Учетные регистры, инвентаризация и инвентарь.

3.1.Содержание и значение документирования в учетном процессе

Документация представляет собой один из важнейших источников информации и является единственным основанием для бухгалтерских записей.

Документирование представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения движения объектов учета с целью получения необходимой информации и ведения текущего бухгалтерского учета.

Факты хозяйственной деятельности организации являются объектом первичного наблюдения, т.е. документирования. Они включают в себя не только хозяйственные операции, связанные с движением имущества, обязательств и капитала, но и явления, сопровождающиеся изменением качественной характеристики объектов учета (износ внеоборотных активов, начисление процентов по займам и т.п.). Ни один факт хозяйственной жизни не может быть учтен, если на него нет надлежащим образом составленного и оформленного документа.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных фактов, а также права на ее совершение. Документация – это совокупность документов. Документирование - процесс оформления хозяйственных явлений документами. Документооборот – это организованная система создания, проверки и обработки всех бухгалтерских документов с момента их составления до сдачи в архив.

Значение документирования в управлении хозяйственной деятельностью организации велико и заключается в:

o обосновании бухгалтерских записей;

o оперативном регулировании хозяйственной деятельности;

o контроле за правильностью совершения хозяйственных операций;

o текущем анализе и выявление причин хозяйственных нарушений;

o обеспечении сохранности имущества собственников;

o контроле за действиями материально - ответственных лиц;

o правовом обеспечении при арбитражных спорах.

Материальными носителями бухгалтерской информации могут являться учетные бланки, магнитные диски и дискеты, в зависимости от технической оснащенности бухгалтерского аппарата и других служб организации. Наибольшее распространение пока получили учетные бланки в виде листа бумаги с напечатанными графами, различного формата в зависимости от объема и содержания информации, заполняемые рукописным или механизированным способами, в одном или нескольких экземплярах.

 

3.2. Классификация документов и требования к их оформлению

Многообразная финансово-хозяйственная деятельность организации требует различных видов документов. Научная классификация бухгалтерских документов необходима для их правильного применения. В таблице 5 представлена классификация документов в бухгалтерском учете по различным признакам, в зависимости от их участия в учетном процессе.

Для выполнения всех присущих бухгалтерским документам функций, они должны содержать все необходимые сведения (реквизиты).

Реквизиты (лат. - «требуемые, необходимые») являются составными элементами документа и могут быть обязательными и специфическими.

Таблица 5

Классификация бухгалтерских документов

Признаки классификации	Виды документов	Характеристика	Примеры документов
По назначению	Организационно-распорядительные	-создают условия для совершения хозяйственных операций - не являются основанием для бухгалтерских записей	- приказ-распоряжение - денежный чек - доверенность
Оправдательные -исполнительные	-оформляют произведенные операции - являются основанием для бухгалтерских записей	- приходная (расходная) накладная -табель учета рабочего времени
Бухгалтерского оформления	-не имеют самостоятельного значения; -используются для подготовки учетных записей -создаются бухгалтерским аппаратом	- калькуляция себестоимости продукции - ведомость распределения косвенных расходов -бухгалтерская справка
Комбинированные	-сочетают свойства распорядительных и оправдательных документов -способствуют сокращению расходов на учетные бланки	- ведомость на выплату заработной платы -лимитно-заборная карта - платежное поручение
По порядку составления (степени обобщения)	Первичные	- впервые отражают совершившиеся хозяйственные факты	-акты -квитанции -расписки
Вторичные (сводные)	-составляются на основе первичных документов -служат для получения укрупненных показателей и группировки хозяйственных явлений	- калькуляция себестоимости продукции - авансовый отчет - ведомость распределения косвенных расходов
По способу охвата информации	Разовые	-отражают одну хозяйственную операцию -сразу могут использоваться для учетных записей	-приходный кассовый ордер -акт приёма-передачи -платежное поручение
Накопительные	-отражают однородные операции, совершенные в разное время; -применяются для сокращения числа документов.	-лимитно-заборная карта на отпуск материалов -табель учёта рабочего времени - накопительный наряд на сдельную работу
По месту составления	Внутренние	-составляют и используют в данной организации	-платежные ведомости -табель учёта рабочего времени
Внешние	-составляют в других организациях, используют в данной, и наоборот.	-платежное поручение - накладная на отпуск материалов на сторону

 

Кроме этого, бухгалтерские документы подразделяются:

§ по количеству учётных позиций – на однострочные и многострочные;

§ по характеру хозяйственных операций – на кассовые, банковские, материальные, расчётные;

§ по авторскому составлению – служебные и личные;

§ по сроку исполнения – срочные и несрочные;

§ по подлинности составления – подлинные и копии (дубликаты).

Все учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по форме, содержащей в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация документов – это централизованная разработка документов одной формы на однородные операции, совершаемые различными организациями, с целью упрощения заполнения, оформления и обработки первичной документации. Таким путём создаются типовые документы. Стандартизация документов – это установление строго определённых размеров бланков типовых документов.

Если форма документа не предусмотрена в альбомах унифицированных документов, то она должна содержать обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты должны присутствовать в бухгалтерских документах, отражающих любую операцию, это:

ü название документа (характер явления, доказательная сила, облегчает работу с документами);

ü дата составления (контрольное, информационное значение для исключения повторного использования документа);

ü наименование предприятия и его адрес (особо важно для внешних документов, обеспечивает доказательность);

ü указание участников (материально ответственные лица, которые имеют право на проведение операции);

ü основание хозяйственной операции (ссылка на соответствующий документ);

ü содержание и количественная характеристика хозяйственной операции (признаки и показатели);

ü измерители (количественные и стоимостные);

ü подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильное оформление (давших разрешение и выполнивших операцию).

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Документы по операциям движения денежных средств подписывают руководитель и главный бухгалтер организации (или уполномоченные ими на то лица).

Специфические реквизиты определяются характером хозяйственного явления, отраженного в бухгалтерском документе: например, на банковских платежных документах- наименование отделения банка, номер расчетного и других счетов, коды операций; на материальных накладных- виды и номера транспортных средств, пункты отправления и назначения, показатели качества и т.п.

К основным требованиям, предъявляемым к документам, можно отнести:

Ø наличие обязательных (а где требуется и специфических) реквизитов;

Ø качественное (аккуратное, полное и правильное) оформление;

Ø своевременность (в момент совершения или сразу после окончания операции);

Ø объективное отражение информации;

Ø сохранность документов в течение установленного срока.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправление могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений.

3.3. Документооборот

Бухгалтерские документы могут составляться различными работниками организации и использоваться в оперативных целях (подтверждение действий материально ответственных лиц и правильность совершенных операций). Затем все документы сдаются в бухгалтерскую службу для отражения в учете.

Бухгалтерские работники проверяют и обрабатывают поступившие документы, т.к. документы составлены без их участия оперативными работниками организации.

Проверка документов состоит из 3-х этапов:

Ø формальная проверка (на наличие реквизитов);

Ø арифметическая проверка (на правильность арифметических действий);

Ø проверка «по существу» (на законность совершенных операций).

При обнаружении ошибок в документах, они возвращаются исполнителям для исправления (1 и 2 вид проверки), а документы, свидетельствующие о незаконных операциях, задерживаются с целью выяснения обстоятельств и принятия необходимых мер.

Прием документов может оформляться специальным документом- реестром (перечень сдаваемых документов) и распиской на копии этого реестра.

Обработка проверенных и принятых бухгалтерией документов состоит тоже из 3-х этапов:

Ø расценка документа (таксировка)- заполнение колонок «графа» и «сумма», оценка операции в стоимостном измерении;

Ø группировка документов - сортировка по однородным операциям для записи их общим итогом в накопительных и группировочных ведомостях;

Ø контировка документов - указание счетов, взаимодействующих в данной операции.

После контировки документов хозяйственные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета, документы сдаются в бухгалтерский архив. По истечении года документы передаются в общий архив организации. Общий срок хранения документов установлен не менее 5 лет, а расчетно-платежным ведомостям (при отсутствии лицевых счетов)-75 лет.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для предъявления другим участникам хозяйственных операций, а также по требованию органам контроля, суда и прокуратуры.

 

3.4.Учётные регистры

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, для отражения на счетах и в бухгалтерской отчетности.

В учетных регистрах производится регистрация и экономическая группировка информации о финансово-хозяйственной деятельности организации. В них записываются сведения из первичных документов, обеспечивается их сохранность и осуществляется обобщение отраженной в них информации.

Таблица 6