В учетных регистрах могут возникать ошибки

Признаки и классификации	Виды ошибок
По причинам возникновения	1. утомление 2. небрежность работников 3. неисправность вычислительной техники
По значению	Локальные – не приводят к ошибкам в других регистрах Транзитные – вызывают автоматически ошибки в других регистрах.
По месту возникновения	- в тексте - в цифрах - в записи по счетам (корреспонденции)

 

Поиск ошибок в учетных регистрах осуществляется путем выборки (подсчета промежуточных итогов), пунктировки чисел, сверки данных аналитических и синтетического регистров.

Исправление ошибок в учетных регистрах должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Предусмотрены три способа исправления ошибок в учетных регистрах:

Ø корректурный – используется когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов, быстро обнаружена и не отразилась на итогах учтенных записей;

Ø дополнительная проводка - применяется когда в бухгалтерской проводке и в учетном регистре указана правильная корреспонденция счетов, но приуменьшена сумма по операции;

Ø «красное сторно» - используется если в регистре указана неправильная корреспонденция счетов.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие его.

Содержание учетных регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной, и лица получившие к ней доступ, обязаны соблюдать её конфиденциальность. За разглашение коммерческой тайны они несут ответственность согласно Законодательству РФ.

 

3.5.Сущность и виды инвентаризаций

Достоверность учётной информации обеспечивается проведением инвентаризации. Технически инвентаризация представляет собой периодическую опись имущества и обязательств организации на определённую дату с занесением её результатов в отдельные инвентаризационные ведомости (описи). В финансово-хозяйственной деятельности организации происходят процессы, которые не поддаются повседневной регистрации и документированию в момент их совершения и фиксируются только в момент их обнаружения:

ü потери материальных ценностей по естественным причинам (усушка, утряска, распыл, привес, порча грызунами и насекомыми, влияние температуры, влажности);

ü ошибки оформления в учете (арифметические ошибки, ошибки в контировке);

ü неточности в проведении складских операций (просчет, промеры, пересортица);

ü злоупотребления (хищения, обвесы, обмеры, факты бесхозяйственности).

В результате данных явлений образуется расхождение между фактическим наличием материальных ценностей и бухгалтерскими данными о них. Оно выявляется лишь путем проведения периодических сверок, переписи фактических остатков, т.е. инвентаризациями.

Инвентаризация - это бухгалтерский прием, обеспечивающий соответствие учетных данных об объектах учета их фактическому наличию. Она позволяет вносить изменения в учетные записи и вести борьбу с различными злоупотреблениями.

Инвентарь – это перечень:

- имущества, которым владеет и распоряжается организация;

- долгов перед организацией (дебиторской задолженности);

- обязательств по признанным долгам перед различными физическими и юридическими лицами (кредиторской задолженности).

Инвентаризация (лат. «опись») применяется к материальным ценностям (основным средствам и нематериальным активам, МПЗ, финансовым вложениям), денежным средствам и расчетам с контрагентами. Инвентарный способ используется также для выявления и документирования хозяйственных явлений, которые не могли быть подвергнуты текущему учету: фактический расход материалов на производстве (если нет возможности использовать другой способ измерения), неучтенный брак, потери полуфабрикатов в процессе их обработки, расчет фактических затрат на выпуск готовой продукции (работ, услуг) и т.п. Процедуре инвентаризации подлежат как имущество, принадлежащее организации и поставленное на баланс, так и не принадлежащее её и учитываемое за балансом.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, кроме тех случаев, когда её проведение обязательно.

В таблице 8 представлена классификация инвентаризаций по различным признакам.

Таблица 8

Классификация инвентаризаций

Признаки классификации	Вид инвентаризации	Характеристика	Примерная периодичность
В зависимости от объёма проверки	полная	-охватывает все без исключения объекты учета -используется при подготовке годового отчета	Не ранее 1 октября каждого отчетного года
Выборочная (частичная)	-охватывает один вид или группу объектов учета, отдельное подразделение, службу организации -при смене материально ответственных лиц -по решению руководства	В течение года
По количеств, порядку и срокам проведения	плановая	В намеченные сроки
Основные средства	1 раз в 3 года
Библиотечные фонды	1 раз в 5 лет
МПЗ и расчёты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, денежные средства, остатки незавершённого производства	По усмотрению руководителя, но не реже 1раз в год перед составлением годового отчёта
внезапные	По решению руководства или ревизора, следственных органов, после стихийных бедствий (пожар, наводнение)	При наступлении события, поступления запроса.
По перечню решаемых вопросов	комплексные	Охватывают все стороны деятельности организации	В течение года
тематические	Охватывают конкретно одну сферу деятельности	В течение года
По периодичности проведения	текущие	При смене материально-ответственных лиц	По решению руководства организации
Перманентные:постоянные, непрерывные	ежемесячно проводимые инвентаризации (проверки)	В течение текущего отчётного года

 

3.6. Порядок проведения, оформления и регулирования

результатов инвентаризации.

 

В таблице 9 представлены этапы проведения, документы, которыми оформляются результаты инвентаризации.

В организациях, как правило, используют совмещенную форму инвентаризационной описи, включающую сличительную ведомость. Выявленные в результатах проведения инвентаризации отклонения фактического наличия объектов от данных бухгалтерского учета подлежат регулированию.

Излишки и неучтенные объекты приходуются, и включаются в состав соответствующих ценностей, относятся на увеличение финансового результата.

 

Таблица 9

Порядок проведения инвентаризации

№ п/п	Документы	Информация	Содержание работы
1.	Приказ руководителя	Место и сроки проведения инвентаризации; состав комиссии, у какого материально-ответственного лица	Подготовка бланков инвентаризационных описей в бухгалтерии; подготовка объектов к пересчету в местах хранения и учета; подготовка учетной информации.
2.	Расписка материально-ответственного лица	Все документы по движению объектов учета обработаны, сданы в бухгалтерию, сделаны необходимые бухгалтерские записи	Завершение всех складских операций к началу проведения инвентаризации, опломбирование складских помещений
3.	Инвентарные ярлыки	Движение ценностей в течение инвентаризации	Особый режим отпуска ценностей
4.	Инвентаризационная опись	Фактическое наличие и состояние объектов учета по местам хранения, учет по материально-ответственным лицам	Подсчет, проверка, обмер, взвешивание, технические расчеты количества объектов учета. Подписи всех членов комиссии в инвентаризационной описи.
5.	Расписка материально- ответственного лица.	Все ценности отмеченные в инвентаризационной описи проверены в его присутствии, приняты имущество на ответственное хранение и он ни каких претензий к работе комиссии не имеет	Осуществление складских операций в обычном режиме, выделение регистров отражающих объекты, в которых выявлено отклонение.
6.	Протокол работы инвентаризационной комиссии	Причины недостач и излишков, решение о характере потерь и порчи ценностей, выводы и предложения по улучшению условий хранения ценностей, обеспечения их сохранности.	Составляется в процессе проведения инвентаризационной работы, утверждается руководителем по окончании инвентаризации.
7.	Сличительная ведомость	Отражает инвентаризационные разницы: неучтенные объекты, излишки, недостачу, пересортицу.	Сверка данных учета и инвентаризационной описи; расценка инвентаризационных разниц; (цена, сумма), сопоставление их с нормами естественной убыли
8.	Приказ руководителя	Результаты инвентаризации, меры по обеспечению сохранности инвентаризированных ценностей	Взыскание с виновников суммы недостач, урегулирование пересортицы, списание недостачи, принятие к учету излишков

 

 

Недостачи ценностей, в пределах установленных норм, по распоряжению руководителя относят на увеличение издержек производства отчетного периода.

Недостача сверх норм естественной убыли, потери от порчи ценностей списывают за счет виновных лиц при подтверждении их вины(удержание из заработка, внесение наличных денежных средств в кассу). В случаях, когда их вина не установлена или судебные органы отказали во взыскании ущерба с данных лиц в виду необоснованности искового заявления организации, то по решению руководителя убытки от недостачи и порча ценностей списываются на финансовые результаты организации в составе прочих расходов.

По пересортице (недостачи и излишки одновременно) товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же период, у одного и того же материально-ответственного лица, в тождественных количествах - допускается зачёт лишь в виде исключения. Материально-ответственные лица дают подробные письменные объяснения о фактах допущенной пересортицы инвентаризационной комиссии. Если после зачёта пересортицы окажется недостача имущества, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию, по которому установлена действительная недостача. Сумма превышения стоимости недостающих ценностей по результатам зачёта над стоимостью ценностей, оказавшихся в излишке, подлежит отнесению на виновных лиц.

Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском отчёте.

 

Вопросы для контроля:

1) В чём назначение документирования в учётном процессе?

2) Дайте характеристику этапам документооборота: проверка и обработка документов в бухгалтерии.

3) По каким признакам классифицируются первичные бухгалтерские документы?

4) При отсутствии каких реквизитов документ не выполняет своих функций?

5) Перечислите последовательность учётных процедур при проведении инвентаризации.

6) Как регулируются выявленные инвентаризационные разницы?