Хранение документов бухгалтерского учета

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Контрольные вопросы

1. Какова сущность бухгалтерской отчетности?
2. Перечислите формы бухгалтерской отчетности.
3. Охарактеризуйте содержание пояснительной записки к годовой отчетности.
4. Какие основные требования предъявляются к составлению бухгалтерской отчетности?
5. Кто подписывает бухгалтерскую отчетность?
6. За какие периоды составляют бухгалтерскую отчетность?
7. Что представляет собой понятие «отчетный год»?
8. Кому представляют отчетность в обязательном порядке?
9. Каковы сроки представления квартальной и годовой бухгалтерской отчетности?
10. Какой срок считается датой представления бухгалтерской отчетности.

Формы бухгалтерского учета

Форма учета определяется структурой учетных регистров, способом записи в них, последовательностью связи между документами и регистрами.

Форма бухгалтерского учета – определенная организация формирования информационной системы, обеспечивающая в строго установленной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета для целей текущего контроля за фактами хозяйственной жизни (экономических событий) и составления отчетности.

Форма бухгалтерского учета – строение учетных регистров и их взаимосвязь, а также последовательность и способы учетной регистрации. Под формой бухгалтерского учета понимается определенная система использования учетных регистров, обусловливающая последовательность и способы учетных записей. Формы постоянно совершенствуются по мере развития техники учета.

Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются:

· виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;

· последовательность и способы записи в них;

· применение средств вычислительной техники.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

· назначение, содержание, внешний вид и количество применяемых учетных регистров;

· взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;

· последовательность и способы записей в учетные регистры;

· степень компьютеризации (использования средств механизации и автоматизации) в учете.

В современном бухгалтерском учете применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная (диалоговая) и упрощенная.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета – одна из форм бухгалтерского учета. Действует с 1928 – 1930 гг. При применении данной формы учета хронологическая и систематическая записи ведутся отдельно. При этом учетный процесс осуществляется следующим образом: мемориальные ордера, составляемые на основании первичных документов, оформляемые бухгалтерские проводки регистрируются в специальном журнале (хронологический учет); на их основе ведется Главная книга (систематическая запись). Документы, приложенные к мемориальным ордерам, служат основанием для записей в регистрах аналитического учета.

В конце месяца составляют оборотную ведомость по счетам синтетического учета и оборотные ведомости по счетам аналитического учета и производят их взаимную сверку.

При этом сопоставляют итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам с данными соответствующих синтетических счетов.

Итоги оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов, а также итог регистрационного журнала должны быть равны между собой.

Мемориальный ордер за февраль 201_ г.

Основание (ссылка на документы или содержание записи)	По дебету счета	По кредиту счета	Сумма, руб.
Получены по ПКО №3 от 27.02.02 средства с расчетного счета

Регистрационный журнал – учетный регистр, применяемый при мемориально-ордерной форме учета для регистрации мемориальных ордеров. Он является регистром хронологической записи, где записываются дата, номер и сумма каждого мемориального ордера. В конце месяца подводится итог зарегистрированных сумм по всем мемориальным ордерам.

Итог по журналу должен равняться сумме всех дебетовых оборотов и сумме кредитовых оборотов за месяц по всем счетам синтетического учета (табл. 1).

Регистрационный журнал за март 201_ г. Таблица 1

Порядковые номера мемориальных ордеров	Дата составления	Сумма по мемориальным ордерам
	30.03.02
	30.03.02
И т.д.

Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (синтетический регистр систематического учета). Главная книга содержит на отдельных листах только синтетические счета, здесь отражаются только обороты по синтетическим счетам; сальдо не выводится. Записи в Главную книгу фиксируются на основании мемориальных ордеров и приложенных к ним оправдательных документов. Данные ее сверяются с данными регистров аналитического учета (табл. 2).

Главная книга Счет 51 «Расчетные счета» Таблица 2

Дебет	Кредит
Дата	Номер мемориального ордера	Кредит счетов	Итого	Дата	Номер мемориального ордера	Кредит счетов	Итого

Записи проводятся по шахматному принципу с указанием корреспонденции счетов.

На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Для контроля итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.

Форма счетов Главной книги, называемой контрольно-шахматной ведомостью, строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и имеет следующий вид (табл. 3.

Счет № Таблица 3

Дата	№ мемориального ордера	С кредита счетов	Итого по дебету	Дата	№ мемориального ордера	С кредита счетов	Итого по дебету
		№	№				№	№

На счетах Главной книги фиксируются только текущие обороты за отчетный период, поэтому по этим данным составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (одновременно производится проверка полноты и правильности записей хозяйственных операций: итоги оборотов по дебету и кредиту счетов сверяются с итогом по регистрационному журналу). В оборотной ведомости рассчитываются остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется соответствующий баланс.

К недостаткам мемориально-ордерной формы учета относят:

· громоздкость и трудоемкость учета (многократное дублирование записей в регистрационном журнале, мемориальном ордере, синтетических и аналитических регистрах);

· отставание аналитического учета от синтетического;

· отсутствие в формах регистров аналитического учета показателей, требующихся для контроля, составления отчетности и анализа деятельности.

При использовании журнально-ордерной формы данные первичных документов систематически накапливаются в журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях.

Журналы-ордера, составленные по кредитовому принципу, открываются на отчетный период на отдельный синтетический счет или на группу их (см. табл. 4). Записи в журналы-ордера производят на основании первичных документов в хронологическом порядке либо со вспомогательных ведомостей.

После подведения итогов по журналу-ордеру его кредитовый оборот переносится в Главную книгу по соответствующему счету, куда также записываются обороты по дебету его, но из других журналов-ордеров (табл. 4, 5).

Вид журнала-ордера, открытого на несколько счетов Таблица 4

В дебет счетов	С кредита счетов	Итого
Счет №	Счет №	Счет №
Счет №	Суммы
Счет №
И т.д.
Итого

Вид главной книги Счет № Таблица 5

Период	Обороты по дебету	По дебету	Оборот по кредиту	Сальдо
с кредита счета № по журналу-ордеру	с кредита счета № по журналу-ордеру	И т.д.	дебет	кредит

Основой для ее использования является принцип применения накопительных регистров (накапливания данных), которые обеспечивают синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций. Накопительные учетные записи производятся по корреспондирующим счетам, что исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Обычно в одном регистре совмещаются хронологическая запись, синтетический и аналитический учет. Книги (карточки) аналитического учета ведутся как исключение по некоторым объектам.

Регистрами бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме являются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера, вспомогательные (накопительные) ведомости. Кроме этого, применяются также разработочные таблицы, Главная книга.

Журналы-ордера – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления.

Записи в журналах-ордерах производятся либо по мере поступления документов, либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции. Открываются они на каждый синтетический счет или группу взаимосвязанных счетов и имеют постоянный номер.

Журналы-ордера построены по кредитовому принципу, ведутся по кредиту одного или нескольких однородных счетов.

По содержанию и форме их можно подразделить на группы:

· первая группа – журналы-ордера, в которых регистрируются кредитные обороты по счету и вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств;

· вторая группа – журналы-ордера, используемые для учета операций по счетам расчетов с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками. Используется линейный способ (дебетовые и кредитовые обороты размещаются по одной строке). Так, например, отражается задолженность организации поставщику и по мере оплаты производится запись о ее погашении – все по этой строке;

· третья группа – журналы-ордера для учета затрат на производство. Записи производятся в них в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются по горизонтали, кредитуемые – по вертикали журнала-ордера.

Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая открывается на все счета синтетического учета, применяемые на данном предприятии. Записи делаются, по мере поступления документов или итогами за месяц из журналов-ордеров. Затем они переносятся в Главную книгу, где по каждому счету кредитовый оборот отражается одной суммой, а дебетовый - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. В книге обобщаются данные текущего учета и взаимно сверяются записи по отдельным счетам; на основании нее составляется бухгалтерский баланс.

Вспомогательная (накопительная) ведомость – учетный регистр, предназначенный для систематизации (накапливания) данных, содержащихся в первичных документах. Эти данные общими итогами записываются по счетам учета.

Вспомогательная ведомость улучшает и упрощает учет, сокращает количество учетных записей.

Особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

· использование для учета финансово-хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых производится только по кредитовому признаку;

· совмещение и объединение в журналах-ордерах хронологической записи, синтетического и аналитического учета;

· облегчение и ускорение составления отчетности;

· улучшение организации и разделение труда учетных работников;

· уменьшение объема учетной работы, что достигается широким применением накопительных ведомостей, устранением дублирующих записей, смещением в одном регистре хронологической записи, синтетического и аналитического учета, упразднением мемориальных ордеров, а также оборотных ведомостей, которые применяются как исключение;

· группировка документов по отношению к журналам-ордерам и накопительным ведомостям;

· ускорение учетной регистрации и ликвидации отставания аналитического учета от синтетического.

Таблично-автоматизированная форма учета ведется с использованием компьютерной техники. С помощью специальных программ данные первичных документов группируются и обобщаются непосредственно на компьютере, в результате чего пользователь получает информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета. Использование электронно-вычислительных машин позволяет автоматизировать процесс измерения и регистрации хозяйственных операций.

К процессу подготовки и решению задач бухгалтерского учета на ЭВМ относятся:

· разработка алгоритма (порядка) решения поставленной задачи;

· программирование решения задачи;

· подготовка исходных данных и программы; ввод исходных данных и программы в оперативное запоминающее устройство (ОЗУ) ЭВМ;

· отладка программы непосредственно на машине;

· решение задачи на машине и обработка результатов.

При автоматизированной форме технологический процесс делится на четыре
этапа:

· начальным этапом учетного процесса являются сбор, регистрация и передача первичных данных для обработки на ЭВМ;

· второй этап – формирование массивов учетных данных на носителях (магнитных, оптических): массивов, остатков и оборотов по счетам за отчетный период; классификаторов хозяйственных операций, бухгалтерских записей и рабочих массивов, с помощью которых определяется многоуровневая структура итогов;

· третий этап – процессы обработки (и контроля за ней) информации, записанной в массивах учетных данных, и нормативно-справочной информации, выдача машинограмм оперативного и аналитического учета;

· заключительный этап – получение результатов за отчетный период по требованию пользователя в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок по бухгалтерским счетам или отображения на экране дисплея требуемой информации.

При упрощенной (простой) форме бухгалтерского учета, используемой на небольших предприятиях, применяется Книга учета хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности), в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием номера, суммы и содержания сразу отражается на счетах бухгалтерского учета (табл. 6).

Книга (журнал) учета хозяйственных операций Таблица 6

Регистрация операций	Начисление и движение имущества предприятия
№ операции	Дата, № документа	Содержание операции	Сумма	Счет №_	Счет №_	Счет №_	И т.д.
Д	К	Д	К	Д	К
	Сальдо начальное
	Оборот за период
	Сальдо конечное

 

Книга по форме К-1 является:

· регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у предприятия на определенную дату, и составить бухгалтерскую отчетность;

· комбинированным регистром, который содержит все применяемые бухгалтерские счета и позволяет вести учет операций на каждом из них. При этом Книга должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Книга (журнал) учета хозяйственных операций открывается записями сумм остатков на начало года (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются.

Затем в графе «Содержание операции» записывается месяц и хронологической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции месяца. При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.

По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе «Сумма». После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бухгалтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каждому виду (счету) на 1-е число следующего месяца.

Упрощенная форма учета может вестись:

· без использования учетных регистров для субъектов малого предприятия (простая форма);

· с использованием соответствующих учетных регистров.

Простая форма применяется в случае, когда у предприятия нет основных средств, расчеты с контрагентами ведутся сразу (отсутствуют задолженности на конец периода), отсутствуют переходящие остатки (например, нет незавершенного производства).

Наряду с Книгой учета фактов хозяйственной деятельности (форма К-1) для учета расчетов по оплате труда с работниками (а также по налогу на доходы физических лиц и т. п.) надо вести также ведомость учета заработной платы по утвержденной форме (форма В-8). Кроме того, ведется кассовая книга, лицевые счета и т. п.

Форма с использованием регистров применяется организациями малых предприятий, у которых есть собственные основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также ведущими расчеты с последующей или предварительной оплатой.

При этом в учете используются лишь несколько бухгалтерских счетов, объединяющих отдельные группы счетов.

Применяются в качестве учетных регистров для учета имущества и источников его образования ведомости, которые составляются для учета операций по одной группе используемых бухгалтерских счетов на основании первичных документов: В-1-В-8, также применяется для обобщения данных ведомостей и проверки шахматная ведомость (форма В 9).

Сумма по любой операции записывается в двух ведомостях одновременно: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета.

В обеих ведомостях в графе «Содержание операции» делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса предприятия.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия «учетные регистры». Назовите виды учетных регистров.
2. Кратко охарактеризуйте содержание по внешнему виду:
1. бухгалтерских книг;
2. карточек;
3. свободных листов.
3. Какова характеристика учетных регистров по:
4. характеру записей; объему содержания операций; построению.
5. Какие способы применяются для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете? Дайте характеристику этих способов.
6. Что понимается под формой бухгалтерского учета? Перечислите формы бухгалтерского учета.
7. В чем сущность мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета?
8. Что представляет собой мемориальный ордер? Каковы недостатки, присущие мемориально-ордерной форме учета?
9. Приведите схему бухгалтерского учета по мемориально-ордерной форме.
10. Каково содержание журнально-ордерной формы бухгалтерского учета?
11. Что представляет собой журнал-ордер? Что такое схема бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме?
12. Охарактеризуйте автоматизированную форму бухгалтерского учета. Какова схема этого учета?
13. Охарактеризуйте упрощенную форму бухгалтерского учета. Какова схема этого учета?

Накопительные ведомости

Первичные документы

Журналы-ордера

Главная книга

Оборотные ведомости по синтетическим счетам

Баланс

Кассовая книга

Карточки аналитического учета

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

 

 

Рис. 8. Журнально-ордерная форма ведения учета

Бухгалтерский баланс

Бухгалтерский баланс – важнейшая форма бухгалтерской отчетности. Он представляет собой систему показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность предприятия, состояние его средств и их источников на определенную дату в единой денежной оценке.

Применяется бухгалтерский баланс для обобщения показателей о состоянии, размещении, использовании средств предприятия и об источниках их образования в стоимостном измерителе на определенную дату.

Структура баланса представляет собой двухстороннюю таблицу. Левая сторона, в которой сгруппированы хозяйственные средства по составу и размещению, называется активом, правая сторона, отражающая средства по источникам их образования и целевому назначению, называется пассивом. Актив и пассив баланса имеют несколько разделов, которые объединяют экономически однородные по своему составу группы средств и состоят из отдельных статей, отражаемых по определенным строкам в балансе. Общий итог баланса называется его валютой.

Особенностью баланса является равенство итогов актива и пассива. Это объясняется тем, что в активе показаны средства по их составу в определенной денежной оценке (рис.4), в пассиве – источники их образования (рис.5).