Состояние и задачи автоматизации бухгалтерского учета в организациях АПК

 

Эффективная обработка учетной информации на современном этапе обеспечивается компьютеризацией информационных процессов. В зависимости от уровня автоматизации обработки выделяют ручные, автоматизированные и автоматические информационные системы (ИС). В ручных или неавтоматизированных ИС все операции по обработке данных выполняет учетный персонал. В автоматизированных системах комплекс процедур обработки выполняется с привлечением технических средств при непосредственном участии специалистов. Автоматические информационные системыотличаются от автоматизированных тем, что предполагают обработку данных без участия человека.

Вычислительная техника способна существенно упростить и ускорить обработку, передачу информации, современные компьютеры могут распознавать голосовые команды, воспринимать сенсорный ввод информации. Появились виртуальные офисы, автоматизированные системы поддержки принятия решения, использующие элементы искусственного интеллекта. Однако постановка задачи, оценка, анализ полученного результата, выработка окончательного решения остаются за специалистами. Таким образом, на данном этапе развития информационных технологий в бухгалтериях используются не автоматические, а автоматизированные системы.

Для осуществления функций управленческого и финансового учета создаются автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета (АИСБУ). Они включает следующие составляющие:

· учетную информацию,

· средства, методы и способы ее обработки,

· учетных специалистов.

Различают функциональную и обеспечивающую подсистемы АИС БУ.

Функциональная часть состоит из различных задач или комплексов задач. Традиционно выделяют такие комплексы как: учет финансово-расчетных операций, учет основных средств, учет материальных ценностей, учет заработной платы, сводный учет и составление отчетности. Современные АИС проектируются с учетом внутренних и внешних информационных взаимосвязей и охватывают область исследования полностью. Поэтому появились термины: комплекс бухгалтерских программ, комплексная автоматизированная система. В зависимости от вида деятельности, стратегии управления, масштаба хозяйствующего субъекта комплексы задач будут различны. Соответственно может быть различным состав и содержание АИС.

Взаимосвязь функциональной и обеспечивающей подсистем АИС финансово-экономической деятельности организаций можно проследить на рис. 2.1.

Особенности организации и ведения автоматизированного учета в сельскохозяйственных организациях определяются спецификой сельскохозяйственного производства, исторически сложившимися формами учета, биологическим, человеческим и другими факторами.

В организациях АПК накоплен большой опыт использования средств вычислительной техники и связи. Внедрение автоматизированной формы бухгалтерского учета началось в 70 годы. Вычислительная техника устанавливалась в районных или областных вычислительных центрах. Непосредственно в хозяйствах документы кодировались, группировались и отсылались на обработку в вычислительные центры. Перфорирование и ввод данных осуществлялся операторами, выходные машинограммы пересылались в хозяйства. Такая форма обработки была неоперативной, допускались многочисленные ошибки.

 

		Рис. 2.1. АИС финансово-экономической деятельности

 

 

По инициативе Минсельхозпрода в 80-е годы ЭВМ начали непосредственно поставляться в хозяйства. Сотрудниками ВГПТИ Статинформ были разработаны и внедрены типовые проектные решения комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

В настоящее время УП "ГИВЦ Минсельхозпрода" — организация по информационно- вычислительному обслуживанию агропромышленного комплекса Республики Беларусь — реализует многоэтапную программу комплексной автоматизации управленческой деятельности сельскохозяйственных организаций на базе использования вычислительных сетей. Основные текущие задачи, решаемые ГИВЦ заключаются в следующем:

n разработка, внедрение и промышленная эксплуатация автоматизированных систем управления АПК,

n материально- техническое снабжение комплектующими и расходными материалами, ремонт и техническое обслуживание средств вычислительной техники и связи

n обучение персонала организаций АПК работе с программно- техническими комплексами, консультирование специалистов по применению новых программных продуктов.

Уровень автоматизации сельскохозяйственных организаций значительно ниже, чем промышленных и торговых. Статистические исследования в этой области проводятся на основании годовых форм отчетности № 1- мехучет «Отчет о механизации, автоматизации бухгалтерского учета и состава бухгалтерских кадров», утвержденной приказом Минстата РБ от 01.04.99 № 68. На 1 января 2003 года автоматизацией бухгалтерского учета было охвачено всего 40 % организаций Минсельхозпрода, непосредственно сельскохозяйственных организаций только 14%. Наибольшее количество организаций, использующих ПЭВМ в управленческой деятельности, расположены в Минской области, самый худший показатель —в организациях АПК Витебской области.

В большинстве организаций автоматизируются отдельные участки учета, прежде всего учета труда и заработной платы, учета основных средств. Комплексная обработка учетной информации ведется на 8,3% организаций АПК, в том числе в сельском хозяйстве — 2,4%.

Причины низкого уровня автоматизации учета организаций сельскохозяйственных отраслей заключаются в следующем:

1) ограниченность финансовых средств, в силу этого невозможность приобретения современной качественной вычислительной техники и программного обеспечения.

2) отсутствие современной профессиональной отраслевой программной разработки, учитывающей в полной мере специфику сельскохозяйственного производства.

3) отсутствие квалифицированных специалистов, владеющих новейшими информационными технологиями.

4) удаленность большинства хозяйств от крупных городов, и соответственно от разработчиков программных продуктов.

В последние годы проводится большая работа по комплексному, системному решению сложившейся проблемы. Этому немало способствует значительное удешевление вычислительной техники, улучшение основных технических параметров, доступность средств удаленной связи, а также появление программных систем с большим количеством настроечных функций, что позволяет обходиться без частых вызовов разработчиков.

Виды обеспечения АИС

Функционирование АИС БУ обеспечивается рядом компонент (или видов обеспечения). Это информационное, техническое, программное, организационное, методическое, математическое, лингвистическое, правовое и эргономическое обеспечения.

Информационное обеспечение — совокупность форм документов, классификаторов, нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению, формам существования информации, применяемой в автоматизированных системах.

Техническое обеспечение — это комплекс технических средств, документации по их эксплуатации и специалистов, обслуживающих вычислительную технику.

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, систем обработки учетно-аналитических данных, а также программной документации, необходимой для отладки, функционирования и проверки работоспособности автоматизированных систем.

Организационное обеспечение — это совокупность документов, устанавливающих организационную структуру, права и обязанности пользователей, эксплуатирующего персонала АС в условиях функционирования, проверки и обеспечения работоспособности АС.

Лингвистическое обеспечение — совокупность средств и правил для формализации естественного языка, используемого при общении пользователей эксплуатационного персонала автоматизированных систем с комплексом средств автоматизации при функционировании АС. Включает систему терминов и определений, диалоговые языки специального назначения, информационные языки описания структурных единиц информации и т.д.

Математическое обеспечение — совокупность математических методов, моделей и алгоритмов решения учетных задач. Включает методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, теории массового обслуживания.

Методическое обеспечение — совокупность документов, описывающих технологию функционирования АС, методы выбора и применения пользователями технологических приемов для получения конкретных результатов. Включает законодательные, нормативные акты, методические инструкции, обеспечивают юридическую поддержку принятия решения, позволяют разработать алгоритмы обработки информации.

Эргономическое обеспечение — совокупность методов и средств, обеспечивающих специалисту наиболее благоприятные условия работы, учитывающие физиологические и психологические возможности человека. В основу эргономического обеспечения положены нормативно-технические документы, стандарты по эргономике и инженерной технологии, в которых определены требования к деятельности персонала, техническим средства, окружающей среде.

Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, регламентирующих правовые отношения при функционировании АИС и юридический статус результатов ее функционирования. Включает правовые акты и документы, оговаривающие договорные отношения разработчика и заказчика системы, условия придания юридической силы документам, полученным с применением вычислительной техники, правила пользования информацией, порядок приобретения и использования ВТ, ПО и др.

Информационное обеспечение

 

Важнейшим элементом как ручных, так и автоматизированных информационных систем является информационное обеспечение (ИО). Применение компьютерных технологий предполагает пересмотр традиционных подходов к ручной обработке информации. При автоматизированной обработке состав ИО существенно расширяется, так специалисты рассматривают внемашинное и внутримашинное ИО.

Внемашинное ИО АИСБУ включает в себя систему показателей бухгалтерского учета, системы документации и документооборота, системы классификации и кодирования. При эксплуатации АИС БУ сохраняется методология бухгалтерского учета, соответственно основные учетные показатели, документация, документооборот могут оставаться такими же, как и при ручной форме учета. В то же время применение современной техники позволяет значительно расширить документопотоки, детализировать информацию, предоставить необходимые для работы данные многим специалистам. Поэтому для увеличения объема и повышения качества обрабатываемой информации перед внедрением АИС рекомендуется уточнить и возможно дополнить список показателей, систематизировать документацию, привести ее к виду, удобному для автоматизированной обработки, разработать при необходимости новые регистры и отчеты. Самым тщательным образом специалистами анализируется документооборот, выверяются информационные потоки и сроки предоставления информации.

Для подготовки экономической информации к компьютерной обработке ее приводят к формализованному виду. С этой целью применяются классификация и кодирование. В настоящий момент в Беларуси действует Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

Упорядоченный перечень множества однотипных объектов учета образует номенклатуру. Каждой конкретной позиции номенклатуры присваивается условное обозначение — код. Кодирование или представление информации в виде кодов используется для сокращения объемов хранимой информации и упрощения алгоритмов обработки информации. Известны такие формы кодирования, как буквенная, цифровая, смешанная, штриховая и др. Для учетно-аналитической информации, как правило, используется цифровая форма кодирования.

Применяются четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный. Порядковый метод кодирования рекомендуется использовать для небольших, однопризначных и постоянных номенклатур. При порядковом методе кодирования каждой единице информации присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска: 1, 2, 3, 4 и т.д. Серийно-порядковый метод используется для множеств, имеющих классификацию по двум признакам. Для многопризначных номенклатур используются последовательный или параллельный методы кодирования.

Систематизированный свод наименований объектов классификации, признаков классификации и (или) классификационных группировок и их кодовых обозначений образует классификатор. При автоматизированной обработке экономических задач предусматривается хранение всех классификаторов в базе данных в качестве условно-постоянной информации. Различают межгосударственные, общегосударственные, отраслевые и локальные классификаторы.

Классификаторы организации или локальные классификаторы едины для всей организации и используются различными службами. К ним относятся справочники структурных подразделений, подотчетных лиц, основных средств, материальных ценностей и др. Составлением таких классификаторов разработчик занимается при непосредственном участии бухгалтеров организации. В ходе совместной работы определяются признаки классификации, составляется номенклатура, присваиваются коды, в заключении классификатор вводится в память ЭВМ.

Внемашинная информация служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Внутримашинное ИО представляет собой совокупность файлов, расположенных на машинных носителях. Файлы могут быть локальными и содержать отдельные документы, например, товарно-транспортные накладные, либо могут быть объединены в единой базе данных (БД) со взаимосвязанной структурой. Файлы баз данных могут быть подразделены на входные и выходные. Входные отражают условно-постоянные и оперативные данные. Условно-постоянные данные фиксируют норамативно-справочную информацию. Оперативные данныеуказываются факты финансово-хозяйственной деятельности организации и соответствуют информации первичных документов либо регистров учета.

Выходные данные подразделяются на результатные и временные. Результатныеданныепредназначены для применения пользователем и отражаются в ведомостях, актах, отчетах. Временные или промежуточные данные являются данными, используемыми АИС в процессе ее работы. Они либо подлежат удалению после окончания сеанса работы пользователя, либо используются для последующих расчетов.

В настоящее время центральным понятием АИС становится новая форма представления информации — электронный документ (ЭД). Он хранится как файл на магнитном носителе и может быть отражен на экране монитора, либо выведен на печать. ЭД может быть полностью идентичен бумажному документу, либо представлять собой некоторый условный макет, включающий все основные реквизиты бумажного документа.

Разработка информационного обеспечения — сложный и ответственный этап создания АИС предприятия. Эту задачу рекомендуется выполнять на стадии предпроектного исследования организации, приступающего к внедрению автоматизированной системы.

 

Техническое обеспечение

 

Техническое обеспечение включает ПЭВМ различных классов, а также периферийное оборудование сбора, регистрации, ввода и вывода данных; средства передачи данных; оргтехнику. Подбор технического обеспечения должен происходить с учетом круга решаемых задач, соответствовать требованиям используемого или предполагаемого к внедрению программного обеспечения.

На сегодняшний день в финансово-экономических службах организаций АПК устанавливаются настольные микро-ЭВМ, матричные и лазерные принтеры. Функциональные возможности компьютера определяются его конфигурацией— совокупностью свойств основных устройств: типом и моделью процессора, объемом оперативной памяти и жесткого диска, типом и размером монитора, видом дисководов.

Минимальные аппаратные требования к ПЭВМ для работы большинства бухгалтерских программ соответствуют требованиям операционной системы. Необходимыми компонентами современного компьютера являются сетевые адаптеры и модемы. Сетевой адаптер (или сетевая карта) позволяет объединять компьютеры в вычислительную сеть. Модем применяется в бухгалтерии для использования системы клиент-банк, отправки и получения сообщений по электронной почте, получения доступа к ресурсам Internet.

В большинстве сельскохозяйственных организаций, использующих вычислительную технику, ПЭВМ работают автономно. Связь между отдельными компьютерами осуществляется посредством дискет. Работа в данной системе связана с рядом трудностей из-за сложности ведения общей базы данных; несогласованного, децентрализованного хранение данных; невозможности оперативной оценки финансового состояния организации и низкой производительности системы в целом.

Развитие вычислительной техники идет по пути наращивания вычислительных мощностей, удешевления всех компонент, добавления новых внешних устройств. Это позволяет широко использовать компьютеры в профессиональной деятельности не только главных специалистов, но и рядовых учетных работников. Для повышения эффективности обработки данных и степени автоматизации информационных процессов, а также с целью коллективного использования технических, информационных и программных ресурсов создаются вычислительные сети. Компьютерная сеть позволяет работать с многопользовательскими программами, которые обеспечивают одновременный контролируемый доступ всех пользователей к общим базам данных.

При наличии выделенного сервера различают 2 подхода к организации обработки данных и соответственно определяют файл-серверные и клиент-серверные системы. В архитектуре клиент-сервера на сервере обеспечивается хранение данных и обработка с помощью специальной программы запросов рабочих станций. После получения результатов обработки запроса рабочая станция обеспечивает просмотр и печать полученной информации. Файл-серверная организация обработки является более простой и применяется на средних предприятиях. Файл-сервер используется только для хранения и пересылки данных. Бухгалтерские программы устанавливаются на рабочих местах учетных работников. Задачей сети в этом случае является обеспечение совместного использования рабочими станциями журнала операций и справочников. Эта информация является общей и хранится на файл- сервере.

АСУ сельскохозяйственным производством строится как иерархическая система на базе территориальных вычислительных сетей.

Программное обеспечение

 

Решение задач на ЭВМ обеспечивается выполнением компьютерных программ. Создание профессиональных программ с использованием различных языков программирования является трудоемким и длительным процессом. Программирование требует специальной подготовки как для правильной постановки задачи, создания алгоритма, так и для написания систем операций над данными, тестирования готовой программы, написания понятной программной документации.

Программное обеспечение подразделяется на системное (базовое) и прикладное. Системные программы предназначены для организации процесса обработки данных в ЭВМ и обеспечивает рабочую среду для прикладных программ. К системным программам относят операционные системы, сервисные программы, программы технического обслуживания, инструментальные системы разработки программ.

Прикладные программы непосредственно обеспечивают выполнение необходимых пользователю работ. Различают прикладные программы общего назначения, методо-ориентированные и проблемно-ориентированные. Среди программ общего назначения учетные работники наиболее часто используют офисные программы: Word, Excel.

Программы автоматизации бухгалтерского учета относятся к проблемно-ориентированным, они автоматизируют как отдельные задачи, так и полностью весь финансовый и управленческий учет. Наиболее целесообразен комплексный подход к автоматизации, при этом достигается единообразие подхода, одинаковый интерфейс. Это более выгодно по сравнению с приобретением множества отдельных блоков.

В зависимости от поставленных целей могут быть выбраны различные принципы классификации программного обеспечения АИСБУ

· по размеру организаций,

· возможности расширения базовых функций,

· степени охвата учетных функций,

· порядку распространения и тиражирования,

· программно- технической платформе и др.

Общепринятой, исторически сложившейся является группировка по размерам хозяйствующего субъекта. Предполагается, что количество рабочих мест на малом предприятии ограничивается 1-4 компьютерами, на среднем не превышает 15 ЭВМ, на крупном предприятии от 10-30 и более. В корпорациях, холдингах ЭВМ объединены корпоративной сетью и расположены в офисах различных предприятий. Многие современные универсальные программные системы являются масштабируемыми и в зависимости от выполненной настройки и комплектации могут быть отнесены не к одному конкретному, а к разным классам.

Принцип классификации по степени охвата учетных функций определяет состав учетных задач системы.

Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета реализуют отдельные учетные задачи, например: учет заработной платы работников животноводства, учет путевых листов, формирование платежных документов и т.п. Такие программы используются, как правило, вместе с другими комплексными системами. Так, в организациях АПК с ярко выраженной отраслевой спецификой целесообразно использование универсальных систем автоматизации бухгалтерского учета (Анжелика +, 1С: Бухгалтерия) с интегрированными отраслевыми модулями.

Бухгалтерский комплекс или системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета создаются, как правило, одной фирмой-производителем и автоматизируют все основные участки бухгалтерского учета вплоть до получения финансовой отчетности. Системы могут состоять из одного, чаще нескольких взаимосвязанных модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации отдельной учетной задачи. Совместная работа обеспечивается чаще всего через модуль главного бухгалтера, в котором накапливаются бухгалтерские записи по счетам, порожденные в различных модулях. К этому классу относятся такие системы, как «Ветразь», «Бэст-3», «Бэст-4», «Анжелика +», «Эконет».

Бухгалтерия-офис включает комплексные системы автоматизации, интегрированные с управленческими функциями учета. К этому классу относится, в частности, «Бэст-офис», «Галактика-экспресс».

Корпоративные информационные системы управления (КИС) реализует задачи бухгалтерского учета, планирования, оперативного учета, делопроизводства, управления технологическими процессами. Разработка, внедрение, настройка таких систем является сложным и длительным процессом, требующим привлечения больших коллективов специалистов. Яркими представителями этого класса являются системы «Галактика» и «Парус».

Возможность расширения состава базовых функций определяется набором средств для настройки программного обеспечения.

Жесткие системы предполагают, что развитие и изменение функциональных возможностей находится исключительно в ведении разработчиков программного обеспечения. При изменении законодательства либо ученой политики организации необходима установка новой версии программного продукта. Как правило, это заказные системы, либо разработки собственных специалистов. К жестким системам относится используемый в большинстве сельскохозяйственных организаций комплекс «АРМ бухгалтера сельскохозяйственного предприятия».

Настраиваемые системы включают набор базовых функций настройки и расширения системы без привлечения разработчика программы. Большинство из представленных на рынке Республики Беларусь программных продуктов относится именно к этому классу.

Программы класса Бухгалтерский конструктор отличаются расширенными инструментальными возможностями. Предполагают широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям пользователя. Из-за сложности настройки программы данного класса распространяются чаще всего через дилеров. Типичным представителем данного класса являются программные продукты фирмы "1С".

Порядок распространения и тиражированияопределяется авторством разработки и схемой внедрения.

Коробочные программы рассчитаны на массовое тиражирование, распространяются через сети магазинов, либо дилерскую сеть.

Внедряемые системы распространяются, дорабатываются, настраиваются, сопровождаются самим производителем, поэтому относятся к малотиражируемым системам. Разновидностью внедряемых являются заказные системы или системы индивидуального тиражирования.

Собственные системы создаются и внедряются непосредственно в организации специалистами отделов информационных технологий (отделов АСУ). Эксплуатируются в основном на крупных предприятиях Республики Беларусь.

Заказные и собственные системы, как правило, являются жесткими системами и требуют постоянного сопровождения программистов, в то же время они полностью учитывают специфику организации. В целом эффективность таких систем определяется квалификацией разработчиков и способностью поддерживать собственный программный продукт

 

Организационное обеспечение

 

В создание и функционирование АИС БУ участвуют инженеры- системотехники, инженеры- программисты, экономисты- бухгалтера и другие специалисты. С каждым годом возрастает число пользователей, способных самостоятельно ставить и решать задачи автоматизации бухгалтерского учета. Соответственно возрастает интеллектуальность АИС.

Выделяют следующие стадии создания АИС:

1) предпроектная или нулевой цикл. Предполагает предварительное обследование и оценку состояния учетной системы предприятия;

2) проектирование. Включает создание технического и рабочего проекта;

3) внедрение. Включает опытную эксплуатацию, сдачу в промышленную эксплуатацию, анализ функционирования АИСБУ.

Внедрение автоматизированной формы требует четкой, логичной организации учета на предприятии. Особенно это важно для крупного предприятия, на котором предстоит установить сетевую систему автоматизации всей управленческой деятельностью (корпоративную информационную систему). На средних и крупных предприятиях сложным моментом является определение и распределение задач и функций аппарата бухгалтерии, организационная регламентация учетного процесса и труда работников учета. Решение этого вопроса должно быть отражено в должностных инструкциях, в которых определяются права и обязанности работников бухгалтерии в условиях автоматизированного учета, порядок и организация взаимоотношений с другими подразделениями предприятия, ответственность и права должностных лиц, графики выполнения учетных работ, рабочие инструкции и т. п.

Организация автоматизированной обработки учетной информации строится на базе АРМ. АРМ бухгалтера представляет собой место работы специалиста по обработке учетной информации, оснащенное необходимой вычислительной техникой, программным обеспечением, информационными ресурсами индивидуального или коллективного пользования. Информационные ресурсы включают бухгалтерские, нормативно-справочные документы, обучающую и методическую литературу. АРМ в экономических службах может функционировать как автономно, так и в составе локальной или глобальной компьютерной сети.

Организационная структура бухгалтерии предопределяет состав и взаимосвязь АРМ. Обычно создаются АРМ бухгалтера по учету основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и реализации, затрат на производство, расчетно- финансовых операций и сводному учету. Распределение работ зависит от технической базы и уровня компьютерной подготовки специалистов бухгалтерии.