Тема 1. Бухгалтерский учет и его Основные задачи.

Тема 1. Бухгалтерский учет и его основные задачи.

1. Функции и виды хозяйственного учета.

2. Функции и задачи бухгалтерского учета.

3. Допущения бухгалтерского учета

4. Требования бухгалтерского учета

5. Требования к ведению бухгалтерского учета

Функции и задачи бухгалтерского учета

1. Контрольная функция.

Контроль осуществляется по следующим направлениям:

Ø выполнение планов по объемам выработанной, отгруженной и реализуемой продукции,

Ø обеспечение сохранности собственности предприятия,

Ø рациональное и эффективное использование всех видов ресурсов,

Ø использование основных средств, амортизационных отчислений, ремонтного фонда

Ø формирование фактических затрат на производство продукции

Ø формирование полной себестоимости продукции, включая коммерческие расходы

Ø выполнение различных смет расходов (представительских, на рекламу)

Ø деятельность различных подразделений предприятия (цехов, участков и т.п.)

Ø формирование финансовых результатов деятельности предприятия

Ø формирование прибыли, подлежащей налогообложению и прибыли, остающейся в распоряжении предприятия

Ø составление финансовой и другой отчетности

Ø и другие

2. Обеспечение сохранности собственности. Инструментом для реализации этой функции является инвентаризация имущества предприятия, которая позволяет определить изменения, происшедшие в составе собственности.

3. Информационная функция.

На долю бухгалтерской информации приходится свыше 70 % общего объема экономической информации. Она должна быть высокого качества и эффективной, удовлетворить потребности собственника, иностранного партнера. Это означает, что бухгалтерская информация должна содержать минимальное количество показателей, но удовлетворять максимальное число ее пользователей.

4. Функция обратной связи.

Используя обратную связь с помощью бухгалтерской информации, отражающей фактические значения показателей, осуществляют контроль за выполнением плановых показателей, стандартов, норм и т.д.

5. Аналитическая функция

Реализация этой функции позволяет осуществить анализ по всем разделам бухгалтерского учета, в т.ч. использование всех видов ресурсов, затрат на производство, реализацию продукции, правильности применяемых цен, т.е. сопоставить фактические данные с нормативными.

Задачи бухгалтерского учета.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

Ø формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

Ø обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

Ø предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Требования бухгалтерского учета

Требование полноты означает необходимость отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности.

Требование осмотрительности означает большую готовность к учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская скрытых резервов). Для покрытия таких убытков предусматривается создание специальных резервов. Например, резервов по сомнительным долгам.

Требование приоритета содержания над формой означает, что в бухгалтерском учете факты хозяйственной деятельности должны отражаться исходя не только из их правовой формы, но и экономического содержания актов и условий хозяйствования.

Требование непротиворечивости обуславливает необходимость тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по синтетическим счетам на 1 число каждого месяца. Показатели бух отчетности данным синтетического и аналитического учета. А также показателей отчетности на начало и конец периода.

Требование рациональности означает необходимость рационального и экономного ведения бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации.

Требования к ведению бухгалтерского учета

1. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

2. Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации.

3. Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

5. Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

6. В бухгалтерском учете организаций текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно.

Тема 5. Первичный учет

1. Теоретические основы первичного учета.

2. Классификация документов

3. Документы строгой отчетности

4. Электронные документы

5. Хранение документов

 

Классификация документов

Учетные документы могут быть внешними и внутренними.

Внешние – поступают на предприятие со стороны – из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учреждений, поставщиков, покупателей и др.

Эти документы составляются по типовым формам (платежное поручение, платежное требование, счет – фактура и др.).

Внутренние – составляются непосредственно на предприятии.

Различают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерские оформления.

Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственной операции (платежные поручения, требования).

Оправдательные (исполнительные) - удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки – выбытия основных средств; документы о приемки от рабочих выработанной продукции и т.п.

Комбинированные – это такие документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, расчетно – платежные ведомости на выдачу ЗП, авансовые отчеты и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения и др.

Документы также делятся на разовые и накопительные.

Разовые – первичные документы, оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные – составляются в начале определения периода времени путем постепенного накопления однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов и т.п.).

 

Учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные – составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со склада, об отгрузке продукции, о начислении заработной платы и т.д.

Сводные – обобщают показатели путем соответствия их группировки, систематизации из первичных документов. От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводные документы составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляющийся постепенно.

Работники организации - начальники цехов, мастера, табельщики, работники финансовых служб, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - формируют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика, в которой должны быть перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, учреждения, куда представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т.п. и пересматриваться по мере изменения этих показателей.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

 

Электронные документы

Повсеместное внедрение компьютерной техники и технологий коснулось и сферы создания документов бухгалтерского учета и налоговой отчетности. Специфика документа, созданного на машинном носителе (на жестком диске, дискете, CD, в сети Интернет), состоит в некоторой сложности обоснования подлинности документа по одному или нескольким основным реквизитам. В этой связи требуется дополнительное законодательное регулирование оборота документов на машинном носителе.

Сказанное в первую очередь касается подписи электронных документов, поскольку собственноручная подпись ответственного лица на них невозможна. Согласно ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Напрямую использование факсимильной подписи запрещено только на банковских карточках с образцами подписей и оттиска печати (указание Банка России от 21.06.2003 N 1297-У) и счетах-фактурах (письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404).

Электронная цифровая подпись, проставляемая на документах, созданных в электронном виде, предназначена для защиты электронного документа от подделки. Она получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Сфера и порядок применения электронной цифровой подписи определены Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".

Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется также ГК РФ, Федеральными законами от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи", другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами Российской Федерации, а также соглашением сторон.

В случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

Представление налоговой декларации и бухгалтерской отчетности в электронном виде осуществляется через специализированного оператора связи, оказывающего услуги налогоплательщику. Представление налоговой декларации в электронном виде допускается при обязательном использовании сертифицированных средств электронной цифровой подписи. С целью защиты информации, содержащейся в налоговой декларации, при передаче ее по каналам связи участниками обмена информацией применяются сертифицированные средства криптографической защиты информации.

Использование, учет, распространение и техническое обслуживание средств защиты и электронной цифровой подписи при представлении налоговой декларации в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

При представлении налогоплательщиком налоговой декларации в электронном виде налоговый орган обязан принять налоговую декларацию и передать налогоплательщику квитанцию о ее приеме, представляющую собой полученную налоговую декларацию, подписанную электронной цифровой подписью уполномоченного лица налогоплательщика, заверенную электронной цифровой подписью уполномоченного лица налогового органа.

Датой представления налоговой декларации в электронном виде является дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи.

Хранение документов

Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении установленных законодательством условий и сроков.

Общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст. 17 Закона о бухгалтерском учете, где, в частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов в организации установлен Положением о документах и документообороте. В соответствии с п. 6.2 указанного Положения первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Здесь уместно напомнить, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, учреждения работникам других структурных подразделений организации, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета установлены п. 1 ст. 23 и ст. 87 НК РФ: налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

В установленных законом случаях допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.

Такое изъятие может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. При производстве выемки и обыска следователь должен строго ограничиваться изъятием документов, могущих иметь отношение к делу.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Виды учетных регистров

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Учетные регистры ведутся в виде карточек, отдельных листов, ведомостей, журналов, книг, машинограмм.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Закона о бухгалтерском учете.

Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке, образует форму бухгалтерского учета. Именно набор учетных регистров, система их взаимодействия и документооборот на этой стадии учета отличают разные формы учета.

Формы учета, применяющиеся в практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор формы учета остается на усмотрение руководителя организации и главного бухгалтера, закрепляется в приказе об учетной политике и осуществляется в зависимости от различных условий, прежде всего от масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации.

В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические.

В хронологических регистрах информация в ходе операции записывается в последовательности их совершения. В систематических учетных регистрах, кроме того, хозяйственные операции группируются по установленным признакам.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Учетные регистры ведутся в форме книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограмм, отдельных листов.

В России наибольшее распространение получили мемориально – ордерная, журнально – ордерная и упрощенная форма бухгалтерского учета на малом предприятии.

 

Задачи инвентаризации

Основными задачами являются:

Ø выявление фактического наличия ОС, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуральном выражении;

Ø контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными БУ;

Ø выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества и т.п.;

Ø выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

Ø проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других ОС;

Ø проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности.

 

Проведение инвентаризации обязательно:

Ø при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством, при преобразовании государственного или муниципального предприятия;

Ø перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация ОФ может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

Ø при смене материально ответственных лиц (на день приемки – передачи дел);

Ø при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

Ø в случае стихийного бедствия, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций;

Ø при ликвидации (реорганизации) организации, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

 

Инвентаризационные комиссии

Инвентаризация в зависимости от полноты охвата может быть полной и частичной.

При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества. При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Рабочим нормативным документом, ограничивающим техническую сторону организационной работы предприятия по проведению инвентаризации, является Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Минфин России 13 июня 1995 г за №49).

На средних и крупных предприятиях всех организационно – правовых форм целесообразно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, наделить ее организационными функциями по своевременному проведению обязательных и выборочных инвентаризаций имущества, а для непосредственного проведения инвентаризации имущества и обязательств создают рабочие инвентаризационные комиссии.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия:

Ø проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности, заслушивает руководителей отделов, цехов по вопросам сохранности имущества, организации инвентаризации и инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

Ø осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки;

Ø проверяет правильность выведения результатов инвентаризации, обоснованность предложенных зачетов по пересортице, ценностей на складах, в кладовых, цехах, на строительных участках;

Ø в необходимых случаях (при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) проводит по поручению руководителя повторные сплошные инвентаризации, рассматривает объяснения.

 

Рабочие инвентаризационные комиссии:

Ø осуществляют инвентаризацию материальных ценностей в местах хранения и производства;

Ø совместно с бухгалтерией предприятия участвует в определении результатов инвентаризации и разрабатывает предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

Ø вносит предложения по вопросам упорядочивания приема, хранения, отпуска товарно-материальных ценностей, улучшение учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользованных материальных ценностей;

Ø несут ответственность:

а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;

б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых ОС, товарно-материальных ценностей, денежных средств;

в) за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, радиус, порядковый номер по прейскуранту);

г) за правильность и своевременность оформления.

 

3. Документальное оформление результатов инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 (ред. от 03.05.2000 № 36) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-22) утверждается состав инвентаризационной комиссии, перечень инвентаризируемого имущества, даты начала и окончания инвентаризации. Приказ регистрируется в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23). Инвентаризационная комиссия формируется из представителя администрации организации, работника бухгалтерии или службы внутреннего аудита, других специалистов (инженеров, экономистов, технологов).

До начала работы комиссия проверяет наличие оформленных на момент инвентаризации последних отчетов о движении материальных ценностей и денежных средств или соответствующих приходных и расходных документов. Материально ответственные лица подтверждают (дают расписку) полноту представления инвентаризационной комиссии всех приходных и расходных документов на имущество и достоверность указанных в них сведений. Содержание расписки включается в заголовочную часть инвентаризационной описи.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчету (или реестрам), на основании которых в бухгалтерии определяются учетные остатки имущества к началу инвентаризации.

Учетные и фактические остатки имущества, а также выявленные при инвентаризации количественные и суммовые расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации типовой формы, которые заполняются не менее чем в двух экземплярах. В бухгалтерии фактические данные, полученные в процессе инвентаризации, сверяются с показателями бухгалтерского учета, и в случае выявления расхождений суммы отклонений заносятся в сличительные ведомости типовых форм № ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств" и № ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей". В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. № ИНВ-26).

По окончании инвентаризации в соответствии с распоряжением руководителя организации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, результаты которых оформляются актом (ф. № ИНВ-24). Акты о контрольной проверке регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации ф. № ИНВ-25.

 

В результате инвентаризации могут быть выявлены излишки (т. е. превышение фактических данных над учетными) или недостачи (т. е. превышение учетных показателей над фактическими) имущества.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются, и их сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

Имущество, оказавшееся в излишке по результатам инвентаризации, принимается к учету и отражается в составе прочих доходов, а его стоимость облагается налогом на прибыль (п. 77 приказа Минфина России от 28.06.2000 № 60н "О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации").

В бухгалтерском учете оприходование излишков активов по рыночным ценам отражается следующей записью:

Д 01 "Основные средства", 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 50 "Касса",

К 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы".

Выявленная недостача материальных и иных ценностей отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов учета этих ценностей. По недостающему или полностью испорченному имуществу по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражается его фактическая себестоимость. Недостача товаров отражается по учетным ценам (покупным или продажным – в зависимости от принятого в учетной политике метода учета товаров):

Д 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

К 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 50 "Касса".

Сумма недостачи основных средств, выявленная в процессе инвентаризации, учитывается по их остаточной стоимости (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации). В бухгалтерском учете составляется следующая корреспонденция счетов:

Д 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

К 01 "Основные средства".

По частично испорченным материальным ценностям по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" приводится сумма определившихся потерь.

В зависимости от причин возникновения недостачи могут быть списаны:

Ø на затраты на производство (расходы на продажу);

Ø на виновных лиц;

Ø на финансовые результаты.

Списание сумм недостач на затраты на производство (расходы на продажу)

Суммы выявленных при инвентаризации недостач активов, учтенные по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списываются на затраты на производство или расходы на продажу в пределах норм естественной убыли. По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражаются суммы, учтенные ранее по дебету этого счета. На счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списываются недостающие материальные ценности (в зависимости от мест их хранения и направлений использования) по их фактической себестоимости. В бухгалтерском учете организации на сумму списываемой недостачи в пределах норм естественной убыли составляется запись:

Д 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу",

К 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если сумма недостачи, выявленная при инвентаризации имущества, превышает нормы естественной убыли, то она относится на виновное лицо аналогично потерям от порчи ценностей. При отсутствии норм убыль также рассматривается как недостача сверх норм и списывается за счет виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний).

Налог на добавленную стоимость, возмещенный из бюджета по суммам недостачи в пределах норм естественной убыли, на наш взгляд, восстановлению не подлежит, так как приобретенные ценности использованы для осуществления производственной или коммерческой деятельности, признаваемой объектом налогообложения.

Списание сумм недостач на виновное лицо

Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, списываются на виновное лицо в следующих случаях:

если виновное лицо несет полную материальную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей и активов;

если работник признан виновным по решению суда.

Сумма недостач ценностей, учтенная по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списывается на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Списание сумм недостач на финансовые результаты

Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, относятся на финансовые результаты в двух случаях:

при отсутствии конкретных виновных лиц;

при недостаче товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков.

Суммы недостач, ранее отраженные по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", включаются в состав прочих расходов организации и списываются в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

При отнесении сумм недостач на финансовые результаты подлежит восстановлению сумма НДС, относящаяся к недостающему имуществу, которая также будет списываться в установленном законодательством порядке на счет 91 "Прочие доходы и расходы".