Организация бухгалтерского учета кассовых операций.

Хозяйственные общества (организации) обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков и производить расчеты по своим обязательствам перед другими организациями в безналичном порядке. Для осуществления расчетов наличными денежными средствами (в разрешенных законодательством случаях и размерах) и осуществления текущих расходов каждое предприятие учреждает кассу и ведет кассовую книгу в установленной форме (для регистрации всех операций по движению наличных денег).

Касса - структурное специальное подразделение организации, предназначенное для приема, хранения и выдачи:

· наличных средств (в российской и иностранной валюте);

· денежных документов (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки на санаторно-курортное лечение и т.п.);

· бланков строгой отчетности (квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абоненты, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п.);

· ценных бумаг (собственные и других хозяйственных обществ, облигации, векселя, патенты, свидетельства и т.п.).

Положение о Порядке ведения кассовых операций (утвержденный советом директоров ЦБ РФ от 23.09.93 г) определяет правила работы с наличными денежными средствами, обеспечения сохранности денежных средств при хранении и их транспортировке, контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Ответственность за создание необходимых условий для обеспечения сохранности наличных денежных средств при их хранении и транспортировке возложена на руководителя организации. Контроль над правильностью ведения и учета кассовых операций осуществляет главный бухгалтер организации.

Для ведения кассовых операций в штатном расписании организации предусматривается должность кассира. В небольших организациях обязанности кассира могут быть возложены на главного бухгалтера или другого работника по приказу-распоряжению руководителя организации. При приеме на работу на должность кассира по согласованию с главным бухгалтером, к работнику предъявляются определенные требования (специальная подготовка, отсутствие судимости и т.п.), заключается договор о полной материальной ответственности, с него берется расписка об ознакомлении с Правилами ведения кассовых операций в РФ. Кассир обязан возместить ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного выполнения своих обязанностей.

Банки для контроля над использованием наличных денежных средств организаций, устанавливают лимит остатка наличных денег в кассе и предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке. Величина лимита остатка денежных средств в кассе определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации и с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей.

Для установления лимита организация предоставляет в банк, осуществляющий ее обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу».

Установленные банком указанные лимиты письменно сообщаются организациями (на втором экземпляре справки формы № 0408020). Обычно лимит устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться и в течение года (изменение объемов кассовых оборотов и др.), а также по условиям договора банковского счета.

Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий (в течение трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении). За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличных денег сверх установленного лимита, налагается штраф в соответствии с Кодексом РФ об административных нарушений (Гл.15 Административные нарушения в области финансов, налогов и сборов, страхования, рынка ценных бумаг. Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций: «… влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей …»).

Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" определяет, что «…расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Это ограничение также связано с усилением контроля со стороны государства за наличным денежным оборотом в стране.

Организации, осуществляющие торговые операции и оказывающие
услуги населению, для расчетов с ним должны использовать контрольно-кассовые машины (ККМ). Перечень организаций, освобожденных от обязанности использовать ККМ, определяется Федеральным законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (с изменениями от 3 июня, 17 июля 2009 г., 27 июля 2010 г.).

Одной из особенностей учета кассовых операций является также ежемесячная выверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии. Внезапная ревизия кассы производится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Поступление наличных денежных средств в кассу осуществляется путем:

- обналичивания денежных средств с расчетного, валютного и др. счетов в банке;

- оприходования суммы расчетов наличными от юридических и физических лиц за продажу МПЗ, выполнение работ, оказание услуг;

- возврата в кассу не использованных подотчетных сумм;

- внесение сумм недостачи материальных ценностей от виновных лиц и т.п.

Выдача наличных денежных средств из кассы происходит в виде:

o выплаты заработной платы, социальных пособий, материальной помощи, аванса, займа и т.п.;

o выплаты подотчетных сумм на командировочные и хозяйственные цели, а так же для погашения обязательств перед юридическими и физическими лицами за приобретенные МПЗ, работы и услуги;

o внесения сумм превышения лимита кассовой наличности на расчетный и другие счета в банке.

9.3. Документальное оформление и аналитический учет операций по кассе.

Постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" для организаций утверждена унифицированная (единая) форма кассовых документов.

Приходный кассовый ордер (бланк формы № КО-1) используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Расходный кассовый ордер (бланк формы № КО-2) используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (бланк формы № КО-3) - унифицированная форма применяется в бухгалтерии организации для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов до передачи в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи. Регистрация кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

 

Рис.12 Схема движения информации по учету кассовых операций

Кассовая книга (унифицированная форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром.

Право на получение наличных денежных средств с расчетного счета оформляется организацией посредством выписки денежного чека из чековой книжки, которая выдаётся обслуживающим банком при открытии расчетного и других счетов организации. Чек выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, кому доверяется получение денег. Бланк чека состоит из трёх частей: корешок чека, собственно чек и контрольная марка. Все части чека имеют одинаковый номер. Корешок чека остается в сброшюрованной чековой книжке и хранит информацию о дате и сумме. Чек вырезается из чековой книжки и предъявляется в банк, контрольная марка выдаётся банковским служащим представителю организации для получения денег в кассе банка.

Если имеются излишки кассовой наличности, то суммы сверх установленного лимита кассы должны быть сданы на расчетный счет организации по объявлению на взнос наличными, состоящими из трех частей. Первая часть «объявление» - остается в банке; вторая «квитанция» - выдается на руки вносителю денег; третья «ордер» - прилагается к документам, подтверждающим записи банка по расчетному счету получателя, т.е. данные выписки из его расчетного счета. Квитанция служит основанием для выписки организацией расходного кассового ордера.