Документальное отражение и аналитический учет движения основных средств.

Оприходование зданий, оборудования, транспортных средств и др. объектов основных средств оформляется типовыми документами, формы которых утверждены Госкомстатом России Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной информации по учету основных средств».

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных уч­реждений).

В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

— управленческой документации - ОКУД;

— предприятий и организаций - ОКПО;

— основных фондов - ОКОФ.

Наиболее часто используемыми формами первичной документации по движению основных средств являются:

ü акт о приеме – передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) - ф. № ОС - 1; акт о приеме-передаче здания (сооружения) ф. ОС-1А; акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) - ф.ОС-1Б;

ü накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС -2);

ü акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств ф. № ОС -3;

ü акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) ф. № ОС -4; акт о списании автотранспортных средств - ф. ОС-4А; акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) ф. ОС-4Б;

ü акт о приеме (поступлении) оборудования - ф.ОС-14; акт о приеме-передаче оборудования в монтаж - ф.ОС-15; акт о выявленных дефектах оборудования - ф.ОС-16 и др.

Движение основных средств заключается в хозяйственных операциях по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию объектов основных средств.

Поступающие основные средства в организацию принимает постоянно действующая комиссия, назначаемая руководителем организации. Данная комиссия составляет акт о приеме – передаче объекта основных средств (ф. № ОС -1) на каждый объект в отдельности. На несколько объектов может быть составлен общий акт, если они равноценны, однотипны, приняты одновременно и под ответственность одного лица (ф.№ ОС -1б). В акте о приеме-передаче указывают: наименование объекта, год постройки или выпуска заводом изготовителем, краткую характеристику, первоначальную стоимость, присвоенный инвентарный номер, место эксплуатации и другие сведения необходимые для аналитического учета основных средств. Комиссия дает свое заключение в акте о состоянии объекта, его готовности к эксплуатации. Акт о приёме-передаче объекта основных средств утверждается руководителем, а затем вместе с технической документацией, относящейся к данному объекту (технический паспорт, чертеж и т.п.) передается в бухгалтерию для открытия инвентарной карточки объекта. Техническая документация передается в отдел эксплуатации основных средств. Акт о приеме – передаче составляется в 3-х экземплярах при передаче основных средств от одной организации к другой; в 2 экземпляре – если передача осуществляется внутри одной организации.

Перемещение объекта основных средств между структурными подразделениями организации выбытием объекта основных средств не признается. Указанная операция оформляется актом о приеме-передаче основных средств.

Возврат арендуемого объекта основных средств арендодателю также оформляется актом приемки-передачи, на основании которого бухгалтерская служба арендатора списывает возвращенный объект с забалансового учета.

Внутреннее перемещение основных средств из одного подразделения (производства, цеха, участка, отдела) в другое, из запаса в эксплуатацию и т.п., оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС - 2). В ней отражаются сведения о сдатчике и приемщике объектов (фамилия, имя, отчество, должность), основание для перемещения (приказ-распоряжение), название, инвентарный номер, краткая характеристика технического состояния объекта, подписи передающей и принимающей сторон. Один экземпляр направляется в бухгалтерию организации - для записей в регистре аналитического учета, второй - сдатчику, для отметки о выбытии из инвентарного списка объектов основных средств.

Приемку законченных работ по достройке и дооборудованию объекта основных средств, производимых в порядке капитальных вложений, оформляют актом о приеме-сдаче отремонтированных реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС - 3). В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией. Его подписывают работник цеха (отдела), уполномоченный на приемку основных средств, и представитель цеха (отдела организации), производившего реконструкцию и модернизацию. Затем акт передается в бухгалтерию для внесения записей в инвентарную карточку учета основных средств. Если реконструкция и модернизация выполнялась сторонней организацией, то акт составляется в 2-х экземплярах.

Для определения целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления, а также для оформления документации при выбытии объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, ответственные за сохранность объектов основных средств. В компетенцию комиссии входит:

· осмотр объекта основных средств, подлежащего списанию;

· установление причин списания объекта основных средств;

· выявление лиц, по вине которых происходит преждевременное выбытие объекта основных средств;

· возможность использования материалов выбывающего объекта и их оценка по текущей рыночной стоимости;

· составление акта о списании объекта основных средств.

В акте о списании объекта основных средств (форма № ОС-4) отражаются техническое состояние и причина ликвидациях (списания), первоначальная стоимость и сумма накопленной амортизации объекта, затраты по ликвидации и стоимость оприходованных материалов, результат списания.Акт о списании объекта основных средств утверждается руководителем организации.

Аналитический учет движения объектам основных средств осуществляется в:

ü инвентарной карточке учёта объекта основных средств (ф. № ОС-6); инвентарной карточке группового учета объектов основных средств (ф. №ОС-6А);

ü инвентарной книге учета объектов основных средств (ф. № ОС-6Б).

Инвентарные номера присваиваются объектам основных средств по порядково - серийной системе, для железнодорожных транспортных средств – номера, полученные на заводе – изготовителе, автотранспортных средств- знаки присвоенные органами государственной дорожной инспекции. После выбытия из организации объекта его инвентарная карточка хранится в течение срока, установленного руководителем, но не менее 5 лет.

На лицевой стороне инвентарной карточки учёта объекта основных средств (ф. № ОС-6) указываются наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (рождения, закладки), изготовитель, дата и номер акта приемки – передачи, местонахождение, первоначальная стоимость, норма амортизационных отчислений, шифр затрат, сумма накопленной амортизации на дату приемки или переоценки объекта основных средств.

Оборотная сторона инвентарной карточки предназначена для краткой индивидуальной характеристики объекта (по зданиям - фундамент, основание стены, колонны, опоры, кровля, общая, полная и жилая площадь); отметок о ремонте (дата и стоимость), внутреннем перемещении и выбытии (причина, дата, № документа), реконструкции и модернизации. На основании актов о движении объектов основных средств производится соответствующая запись в инвентарной карточке, которая прилагается данным актам.

Учет однотипных предметов, имеющих идентичную техническую характеристику, стоимость и поступивших одновременно в одно подразделение, осуществляется в инвентарной карточке группового учета объектов основных средств (ф. № ОС-6а) с указанием в ней инвентарных номеров каждого объекта.

Справочные инвентарные карточки открываются, если в одном здании находится несколько подразделений, расходы которых учитываются отдельно. В данных карточках делается пометка «для начисления амортизации», расходы на содержание и эксплуатацию здания распределяются между подразделениями пропорционально занимаемой площади и первоначальной стоимости.

Инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6б) ведется в организациях с небольшим перечнем объектов основных средств. Записи в ней производятся по классификационным группам, по местам нахождения, и повторяют информацию инвентарной карточки по учету основных средств.

При поступлении арендованных и по договору лизинга объектов основных средств используются копии инвентарных карточек передающей организации или выписки из инвентарных книг.

В бухгалтерии формируется картотека объектов основных средств по их инвентарным карточкам с учетом классификационных групп и видам объектов.

 

Оценка основных средств.

Объекты основных средств принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, в качестве которой могут признаваться:

ü фактические затраты на приобретение, сооружение и изготовление основных средств: суммы уплаченные поставщику основных средств, подрядной строительной, транспортной, информационно-консультационной, посреднической и другим организациям за работы и услуги связанные с приобретением объекта основных средств (за вычетом возмещаемых налогов), не возмещаемые налоги и т.п.;

ü денежная оценка согласованная с учредителями при поступлении объекта в счет вклада в уставной капитал организации;

ü текущая рыночная стоимость на дату оприходования по внесенным организации по договору дарения, увеличенная на сумму расходов на демонтаж, транспортировку, монтаж данного объекта;

ü рыночная стоимость обмениваемого имущества по товарообменным операциям.

Первоначальная стоимость объектов основных средств не подлежит изменению, кроме случаев:

- достройки, до оборудования, реконструкции и частичной ликвидации соответствующих объектов;

- переоценки объектов по восстановительной стоимости (не чаще 1 раза в год, на начало отчетного года) путем индексации или прямого пересчета, по документально подтвержденной рыночной стоимости.

К работам по достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.

К реконструкции относится переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств, в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.

К техническому перевооружению относится комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей имущества или его отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования.

С течением времени первоначальная стоимость основных средств от­клоняется от стоимости аналогичных основных средств, приобретаемых или возводимых в современных условиях. Коммерческая организация может не чаще одного раза в год (на конец отчетного года) переоценивать группы однородных объектов основных средств по текущей (восстановительной) стоимости путем индексации или прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам. В последующем данные объекты должны переоцениваться регулярно.

Переоценка объекта основных средств производится путем пересчета его первоначальной стоимости (текущей восстановительной) стоимости и суммы амортизации, начисленной за все время использования объекта.

Под текущей (восстановительной) стоимостью объектов основных средств понимается сумма денежных средств, которая должна быть уплачена организацией на дату проведения переоценки в случае необходимости замены какого-либо объекта. При определении текущей (восстановительной) стоимости могут быть использованы: данные на аналогичную продукцию, полученные от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций и организаций; сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе; оценка бюро технической инвентаризации; экспертные заключения о текущей (восстановительной) стоимости объектов основных средств.

Решение организации о проведении переоценки по состоянию на конец отчетного года оформляется соответствующим распорядительным документом, обязательным для всех служб организации, задействованных в переоценке основных средств, и сопровождается подготовкой перечня объектов основных средств, подлежащих переоценке.

Результат переоценки объектов основных средств подлежат отражению в бухгалтерском учете обособленно.

Сумма дооценки объекта основных средств в результате переоценки зачисляется в добавочный капитал организации. Сумма уценки объекта основных средств в результате переоценки относится на финансовый результат в качестве прочих расходов.

Если сумма дооценки объекта основных средств равна сумме ранее проведённой по нему уценки, то она относится на финансовый результат в качестве прочих доходов. Если сумма уценки объекта основных средств равна сумме ранее проведённой по данному объекту дооценки, то она относится в уменьшение добавочного капитала организации. При выбытии объекта основных средств сумма его дооценки переносится с добавочного капитала организации в нераспределенную прибыль организации.

В процессе эксплуатации объектов основных средств происходит процесс их изнашивания. Поэтому в течение полезного использования объектов необходимо списать их стоимость на издержки производства и обращения через механизм амортизации. В этом случае рассчитывается остаточная стоимость объекта основных средств – как разница между первоначальной стоимостью объекта и суммой начисленной по нему амортизации за весь период фактической эксплуатации. В бухгалтерском учете остаточная стоимость основных средств не отражается, она используется как расчетная величина при начислении амортизации, в анализе, налогообложении, расчете финансового результата от выбытия объектов основных средств и в отчетности.