Тема 5. Формы бухгалтерского учета

 

Понятие и виды форм бухгалтерского учета

Определенная организация формирования информационной системы, обеспечивающая в строго установленной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учёта для целей текущего контроля за фактами хозяйственной жизни и составления отчётности - называется формой бухгалтерского учета (ФБУ). Информационная система в организации зависит от соответствующей схемы документооборота, структурного состава её подразделений и интенсивности потоков информации

Так же под формой бухгалтерского учёта понимается совокупность и взаимосвязь применяемых организацией учётных регистров, содержание и структура этих регистров, а также порядок и способы учётных записей и их технологическое обеспечение. Выбранная организацией форма бухгалтерского учёта должна обеспечивать:

- быстрый поиск нужной информации;

- понятную интерпретацию этой информации в бухгалтерском учёте, возможность её проверки и обоснованности;

- относительно быстрое обобщение информации и составление необходимых отчётных форм.

В настоящее время рекомендуется использовать следующие формы бухгалтерского учета:

Ø мемориально-ордерная

Ø журнально-ордерная

Ø автоматизированная (диалоговая)

Ø упрощенная (для субъектов малого предпринимательства).

Отличительными признаками ФБУ являются:

-внешний вид учетных регистров, их структура;

-взаимосвязь регистров аналитического и синтетического учета;

-техника получения, обработки первичной информации и записи её в регистры.

Объединяющими чертами всех ФБУ являются:

-двойная запись;

-хронологическая и систематическая записи одновременно;

-число уровней обобщения информации;

-регистрация совершившихся и ожидаемых фактов хозяйственной деятельности.

Неотъемлемой частью любой ФБУ является бухгалтерский учетный регистр.

Мемориально-ордерная форма в настоящее время имеет ограниченное применение. Последовательность записи в учетных регистрах при мемориально-ордерной ФБУ представлена на схеме 10.

 

 

Рис.7.Мемориально – ордерная ФБУ.

 

Её суть заключается в том, что каждый сводный первичный учётный документ сопровождается выпиской отдельной справки – мемориального ордера, с указанием в нём корреспонденции счетов. Мемориальный ордер записывается в хронологическом порядке в регистрационный журнал, а затем в контрольно-шахматный журнал, заменяющий Главную книгу, где ведётся систематическая запись по всем синтетическим счетам. В ней для каждого счёта по дебету и кредиту предусмотрены графы для заполнения итогов мемориальных ордеров в разрезе каждого корреспондирующего счёта. Главная книга – единственный регистр синтетического учета. Главная книга открывается на каждый месяц, записи в ней производятся ежедневно, имеет для каждого счета отдельный разворот. Для контроля записей в Главной книге, в конце месяца после её закрытия составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, итоги последней используют для составления баланса и отчётности. Одновременно ведутся записи на карточках аналитического учёта, которые также проверяются путём составления аналитических оборотных ведомостей.

К достоинствам мемориально-ордерной ФБУ можно отнести строгую последовательность учетного процесса, простоту и доступность учетной техники, широкое использование стандартных форм аналитических регистров, возможность дифференциации учетной работы по квалификационному уровню работников.

Недостатками мемориально-ордерной ФБУ являются трудоемкость учета, вызванная дублированием бухгалтерских записей в мемориальных ордерах, регистрационном журнале, регистрах синтетического и аналитического учёта, разобщённость аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, отсутствие в них показателей для анализа, контроля и составления отчетности о хозяйственной деятельности организации, необходимость произведения дополнительных выборок и группировок данных текущего учета.

Журналы-ордера

Кассовая книга

 

 

Рис.8. Журнально-ордерная ФБУ.

Особенностями журнально-ордерной ФБУ являются: открытие ежемесячно журналов-ордеров (от 6 до 16) и вспомогательных к ним накопительных ведомостей, которые посвящены отдельным участкам учетного процесса, записи в них производятся по данным первичных документов и указываются бухгалтерские проводки, регистрируются однородные операции. Журналы-ордеры ведутся по кредитовому признаку, т.е. хозяйственные операции отражаются по кредиту соответствующего счёта с указанием корреспондирующих с ним дебетуемых счетов. Таким образом, производится однократная шахматная запись, что сокращает объём учётных работ. Кроме того, в одном учётном регистре (журнале-ордере) хронологическая запись объединяется с систематической. И отпадает необходимость вести журнал хронологической регистрации. В большинстве журналов-ордеров совмещаются показатели синтетического и аналитического учёта, но по некоторым счетам ведутся отдельно и регистры аналитического учёта. Записи в журналы-ордера производятся непосредственно с первичных документов или на основании накопительных и группировочных ведомостей.

В журналах – ордерах содержатся необходимые для контроля и составления отчетности показатели, сокращается количество записей благодаря рациональному построению регистра. Журналы – ордера могут быть открыты к одному или группе синтетических счетов.

Самостоятельный аналитический учет ведется лишь по тем синтетическим счетам, в дополнение к которым открывается большое количество аналитических счетов (материалы, основные средства, готовая продукция и т.п.). Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета. Итоги по окончании месяца из журналов – ордеров переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и где формируются только обороты за месяц и сальдо по каждому счету, накапливаются и одновременно группируются их суммы по корреспондирующим счетам. Кредитовый оборот каждого счета в конце месяца записывают в Главную книгу из соответствующего журнала - ордера, а обороты по дебету записывают в Главную книгу из разных журналов – ордеров по корреспондирующим счетам. Обороты по кредиту счетов даются в Главной книге лишь общим итогом, (т.к. развернуто они даны в журнале - ордере), а по дебету – в разрезе корреспондирующих счетов (чтобы отразить корреспонденцию дебетового оборота, который разбросан по разным журналам – ордерам). Таким образом, журналы-ордера и Главная книга дополняют друг друга. Проверка правильности записей в журналах-ордерах заключается в сопоставлении итога записей по кредиту с итогом записей по дебетуемым счетам, при этом отпадает необходимость составлять оборотные ведомости, причем дебетовые и кредитовые сальдо должны быть равны.

К преимуществам журнально-ордерной формы можно отнести снижение трудоемкости учетного процесса, повышение контрольного значения учета, возможностей анализа показателей и облегчение задачи составления отчетности. К недостаткам журнально-ордерной ФБУ относятся сложность и громоздкую структуру журналов-ордеров, которые заполняются вручную, определённые трудности при автоматизации учетных работ.

 

 

 

 

Рис.9.Автоматизированная ФБУ.

 

В автоматизированной ФБУ ускоряются процессы регистрации и обработки информации, составления отчетности, увеличивается степень аналитичности бухгалтерского учета. Применение вычислительной техники в учетном процессе позволяет создавать автоматизированные рабочие места бухгалтера, механизировать и автоматизировать учетную работу, обеспечить высокую точность и оперативность данных учета, повысить производительность работников, освободить их от выполнения простых монотонных функций и предоставить большую возможность заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности, увязать все виды учета и планирования, т.к. они используют одни и те же носители информации.

Более правильным представляется называть эту форму диалоговой, т. к. персональные электронно-вычислительные машины (ПЭВМ) на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учётного процесса. Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов.

Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счёт однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учёта и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программных средств к ПЭВМ.

Учёт может осуществляться с путём заполнения журнала хозяйственных операций, однако формирование корреспонденции счетов может в нём и после заполнения первичных документов. Пользователь может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция счетов. Изменение или дополнение типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объём памяти ПЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что даёт возможность без особой сложности выполнять накопительные операции. Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также баланс и другие выходные формы могут быть сформированы за любой период и в короткое время.

Новые способы обработки информации в результате применения ПЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учёта, изменяя лишь технологию обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учёта, оставаясь неизменными по своей сущности, лишь видоизменяют свою форму, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учётной информации. Устойчиво формируется тенденция сокращения первичных документов, перечня содержащихся в них реквизитов за счёт того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учёта, схемы уплаты налогов и налоговых сборов, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т.п. не представляет труда найти конкретный документ, если о нём есть хотя бы приблизительная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полностью автоматизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени, причёт информация, представленная на отдельном синтетическом счёте, может быть расчленена на столько аналитических позиций, на сколько могут быть очерчены границы применения соответствующего измерителя. Единая база данных, основу которой составляет учётная информация, позволяет реализовать задачи, многие из которых находятся за пределами бухгалтерского учёта.

Упрощенная ФБУ предусматривает ведение двух видов учетных регистров:

- книги (журнала) учета хозяйственных операций (синтетический учет);

- ведомости учета заработной платы (аналитический учет).

Книга учета хозяйственных операций заполняется по данным первичных документов или по итоговым данным ведомостей. Данные книги и ведомостей используются для доставления отчетности.

 

	Кассовая книга

 

 

Рис.10. Упрощенная ФБУ.

По окончании месяца в книге подводят итоги, подсчитывают обороты по каждому счету и выводят конечное сальдо. Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо активных счетов должна быть равна сумме конечных остатков пассивных счетов.

Организации могут самостоятельно выбирать наиболее соответствующую специфике их деятельности форму бухгалтерского учета.

 

Вопросы для контроля

1) В чём заключается сущность и отличительные черты форм бухгалтерского учёта?

2) Какие формы бухгалтерского учёта могут применяться на современном предприятии?

3) Какие общие и отличительные черты присущи формам бухгалтерского учёта?