование оборота документов на машинном носителе.

Сказанное в первую очередь касается подписи электронных документов, поскольку собственноручная подпись ответственного лица на них невозможна. Согласно ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Напрямую использование факсимильной подписи запрещено только на банковских карточках с образцами подписей и оттиска печати (указание Банка России от 21.06.2003 N 1297-У) и счетах-фактурах (письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404).

Электронная цифровая подпись, проставляемая на документах, созданных в электронном виде, предназначена для защиты электронного документа от подделки. Она получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Сфера и порядок применения электронной цифровой подписи определены Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".

Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется также ГК РФ, Федеральными законами от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи", другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами Российской Федерации, а также соглашением сторон.

В случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

Представление налоговой декларации и бухгалтерской отчетности в электронном виде осуществляется через специализированного оператора связи, оказывающего услуги налогоплательщику. Представление налоговой декларации в электронном виде допускается при обязательном использовании сертифицированных средств электронной цифровой подписи. С целью защиты информации, содержащейся в налоговой декларации, при передаче ее по каналам связи участниками обмена информацией применяются сертифицированные средства криптографической защиты информации.

Использование, учет, распространение и техническое обслуживание средств защиты и электронной цифровой подписи при представлении налоговой декларации в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

При представлении налогоплательщиком налоговой декларации в электронном виде налоговый орган обязан принять налоговую декларацию и передать налогоплательщику квитанцию о ее приеме, представляющую собой полученную налоговую декларацию, подписанную электронной цифровой подписью уполномоченного лица налогоплательщика, заверенную электронной цифровой подписью уполномоченного лица налогового органа.

Датой представления налоговой декларации в электронном виде является дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи.

Хранение документов

Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении установленных законодательством условий и сроков.

Общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст. 17 Закона о бухгалтерском учете, где, в частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов в организации установлен Положением о документах и документообороте. В соответствии с п. 6.2 указанного Положения первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Здесь уместно напомнить, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, учреждения работникам других структурных подразделений организации, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета установлены п. 1 ст. 23 и ст. 87 НК РФ: налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

В установленных законом случаях допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.

Такое изъятие может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. При производстве выемки и обыска следователь должен строго ограничиваться изъятием документов, могущих иметь отношение к делу.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.