Виды и порядок бухгалтерских записей в учетных регистрах

По характеру бух. записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бух. записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде.

В систематических бух. регистрах оформляется группировка хоз. фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками.

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бух. учета и комплексные.

В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. (журналы-ордера)

В аналитических регистрах записи выполняются подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ.

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах.

Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов. Необходимо, чтобы каждый хоз. факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бух. проводке, составляемой в том или ином журнале-ордере.

На основании сводных документов, представляющих собой итог нескольких частных сумм по документам, составляются бух. проводки, которые записываются в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, в расчетах с подотчетными лицами. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются доп. Бух.обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бух. проводки согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

В заключение на каждом документе проставляется номер учетного регистра, в котором он зарегистрирован.

Непременными составными бух. записей в учетных регистрах являются: дата записи в регистр; номер и дата документа, на основании которого произведена запись; обоснование содержания записи; принятые коды бух. счетов и позиций аналитического учета; сумма.

 

Способы проверки бухгалтерских записей и порядок исправления ошибок в учетных регистрах

Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки.

Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бух. регистрах с аналогичными суммами в других. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета. По мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную книгу, которая в свою очередь становится информационной базой финансовой отчетности.

Ошибки, обнаруженные в документах, созданные вручную, исправляются следующими способами:

· В документах – зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», скрепленной подписью работников, подписавшего документ, также должна быть поставлена дата исправления.

· В учетных регистрах – способом «красное сторно». Неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается красным цветом, а это в БУ заменяет знак минус, т. е. означает вычитание. Составляем восстановительную (правильную) проводку.

· Способ дополнительной записи, применяемый в случаях, когда сумма хоз. факта, записанная в правильной корреспонденции счетов, занижена.

Все ошибки, обнаруженные в БУ, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

 

Понятие и виды инвентаризаций

Инвентаризация – периодически проводимый переучет наличного имущества и обязательств. Инвентаризация является одним из наиболее доступных и действенных инструментов последующего контроля, т.е. контроля, реализуемого спустя определенное, зачастую значительное время после проведения бух. процедур, за достоверностью данных БУ о наличии имущества и состоянии внутренних и внешних расчетов хоз. субъекта.

Критерий	Вид инвентаризации	Отличительные особенности
По обязательности проведения	Обязательная	Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством РФ
Инициативная	Проводится по решению руководителя
По периодичности	Плановая	Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
Внеплановая	Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата	Полная	Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств
Частичная	Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств
По методу проведения	Натуральная	Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобное
Документальная	Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов
По цели проведения	Вступительные	Состоит в проведении инвентаризации в начале любой хозяйственной деятельности
Последующие	Проводятся согласно плановому графику, при стихийных бедствиях, при передачи ценностей, при ликвидации организации
По субъекту	Ординарные	Проводятся по инициативе собственников или администраторов
Экстраординарные	Предпринимаются по настоянию каких-либо сторонних органов (банков, судебных органов)
По использованию данных	Информативные	Необходимы для подтверждения какой-либо гипотезы
Доказательные	Применяются в случае необходимости обосновать возможность судебного иска или для опровержения последнего
По степени агрегирования	Дифференцированные	Доведенные до каждого наименования ценностей
Интегральные	Инвентаризируются ценности только в той или иной степени агрегированной группы
По способу проведения	Заранее объявленные	Ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подготовиться к ней
Внезапные	Ответственные лица не знают о времени проведения инвентаризации и не могут заранее к ней подготовиться

В зависимости от объема проверок учетных данных о состоянии хоз. ресурсов инвентаризации делятся на полные, частичные, выборочные. Инвентаризация, охватывающая все хоз. средства и расчеты, называется полной, а ограниченная лишь отдельными объектами хоз. средств – частичной (материалов, денежных средств). Выборочные инвентаризации охватывают отдельные составляющие конкретного объекта хоз. средств. Они могут быть плановыми или внезапными.

Бухгалтерские проводки

Бухгалтерская проводка – процедура определения бухгалтерских счетов, необходимых для принятия к БУ конкретных или группы однородных хоз. фактов и последующей регистрации на них суммы изменений в составе средств и их источников. Иными словами, бухгалтерские проводки – не что иное, как процедуры оформления корреспонденции бух. счетов. В бухгалтерском учете все операции отражаются бухгалтерскими проводками.

Бухгалтерские проводки, которые затрагивают два счета, называются простыми, а бухгалтерские проводки, затрагивающие три и больше счетов, называются сложными. Возможность разложения сложных бухгалтерских проводок на простые объясняется тем, что в них соединяется вместе несколько операций, которые затрагивают один и тот же счет.

Бухгалтерские проводки отражают хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета, аналитического учета имущества, расчетов и обязательств предприятия. Это достигается при использовании в проводке дополнительной информации, которую в бухгалтерском учете называют субконто.

Субконто – это объект, по которому ведется аналитический учет. Вид субконто – это группа одинаковых объектов, по которым ведут аналитический учет, и из которого выбирают необходимый объект. Видами субконто могут выступать списки контрагентов предприятия, работников, складов, подразделений предприятия, товарно-материальных ценностей, документов по расчетам с поставщиками, подрядчиками, покупателями. Виды субконто прикрепляют к счетам бухгалтерского учета в плане счетов. К каждому бухгалтерскому счету можно прикреплять не более трех видов субконто. Плюс ко всему этому к счетам кредита и дебита можно указывать не более трех субконто дебита и не более трех субконто кредита. Кроме суммы объекта в записи бухгалтерской проводки по желанию указывают и другие характеристики этого объекта (количество, сумма в иностранной валюте).

Бухгалтерская проводка это некий мощный инструмент, который используется для отражения хозяйственных операций сразу и в синтетическом бухгалтерском учете и в нескольких аналитических бухгалтерских учетах.