Классификация бухгалтерских документов

1. По своему назначению документы бывают:

a. Распорядительные документы

Они содержат указания на выполнение хозяйственной операции. В качестве примера – распоряжение, чек (денежный), приказ

b. Исполнительные документы

Они составляются в момент совершения операции или сразу же после неё. Например, акт на списание материальных ценностей, накладная, расходный ордер по складу

c. Комбинированные документы

Они содержат распоряжения на выполнение операции, а также факт о её совершении. В качестве примера можно указать – платежные поручения, расходный кассовый ордер

d. Документы бухгалтерского оформления

Они служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе. Сюда можно отнести – бухгалтерская справка, бухгалтерская справка-расчет по начислению износа (амортизации) основных средств

2. По месту составления документы бывают:

a. Внутренние документы

Документ оформляется и используется в пределах организации. В качестве примера можно указать – накладная на внутреннее перемещение товаров, расходный кассовый ордер, требование на отпуск продукции

b. Внешние документы

Документ поступает из другой организации или направляется из данной организации в другую. В качестве примера можно указать – счет-фактура, платежное поручение

3. По объему содержания документы бывают

a. Первичные документы

Они впервые регистрируют хозяйственную операцию. Эти документы составляют основу текущего учета. В качестве примера можно указать – накладные, кассовые приходные и расходные ордера, приказы, распоряжения, акты на списание, акты выполненных работ, табель учета рабочего времени и т.д.

b. Сводные документы – это вторичные документы, которые составляются на основе первичных и обобщают их. В качестве примера можно указать – авансовый отчет подотчетного лица о командировке, отчеты кассира, отчет кладовщика о движении материальных ценностей по складу

4. По порядку составления документы бывают:

a. Разовые документы

Они составляются в один рабочий прием. К ним относятся, например, квитанция, требование на отпуск материальных ценностей со склада, приходные, расходные кассовые ордера.

b. Накопительные документы

Они составляются в несколько рабочих приемов и отражают однородные операции за определенный период. Например, личная карточка или счет работника по заработной плате, лимитно-заборная карта, накопительная ведомость

5. По способу исполнения документы бывают:

a. Документы, исполненные ручным способом

b. Документы, исполненные машинным способом

i. Исполненные с помощью ЭВМ

ii. Исполненные на пишущей машинке

6. По содержанию хозяйственных операций документы бывают

a. Материальные документы

Они предназначены для оформления операций по движению товароматериальных ценностей. Например, накладная, акт о приемке материалов, акт приемки-передачи материальных ценностей

b. Денежные документы

Они используются для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами. В качестве примера – платежное поручение, приходный кассовый ордер

c. Расчетные документы

d. Они используются для оформления расчетных взаимоотношений организаций со своими контрагентами по возникшим обязательствам. В качестве примера – счет-фактура

7. По числу учитываемых позиций

· Однострочные, то есть документы, которые содержат одну учетную позицию (приходный кассовый ордер)

· Многострочные – они содержат две и более учетные позиции (авансовый отчет)

8. По содержанию хозяйственных операций:

· Материальные – они используются для оформления операций по движению товароматериальных ценностей (Накладная, акт приемки-передачи основных средств, акт о приемке материалов)

· Денежные

· Расчетные

9. По качественным признакам:

· Полноценные (доброкачественные) – это документы, которые должны отвечать следующим требованиям:

ü Правильно оформленными, то есть должны быть составлены по форме, установленной для данного документа и иметь все обязательные (необходимые) реквизиты.

ü Должны отражать законные по содержанию операции

ü Они должны отражать действительно совершенные операции

ü Они должны отвечать всем предусмотренным выше требованиям одновременно

· Неполноценные:

v Неправильно оформленные: недооформленные, в которых отсутствуют необходимые реквизиты (без подписи, без даты); документы, имеющие ненадлежащие реквизиты (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом); Документы, которые имеют лишние реквизиты (накладная с гербовой печатью); документы, оформленные на бланках не установленной формы.

v Документы, отражающие незаконные операции (акт на списание материалов с завышением их стоимости), то есть данные документы составляются на хозяйственные операции, которые по существующим правовым номам не должны совершаться.

v Подложные документы – это документы, которые отражают вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись:

Ø Документы, которые содержат материальный подлог или фальсифицированные.

Ø Документы, которые содержат заведомо ложные сведения, то есть содержат интеллектуальный подлог: безденежные и бестоварные (расходный кассовый ордер – безденежный документ, так как деньги по данному кассовому ордеру в действительности не выдавались, бестоварными называются документы, которые содержат все реквизиты документа, но по которым в действительности передача товара не осуществлялась – накладная, счет-фактура). Оформление бестоварных документов может осуществляться с целью:

ü Выдача сторонним организациям заведомо фиктивных документов для прикрытия и противозаконных действий

ü Составление фиктивных документов или изменение подлинных документов в целях сокрытия недостачи материальных ценностей, которая образовалась в следствие хищения

ü Представление подложных данных о фактическом расходовании сырья и материалов на производство продукции, работ, услуг с последующим их хищением

v Документы, содержащие случайные ошибки, связаны с невнимательностью, неопытностью материально ответственных лиц, а так же незнанием ими основ учетной работы (неправильно указанный объем выполненных работ, даты совершения хозяйственной операции) Это ошибка, которая совершилась один раз, если повторяется, то уже не случайная ошибка.

· Документы не официального учета – не предусмотрены действующими нормативными актами, однако в нарушении правил ведутся материально ответственными лицами в виде не официальных карточек, книг черновых отвесов, двухсторонних записей товарных и денежных средств. В ходе осмотра в помещении у материально ответственных лиц можно обнаружить черновые записи товарных или денежных документов, акты не официального снятия остатков.

Бухгалтерские документы имеют существенное значение при выявлении и расследовании экономических преступлений в связи с тем, что они являются носителями юридически значимой информации.

С документацией тесно связан документооборот. Документооборот – это движение документов внутри организации от момента их создания или получения от других организаций до передачи этих документов в архив.

Стадии документооборота:

1. Создание или получение бухгалтерского документа от другой организации

2. Проверка, исполнение и принятие к учету бухгалтерского документа

3. Бухгалтерская обработка учетного документа

4. Передача документа в архив

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителя органов, проводящих изъятие документов снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Порядок изъятия бухгалтерских документов до возбуждения уголовного дела:

1. Акт изъятия составляется на основании ФЗ «О милиции», а так же на основании ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9)

2. Составляется протокол выемки или истребования документа (НК ст. 93, 94)

3. Протокол истребования или запрос документов

4. Изъятие документов может происходить при осмотре места происшествия

Порядок изъятия после возбуждения уголовного дела:

1. Протокол обыска, выемки

2. Изъятие документа при осмотре места происшествия

3. Представление документов участникам процесса