Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета на малом предприятии

Для ведения бухгалтерского учета на малом предприятии (МП) рекомендованы специальные регистры упрощенной формы. Для этого на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета МП должно составлять собственный рабочий план счетов, который позволит вести учет имущества и его обязательств в регистрах бухгалтерского учета на основе главных для него счетов. Исходя из этого плана, бухгалтерские счета помимо прямых учетных задач должны выполнять и функции других счетов.

В статье 3 «Субъекты малого предпринимательства» Федерального закона РФ «О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ» (от 14 июня 1995 г №88Ф3) говорится:

«Под субъектами малого предпринимательства понимаются коммерческие организации, в уставном капитале которых доля участия РФ, субъектов РФ, общественных и религиозных организаций, благотворительных и иных фондов не превышает 25%, доля, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25 % и в кот. средняя численность работников за отчетный период не превышает следующих предельных уровней (МП)

в промышленности – 100 человек;

в строительстве – 100 человек;

на транспорте – 100 человек;

в сельском хозяйстве – 60 человек;

в оптовой торговле – 50 человек;

в научно – технической сфере – 60 человек;

в розничной торговле и бытовом обслуживании населения – 30 человек;

в остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности – 50 человек.

Субъекты малого предпринимательства могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета в соответствии с Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н, которая ведется:

Ø по простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества хозяйствующего субъекта) - по форме "журнал-главная";

Ø по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества хозяйствующего субъекта.

Простая форма бухгалтерского учета применима в организациях, совершающих незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме N К-1 (этот и прочие перечисленные применительно к упрощенной форме учета регистры, а также порядок их заполнения утверждены приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н). Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с бюджетом должна вестись также ведомость учета заработной платы по форме N В-8.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у организации на определенную дату и сформировать бухгалтерскую отчетность.

Книга представляет собой комбинированный регистр бухгалтерского учета, который содержит все применяемые организацией бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом книга должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Книга ведется либо в виде ведомости, открываемой на месяц (при необходимости используются вкладные листы для учета операций по счетам), либо в форме Книги, в которой учет ведется в течение отчетного года. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя организации и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, а также оттиском печати организации.

Книга позволяет выводить сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца. Непосредственно на основании этих итогов составляется бухгалтерская отчетность.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для организаций, осуществляющих производство продукции (работ, услуг), и включает следующие регистры бухгалтерского учета:

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа) - форма N В-1;

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, - форма N В-2;

Ведомость учета затрат на производство - форма N В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов - форма N В-4;

Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма N В-5;

Ведомость учета реализации - форма N В-6 (оплата);

Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма N В-6 (отгрузка);

Ведомость учета расчетов с поставщиками - форма N В-7;

Ведомость учета оплаты труда - форма N В-8;

Ведомость (шахматная) - форма N В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме N В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость.

Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса организации.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи.

Тема 7. Инвентаризация имущества и обязательств.

1. Задачи инвентаризации

2. Инвентаризационные комиссии

3. Документальное оформление результатов инвентаризации

 

Задачи инвентаризации

Основными задачами являются:

Ø выявление фактического наличия ОС, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуральном выражении;

Ø контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными БУ;

Ø выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества и т.п.;

Ø выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

Ø проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других ОС;

Ø проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности.

 

Проведение инвентаризации обязательно:

Ø при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством, при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

Ø перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация ОФ может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

Ø при смене материально ответственных лиц (на день приемки – передачи дел);

Ø при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

Ø в случае стихийного бедствия, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций;

Ø при ликвидации (реорганизации) организации, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

 

Инвентаризационные комиссии

Инвентаризация в зависимости от полноты охвата может быть полной и частичной.

При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества. При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Рабочим нормативным документом, ограничивающим техническую сторону организационной работы предприятия по проведению инвентаризации, является Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Минфин России 13 июня 1995 г за №49).

На средних и крупных предприятиях всех организационно – правовых форм целесообразно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, наделить ее организационными функциями по своевременному проведению обязательных и выборочных инвентаризаций имущества, а для непосредственного проведения инвентаризации имущества и обязательств создают рабочие инвентаризационные комиссии.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия:

Ø проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности, заслушивает руководителей отделов, цехов по вопросам сохранности имущества, организации инвентаризации и инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

Ø осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки;

Ø проверяет правильность выведения результатов инвентаризации, обоснованность предложенных зачетов по пересортице, ценностей на складах, в кладовых, цехах, на строительных участках;

Ø в необходимых случаях (при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) проводит по поручению руководителя повторные сплошные инвентаризации, рассматривает объяснения.

 

Рабочие инвентаризационные комиссии:

Ø осуществляют инвентаризацию материальных ценностей в местах хранения и производства;

Ø совместно с бухгалтерией предприятия участвует в определении результатов инвентаризации и разрабатывает предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

Ø вносит предложения по вопросам упорядочивания приема, хранения, отпуска товарно-материальных ценностей, улучшение учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользованных материальных ценностей;

Ø несут ответственность:

а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;

б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых ОС, товарно-материальных ценностей, денежных средств;

в) за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, радиус, порядковый номер по прейскуранту);

г) за правильность и своевременность оформления.

 

3. Документальное оформление результатов инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 (ред. от 03.05.2000 № 36) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-22) утверждается состав инвентаризационной комиссии, перечень инвентаризируемого имущества, даты начала и окончания инвентаризации. Приказ регистрируется в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23). Инвентаризационная комиссия формируется из представителя администрации организации, работника бухгалтерии или службы внутреннего аудита, других специалистов (инженеров, экономистов, технологов).

До начала работы комиссия проверяет наличие оформленных на момент инвентаризации последних отчетов о движении материальных ценностей и денежных средств или соответствующих приходных и расходных документов. Материально ответственные лица подтверждают (дают расписку) полноту представления инвентаризационной комиссии всех приходных и расходных документов на имущество и достоверность указанных в них сведений. Содержание расписки включается в заголовочную часть инвентаризационной описи.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчету (или реестрам), на основании которых в бухгалтерии определяются учетные остатки имущества к началу инвентаризации.

Учетные и фактические остатки имущества, а также выявленные при инвентаризации количественные и суммовые расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации типовой формы, которые заполняются не менее чем в двух экземплярах. В бухгалтерии фактические данные, полученные в процессе инвентаризации, сверяются с показателями бухгалтерского учета, и в случае выявления расхождений суммы отклонений заносятся в сличительные ведомости типовых форм № ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств" и № ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей". В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. № ИНВ-26).

По окончании инвентаризации в соответствии с распоряжением руководителя организации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, результаты которых оформляются актом (ф. № ИНВ-24). Акты о контрольной проверке регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации ф. № ИНВ-25.

 

В результате инвентаризации могут быть выявлены излишки (т. е. превышение фактических данных над учетными) или недостачи (т. е. превышение учетных показателей над фактическими) имущества.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются, и их сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

Имущество, оказавшееся в излишке по результатам инвентаризации, принимается к учету и отражается в составе прочих доходов, а его стоимость облагается налогом на прибыль (п. 77 приказа Минфина России от 28.06.2000 № 60н "О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации").

В бухгалтерском учете оприходование излишков активов по рыночным ценам отражается следующей записью:

Д 01 "Основные средства", 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 50 "Касса",

К 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы".

Выявленная недостача материальных и иных ценностей отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов учета этих ценностей. По недостающему или полностью испорченному имуществу по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражается его фактическая себестоимость. Недостача товаров отражается по учетным ценам (покупным или продажным – в зависимости от принятого в учетной политике метода учета товаров):

Д 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

К 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 50 "Касса".

Сумма недостачи основных средств, выявленная в процессе инвентаризации, учитывается по их остаточной стоимости (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации). В бухгалтерском учете составляется следующая корреспонденция счетов:

Д 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

К 01 "Основные средства".

По частично испорченным материальным ценностям по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" приводится сумма определившихся потерь.

В зависимости от причин возникновения недостачи могут быть списаны:

Ø на затраты на производство (расходы на продажу);

Ø на виновных лиц;

Ø на финансовые результаты.

Списание сумм недостач на затраты на производство (расходы на продажу)

Суммы выявленных при инвентаризации недостач активов, учтенные по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списываются на затраты на производство или расходы на продажу в пределах норм естественной убыли. По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражаются суммы, учтенные ранее по дебету этого счета. На счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списываются недостающие материальные ценности (в зависимости от мест их хранения и направлений использования) по их фактической себестоимости. В бухгалтерском учете организации на сумму списываемой недостачи в пределах норм естественной убыли составляется запись:

Д 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу",

К 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если сумма недостачи, выявленная при инвентаризации имущества, превышает нормы естественной убыли, то она относится на виновное лицо аналогично потерям от порчи ценностей. При отсутствии норм убыль также рассматривается как недостача сверх норм и списывается за счет виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний).

Налог на добавленную стоимость, возмещенный из бюджета по суммам недостачи в пределах норм естественной убыли, на наш взгляд, восстановлению не подлежит, так как приобретенные ценности использованы для осуществления производственной или коммерческой деятельности, признаваемой объектом налогообложения.

Списание сумм недостач на виновное лицо

Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, списываются на виновное лицо в следующих случаях:

если виновное лицо несет полную материальную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей и активов;

если работник признан виновным по решению суда.

Сумма недостач ценностей, учтенная по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списывается на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Списание сумм недостач на финансовые результаты

Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, относятся на финансовые результаты в двух случаях:

при отсутствии конкретных виновных лиц;

при недостаче товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков.

Суммы недостач, ранее отраженные по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", включаются в состав прочих расходов организации и списываются в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

При отнесении сумм недостач на финансовые результаты подлежит восстановлению сумма НДС, относящаяся к недостающему имуществу, которая также будет списываться в установленном законодательством порядке на счет 91 "Прочие доходы и расходы".