Конверт с маркой и обратным адресом, пожалуйста

 

Конверт с маркой и обратным адресом должен стать непремен­ным атрибутом вашей переписки. Чтобы ответить вам, редакто­ру нужно будет всего на всего написать пару строк на вашем письме, вложить его в приложенный конверт с маркой и вашим адресом и бросить его в почтовый ящик. Это избавляет редак­тора от необходимости печатать ваш адрес на конверте и искать почтовую марку. Прилагать конверт с маркой и обратным адре­сом — хорошая идея, если вы пишете редактору; так вы помо­гаете ему ответить вам. Убедитесь в том, что ваш конверт вы­глядит профессионально — напечатайте на нем свое имя и ад­рес или приложите к нему самоклеющуюся этикетку с ними; не пишите на конверте от руки.

 

Обратите внимание на то, что приведенные примеры писем-запросов детализированы, не поверхностны. Вы можете возразить: "Но для этого нужно серьезно порабо­тать, не будучи до конца уверенным, что редактор про­явит интерес и что-то пообещает". Да, это так. Но это ваша плата за публикацию, и ничего другого здесь не придумаешь.

На рис. 9.3 приведено письмо, получив которое редак­тор попросил написать статью о новом товаре. (Это Письмо подготовили и отправили сотрудники ПР-фирмы, Чтобы разместить в данном издании статью о новом то­варе, разработанном их клиентом.)

Джо Смит, Редактор Engineering Trade Journal Anytown, МЗА 12345   Уважаемый г-н Смит!   К этому письму прилагается рекламная брошюра, описывающая конвейерную систему точного монтажа производства нашего клиента, компании Н.   Я прислал ее вам для первого ознакомления с применением конвейерных монтажных систем в промышленном производстве. Применение подобного оборудования обеспечивает соответствующее обращение, точное позиционирование и монтаж электронно-лучевой трубки в корпусе телевизора, покрытого быстросохнущим клеящим составом, что позволяет избежать ее нежелательных перемещений в готовом изделии. Данное оборудование, изготовленное под заказ, на данный момент работает на одном из заводов RCA в Пенсильвании.   В силу уникальных характеристик конвейерной системы по безопасности, экономичности и функциональности, я думаю, она заслуживает описания на страницах вашего журнала. Я перезвоню вам в течение ближайшего времени, чтобы узнать ваше мнение. Примите к сведению, что мы с радостью поможем вам или сотрудникам вашей редакции в сборе фактов для подобного материала вплоть до предоставления вам готовой статьи. Буду ждать вашего ответа,   С уважением,   [подпись]

 

Рис. 9.2. Пример письма с предложением о публикации истории успеха

 

27 февраля 19ХХ года Re: статья о синтетическом пробковом материале   Уважаемый г-н Хиаринг!   Хочу предложить вам статью о новом типе синтетического пробкового материала и его преимуществах по сравнению с традиционной корой пробкового дерева для закупорки бутылок. Несмотря на множество недостатков, присущих натуральной пробке, потребители считают ее атрибутом качественного вина, что правильно лишь отчасти. Это правильно, потому что откручивающиеся бутылочные крышки производители вина традиционно используют при розливе дешевых вин, и покупатели начинают видеть в этом причинно-следственную связь. Неправильно, потому что пробка из натурального пробкового дерева способствует протеканию и порче вина; в среднем в трех бутылках из ста вино теряет свой аромат. Усугубляет проблему также и высокая стоимость как самой пробки из натурального пробкового дерева, так и ее обработки. Синтетические пробочные материалы полностью однородны, производятся компанией Lermer Packaging из Южной Калифорнии, и станут первыми бутылочными пробками, удовлетворяющими нуждам виноделов и запросам потребителей практически без компромиссов. Сравнительная таблица всех важных характеристик бутылочных пробок обоих видов прилагается... Мы полностью уверены, что материал Cellukork — настолько значительное изобретение, что оно способно революционизировать один из важных аспектов отрасли, где все столь привержены традициям. Мы считаем, что редакционная статья на эту тему представит интерес дл! широкого круга специализированных изданий, посвященных виноделию. Мы же будем рады, если материал на эту тему выйдет в вашем издании на правах эксклюзивности. Безусловно, мы проявим необходимую гибкость при работе над статьей, предоставив в ваше распоряжение либо текст статьи с фотографиями целиком или только фотографии, либо же материалы и данные, которые помогут вашим сотрудникам в работе над такой статьей. Поскольку новости о новом материале Cellukork распространяются быстрее, чем мы ожидали, буду очень вам признателен за ваш ответ не позднее 20 марта. Заранее благодарен вам за рассмотрение этого вопроса. С уважением, [подпись]

 

 

Рис. 9.3. Еще одно письмо с предложением о написании статьи о новом товаре

Стоит ли отправлять запрос?

 

Многие бизнесмены спрашивают меня: "Зачем утруждать себя запросом? Это, кажется, только затягивает процесс и добавляет пару лишних действий. Почему бы не написать и отправить статью целиком сразу?"

По моему мнению, спрашивать нужно всегда; 95% редакторов захотят сначала получить письмо и не станут рас сматривать готовую статью, о которой они не просили.

Почему редакторы предпочитают письма готовым статьям? Есть две причины. Первая — время. Чтобы прочитать одну страницу письма и принять решение, нужно меньше времени, чем на прочтение целой статьи. Второе, ваш запрос — это предложение. Если редактор захочет увидеть не совсем такую статью, как вы предлагаете, он попросит вас внести коррективы в ваш первоначальный замысел. Редакторы небезосновательно предполагают, что автор с большей готовностью пойдет навстречу их пожеланиям, если статья еще не написана целиком. Так что ваше письмо обеспечивает редактору контроль над процессом, позволяющий ему выпускать статьи, соответствующие нуждам его читателей.

В книге Query Letter Book (издательство Communication Unlimited) Гордон Бургетт, автор свыше тысячи журнальных статей, говорит, что смысл запроса заключается и том, что он повышает шансы вашей статьи быть принятой редакцией. Он говорит, что шансы на то, что матери ал, о котором не просили, попадет в печать, близки к нулю, а вот когда вы присылаете материал, написанный по заказу редактора, положительно встретившего вами предложение, вероятность того, что ваш материал попадет в печать, превышает 50%.

Предоставление материалов, о которых не просили, приводит к непредвиденным результатам — за исключе­нием разве что очень коротких новостных заметок или историй успеха. Большинство редакторов не желают рассматривать такие материалы; рассматривать и печатать их готовы единицы.

Большинство редакторов считают, что с ними нужно поговорить до того, как начинать писать статьи для их изданий. Это экономит их время, необходимое для того, чтобы прочесть объемный материал и определить, подхо­дит ли он для издания. Запрос также экономит ваше время и избавляет вас от необходимости тратить усилия впустую на сбор информации и написание статьи, кото­рую, возможно, никогда нигде не напечатают.

Даже если вы уже написали статью, лучше вкратце из­ложить ее содержание в своем письме редактору, — делая вид, что статья еще не написана. Статью нужно присы­лать только после того, как редактор ответит на ваше письмо и скажет: "Дайте мне посмотреть на нее".

 

Как насчет иллюстраций?

 

В зависимости от издания вам либо придется, либо не придется предоставлять фотографии для того, чтобы ваша статья попала в печать. В многих газетах и журналах тре­буют только текст, а графические иллюстрации к нему делают сами.

Некоторые журналы напрямую иллюстраций не тре­буют, но определенно не откажутся от хороших фотогра­фий, иллюстрирующих текст. Наличие таких иллюстра­ций иногда оказывается решающим фактором в пользу выбора вашей статьи. Несмотря на то, что в штате круп­ных журналов числятся художники-иллюстраторы, соз­нающие высококачественные рисунки, все равно в осно­ву их работы часто ложатся материалы, предоставленные автором статьи.

Вы сможете понять, насколько важны иллюстрации для того или иного издания, пролистав пару его номеров. Обратите внимание на следующие моменты.

 

ü Как много фотографий и рисунков в тексте статей?

 

ü Если фотографии есть, цветные они или черно-белые?

 

ü Сколько иллюстраций приходится на страницу изда­ния?

 

Подготовьте и предоставьте редактору иллюстративные материалы в таком количестве и такого качества, как нужно его изданию. В противном случае у вашей статьи будет меньше шансов попасть в печать.

 

Доведите начатое до конца

 

После отправки письма с вашим предложением редактору, события будут развиваться по одному из трех сце­нариев.

 

ü Редактор соглашается на ваше предложение, хотя ни чего не обещает. Это значит, что редактор заинтересован и хочет увидеть законченную статью целиком, но не гарантирует вам, что она будет напечатана. Такая реакция — наилучший вариант из тех, на которые вы можете рассчитывать, и если статья, которую вы напишете, не будет уж совсем плохой, вероятность того, что она пойдет в печать, составляет 50%.

✓ Редактор отклоняет ваше предложение. Ваш следующий шаг: вы направляете свое предложение другому редактору из вашего списка.

 

ü Вы не получаете никакого ответа на свое предложение. Это наиболее вероятное развитие событий, потому что

 

• возможно, у редактора не дошли руки до вашего письма;

 

• он, возможно, прочитал его, но не принял ника­кого решения;

 

• он не получил вашего письма или оно потерялось в редакции.

 

Чтобы довести дело до конца, отправьте вежливую за­писку или позвоните и спросите редактора: получил ли он ваше предложение о написании статьи; рассмотрел ли он его уже; заинтересовало ли оно его.

Если вы отправляете письмо, можете приложить к не­му карточку для ответа, подобную той, что показана на рис. 9.4 — редактор ответит вам с ее помощью. На такой карточке должна быть марка и ваш обратный адрес. На ней должно быть место, где вы напишете название статьи, так что когда она вернется от редактора к вам, вы будете знать, о какой именно статье идет речь.

 

 

Статья: ________________________________   Автор: ______________________   Да, мы заинтересованы. Пожалуйста, присылайте рукопись ___(конечно же, никаких гарантий).   ___Нет. Нам такой материал не подходит.   ___Возможно. Мы еще не приняли решения, но скоро вас известим.   ___Не получили вашего письма. Пожалуйста, пришлите его повторно.

 

Рис. 9.4. Как вариант можете приложить к вашему письму карточку, облегчающую ответ на него

 

Многие писатели и журналисты используют такие карточки, чтобы максимально упростить для редакторов ответ на свои предложения. Некоторые такими карточ­ками не пользуются, но прилагают к своим письмам кон­верт с маркой и обратным адресом, так что редактор мо­жет написать свой ответ прямо на их предложении и от­править его назад в этом конверте.

Если вы не получите ответа на свое предложение в те­чение четырех недель, отправьте еще одно письмо, в ко­тором спросите, получил ли редактор ваше первое пред­ложение (копию которого приложите) и вызвало ли оно интерес. Освежить память редактора может также и ко­роткий телефонный звонок.

Позвоните снова, если не получите ответ на свой за­прос в течение четырех недель. Также можно написать еще одно письмо и спросить, получил ли редактор ваше предложение (копия которого прилагается) и заинтересо­вало ли оно его.

Если вы не получите ответ на свое второе письмо, по­звоните еще раз. Если вас не соединят после трех-четырех звонков, забудьте и предложите статью следую­щему изданию.

Вы, возможно, подумаете: "Если на то, чтобы по­лучить ответ от одного издания требуется от четы­рех до шести недель, то на размещение моей ста­тьи в прессе могут уйти месяцы". Ответ, на этот вопрос следующий: рассылайте несколько пресс-релизов и предложений одновременно. Поступая так, вы гарантируете себе постоянную засветку в СМИ, а успех вашей деятельности по связям с общественностью будет не зависеть от перегово­ров с тем или иным отдельным изданием.

 

Создайте картотеку средств массовой информа­ции. Если редактор отвечает на пресс-релиз, на предложение о размещении статьи или просит об интервью с представителем вашей компании, заносите его в свой список, чтобы он обязатель­но получил от вас все ваши новости в будущем.