Унификация и стандартизация документов

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Правительство РФ постановлением от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минфин России опре делить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден постановлением Госкомстата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а/ 27-н.

В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти. Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

За последние годы утверждено 10 постановлений Госкомстата об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

—по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету материалов; по учету работ в капитальном строительстве (Постановлением Госкомстата России от 30.10.98 г. № 71а (с изменениями и дополнениями);

—по учету результатов инвентаризации; по учету кассовых операций (Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 (с изменениями и дополнениями от 3 мая 2000 г).) по учету труда и его оплаты (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1)

—и т. д.

Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация документов — установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Задания для самостоятельной работы

Ответьте на следующие вопросы

1.. Приведите характеристику документации как элемента метода бухгалтерского учета.

2. Чем обусловлена необходимость придания бухгалтерской информации правовой силы?

3. Дайте определение бухгалтерского первичного документа?

4. Объясните, что понимается под унификацией и стандартизацией первичной учетной документации?

5. Перечислите обязательные реквизиты первичных учетных документов?

6. Как исправляются ошибки в первичных учетных документах?

Напоминаем!

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» в Российской Федерации к обязательным реквизитам документов относится:

· Наименование документа;

· Дата составления документа;

· Наименование организации, от имени которой составлен документ;

· Измерители хозяйственной операции;

· Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· Личные подписи указанных лиц.

Исправления ошибок в документах производится графическим способом с указанием даты и подписей лиц, составивших (первоначально подписавших)документ, При этом неверно сделанная запись зачеркивается одной чертой и должна быть «читаема». В кассовых и банковских документах исправления не допускаются

Задание № 1

Проставьте в таблице вид первичного документа: организационно-распределительный (ОР), оправдательный (О), комбинированный (К), документ бухгалтерского оформления (БО)

№ п/п	Наименование документа	Классификация документов
по назначению	по месту составления	по способу отражения операций
1.	Лимитно-заборная карта
2.	Расходный кассовый ордер
3.	Реестр депонированной зарплаты
4.	Платежная ведомость
5.	Товаротранспортная накладная
6.	Приходный ордер материальных ценностей
7.	Доверенность на получение материальных ценностей
8.	Приказ о приеме на работу
9.	Авансовый отчет подотчетного лица
10.	Приказ о назначении комиссии по проведению инвентаризации
11.	Ведомость начисления амортизации основных средств
12.	Платежное поручение
13.	Счет-фактура
14.	Книга продаж

 

Задание №.2

В накладной на отпуск материала была допущена ошибка: в наименовании: вместо «Ситец» написали «Драп», в количестве вместо 100 м. написали 100 кг. Каким образом исправить ошибочную запись? Изобразите, как нужно произвести исправления.

 

Задание №.3

Выберите правильный ответ:

На основе какого документа может быть произведено изъятие первичных документов у предприятия (выберите):

а) протокол комиссии предприятия по расследованию действий главного бухгалтера;

б) постановление органов дознания;

в) постановление директора предприятия;

г) решение общественных органов.

 

Задание № 4

Проставьте в таблице сроки хранения документов:

№ п/п	Наименование документов	Срок хранения (лет)
1.	Приходные и расходные кассовые ордера
2.	Выписки из расчетного счета
3.	Авансовые отчеты подотчетных лиц
4.	Лицевые счета работников
5.	Приходные ордера на материалы
6.	Платежные банковские документы
7.	Накладные на отпуск материалов на сторону

 

Задание №.5

По приведенным заполненным первичным учетным документам. произведите проверку документов, полученных бухгалтером: по форме, арифметически, по существу, напишите выводы:

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 01.08.2001 № 55

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО
наименование организации

 

				УТВЕРЖДАЮ
				Отчет в сумме	Пять тысяч сто десять
					руб.		коп.
	Номер	Дата		Руководитель	директор
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ						должность
		Валишин
				подпись		расшифровка подписи
				“ 21 ”	Декабря		06 г.

 

			Код
Структурное подразделение	Отдел снабжения
Подотчетное лицо	Сергеев С.В.	Табельный номер	05.002
	фамилия, инициалы

 

Профессия (должность)	менеджер		Назначение аванса	Командировочные расходы
Наименование показателя	Сумма, руб.коп.		Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс	остаток	-		дебет	кредит
перерасход	--		счет, субсчет	сумма, руб.коп.	счет, субсчет	сумма, руб.коп.
Получен аванс 1. из кассы	6000-00			6000-00		6000-00
1а. в валюте (справочно)		-			5110-48		5110-48
	2.	-			900-00		900-00
Итого получено	6000-00
Израсходовано	5110-48
	Остаток	900-00
	Перерасход

 

Приложение 3 документов на 3 листах

 

Отчет проверен. К утверждению в сумме	Пять тысяч сто десять
		сумма прописью
	руб		коп (		руб		коп)
Главный бухгалтер	Кулагина В.Н		Кулагина В.Н.
	Подпись		расшифровка подписи
Бухгалтер	Семенова И.В.		Семенова И.В.
	Подпись		расшифровка подписи

 

Остаток внесен	в сумме		руб		коп	по кассовому ордеру № 138 от “21” декабря 2006 г.
Перерасход выдан

 

Бухгалтер (кассир)	Семенова И.В.		Семенова И.В.	“21” декабря 20 06 г.
	подпись		расшифровка подписи

 

л и н и я о т р е з а

Оборотная сторона формы № АО-1

 

Номер по порядку	Документ, подтверждающий производственные расходы	Наименование документа (расхода)	Сумма расхода	Дебет счета, субсчета
по отчету	принятая к учету
	дата	номер		в руб. коп	в валюте	в руб. коп	в валюте
	15. 12..2006	10/5	ж/д билет Казань- Москва	2250-00	-	2250-00	-
	15. 12. 2006	33/2	ж/д билет Киров - Москва	1910-48	-	1910-48	-
	6. 12.2006		Счет на оплату услуг гостиницы	800-00	-		-
			Итого	5110-48	-	5110-48	-

 

 

Подотчетное лицо

подпись расшифровка подписи

Документ проверен:

• по форме;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• арифметически;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• по существу.

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Типовая межотраслевая форма № М-4

Утверждена постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 № 71а

 

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР №

123

 

	Коды
Форма по ОКУД
Организация	ООО «Алькор»	по ОКПО	40062011

Структурное подразделение

Центральный материальный склад

 

Дата составле-ния	Код вида операции	Склад	Поставщик	Страхо-вая компания	Корреспондирующий счет	Номер документа
Наимено-вание	код	счет, субсчет	код анали-тического учета	Сопрово-дитель-ного	Платеж-ного
14.01 2007	01	1	ОАО «Стройтресе»	27	-	10.1	16	15	114

 

Материальные ценности	Единица измерения	Количество	Цена, руб. коп.	Сумма без учета НДС, руб. коп.	Сумма НДС, руб. коп.	Всего с учетом НДС, руб. коп.	Номер паспорта	Порядковый номер по складской картотеке
наименование, сорт, размер, марка	номен- клатур- ный номер	код	наименование	по доку- менту	принято
Кирпич м-150	112345	796	Шт.		10000	18-93	189300	34074	226374	-	157
				Итого		Х	189300	34074	226374

 

 

Принял	Зав.складом		Борисов В.Т.		Борисов В.Т.	Сдал	экспедитор
	должность		подпись		Расшифровка подписи		должность		подпись		расшифровка подписи

 

Документ проверен:

• по форме;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• арифметически;

выводы: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

• по существу.

выводы: ____________________________________________________________________