Вопрос 5. Инвентаризация и ее место в первичном учете

 

Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его по­казателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета, отраженные на основе первичных документов должны полностью соответствовать действительности.

Например, фактический остаток денежных средств в кассе должен совпадать с остатком денежных средств в отчете кассира, выведенным по первичным документам.

Причины расхождений данных учета с действительностью:

Естественные причины – изменение веса или качества материалов вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, потери при хранении и транспортировке и т.п.

Неточности при приеме или отпуске средств – промеры, просче­ты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена материалов одного сорта (каче­ства) другим называется пересортицей.

Ошибки в учете –это описки в первичных документах, арифме­тические ошибки в подсчетах, неправильное отражение докумен­тальных данных на счетах и т.п.

Злоупотребления – хищения, обвесы или обмеры – при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты – при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

 

Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникнове­ния – они не поддаются учету, так как не оформляются документами. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фак­тических остатков средств с данными учета, т.е при проведении инвентаризации.

Инвентаризация способ бухгалтерского учета, представляющий собой процедуру периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации, производимую для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация представляет собой проверку фактического наличия объектов бухгалтерского учета в натуре, путем осмотра, обмера, взвешивания, пересчета и сравнение этих данных с данными бухгалтерского учета с целью выявления излишков или недостач.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плано­вые и внеплановые.

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намечен­ные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руко­водителей предприятий, а также по требо­ванию следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним).

Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. Такие инвентаризации должны быть внезапными.

Цели инвентаризации:

- выявление фактического наличия имущества предприятия;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- выявление неиспользуемых материальных ресурсов, а также подготовка документов для их уценки или списания (утилизации);

- определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов.

 

Вопрос 6. Порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в учете

 

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» перед составлением годовой бухгалтерской отчетности все организации обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств.

Порядок ее проведения определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Порядок проведения инвентаризации (количество, дата) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

Ø перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

Ø при смене материально-ответственных лиц;

Ø при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

Ø в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуа­ций;

Ø при реорганизации и ликвидации организации;

Ø при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

Ø в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Этапы инвентаризации

1. Подготовка к инвентаризации. Издается приказ на проведение инвентаризации, в соответствии с которым создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Приказ также определяет содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемых объектов бухгалтерского учета.

В комиссию включаются разные спе­циалисты: инженерно-технические работники, эконо­мисты, бухгалтеры. Материально–ответственное лицо (кладовщик, кассир) в состав комиссии не входит, но присутствует при инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация имущества проводится по местонахождению имущества. К началу инвентаризации в местах хранения проверяемых цен­ностей должна быть закончена обработка всех приходных и расход­ных документов, сделаны все записи в аналитическом учете и выве­дены остатки.

У материально-ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в последний отчет (на день инвентаризации) и что у них нет неоприходованных или не списанных в расход ценностей.

2. Проведение инвентаризации (натуральная и документальная проверка). Все материальные ценности проверяются путем подсчета, взвешивания или обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Различают два вида проверок: натуральную и документальную.

Натуральная (вещественная) проверка состоит в непосредственном наблю­дении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Натуральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства.

При документальной проверке наличие в организации имущественных прав (не­материальных активов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.

3. Оформление результатов инвентаризации и их анализ (сравнительно-аналитический этап). Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.

Инвентаризационные описи заполняются с использованием средств вычислительной техники или в ручную. Не допускается наличие незаполненных строк (они прочеркиваются). Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов, их количество указываются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационные описи представляют со­бой документы, фиксирующие фактическое наличие и состояние средств предприятия на определенную дату. Описи подписываются всеми члена­ми инвентаризационной комиссии.

С целью выявления результатов инвентаризации бухгалтерия со­ставляет сличительные ведомости. В сличительные ведомости заносятся данные не обо всех ценностях, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учет­ных данных. Выводятся результаты инвен­таризации – излишки или недостачи.

Комиссия выявляет причины недостач и излишков, обнаружен­ных в результате инвентаризации. Итоговые данные по всем видам имущества и обязательств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель, издается приказ руководителя по результатам инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется по текущей рыночной стоимости, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты (прочие доходы) организации.

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты (прочие расходы) организации.