Первичное наблюдение в учете. Носители первичной учетной информации

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета, оно организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах хозяйственной жизни в информационные показатели.

В бухгалтерском учете наблюдение преследует две цели:

1) контроль текущей работы предприятия;

2) выявление общего состояния хозяйства на определенный момент его существования.

Первая цель достигается с помощью оформления первичных документов (документации), а вторая - с помощью инвентаризации.

В процессе наблюдения:

а) описываются факты хозяйственной жизни;

б) фиксируются данные о них на материальных носителях;

в) сохраняются и передаются данные для дальнейшей обработки в системе учета.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения – факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению хозяйственных средств организации, их источников, к возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Информационные сообщения о фактах хозяйственной жизни поступают в бухгалтерию в виде:

1) первичных и вторичных (сводных) бухгалтерских документов;

2) сигналов регистрационных приборов и датчиков;

3) телеграфных, телефонных и других сообщений;

4) различных машинных носителей информации, заполняемых людьми или автоматически при помощи специальных регистрирующих аппаратов и пр.

2. Понятие бухгалтерской документации. Первичные документы .

Отличительной особенностью бухгалтерского учета является его документальный характер.

Документация (документирование) – это элемент метода бухгалтерского учета.

Бухгалтерская документация состоит из:

1) первичной учетной документации (первичных документов);

2 ) учетных регистров ( ведомостей, книг, карточек, журналов );

3) отчетной документации (бухгалтерской отчетности).

Бухгалтерские документы используются не только для целей бухгалтерского учета, но и для руководства и управления хозяйственной деятельностью организации, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из которых переносится в учетные регистры, где она систематизируется, а в конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется бухгалтерская финансовая отчетность организации.

Первичные документы.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами – первичными документами.

Первичный учетный документ – это письменное свидетельство о выполнении хозяйственной операции или праве на ее совершение, устанавливающее ответственность исполнителей за совершение операции, придающее юридическую силу учетным данным и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

На основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский учет, наличие документов является непременным условием правильности бухгалтерских записей.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет данными, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной жизни организации

Первичные документы должны составляться ответственными лицами в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то сразу по ее окончании.

В процессе прохождения документа по инстанциям он используется, прежде всего, для оперативной работы.

Например, на основании требования на отпуск материалов кладовщик отпускает в цех материалы. Этот документ служит средством распорядительных и исполнительных действий. На основании этого же документа в бухгалтерии отражают в системе учета уменьшение материальных ценностей на складах и увеличение затрат на производство.

Первичные учетные документы могут быть изъяты в организации только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия

Требования к оформлению первичных документов :

1) Первичные документы должны составляться на русском языке.

Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

2) Документы заполняются нестираемыми носителями информации, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых, гелевых или капиллярных авторучек, при помощи пишущих машинок и компьютерных принтеров).

Категорически запрещается использовать для записей простой карандаш.

3) Цвет носителя информации при заполнении первичных документов может быть черным, темно - фиолетовым или темно синим.

Для заполнения первичных документов запрещено пользоваться красным цветом, т.к. красным цветом производятся в бухгалтерском учете исправительные записи, называемые «сторно»;

4) Свободные строчки в первичных документах прочеркиваются.

5) Исправления в первичные учетные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций корректурным способом: неверная информация зачеркивается тонкой линией, наверху указывается верная информация, а сбоку на полях пишется «исправлено», и подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6) Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, эти документы переписываются (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, платежные поручения и требования).

7) Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Организация вправе разработать свою, удобную для применения форму первичного документа, но в этом случае необходимо привести ее в качестве приложения к учетной политике и утвердить приказом руководителя организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, обеспечивающие документам юридическую силу.

К ним относятся:

1) наименование документа, отражающее финансово-экономическое содержание хозяйственной операции, (например, приходный кассовый ордер, отражающий поступление денег в кассу);

2) код формы (шифр по системе Госкомстата России);

3) дата составления документа;

4) наименование организации, от имени которой составлен документ;

5) содержание хозяйственной операции;

6) измерители хозяйственной операции в натуральном и/или денежном выражении;

7) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

8) личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Отсутствие какого-либо обязательного реквизита лишает документ юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учета.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, список приводится в учетной политике.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», кроме обязательных реквизитов первичный документ может содержать и другие дополнительные реквизиты.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Можно сделать вывод, что первичные документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию.

Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляется первичное наблюдение фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их показателей.

Носителями юридической информации документы считаются потому, что они содержат сведения об ответственных лицах, совершающих ту или иную хозяйственную операцию, и тем самым обеспечивают свою доказательную силу.

3. Порядок обработки первичных документов в бухгалтерии, документооборот .

В бухгалтерии организации документы хранятся в специальных помещениях или в запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных.

Поступающие в бухгалтерию документы подвергаются следующим этапам обработки: проверке, оценке, контировке, группировке, включению документа в учетные регистры.

1) Проверка осуществляется в три этапа и может быть:

-формальной ( проверка наличия и подлинности подписей ответственных лиц, соответствия правилам оформления документа, наличия приложений, перечисленных в документе),

-арифметической ( проверка правильности подсчета и выведения итогов и других арифметических действий).

-по существу ( выяснение соответствия хозяйственных операций действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, установленным нормам, сметам или плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности).

Если при проверке документа обнаруживают ошибки, то его возвращают составителям для исправления или нового составления.

2) Оценка. Некоторые из бухгалтерских документов в процессе бухгалтерской обработки подлежат оценке в денежной форме, которая производится посредством таксировки.

Таксировка (расценка) предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу.

Например, лимитно-заборные карты поступают со склада в бухгалтерию с указанием только отпущенного количества материалов, которое бухгалтер умножает на цену материала, т.е. осуществляет расценку, или таксировку.

Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени – рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

3) Контировка – указание в первичном документе бухгалтерской записи, то есть корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами, поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса.

Для представления бухгалтерской записи в первичном документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа.

4) Группировка представляет собой сортировку и подбор документов в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций.

Цель группировки – подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

5) Включение документа в учетные регистры.

Этот этап является завершающим в обработке первичного документа в бухгалтерии предприятия, и он заключается в заполнении на основании первичного документа соответствующего регистра ведения бухгалтерского учета.

Сочетание различных учетных регистров и технических средств обработки информации образуют различные формы ведения бухгалтерского учета.

Различают простую, упрощенную с использованием ведомостей, мемориально –ордерную, журнально –ордерную, компьютеризированную формы ведения учета.

Документооборот

Свой жизненный цикл документы завершают, попадая в архив, где должны храниться в течение установленного для них времени.

Маршрут и время прохождения документов по всем инстанциям от момента составления или получения от других организаций до сдачи в архив называется документооборотом.

Основными этапами документооборота являются:

1) составление документов в оперативной работе;

2) прием документов бухгалтерией;

3) отражение документов в системе учетных записей;

4) передача документов в архив.

Документооборот по каждому виду документов может представляться в виде инструкций, таблиц, графиков.

В разрабатываемом и утверждаемом главным бухгалтером графике документооборота определяется порядок создание первичных документов и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете.

Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы обеспечить нормальное движение документов.

В каждой инстанции документ должен находиться строго определенный срок. Для этого в организациях необходимо установить маршрут прохождения документа, срок его нахождения у каждого исполнителя.

Переданные в архив организации документы бухгалтерского учета хранятся в течение срока, устанавливаемого в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

В текущем бухгалтерском архиве документы подлежат хранению в течение одного года. По истечении годичного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством Российской Федерации. Минимальный срок хранения бухгалтерских документов 3 года, а для большинства документов сроки хранения составляют не менее 5 лет.

Ответственность за архивацию документов бухгалтерского учета несет руководитель организации.