Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Выдачи наличных денег под отчет на хозяйственные расходы и расходы, связанные со служебными командировками производятся по расходным кассовым ордерам либо по платежным ведомостям. Список лиц, имеющих право получить в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации.

Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 26.03.2003 № 57 (с учетом изменений) определен срок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы:

- не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места расположения организации;

- до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Физические лица, использовавшие личные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны также не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации. Использование личных денежных средств физических лиц-работников предприятия в интересах организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя. Такие расчеты расцениваются как расчеты наличными деньгами между юридическими лицами и, согласно Порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 № 359, не могут превышать 50 базовых величин в месяц.

К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый ордер (квитанция) формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция к отрывному талону формы 20-ФС, кассовый чек с приложенной копией товарного чека, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

Порядок направления работника в командировку, расчеты с работником по командировке на территории Республики Беларусь регулируются Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утвержденной постановлением Министерства финансов от 12.04.2000 № 35 (с учетом изменений).

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. При направлении работников в служебную командировку оформляется приказ (распоряжение) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. В организации необходимо вести журнал регистрации направляемых в служебную командировку работников.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки.

Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке.

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Порядок направления работников в командировку за границу регулируется Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерством труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 (с учетом изменений).

Направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа нанимателя. В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной фирмы, организации, направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа и соответствующего приглашения, которые определяют условия нахождения за границей (оплата труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.).

Приказ и приглашение являются основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу.

Наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и в установленном порядке обеспечивать их сохранность.

При направлении работников в командировку руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указываются цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.

При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

по проезду к месту служебной командировки и обратно;

за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

по найму жилого помещения;

иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно (возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирования производится за счет суточных), провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) по нормам и в порядке, предусмотренным Положением, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).

Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения при служебных командировках за границу устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь..

Возмещение суточных производится:

при проезде по территории Республики Беларусь - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;

при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

В случае временной остановки и пребывания на территории иностранного государства продолжительностью более суток (для выполнения служебного поручения или по другим независящим от работника причинам) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

День пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах Республики Беларусь. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 процентов установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов установленной нормы страны командирования.

При направлении за границу в краткосрочную командировку в случае, когда принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов нормы страны командирования.

В случаях, когда работники, направленные в краткосрочные командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от установленной нормы суточных страны командирования.

При предоставлении принимающей стороной бесплатного жилого помещения выплата средств на расходы по найму жилого помещения не производится.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета за найм помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

Командированному работнику возмещаются и иные расходы по командировке например, комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, по оплате обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.), за исключением расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке.

При командировании работников на автотранспорте нанимателя в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для выплаты иностранной валюты являются путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

Кроме того, работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту. В случае, если расходы водителя, связанные с осуществлением перевозки, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то возмещение произведенных расходов производится в той валюте, в которой выдан аванс. При отсутствии на предприятии данного вида валюты возмещение расходов может быть произведено по решению нанимателя как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка на дату авансового отчета.

Возмещение данных и иных расходов по: оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю; мойке транспортных средств; услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором; экологическим налогам и сборам; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок, производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале. При этом такие расходы относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Работники, которые прибыли из служебной командировки, представляют письменный отчет об итогах командировки в двухнедельный срок со дня прибытия.

Работники, получившие наличную иностранную валюту под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который она выдана, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах иностранной валюты и неиспользованную сумму валюты возвратить в кассу. Выдача наличной иностранной валюты под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

За нарушение правил расчетов с подотчетными лицами рядом документов предусмотрены определенные меры ответственности. В соответствии с Инструкцией о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от27.06.2003 № 125 за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса.

За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств. В таком же размере взыскивается штраф от суммы выданной под отчет наличной иностранной валюты без полного отчета по ранее выданным суммам, что определено Инструкцией о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 27.06.2002 № 119.

Согласно Указа Президента Республики Беларусь от 04.01.2000 г. № 7 «О совершенствовании порядка проведения и контроля внешнеторговых операций» (с учетом изменений) к юридическим лицам применяются экономические санкции за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, - до 10-кратной суммы этих средств.

Начисление штрафных санкций отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные в под отчет суммы счет 71 корреспондирует с кредитом следующих счетов:

Кредит счета 50 «Касса» - выданы под отчет денежных средств из кассы;

Кредит счета 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» - на сумму иностранной валюты, полученной в банке лицом, направляемым в командировку;

Кредит счета 55 «Специальные счета в банках» - списаны средства подотчетным лицом по корпоративной карте с карт-счета организации;

Кредит счета 90 «Реализация» - отражена задолженность подотчетных лиц на сумму выручки от реализации продукции на рынках, ярмарках и др.

По дебету счета 71 отражаются также суммы возмещения перерасхода по авансовым отчетам, возмещения расходов, осуществляемых за счет личных средств подотчетного лица.

При наличии задолженности (как дебиторской, так и кредиторской) в иностранной валюте по счету 71 при изменении Национальным банком курсов валют производится ее переоценка. Декретом Президента Республики Беларусь от 30.06.2000 № 15 «О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц» определен порядок отнесения и списания возникающих курсовых разниц. Изменение кредиторской задолженности в соответствии с действующим законодательством отражается на счете 97 «Расходы будущих периодов», дебиторской задолженности – на счете 98 «Доходы будущих периодов».

Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 в дебет счетов по учету затрат, материалов и денежных средств.

Согласно Инструкции о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, утвержденную постановлением МНС РБ от 31.01.2004 № 16 (пункт 31) суммы налога, уплаченные командированным работником плательщика за счет личных средств при приобретении объектов, подлежат вычету после получения объектов и погашения задолженности перед работником. Данным пунктом следует руководствоваться в том случае, когда при командировании работника аванс не выдавался и командировочные расходы работник возмещал за счет личных средств. Если командированному работнику выдавались под отчет наличные денежные средства для приобретения объектов (услуги по проезду, гостиниц и пр.), то вычет сумм налога на добавленную стоимость по этим объектам производится в общеустановленном порядке, т.е. после отражения в бухгалтерском учете объектов, полученных и оплаченных работником. В бухгалтерском учете при этом осуществляется следующая запись:

Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»

Кредит счета 71 – на сумму уплаченного НДС по командировочным расходам.

В соответствии с Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных Минэкономики 26.01.1998 № 19-12/397, Минфином 30.01.1998 № 3, Минстатом 30.01.1998 № 01-21/8 и Минтрудом РБ 30.01.1998 № 03-02-07/300 (с учетом изменений) затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, относятся к затратам, связанным с управлением производством. В себестоимость продукции (работ, услуг) командировочные расходы включаются в полном объеме, а для целей исчисления налогооблагаемой прибыли – в пределах установленных законодательством норм. Командировочные расходы сверх установленных норм учитываются при исчислении налога на прибыль, а значит, признаются объектом при исчислении налога на добавленную стоимость. Источником погашения исчисленной суммы налога на добавленную стоимость является источник, за счет которого относится объект, по которому исчислен налог. При этом в учете осуществляются записи:

Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы» и др.

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» - начислен НДС от сумм командировочных расходов, являющихся объектом для исчисления НДС, сверх установленных норм;

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»

Кредит счета 68 – начислен налог на прибыль от сумм командировочных расходов сверх установленных норм.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия может удержать из начисленной заработной платы данную задолженность согласно статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь. Наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71. При удержании сумм из заработной платы (в случае если работник не оспаривает факт удержания) имеет место запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 94. В случае невозможности удержания сумм из заработной платы производится запись по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94.

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере № 7-АПК (табл.). Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены по этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7-АПК являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется сальдо на конец месяца. Затем подсчитываются итоги (обороты) по дебету и кредиту счета 71. Данные журнала-ордера № 7-АПК сверяются с показателями других регистров. Кредитовые обороты по счету 71 сверяют с дебетом счетов 07, 10 – с данными ведомостей № 46-АПК, счета 18 – с данными ведомости № ____, счетов25 и 26 – с производственными отчетами № 18 Г, № 18 Ж, счета 50 – с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК, счета 70 – с данными ведомости № 59-АПК и т.д. Дебетовые обороты по счету 71 сверяют: с кредитом счета 50 – с данными журнала-ордера № 1-АПК, счета 51 – журнала-ордера № 2-АПК, счета 90 – журнала-ордера № 11-АПК. После сверки данных кредитовый оборот в целом по счету 71 и по дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу.