Инвентаризация. Ее виды и использование в деятельности правоохранительных органов

 

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации, учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Согласно ст. 12 ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации проводят инвентаризацию имущества и обязательств в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Основные цели инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия имущества

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета

3. Проверка полноты отражения в учете обязательств

Основные задачи инвентаризации:

1. Контроль за сохранностью материальных и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета

2. Выявление товарно-материальных ценностей частично потерявших свое первоначальное качество, а так же устаревших фасонов, моделей

3. Выявление сверхнормативных и неиспользованных материальных ценностей с целью последующей реализации

4. Проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств

5. Проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчетных счетах и не завершенного производства.

Виды инвентаризации:

1. По основаниям проведения инвентаризации бывают:

v Плановые – проводятся на основании утвержденных планов

v Внеплановые – они проводятся в зависимости от ситуации в результате которой необходимо провести инвентаризацию (при смене материально-ответственных лиц, в случае хищений, злоупотреблений, пожаров).

2. По объему проверки инвентаризации бывают:

v Полные – инвентаризации подвергается все имущество и все обязательства

v Не полные – инвентаризации подлежат отдельные статьи баланса

3. По полноте охвата материальных ценностей:

v Сплошные – проверяется сохранность всего имущества. Инвентаризация денежных средств проводиться только сплошным метолом

v Выборочные – инвентаризуются отдельные виды имущества

4. По объекту проверки:

v Основных средств

v Денежных средств

v Расчетов

v Товароматериальных ценностей

v Незавершенного производства

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете инвентаризация обязательно проводиться в случаях:

Ø При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а так же преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия

Ø Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

Ø При смене материально ответственных лиц

Ø При выявлении фактов хищения, злоупотреблении или порчи имущества

Ø В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Ø При реорганизации или ликвидации организации

Требования (принципы) к проведению инвентаризации:

· Внезапность – это основное условие, которое обеспечивает успех инвентаризации. При несоблюдении его материально-ответственное лицо может:

ü Восполнить недостачу

ü Избавиться от излишков

ü Составить подложные документы на имеющиеся излишки и недостачу

· Комиссионность – инвентаризация всегда проводиться комиссионно. Комиссия назначается приказом, распоряжением руководителя организации. Состав комиссии определяется в зависимости от вида инвентаризации.

· Действительность – в ходе проведения инвентаризации члены комиссии должны непосредственно проверять фактическое наличие материальных ценностей. Не допускается заполнение инвентаризационной ведомости (описи) на основе книжных остатков (бухгалтерских остатков) со слов материально ответственного лица без фактической проверки содержания коробок, упаковок.

· Непрерывность – проводиться непрерывно. В случаях невозможности ее проведения в течение дня применяется правило «Ключа и пломбира»: помещение опечатывается комиссионно печатью председателя комиссии, а ключ остается у материально ответственного лица.

· Обязательное участие материально ответственного лица. Участие материально ответственного лица обязательно даже в случае ареста. Если материальную ответственность несут несколько лиц достаточно чтобы по поручению остальных присутствовало одно из них.

Этапы проведения инвентаризации:

12 ноября 2009 года

1. Подготовительный этап – на нем формируется состав инвентаризационной комиссии, издается приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации, опечатываются места хранения ценностей. К началу инвентаризации бухгалтерия выводит бух данные (книжные остатки) на каждую инвентаризуемую позицию. На этом этапе проверяется весо-измерительных приборов, опломбируются комиссией помещения, места хранения ценностей. Материально-ответственное лицо подготавливает товароматериальные ценности к инвентаризации, то есть разделяет товары по наименованиям, производить рассортировку товаров и тары, отделяет банные и пришедшие в негодность товары. Этап заканчивается тем, что материально-ответственное лицо дает расписку председателю комиссии о том, что им сданы в бухгалтерию и предъвлены все документы, денежные средства по инвентаризуемым ценностям. Данная расписка может оформляться в инвентаризационной ведомости, если она имеет там место.

2. Основной или рабочий этап – на нем комиссия в присутствии материально-ответственного лица производит подсчет ценностей в натуре и вносит полученные данные в инвентаризационную ведомость (опись). Фактическое наличие материальных ценностей осуществляется путем подсчета, взвешивания, обмеривания. Инвентаризационная ведомость составляется в 3-4 экземплярах. В ней указывается наименование организации, полное наименование товароматериальных ценностей, марки, сорта, артикула. Указывается количество, цена и сумма товара. Указывается время начала и окончания инвентаризации. Исправления в нее вносятся корректурным способом (тонкой линией зачеркивается неправильная запись, делается правильная запись, указывается «исправленному верить», ставится дата и подписи тех лиц, которые участвовали в совершении хозяйственной операции). Инвентаризационную ведомость подписывают все члены комиссии и материально-ответственное лицо на каждой странице. Не допускается подпись через копирку. Не допускается внесение в инвентаризационную ведомость книжных остатков со слов материально-ответственного лица.

1-й экземпляр передается в бухгалтерию, 2-й – председателю, 3-1 – материально-ответственному лицу. Если инвентаризацию проводится по требованию ПО, то первый экземпляр передается в ПО через сотрудника ПО, которые участвуют в проведении инвентаризации.

3. Заключительный этап – бухгалтер составляет сличительную ведомость, в которые вносятся фактические и книжные остатки. Путем сравнения этих остатков определяются результаты инвентаризации, которые бывают:

1) Положительные – совпадения книжных и фактических остатков

2) Недостача – превышение книжных остатков над фактическими

3) Излишки – превышение фактических остатков над книжными

В случаях выявления излишек и недостач необходимо взять объяснительную с материально-ответственного лица по поводу возникновения излишков и недостач.

Согласно ФЗ «О бух учете», ст. 12 - выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бух учета отражаются на счетах бух учета в следующем порядке:

1) Излишек имущества приходуется (то есть ставится на баланс) и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (прибыль). А у бюджетной организации на увеличение финансирования

2) Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (на затраты), а сверх норм – на счет виновных лиц. Если эти лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации (убыток), а у бюджетной организации на уменьшение финансирования.

Виды естественной убыли:

1. Усушка

2. Выветривание

3. Утечка (разлив)

4. Распыл

5. Раскрошка

6. Раструстка

В нормы естественной убыли не включаются потери, которые образуются вследствие порчи, боя, лома товаров, повреждения тары.

Нормы естественной убыли не применяются:

1. По товарам, которые принимаются и отпускаются базой и кладовой без взвешивания (счета)

2. По товарам списанным по актам вследствие лома, крошения, порчи, снижения качества товара, завеса и повреждения тары

3. По товарам, которые учтены в общем обороте базы и кладовой, но фактически там не хранились (это транзитные операции)