Предложения по автоматизации

 

Развитие рыночных отношений в экономике на современном этапе в значительной степени зависит от использования новых высокоэффективных компьютерных и информационных технологий во всех сферах деятельности. Одной их сфер применения компьютерных технологий является бухгалтерский учет. При больших объемах учетной информации достичь своевременного, полного и достоверного получения данных возможно лишь используя новые информационные технологии. Однако, низкая система автоматизации учета, в основном из-за нехватки денежных средств на предприятии, не в состоянии заменить квалифицированного бухгалтера. Основными предпосылками автоматизации учета розничного товарооборота являются большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации, постоянное совершенствование и изменение нормативно-правовых актов по учету реализации товаров. Высококвалифицированный бухгалтер должен обладать не только знаниями бухгалтерского учета, анализа и аудита, но и владеть знаниями и навыками обработки данных на компьютере.

Правильно выбранный пакет программ играет огромное значение при автоматизации учета и анализа хозяйственной деятельности.

Полностью автоматизированный бухгалтерский учет, в частности учет товарооборота, позволяет вести более точный учет, избежать ошибок, сокращает время ведения учетных работ, тем самым повышает производительность труда торговых работников, финансовое положение предприятия.

Для обработки учетной информации в бухгалтерии ОАО «Хлебный Дом» установлены персональные компьютеры, которые объединены между собой в локальную сеть. Учет розничного товарооборота в ОАО «Хлебный Дом» полностью автоматизирован. Аналитический и синтетический учет ведется с применением системы «1С: Предприятие» - блок программа автоматизации бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия 7.7».

Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различны параметрам проводок. Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

план счетов;

справочник валют;

набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;

набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов;

набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета;

справочник стандартных отчетов;

справочник регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления.

«1С: Бухгалтерия 7.7» – это мощная универсальная бухгалтерская программа нового поколения. Ее возможности позволяют не только эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии, но и вести учет параллельно в нескольких учетных системах, а также в разрезе обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс. Типовая конфигурация реализует стандартную схему ведения бухгалтерского учета. Набор документов 1С: Бухгалтерии максимальносоответствует набору реально используемых в деятельности организации. Важным свойством документа 1С: Бухгалтерии является возможность автоматически документыформировать в бухгалтерские проводки. По каждой проводке в журнале отображается полная информация: дата проводки; сведения о документе, которым проводка сформирована; корреспондирующие счета; сумма проводки; содержание проводки.

Программа «1С: Бухгалтерия 7.7» имеет гибкие возможности учета:

использование нескольких планов счетов одновременно;

многоуровневые планы счетов;

многомерный аналитический учет;

многоуровневый аналитический учет;

количественный учет;

валютный учет по неограниченному числу валют;

ведение на одном компьютере учета нескольких предприятий;

ведение консолидированного учета.

Набор стандартных отчетов в данной версии дополнен отчетом «Диаграмма», который позволяет представлять бухгалтерскую информацию в графическом виде.

Для большей детализации получаемой информации используются субсчета (например, счет 90 «Реализация» – синтетический счет может содержать следующие субсчета: 90/1 «Выручка от реализации», 90/2 «Себестоимость реализации», 90/3 «НДС», 90/5 «Прочие налоги и сборы из выручки», 90/7 «Налог с продаж», 90/8.1 «Расходы на продажу», 90/8.2 «Управленческие расходы», 90/9 «Прибыль/убыток от реализации»). Программа «1С: Бухгалтерия» дает возможность автоматического ввода документов для учета розничного товарооборота (Документы Учет товаров, реализации (отгрузка товаров, продукции; продажа в розницу; поступление товаров; перемещение товаров); Документы Касса Приходный кассовый ордер). После заполнения документов, производится автоматическое формирование проводок по реализации.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. После расчета итогов программа формирует различные ведомости: анализ счета 90, карточка счета 90; обороты по счету 90 (Главная книга).

В качестве предложений по автоматизации учета розничного товарооборота в ОАО «Хлебный Дом»» можно предложить установить в каждом отделе магазина компьютерно-кассовые системы, которые будут работать в сети с программой «1С: Предприятие». Через компьютерно-кассовые системы каждый день можно прослеживать реализацию товаров. Компьютерно-кассовая система в конце рабочего дня формирует отчет, с ее помощью можно распечатать какой именно товар реализовался и в каком количестве.

Компьютеризация учетно-аналитической работы на современном этапе позволяет развивать и совершенствовать анализ хозяйственной деятельности на предприятии и анализ розничного товарооборота, в частности.

В ОАО «Хлебный Дом» отсутствует специальная программа по анализу хозяйственной деятельности предприятия и, в частности, розничного товарооборота. В данной ситуации предприятию следует порекомендовать использовать пакет общего назначения Microsoft Excel.

Как известно, анализ хозяйственной деятельности выполняется на основании данных бухгалтерских документов, представляющих собой таблицы. Поэтому наиболее универсальным инструментом для автоматизации анализа розничного товарооборота являются табличные процессоры.

Также рекомендуется установить «1С: Комплексная автоматизация 8». Структурированная информация о новых возможностях для управления и учета в решении «1С: Комплексная автоматизация 8» поможет пользователям принять взвешенное и обоснованное решение о целесообразности перехода. Для сравнения приложений выделены 23 характеристики (Таблица 5).

 

Таблица 5. Преимущества прикладного решения «1С: Комплексная автоматизация 8» перед комплексными конфигурациями 7.7.

Характеристика	1С: Комплексная автоматизация 8	Комплексные конфигурации 7.7
1. Управленческий учет полного цикла	Реализован управленческий учет полного цикла по всем направлениям деятельности, всем участкам учета, по всей компании, по группе компаний. Это позволяет получать полную управленческую отчетность. Поддержка управленческой зарплаты: расчет и выплата. Регламентированный учет ведется независимо от управленческого учета (в единой информационной базе).	Не обеспечивается управленческий учет полного цикла (финансовый учет, обособленный от регламентированного учета, ведется только в части торговой деятельности). Нет возможности получать полную управленческую отчетность: по направлениям деятельности, по всей компании, по группе компаний.
2. Контроль ключевых показателей бизнеса	Оперативная оценка ключевых показателей эффективности бизнеса (в целом, по направлениям деятельности), быстрое выявление негативной динамики и точек роста – с помощью индикаторов. "Весь бизнес одним взглядом". В программу включены 42 преднастроенных показателя эффективности. Есть возможность разработки собственных показателей.	В состав аналитической отчетности, адаптированной для поддержки принятия управленческих решений, включены только отчеты по торговой деятельности. Для получения информации о состоянии бизнеса в целом требуется собирать данные "по частям". Индикаторов ключевых показателей нет.
3. Оперативная экономическая и аналитическая отчетность для поддержки принятия управленческих решений на разных уровнях управления	Широкий состав стандартных отчетов и развитые средства для построения новых отчетов для анализа всех аспектов деятельности предприятия – с помощью мощных и гибких средств отбора, обобщения и группировок данных (без программирования). Представление данных в виде графиков и диаграмм. С отчетом можно работать как с интерактивным документом — изменять его параметры, перестраивать, формировать дополнительные отчеты и подразделы План-фактный анализ продаж, производства, себестоимости продукции.	Фиксированный состав стандартных отчетов, ориентированных, в основном, на решение учетных задач. Разработка новых форм и внесение изменений в существующие отчеты проводится только средствами разработки (конфигурирования).
4. Обеспечение финансовой дисциплины	Возможности для оперативного и прогнозного планирования, контроля поступлений и расходов денежных средств. Платежный календарь. Поддержка согласования расходов в соответствии с принятым на предприятии регламентом: специальный документ "Заявка на расходование денежных средств".	Инструментов для планирования деятельности и контроля расходования денежных средств не реализовано
5. Контроль дебиторской и кредиторской задолженности, классификация должников	Отчеты для оперативного контроля задолженностей по клиентам и поставщикам, сортировка по срокам и размерам задолженностей. Поддерживаются методики учета задолженностей в различных разрезах: по договорам, заказам, счетам. При регистрации отгрузки продукции автоматически проверяется состояние взаиморасчетов с контрагентами.	Состав средств контроля ограничен торговыми отчетами
6. Контроль рентабельности продаж	Автоматическая проверка отпускных цен – для исключения случаев убыточных продаж, когда в результате применения скидок отпускная цена опускается ниже заданного уровня. Контроль назначения скидок и изменения цен при оформлении документов – в зависимости от прав пользователя.	Состав средств контроля ограничен торговыми отчетами.
7. Привлечение и удержание клиентов	Управление отношениями с клиентами и партнерами (CRM). Сбор и хранение информации о клиентах и партнерах. Взаимодействие с клиентами по электронной почте. Анализ эффективности контактов. Планирование загрузки менеджеров по работе с клиентами, контроль эффективности их работы. Анализ клиентской базы – ABC и XYZ. Анализ и контроль сделок. Анализ эффективности маркетинговых акций.	Подобный функционал отсутствует.
8. Поддержка выбора правильных поставщиков	Ведение базы поставщиков с ценами и условиями поставок. Подбор оптимальных поставщиков (по надежности, истории взаимоотношений, критериям срочности исполнения заказа, территориальному расположению). Контроль исполнения заказов поставщиками – по времени и составу.	Подобный функционал отсутствует.
9. Оптимизация складских запасов, эффективное управление оборотными средствами (ресурсное планирование)	Для решения этой задачи предназначен функционал "Ресурсное планирование". Планирование продаж – по подразделениям и по всему предприятию в целом (укрупненные и детальные планы, автоматическое добавление в план зарегистрированных заказов клиентов, план-фактный анализ). Формирование плана производства на основе планов продаж. План закупок ТМЦ на основании плана производства (с учетом остатков, страхового запаса). Планирование с точностью до номенклатурной позиции. Анализ потребностей в товарах, готовой продукции, материалах. График поставок и график платежей.	Конфигурация "Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры": Ограниченные возможности оптимизации запасов на основе отчетов. Конфигурация "Производство+Услуги+Бухгалтерия" Не реализована возможность автоматического расчета планов продаж и производства (присутствуют только документы планирования продаж и закупок). Возможности контроля исполнения планов ограничены тремя отчетами: Заявки от покупателей, Заказы поставщикам, Ведомость дефицита материалов.
10. Повышение эффективности производства	Обеспечивается учет производственных процессов от момента передачи материалов в производство до выпуска готовой продукции. Учет и анализ производственных затрат, расчет плановой и фактической себестоимости. Реализована возможность оперативной корректировки затрат производства (изменение аналитики затрат без оформления возврата из производства). Реализована принципиально новая подсистема учета МПЗ, затрат, выпуска и себестоимости продукции ("Расширенная аналитика"): более совершенная как в части методологии (единый механизм учета затрат по всей цепочке от МПЗ до готовой продукции), так и в части технологического решения и алгоримизации расчета затрат. Характеристики РА для пользователей: удобна в использовании, ввод операций не требует жесткого соблюдения хронологического порядка, не требуется выполнения ресурсоемких и сложных регламентных операций, обладает расширенными возможностями получения отчетов и др.	Конфигурация "Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры": подобный функционал отсутствует. Конфигурация "Производство+Услуги+Бухгалтерия" Корректировка затрат в производстве (изменение аналитики затрат) производится только путем оформления возврата из производства. Ограниченные возможности по распределению затрат: можно указать только один способ распределения для всех расходов (общепроизводственных, общехозяйственных, брака в производстве). Реализована возможность создания полной спецификации продукции, включающей все расходы.
11. Средства для повышения производительности и эффективности работы персонала	Высокая степень автоматизации рутинных операций, в том числе – в бухгалтерском учете (операции закрытия месяца, налоговый учет (НДС, налог на прибыль)), в управленческом учете (производственный учет, расчет себестоимости). Контроль эффективности работы менеджеров по продажам (CRM). Готовые адаптированные интерфейсы для разных групп пользователей – 19 настроенных интерфейсов. Средства для более быстрой и удобной работы -- визуальное выделение полей для обязательного заполнения, выбор из справочника по строке, настройка отборов по нескольким критериям.	Средства контроля работы менеджеров по продажам отсутствуют. Интерфейсы программы настраиваются на этапе конфигурирования, обычно для достаточно больших групп пользователей.
12. Учет НДС	Поддерживается автоматическое определение сумм начислений и вычетов по приобретенным товарам, реализуемым с применением ставки НДС 0% и без НДС, при строительстве хозяйственным способом, при исполнении обязанностей налогового агента и др.	Автоматическое определение сумм начислений и вычетов по НДС в сложных ситуациях не поддерживается.
13. Детализация расчетов с контрагентами	Расчеты можно вести с детализацией до документов, заказов и счетов.	Учет ведется только по договорам в целом.
14. Распределение косвенных расходов	Реализовано распределение косвенных расходов не только в простых, но и в достаточно сложных хозяйственных ситуациях. Можно выбрать свой способ распределения для каждого подразделения и каждой статьи затрат.	Способ распределения косвенных расходов указывается по организации в целом - для всех статей затрат и всех подразделений.
15. Регламентированная бухгалтерская и налоговая отчетность	Соответствие формы отчетности отчетному периоду отслеживается автоматически. Возможность выбора формы отчета (в том числе прошлых периодов). Удобная работа с многостраничными документами. Коррекция автоматически заполненных отчетов, автоматический пересчет зависимых величин. Проверка правильности заполнения. Хранение отчетов непосредственно в информационной базе. Более 100 форм отчетов.	Ограниченные возможности и менее удобная работа с отчетами. Например: отсутствует проверка правильности заполнения отчетов, сформированную отчетность нельзя сохранить в информационной базе и пр.
16. Анализ и прогнозирование спроса на товары	Комплексный анализ объема продаж и стабильности продаж, планирование, план-фактный анализ. Формирование планов продаж по различным сценариям с различной детализацией, учет сезонности продаж. Сравнение планов по различным сценариям с фактическими продажами.	Подобный функционал отсутствует.
17. Работа с покупателями	Установка условий оплаты в договоре, контроль своевременности оплаты, оперативный контроль оплаты по заказам, установка условий поставки и контроль выполнения условий поставки (в том числе – кредитные линии). Оперативный товарный календарь (резервирование товаров, планирование отгрузки). Рабочее место менеджера по продажам – только необходимая информация.	Возможности ограничены учетными функциями и формированием жестко заданных отчетов.
18. Розничная торговля	Средства для поддержки ассортимента в торговом зале – возможность оформления предварительных заявок на пополнение торгового зала. Поддержка проведения маркетинговых акций. Отдельный интерфейс кассира. Поддержка широкого спектра торгового оборудования.	Отсутствует функция поддержки ассортимента в торговом зале. Поддерживаются только наиболее распространенные модели торгового оборудования.
19. Складской учет	Учет на складе в различных единицах хранения (базовых и производных), произвольное количество характеристик товаров, учет по серийным номерам и срокам годности, с учетом качества товара, учет по партиям с произвольным количеством характеристик товаров, учет возвратной тары, более детальная инвентаризация.	Реализован только количественный партионный учет. Партия может характиризоваться только одним свойством. Не реализован учет брака и возвратной тары.
20. Оценка эффективности торгового направления, отчетность по торговле	Анализ прибыльности с учетом оказанных услуг и прочих расходов. Система отчетов для анализа всех аспектов торговой деятельности и товарооборота предприятия (детализация, графическое представление).	Ограниченный состав отчетов, внесение изменений в отчеты обеспечивается только средствами разработки.
21. Назначение цен	Для целей ценообразования можно учитывать характеристики товара (цвет, размер и пр.).	Подобного функционала нет.
22. Управление основными средствами и оборудованием	Поддерживается полный цикл учета основных средств и оборудования – и для целей управления, и для регламентированного учета. Автоматизирован сложный учет НДС по приобретаемым основным средствам, объектам строительства, оборудования. Реализован способ начислении амортизации по индивидуальному графику. Для основных средств с сезонным характером эксплуатации можно применить график распределения суммы годовой амортизации по местам	Конфигурация "Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры": реализован учет основных средств только для целей регламентированного учета. Не поддерживается сложный учет НДС по приобретаемым основным средствам, объектам строительства, оборудования. Конфигурация "Производство+Услуги+Бухгалтерия" Не поддерживается сложный учет НДС по приобретаемым основным средствам, объектам строительства, оборудования. Не реализован способ начисления амортизации с использованием индивидуальных графиков. Реализован автоматический расчет фактического объема выпуска продукции для способа начисления амортизации «Пропорционально объему продукции (работ)»
23. Масштабируемость и производительность	Эффективная работа и надежное хранение информации при работе десятков и сотен пользователей. "1С:Предприятие 8" поддерживает как файловой вариант работы, так и клиент-серверный вариант. При переходе к технологии «клиент-сервер» не требуется вносить изменения в прикладное решение (одни и те же прикладные решения могут использоваться в обоих вариантах). Современная архитектура информационной системы обеспечивает сохранение высокой производительности при значительном росте нагрузки на систему и объемов обрабатываемых данных и позволяет увеличивать пропускную способность путем наращивания мощности используемого оборудования без затрат на модификацию или замену конфигурации.	При увеличении количества пользователей (до нескольких десятков) может происходить падение производительности

 

В таблице приведены важные функциональные различия между прикладным решением «1С: Комплексная автоматизация 8», с одной стороны, и комплексными конфигурациями 7.7 "Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры" и "Производство+Услуги+Бухгалтерия", с другой стороны. Характеристики комплексной конфигурации "Производство+Услуги+Бухгалтерия" учитывались в части производственного учета, ресурсного планирования и управления основными средствами. Прайс-лист установки «1С: Комплексная автоматизация 8» представлен в Приложении Ж.