Формы первичных учетных документов

 

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Статья 9 Закона N 129-ФЗ Статья 9 Закона N 402-ФЗ

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Все хозяйственные операции, Каждый факт хозяйственной жизни

проводимые организацией, должны подлежит оформлению первичным

оформляться оправдательными учетным документом (ч. 1)

документами. Эти документы служат

первичными учетными документами, на

основании которых ведется

бухгалтерский учет (п. 1)

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Первичные учетные документы Формы первичных учетных документов

принимаются к учету, если они утверждает руководитель

составлены по форме, содержащейся в экономического субъекта по

альбомах унифицированных форм представлению должностного лица, на

первичной учетной документации которое возложено ведение

(п. 2) бухгалтерского учета. Формы

первичных учетных документов для

организаций государственного сектора

устанавливаются в соответствии с

бюджетным законодательством

Российской Федерации (ч. 4)

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

 

Сравнение приведенных выше норм позволяет сделать следующие выводы.

1. Первичные учетные документы, как и раньше, необходимо составлять в связи с каждым фактом хозяйственной жизни (ранее это требовалось делать в связи с каждой хозяйственной операцией). Однако в Законе N 402-ФЗ отсутствует норма о том, что бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Это объясняется тем, что сейчас в бухгалтерском учете возрастает роль профессионального суждения бухгалтера, в частности, в вопросах квалификации фактов хозяйственной жизни, оценки объектов учета (в том числе с применением метода дисконтирования) и резервирования.

Следует заметить, что присутствие в Законе N 129-ФЗ нормы о том, что первичный учетный документ является основой бухгалтерского учета, не отвечало требованию приоритета содержания перед формой. Такое требование подразумевает отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (п. 7 ПБУ 1/2008).

2. Важным новшеством является отсутствие в Законе N 402-ФЗ требования об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ. С 1 января 2013 г. используемые в организации формы первичных документов утверждает ее руководитель.

Исключением являются организации государственного сектора. Для них формы первичной учетной документации устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

 

Обязательные реквизиты первичных учетных документов

 

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Статья 9 Закона N 129-ФЗ Статья 9 Закона N 402-ФЗ

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Документы, форма которых не Обязательными реквизитами первичного

предусмотрена в альбомах учетного документа являются (ч. 2):

унифицированных форм первичной 1) наименование документа;

учетной документации, должны 2) дата составления документа;

содержать следующие обязательные 3) наименование экономического

реквизиты (п. 2 ст. 9): субъекта, составившего документ;

а) наименование документа; 4) содержание факта хозяйственной

б) дата составления документа; жизни;

в) наименование организации, от 5) величина натурального и (или)

имени которой составлен документ; денежного измерения факта

г) содержание хозяйственной хозяйственной жизни с указанием

операции; единиц измерения;

д) измерители хозяйственной операции 6) наименование должности лица (лиц),

в натуральном и денежном выражении; совершившего (совершивших) сделку,

е) наименование должностей лиц, операцию и ответственного

ответственных за совершение (ответственных) за правильность ее

хозяйственной операции и оформления, либо наименование

правильность ее оформления; должности лица (лиц), ответственного

ж) личные подписи указанных лиц (ответственных) за правильность

оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных

пунктом 6, с указанием их фамилий и

инициалов либо иных реквизитов,

необходимых для идентификации этих

лиц

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Перечень лиц, имеющих право подписи

первичных учетных документов,

утверждает руководитель организации

по согласованию с главным

бухгалтером. --

Документы, которыми оформляются

хозяйственные операции с денежными

средствами, подписываются

руководителем организации и главным

бухгалтером или уполномоченными ими

на то лицами (п. 3)

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

 

Таким образом, перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов в целом остался прежним.

Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: понятие "хозяйственная операция" заменено на "факт хозяйственной жизни". Последнее, как указывалось выше, является более широким и означает сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Следует отметить, что если сделки и операции совершаются от лица экономического субъекта должностными лицами, то события последними не контролируются, а только оформляются. Этим и обусловлено различие формулировок п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и пп. "е" п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Уточнено требование об указании в первичном учетном документе величины измерения факта хозяйственной жизни. Использованные в норме п. 5 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ союзы "и (или)" указывают на возможность существования как натурального и денежного измерения одновременно, так и одного из них: или натурального, или денежного. Заметим, что среди действующих в настоящее время унифицированных форм есть такие, которые содержат только натуральный или только денежный измеритель. К первым относятся, например, табель учета рабочего времени, журнал учета движения товаров на складе, ко вторым - все кассовые документы (расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер и др.).

Еще одно отличие состоит в требовании Закона N 402-ФЗ указывать в первичном учетном документе кроме подписей лиц, совершивших сделку или операцию либо оформивших событие, их фамилии и инициалы. Ранее такое требование содержалось только в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Заметим, что в новом Законе "О бухгалтерском учете" отсутствуют нормы, устанавливающие полномочия и ответственность должностных лиц экономических субъектов, порядок их передачи. В частности, Закон N 402-ФЗ не регламентирует порядок предоставления права подписи первичных учетных документов, не содержит перечня должностей лиц, подписывающих документы, которыми оформляются операции с денежными средствами. Очевидно, данные вопросы могут решаться экономическими субъектами по-разному.

 

Момент и способы составления первичного

Учетного документа

 

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Статья 9 Закона N 129-ФЗ Статья 9 Закона N 402-ФЗ

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Первичный учетный документ должен Первичный учетный документ должен

быть составлен в момент совершения быть составлен при совершении факта

операции, а если это не хозяйственной жизни, а если это не

представляется возможным - представляется возможным -

непосредственно после ее окончания. непосредственно после его окончания

Своевременное и качественное (ч. 3)

оформление первичных учетных

документов, передачу их в

установленные сроки для отражения в

бухгалтерском учете, а также

достоверность содержащихся в них

данных обеспечивают лица,

составившие и подписавшие эти

документы (п. 4)

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Для осуществления контроля и

упорядочения обработки данных о

хозяйственных операциях на основе --

первичных учетных документов

составляются сводные учетные

документы (п. 6)

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Первичные и сводные учетные Первичный учетный документ

документы могут составляться на составляется на бумажном носителе и

бумажных и машинных носителях (или) в виде электронного документа,

информации. подписанного электронной подписью

В последнем случае организация (ч. 5).

обязана изготовлять за свой счет В случае если законодательством

копии таких документов на бумажных Российской Федерации или договором

носителях для других участников предусмотрено представление

хозяйственных операций, а также по первичного учетного документа

требованию органов, осуществляющих другому лицу или в государственный

контроль в соответствии с орган на бумажном носителе,

законодательством Российской экономический субъект обязан по

Федерации, суда и прокуратуры (п. 7) требованию другого лица или

государственного органа за свой счет

изготавливать на бумажном носителе

копии первичного учетного документа,

составленного в виде электронного

документа (ч. 6)

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

 

Нормы ч. 5, 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ практически уравнивают в правах первичные учетные документы на бумажном носителе и в виде электронного документа, заверенного электронной подписью. Если по Закону N 129-ФЗ копия первичного учетного документа, составленного на машинном носителе, в безусловном порядке должна была изготавливаться на бумажном носителе, то согласно Закону N 402-ФЗ бумажная копия электронного документа изготавливается только по требованию контрагента и только в случае, если это предусмотрено договором с ним.

Признание в новом Законе "О бухгалтерском учете" электронного документа, заверенного электронной подписью, равным документу на бумажном носителе стало возможным и необходимым после вступления в силу Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Как сказано в ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ, "информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе".

Заметим, что возможность предоставления электронных документов (но только составленных по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов) в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи предусмотрена п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ.

 

По данному вопросу см.:

Приказ ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ "Об утверждении форматов первичных учетных документов";

Письмо Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1;

Письмо Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2.